Factura electrónica en Chile: ¡Todo lo que debes saber!

La factura electrónica en Chile es un documento tributario digital válido como soporte de las operaciones comerciales entre contribuyentes. En el caso de Chile, la ley dispone la obligatoriedad de su uso a nivel nacional. 

Debes realizar una factura digital por cada venta de bienes o servicios que realices, lo que implica hacer varios documentos al mes, dependiendo del movimiento y características específicas del negocio.

Independiente de la interfaz o del software de facturación que estés usando, ya sea el del Servicio de Impuestos Internos (SII) o uno comercial, para realizar correctamente una factura, debes tener una amplia serie de criterios y estándares.

Al mismo tiempo, existen diferentes normativas tributarias asociadas a la factura digital o electrónica, considerando que documenta ingresos y además forma parte de transacciones afectas al IVA.

Por esa razón, a continuación te dejamos una guía general sobre este documento tributario y sus implicaciones.

¿Desde cuándo es obligatoria en Chile?

Desde el 1 de febrero de 2018, entró en vigencia la obligatoriedad de la emisión de factura electrónica en Chile.

Las facturas electrónicas son firmadas digitalmente por el emisor y luego autorizadas vía internet en el sitio web del Servicio de Impuestos Internos (SII), donde además es posible consultar directamente la validez de las mismas.

Esta sistematización representa un avance en los procesos tributarios, facilita el cumplimiento de las disposiciones legales y reduce los tiempos de espera para los contribuyentes.

¿Qué contiene una factura electrónica?

Toda factura electrónica en Chile debe contener la información específica de la transacción y de aquella que es necesaria para que, tanto emisor como receptor, puedan contabilizar el hecho económico y cumplir con sus obligaciones tributarias establecidas en el SII.

Por lo tanto, ésta tiene que presentar:

• Datos de encabezado (hace referencia a la identificación de la factura, información del emisor, datos del receptor y el monto total de la transacción).

• Fecha (día de emisión de la factura).

• Detalle por Ítem (presenta en detalle los bienes o servicios transaccionados, relacionando por cada ítem la cantidad, valor, descuentos, recargo, impuestos adicionales y valor neto).

• Descuentos y Recargos (se especifican los descuentos o recargos que afectan al total del documento).

• Información de Referencia (aquí se relacionan los documentos de referencia, como la Guía de Despacho o la Factura que se está modificando con una Nota de crédito).

• Método de pago (la forma en la que el receptor de la factura va a pagar y los plazos estipulados para ello en caso de que se trate de una venta a crédito).

Por lo general, los diferentes tipos de software de facturación electrónica ya traen incluidos estos campos, y lo único que deberías hacer es llenarlas con los datos correspondientes, a excepción del número de la factura o folio que se genera por defecto en el sistema que utilices.

Sin embargo, cuando planificas cómo hacer una factura electrónica, debes tener presente las siguientes características de este DTE en específico: 

• La Factura Electrónica va firmada digitalmente por el emisor. En este caso se hace referencia al certificado digital del emisor de la factura. 
• En Chile, la numeración es autorizada vía Internet por el SII. De ahí que el software la genere por defecto, es decir siguiendo los consecutivos autorizados por la entidad.

Y, ¿cuál es el monto mínimo para emitir factura electrónica?

El Servicio de Impuestos Internos establece que no hay un monto mínimo para emitir factura electrónica.

Tampoco existe un monto máximo para documentar las transacciones a través de este comprobante.

En líneas generales, es obligatorio emitir una factura digital o electrónica siempre y cuando se establezca una transacción y acuerdo de pago entre dos contribuyentes, en operaciones afectas al Impuesto al Valor Agregado.

¿Cómo hacer una factura electrónica con IVA?

Uno de los datos más relevantes de la factura es el IVA, el cual grava con una tasa del 19% la venta de bienes y las prestaciones de servicios por un monto superior a $180 pesos. 

Tanto para el emisor como para el receptor de la factura electrónica, el registro del IVA resulta de gran importancia, porque el monto que deben declarar y pagar finalmente ante el SII nace de la diferencia entre el débito fiscal (suma de los impuestos recargados en las ventas y servicios efectuados) y el crédito fiscal (impuesto recargado en las facturas por la adquisición de bienes o utilización de servicios).

¿Cómo calcular el IVA en una factura electrónica en Chile?

Realizar este procedimiento es de lo más sencillo. Solo tienes que calcular el 19% del valor de la venta neta y sumarlo al precio total, asumiendo que el listado de ítems no incluye bienes o servicios exentos de IVA. 

