Emite desde Shopify boletas electrónicas a través de Nubox

Gestionar la agenda y administrar el tiempo de manera efectiva es básico para cualquier negocio, pero puede ser esencial para los emprendimientos digitales.

Los líderes de estas empresas tienden a ser responsables de gestionar todas las líneas del negocio, por lo que no quieren perder tiempo en lo que no sume valor para así dedicarse a lo verdaderamente importante. 

Pensando en este perfil, y en los que están creciendo con sus ventas por Internet, Nubox se unió a Shopify para automatizar el proceso de emisión de documentos tributarios electrónicos. 

La integración de ambas plataformas permite la generación de boletas electrónicas con todos los detalles que estableció la nueva Ley de Modernización Tributaria y envíos automáticos de comprobantes conectando tu punto de venta con una solución autorizada por el Servicio de Impuestos Internos (SII).

Básicamente, los usuarios podrán contar con el sistema de venta online de Shopify en sus sitios web y poder emitir boletas electrónicas a sus clientes con la tecnología de Nubox.

“Las dos herramientas funcionan extremadamente bien juntas para este perfil de empresario que tiene un pequeño negocio o que está empezando y que quiere tener todo en línea”, explica Julian Larrea, Co-fundador de Loading Play, empresa desarrolladora encargada de la integración. 

Larrea agrega que con Nubox se puede tener todo lo relacionado con la contabilidad del negocio, boletas y facturación electrónica. Y, en Shopify, se puede tener el emprendimiento online completo. Además, el ecommerce cuenta con Shopify POS que permitiría tener un punto de venta integrado con Nubox. “Es una solución bastante completa para emprendedores y pymes”, agrega. 

¿Cómo integrar Shopify con Nubox para emitir boletas electrónicas?

Para integrar ambos sistemas solo se necesita ser cliente de Nubox y de Shopify. La automatización de este proceso no tendrá ningún costo adicional asociado. 

Además se deben seguir los siguientes pasos:

En Nubox

1. Ingresa al portal Nubox 
2. Accede con la información del usuario administrador e ingresa al sistema de Factura Electrónica al portal Mi Nubox.

4.  Haz clic en Agregar usuario en el bloque de usuario API.

5. Se abrirá un cuadro donde deberás completar los datos del usuario administrador. Para esto debes seleccionar el perfil de PRODUCCIÓN y completar con la información del usuario administrador.

6. Una vez completada la información de nombre, apellido y correo haz click en el botón azul de GENERAR USUARIO Y CONTRASEÑA.

7. Se crearán dos códigos, el primero del usuario que es una clave alfabética de 12 dígitos y la contraseña que es una clave alfanumérica de 8 dígitos. Importante guardar inmediatamente los códigos que se van a generar en Usuario y Contraseña ya que una vez que se cierra la ventana estos no se vuelven a generar ni quedan guardados en el sistema.

En Shopify

El siguiente paso sería crear un usuario en Shopify. Para hacerlo:

1. Accede abajo a la izquierda al botón de configuración
2. Accede a Usuarios y permisos

3. Completa con la información de Loading Play

Nombre: Loadingplay
Apellido: Connect
Correo electrónico: all@loadingplay.com

4. Seleccionar los recuadros de Inicio, pedidos, editar pedidos, pedidos preliminares, productos y aplicaciones y canales.

5. Listo. No se debe olvidar hacer click al botón en la esquina superior derecha en Enviar la invitación.

La integración debe activarse a través de la web de Loading Play. Se realiza completando la información en el formulario de contacto. Se demora 24 horas en entrar en funcionamiento desde que se hace la solicitud. 

¿Cómo emitir boletas electrónicas desde Shopify?

Ahora bien, una vez materializada la integración, si quieres empezar a emitir las boletas, solo debes seguir estos pasos que reflejamos en este vídeo: 

El equipo de atención al cliente de Nubox y Loading Play están disponibles para responder a cualquier duda sobre la integración. La integración Shopify y Nubox es una herramienta completa para cualquier persona que está empezando o adaptando su negocio a la venta online. 

