Cuáles son los requisitos para emitir boleta electronica

¿Cuáles son los requisitos para emitir boleta electrónica?

Martina Jaramillo

Escrito por Martina Jaramillo

Head of Sales en Nubox Chile I Ayudo a las Pymes en su proceso de digitalización y crecimiento I Ingeniera Comercial

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Como vendedor de productos o servicios no siempre debes emitir una factura de la transacción comercial que realizas. Cuando éstos son adquiridos por el consumidor final debes entregarle una boleta, que hace las veces de soporte contable o comprobante de la transacción y no involucra ningún tipo de crédito o devolución. Recuerda que él no requiere de una factura, pues por ley a él le corresponde pagar el IVA y no tiene derecho a tramitar el reembolso del crédito fiscal.

Teniendo en cuenta que actualmente impera en el país la normativa de facturación digital, lo más factible es emitir una boleta electrónica cuando no procede la expedición de la factura. Pero ¿sabes cuáles son los requisitos para hacerlo? Toma nota. Es un procedimiento bastante sencillo, pero que debes realizar conforme a la ley para evitar problemas fiscales e incluso con tus mismos clientes. 

Requisitos para emitir boleta electrónica

De acuerdo con la Resolución Exenta N° 74 del 2020, para poder ser emisores de boletas electrónicas y boletas no afectas o exentas electrónicas, los contribuyentes tienen que cumplir con los siguientes requisitos.

  • Ser emisor electrónico autorizado por el SII. Recuerda que, según la Resolución Ex. SII N°45, de 2003, para adquirir dicha calidad debes poseer inicio de actividades vigente con verificación positiva, calidad de contribuyente de IVA, no tener situaciones judiciales por delito tributario, y surtir y aprobar ante el SII el trámite de postulación para emitir Documentos Tributarios electrónicos.
  • Lo anterior implica contar con un software de boleta electrónica y un certificado digital que le de validez a los Documentos Tributarios Electrónicos que emitas.
  • Cumplir el Instructivo Técnico y el formato de boleta electrónica y boleta no afecta o exenta electrónica. Los softwares de facturación digital simplifican este requisito, pues operan conforme a la normatividad tributaria y permanecen actualizados.
  • Cumplir con el Reporte de Consumo de Folios y la gestión ordenada del Libro de boletas electrónicas.

Finalmente, debes tener presente que como emisor electrónico tienes la obligación de ser parte de un proceso de supervisión y control por parte del SII. Este dura tres meses a partir de la fecha en que te fue otorgada la autorización para emitir boletas digitales. Básicamente, consiste en una evaluación mensual de tu desempeño al respecto, y sin su aprobación no podrás conservar aquella autorización.

 

Boleta Electrónica

 

¿Qué datos debe incluir la boleta electrónica?

Recuerda que la boleta no tiene efecto para tramitar el reembolso del crédito fiscal y únicamente hace las veces de soporte contable.

Por tal razón, en ella no hay que realizar mayor individualización del comprador, sólo debes incluir los productos o servicios vendidos, su importe, la fecha de la operación, conservar un número de boleta consecutivo, el IVA y, opcionalmente, incluir una breve descripción de la venta.

Sin embargo, no está de más que tomes el nombre del receptor pues en algunos casos es necesario incluirlo y es posible que el SII te lo exija en las notas de crédito de aquellas boletas anuladas por alguna razón.  

Cuando estás autorizado para emitir boletas en formato digital, debes enviarlas al SII. Tienes la obligación de enviar un resumen diario de las mismas, conocido como Reporte de Consumo de Folios, enunciado anteriormente como uno de los requisitos para expedir boletas conforme a la ley.

 

Pasos para emitir boleta (1) (1)

 

¿Qué obligaciones tienes como emisor de boletas electrónicas?

En términos generales, al ser emisor de boletas electrónicas te comprometes a:

  • Archivar y conservar en formato electrónico las boletas que emitas.
  • En caso de que el SII solicite información sobre las boletas electrónicas emitidas, a enviárselas en los términos establecidos en la solicitud y en formato XML.
  • Mantener actualizado el Libro de boletas electrónicas en el formato especificado por el SII. 
  • En el caso de Prestaciones Periódicas, la boleta debe ser de tipo nominativo e identificar plenamente a su receptor.
  • Enviar diariamente al SII el Reporte de Consumo de Folios citado anteriormente.