Imagina que vendiste productos por $1.000.000 de pesos. El 19% de este monto es $190.000. Entonces, al sumarlo obtendrías un total de $1.190.000. Sin embargo, no olvides que el IVA debe verse reflejado en la factura, indicando los bienes o servicios sobre los cuales aplicaste el impuesto. 

No debes olvidar que en Chile existen algunos productos y actividades exentos de este impuesto, plenamente establecidos en la la Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios. Debes conocerlos a fondo pues no debes cobrar tal tributo al momento de facturarlos. 

Hacer una factura electrónica es sencillo. Todo es cuestión de registrar correctamente el contenido de la factura y pagar el IVA mediante la presentación del Formulario 29 de Declaración Mensual y Pago Simultáneo, tal y como lo exige la Ley. Recuerda que el no pago del IVA en las fechas establecidas, significará la aplicación de multas, intereses y reajustes sobre el valor del impuesto a pagar.

El problema en la generación de las facturas se podría presentar cuando te ves obligado a emitir un volumen considerable de este tipo de documentos a diario.

Sin embargo, el desarrollo tecnológico de los últimos años ha sido muy importante, y hoy en día es posible tener acceso a sistemas de facturación electrónicos que simplifican este proceso, reduciendo al máximo los tiempos de emisión y los errores asociados al ingreso de datos. 

¿Por qué es tan importante el IVA?

El IVA grava todas las ventas correspondientes a bienes y servicios con un 19% sobre el monto neto. Además, es una obligación tributaria que debes declarar y pagar mensualmente, cuyo monto a pagar se obtiene de la diferencia entre tus compras (crédito fiscal) y tus ventas (débito fiscal).

Si tu débito fiscal es mayor que los créditos, te corresponde cumplir con el pago del impuesto, pero, si es al contrario, puedes optar por recibir una devolución o simplemente acumularlo como saldo remanente para el próximo mes.

Recuerda que el IVA debe estar reflejado en la factura y diferenciarse del monto neto de la venta, lo cual, nos lleva a la diferencia entre factura electrónica y boleta.

¿Cómo emitir una factura electrónica?

Ahora bien, la factura electrónica en Chile no es más que un documento digitalizado que demuestra las operaciones que se realizan entre contribuyentes, cuya emisión es muy sencilla: puedes generar una factura en el sitio web del SII —mediante su servicio gratuito— o por medio de un software de facturación comercial -como el de Nubox- que permita realizar el documento.

Estos softwares son autorizados por el SII para recibir y emitir Documentos Tributarios Electrónicos (DTEs), lo que facilita la emisión de facturas electrónicas, boletas, notas de crédito, débito y guías de despacho; igualmente, recibe en su plataforma las facturas por las compras que has realizado.

Al facturar de forma electrónica, te conviertes automáticamente en emisor y receptor de DTEs. Todas las ventas y compras que realices —siempre que generes facturas— se verán reflejadas en el SII de manera inmediata. Con esto, se evita la existencia de documentos falsos o que no correspondan con la transacción.

¿Errores que se cometen al emitirla?

En realidad, son pocos los errores que puedes cometer al emitir una factura electrónica porque todo está automatizado a través de un software. Sin embargo, estos son los errores más comunes:

Al ingresar datos de la factura:

Aunque el software de facturación facilita el llenado de datos como la fecha, la identificación del DTE y la información del emisor y del receptor (cuando ha sido previamente creado), siempre existe la posibilidad de cometer errores al ingresarlos

En el diligenciamiento de la glosa

Cualquier incongruencia en esta información puede generar el rechazo por parte del cliente, o la declaración de “factura no valida” por el SII. 

Error en el cálculo y liquidación del IVA

Aunque el cálculo del IVA parece una operación sencilla, es normal que los contribuyentes cometan errores al determinarlo para la emisión de una factura, especialmente cuando en la transacción confluyen productos o servicios exentos de este impuesto.

¿Qué es XML de la factura electrónica?

Teniendo en cuenta lo anterior, cuando se habla del XML de la factura electrónica se hace referencia al conjunto de datos estructurados que componen el documento tributario, detallados de tal modo que resulten legibles para el intercambio de información entre las distintas plataformas informáticas que intervienen en el proceso. 

Las siglas XML hacen referencia a Extensible Markup Language, traducido como Leguaje Extensible de Etiquetado. Por lo cual, se considera como un elemento de programación para el intercambio de la factura digital - y otros tipos de comprobantes - entre los sistemas y recursos informáticos que permiten su emisión y gestión.

De esta manera, los recursos tecnológicos pueden almacenar, recibir e incluso clasificar las facturas de manera inteligente.

¿Cuál es el plazo para emitir una factura electrónica?