“Tengo mi página web, tengo mi sistema contabilidad, tengo mi boleta, tengo mi punto de venta, tengo mi inventario, perfecto. Con eso tengo que partir. Y partir implica que tengo que aprender a vender online, tengo que aprender a hacer publicidad, tengo que saber de logística, tengo que resolver los envíos, servicio al cliente, atender reclamos, etc. Esa primera parte es la que esta integración le está facilitando al cliente, para que se pueda preocupar de todo lo demás”, explica Larrea desde su experiencia apoyando a negocios en línea. 

¿Cómo fue el desarrollo de la integración con Loading Play?

Loading Play es una empresa que implementa plataformas de e-commerce y desarrolla soluciones a medida para requerimientos específicos de los negocios. En esta ocasión, han sido los encargados del desarrollo de la integración entre Shopify y Nubox. 

Nubox entró en contacto con Loading Play en el último cuatrimestre del año 2020, se iniciaron conversaciones y finalmente en julio de 2021, después de meses de arduo trabajo, se hizo pública la integración. 

“Nosotros en Loading Play hacemos muchas automatizaciones, así que después podemos ayudar a los clientes de Nubox cuando empiezan a crecer un poquito más. Quizás ahora como son pequeñas empresas, solo necesitan generar boletas automáticamente, pero después van a empezar a necesitar configuraciones un poco más complejas y podremos apoyarlos”, comenta Larrea.  

Configuraciones como, por ejemplo, generación de facturas electrónicas, automatización de notas de crédito cuando se cancela un pedido, cambios de sucursales, etc., son algunas de las posibilidades que se abren con esta integración. 

“Por eso es tan buena esta dupla. Nosotros estamos preparados para ofrecer esas cosas que van a necesitar los clientes naturalmente mientras van creciendo. Me he dado cuenta con otras experiencias de integración, que los clientes con el tiempo empiezan a hacer más sofisticado su flujo o sus reglas de negocio. Entonces, al hacerlas más sofisticadas, empiezan a requerir nuevas cosas y eso es lo interesante”, resalta el co-fundador de Loading Play. 

Según cálculos de Nubox, en una primera etapa, más de 1.000 emprendedores digitales podrían beneficiarse directamente de esta integración con Shopify. 

La solución que pedían los ecommerce para emitir boletas

Durante la pandemia, comenzó a surgir en el mercado la necesidad de alguna funcionalidad que les permitiera, no solo vender online, sino facilitar sus procesos de emisión de documentos tributarios desde la misma plataforma.

Hay que considerar que la pandemia ha acelerado el ingreso de consumidores al comercio electrónico.  Según cifras dadas a conocer por Transbank, un aliado de Nubox, en el marco del Ecommerce Day Santiago, realizado por la Cámara de Comercio de Santiago, las ventas online del comercio minorista se incrementaron en casi 190% en los doce meses terminados la semana del 19 de abril de 2021. 

Por esta razón, Nubox decidió poner en marcha una solución que se alineara con una de las necesidades de un mercado cada vez más digitalizado.

“Desde Nubox empezamos a buscar qué tipo de respuesta podríamos dar o con cuál plataforma podríamos integrarnos. Allí encontramos Shopify, una herramienta que eligen más de un millón de clientes en toda Latinoamérica. Así que son los partners ideales”, cuenta Valentina Atehortua, Key Account Manager (KAM) de alianzas e integraciones de Nubox.

Shopify es una de las mejores plataformas para ecommerce del mundo. Esta plataforma permite crear una tienda online personalizada sin necesidad de saber de desarrollo web o programación.  Es intuitiva, flexible y en pocos minutos se puede estar vendiendo en línea. 

Además, con la adición de Shopify POS, se puede tener un sistema de punto de venta para atender a clientes desde la tienda, local comercial, ferias, eventos o desde redes sociales. Permite llevar todo en línea desde el catálogo de productos, inventario, clientes, las ventas de la web y las ventas presenciales. 

Shopify funciona a través de pedidos u órdenes. Cada vez que se realiza una venta, se debe generar una boleta electrónica y enviar una copia al cliente al correo electrónico. La integración de Shopify con Nubox permite  este proceso de generar la boleta y notificar al comprador de forma automática al comprador. 