Independientemente de las formas de pago establecidas en el contrato, las facturas electrónicas generadas por concepto de prestación de servicios deben ser emitidas durante el mismo periodo tributario en que el prestador de servicios percibió la remuneración.

Debes considerar que al recibir un documento tributario electrónico, tienes 8 días para aceptarlo o rechazarlo, para que el SII confirme que fue realizado el cobro respectivo.

Si no rechazas o reclamas la factura durante el plazo estipulado, esta se aceptará automáticamente. Asimismo, cuando tú eres el emisor, el cliente que recibe el DTE puede realizar el mismo procedimiento y rechazarlo si no está conforme con el contenido.

¿Cuándo debo emitir la guía de despecho electrónica?

También, debemos mencionar que la factura viene de la mano con la guía de despacho electrónica, pues es el documento que respalda el envío y recepción de los productos o bienes involucrados en una transacción. Actualmente, tal como en el caso de la factura electrónica, su emisión es de carácter obligatorio.

La guía de despacho electrónica es un documento tributario que sirve como apoyo cuando debes postergar la emisión de la factura electrónica o el material que entregas no es considerado como venta —muestras, reposiciones o traslados—, para demostrar la salida de la mercadería.

Por esta razón, es relevante implementar tecnología en los procesos tributarios que no solo refleje el control de facturación y guías de despacho en el sistema, sino que también permita corroborar errores a tiempo, evitar que el IVA no se utilice en el mes correspondiente, el extravío de documentos o inconvenientes en las entregas.

¿Cómo hago para anular una factura?

Se trata de un procedimiento bastante sencillo, simplificado al máximo por los diferentes software de facturación presentes en el mercado.

De acuerdo con la normativa impuesta por el SII, para anular una factura electrónica debes tener todos los ejemplares (original y copias) y marcarla con la palabra “Nula”.

¿Cómo anular una factura de compra?

Las facturas de compra, es decir aquellas que en emites a tus proveedores en sectores de difícil fiscalización, también pueden anularse en caso de que presenten errores imposibles de ser subsanados.

Para hacerlo, también tienes que expedir una nota de crédito normal (el SII no concibió las notas de crédito de compras), pero debes anotarla en el Libro de Compras.

¿Por qué necesito un certificado digital?

¿De qué manera una persona da fe de su palabra en instancias legales? A través de la firma: la usas para cerrar un contrato, para cobrar un cheque y hasta para contraer matrimonio. Y aunque todos tenemos una, algunos contribuyentes requieren de una versión digital de la misma.

De eso se trata el certificado digital y por eso se hace necesario que como negocio cuentes con uno antes de empezar a facturas. En pocas palabras, el certificado digital es una firma electrónica, el carnet de identidad virtual de un contribuyente, que permite validar trámites y transacciones realizadas en Internet.

Hay proveedores de software que te facilitan el certificado digital y la instalación del mismo o tú puedes comprarlo en un agente autorizado por un valor no mayor a $30 mil pesos anuales. 

¿Cuál es la diferencian entre boleta y factura?

Primero, recordemos que la boleta electrónica es un comprobante de venta que funciona como soporte contable, pero con un pequeño detalle: a diferencia de la factura, no refleja el monto del IVA, sino el pago final del producto o servicio adquirido —con el impuesto ya agregado— y se encuentra dirigido a personas que no necesitan el reembolso del crédito. Por lo mismo, no genera ningún tipo de crédito o débito fiscal y emitirlas es muy simple.

Aunque las facturas se reflejan directamente en el SII, las boletas no. Solo debes ingresar la información manual cuando vayas a realizar la declaración del IVA con la cantidad y monto total de la venta realizada con este documento.

Por otro lado, existe la boleta de honorarios, documento emitido por personas naturales que realicen un servicio profesional u oficio. Esta modalidad, implica la retención del 12,25% —aumento a partir de este 2022— por concepto de impuestos y que se debe declarar al informar el IVA.

Cabe destacar que las retenciones se realizan para asegurar el pago de la obligación tributaria. En ese sentido, la empresa que recibe la boleta de honorarios debe retener y declarar el impuesto mensualmente, para que luego la persona lo deduzca en su Declaración de Renta del año correspondiente.

En pocas palabras, la boleta y la factura electrónica se diferencian, principalmente, en el receptor del documento tributario. Pero las dos representan un compromiso de pago o una relación entre quien la emite y quien la recibe.

Debes recordar que no todas las ventas se realizan al contado y muchos clientes optan por solicitarte créditos. En este ítem, tienes que considerar como manejar tus cobranzas.

¿Cómo realizar una gestión de cobranza de mis facturas?