Shopify es el primer ecommerce integrado con Nubox, uniéndose al listado de integraciones con las que cuenta el líder chileno de soluciones administrativas. Algunas de las empresas con las que se han realizado integraciones son Pago Fácil, Hubspot, Toteat, Medilink - Dentalink, entre otros. Para conocerlas se puede visitar el appstore o Directorio de Integraciones de Nubox.

Las integraciones permiten automatizar todo tipo de procesos. Además, como apoyo a las pymes, se cuenta con una sección para desarrolladores que deseen integrarse con Nubox a través de su API.

Ahorro de tiempo facturando online y enfócate en crecer

A través del Sistema de Facturación Electrónica de Nubox, emitir una boleta puede aproximadamente tardar un minuto. Considerando que se debe iniciar sesión en Nubox, ir a la sección de boletas, darle a crear boleta, descargar el archivo y luego enviarlo manualmente al cliente. 

Aunque es un proceso sencillo, dependiendo del número de pedidos que se reciban y de boletas que deban emitirse, puede llegar a complicarse. Si se deben emitir 100 boletas, por ejemplo, el proceso de un minuto se convierte en hora y media. Y así sucesivamente. 

“Nosotros tenemos hoy en día clientes que han estado haciendo hasta 3.000 boletas manuales, mes a mes, y cuando han sabido que esto se puede automatizar, se han puesto muy contentos. Muchos tenían una persona destinada solamente a hacer boletas de los pedidos de la web. Entonces, por supuesto, es una maravilla”, cuenta Larrea. 

Por ahora, la integración solo permite la emisión automática de boletas. Sin embargo, más adelante se espera tener disponible la emisión de facturas, notas de crédito y guías de despacho. 

“También estamos pensando en un sistema para que cuando salga la venta de Shopify Pos se conecte rápidamente a la impresora y esta pueda imprimir la boleta cuando se hacen las ventas desde el local físico”, comenta Larrea.

Actualmente, además de la generación de las boletas de manera automática, la integración de Nubox y Shopify permite como opción avanzada definir distintas reglas de negocio y marcar con etiquetas la emisión de boletas. Es decir, se puede pedir que se creen o no boletas para determinados clientes, pedidos o productos.

Otras ventajas de la integración Nubox - Shopify

Al usar esta integración, cada vez que un cliente compre y confirme su pago, le llegará un email con la boleta electrónica de su compra en su correo electrónico de manera automática. 

Para los desarrolladores de la integración, esto es una muestra de seriedad y confianza que la empresa proyecta y que en más de una ocasión hará que el cliente vuelva a comprar o recomiende.

De igual manera, al integrar Shopify con Nubox, las ventas estarán conectadas con las boletas electrónicas y la contabilidad estará 100% en línea. Con esta integración, se deja en el pasado el traspasar las ventas de la página web para pagar el IVA o para hacer un reporte. 

Tampoco se necesitan separar bodegas, ni reservar stock para vender por múltiples canales,  todo el stock puede estar en un solo lugar y venderse desde distintos puntos. Toda la gestión se puede hacer desde la plataforma de Shopify sin necesidad de ir a Nubox. Desde Shopify se puede ver el link a la boleta que se generó en Nubox, observar el PDF y  descargarlo. 

“Una de las finalidades no sólo de ésta, sino de cualquier integración con la que trabajemos en Nubox y, me atrevería a decir en general, es que tú centralices todo en una sola plataforma, la que es de tu uso diario y que no tengas que abrir un montón de cosas al mismo tiempo. O sea, como cuando trabajas con tu email y tu email se conecta a Slack y este a su vez se conecta a Compliance. Todo va conectado, pero puedo hacerlo desde mi plataforma principal sin necesidad de abrir las demás”, explica Atehortua. 

La idea de Nubox es que la contabilidad y las finanzas de los emprendimientos online estén siempre en orden y de la mejor manera para que los líderes puedan ocupar su tiempo en hacer crecer su negocio.