Primero, debes definir canales de comunicación con tu cliente que te permitan mantener un trato constante con él, para que puedas recordarle las facturas próximas a vencer o las ya vencidas.

En este punto, los softwares de facturación electrónica son un aliado indiscutible y representan una herramienta de gran ayuda con las cobranzas, pues permiten obtener información detallada del cliente, sus deudas y plazos de pago. Adicionalmente, permiten configurar el envío automático de correos o notificaciones sobre el estado de la cuenta del cliente.

Aunque a veces, en algunas ocasiones, es difícil cobrar una cuenta y debes usar mecanismos un poco más contundentes, como el factoring.

¿Qué es el factoring y qué rol juega la factura?

Es una herramienta que te permite obtener liquidez inmediata por aquellas facturas que no has podido cobrar.

Las empresas que se dedican a prestar este servicio adquieren tus facturas para encargarse de la recuperación de la deuda a cambio de una comisión establecida previamente en un contrato. Sin embargo, para usar este servicio debes cumplir ciertos requisitos que determinan si tu situación justifica el factoring.

¿Cómo elegir un sistema de facturación electrónica?

En general, si la empresa es pequeña o mediana, no debe buscar a un gran proveedor, ya que se enfrentaría a un servicio masivo que probablemente sólo logre confundirlos más.

En ese caso, la empresa deberá buscar una solución que esté a su escala, pero finalmente todo dependerá de las valoraciones del empresario y de su contador. 

Aquí te dejamos algunos aspectos que debes considerar para tomar la decisión:

1. Intensidad en la utilización del producto 

2. Niveles de seguridad adecuados

3. Cobertura y nivel de servicio

Como puedes ver, la facturación electrónica abarca muchos temas donde no solo se trata de su emisión, sino de todos aquellos factores que envuelven su realización y el posterior cumplimiento de la obligación que implica este documento.

Ventajas de emitir facturas a través de un software

Entre las ventajas de emitir de forma electrónica una factura se encuentran las siguientes: 

1. Cero costos de impresión

Ya que los comprobantes oficiales electrónicos son generados digitalmente usando software creado específicamente para ello, se eliminan  los costos de imprenta que implicaban las antiguas facturas en papel. Emitir factura electrónica te ayuda incluso a ahorrar en gasto de papel. 

2. Agilización de trámites

Una vez generado el documento, es posible enviarlo al instante por correo electrónico al cliente, agilizando sus trámites y ahorrando una gran cantidad de tiempo. 

3. Evitas errores frecuentes

Otra importante ventaja de la factura electrónica es que evita los errores humanos que se cometían al realizar este proceso en el papel, ya que cada campo requiere una información única y específica que debe ser digitada con sumo cuidado, y posteriormente verificada.

4. Control total sobre la documentación

La digitalización de facturas oficiales reduce también la pérdida de documentos físicos o la tardanza para localizarlos en cualquier momento en que los necesites, ya que únicamente debes acceder a la plataforma electrónica de almacenamiento para consultarlas en cualquier época del año.

5. Mayor seguridad para el cliente

Aunque ya hablamos de la reducción en fraudes y falsificaciones, el generar facturas electrónicas también brinda seguridad de realizar tratos con una empresa modernizada fiscal y tecnológicamente hablando.

¿Cómo te ayuda Nubox en tu emisión de facturas?

Nubox cuenta con un sistema de facturación electrónica que te ayuda, no solo emitir tus documentos, sino a llevar toda la operación diaria de tu negocio como flujo de caja, inventario básico, pagos y recaudaciones y tus registros de compra y venta.

Nuestro proceso de capacitación es completamente gratuito y ofrecemos soporte 24/7 para ayudarte a que tengas una gran experiencia con nuestro producto y puedas aprovecharlo al máximo. 

Además, nuestra herramienta se integra con nuestro software de contabilidad, lo que te ayuda a llevar de forma ordenada tu contabilidad y tomar así decisiones financieras claves. 

Por último, pero no menos importante, nuestro software tiene la posibilidad de integrarse con otra soluciones que existen en el mercado como Shopify, Hubspot, Methodo, entre otras, con el objetivo de hacerte más simple y rápida la gestión. Hemos logrado construir un ecosistema digital muy robusto que tiene como norte ayudar a los emprendedores a crecer. 

De esta manera, al aliarte con Nubox adquieres mucho más que una herramienta de factura digital, pues se trata de una solución integral que también generará optimización a nivel contable, de ventas y comercial en líneas generales.

Si quieres conocer más de nuestros productos, te invitamos a solicitar una cotización para que así podamos contarte cómo nuestro software de facturación puede ayudarte en tu negocio. 

Gestiona menos, crece más

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