Como ya se señaló, los software de facturación digital, están diseñados para hacerle frente a toda esta normativa y se actualizan cada vez que hay cambios en la misma, sin necesidad de que tengas que instalar una extensión o realizar mayores modificaciones en tus sistemas.  

No olvides que, para anular una boleta electrónica o una boleta no afecta o exenta electrónica, tienes que emitir una nota de crédito conforme a las disposiciones del SII al respecto.

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¿Cuáles beneficios ofrece la boleta electrónica a tu negocio?

Ahora que conoces los requisitos para emitir boletas de venta electrónica y comprendes bien este documento y sus funciones, llegó la hora de hablarte de las ventajas específicas que obtendrás al convertirte en emisor; entre las más importantes están:

Mayor seguridad para clientes y, en consecuencia, mejor experiencia

La experiencia de compra que entrega tu empresa puede mejorar de manera considerable si empiezas a emitir boletas electrónicas por medio de un software de facturación.

Esto permitirá a tus clientes ver sus boletas en línea y tener acceso a un comprobante que le de validez a sus compras y que, además, les ayude a controlar sus gastos y consumos.

Así, asociarán los procesos de facturación de tu negocio con valores como la confiabilidad y la transparencia, lo cual favorece directamente a las estrategias de retención y fidelización.

Reducción considerable de errores

Los documentos tributarios con errores agregan complejidad a las operaciones y pueden afectar la relación con el cliente.

Por suerte, al emitirlos de forma electrónica, los índices de fallas se reducen de manera considerable, tal como sucede con las boletas de venta.

Adherirte a la emisión electrónica obligatoria te permitirá dejar a un lado la introducción manual de datos y otros procesos poco eficientes que tienen una alta incidencia de imprecisiones y errores.

En general, los softwares para generación de boletas y otros documentos automatizan el proceso, posibilitan la carga masiva de datos y facilitan la verificación de la información contemplada en los comprobantes.

Optimización de tareas y procesos contables

Cuando emitas una boleta electrónica, podrás compartirla de manera ágil con contadores y profesionales encargados de estos procesos.

Incluso, tendrás la posibilidad de darles acceso a tu software para que puedan seguir en tiempo real las emisiones y, a partir de esto, hacer las actualizaciones y los registros necesarios.

Así, empezarás a dar pasos firmes hacia una contabilidad mucho más ordenada y eficiente que facilite el cumplimiento de los deberes tributarios y la elaboración de estados y balances para medir y evaluar el estado financiero de tu negocio.

Emisión desde diferentes lugares y dispositivos

En los últimos meses, el funcionamiento remoto se ha convertido en una realidad en diferentes sectores y mercados empresariales.

Sin embargo, solo aquellos negocios que cuentan con los recursos tecnológicos necesarios y un importante grado de digitalización logran operar de esta forma sin sacrificar la calidad ni la estabilidad de las operaciones.

Cumplir con los requisitos para emitir boletas de venta electrónica y empezar a generar los comprobantes de esta forma beneficiará la operación remota de tu empresa.

Bajo esta metodología y con la incorporación de un software de facturación, es posible emitir este DTE desde diferentes lugares y dispositivos de manera efectiva, transparente y ágil.

En consecuencia, la documentación de tus ventas y la operaciones comerciales continuarán en caso de que tu negocio opte por el funcionamiento remoto por convicción o para adaptarse a determinadas limitaciones o eventos.

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Practicidad para la anulación

El Servicio de Impuestos Internos y las autoridades en general permiten anular boletas electrónicas de manera práctica y sencilla.

Esto podrás hacerlo desde un software de mercado o utilizando el sistema gratuito del SII.

Simplemente, deberás ingresar a la plataforma de tu sistema o el portal del Servicio de Impuestos Internos y dirigirte a la sección de documentos emitidos, para que así selecciones la boleta y la anules a través de la generación de una nota de crédito.

Anteriormente, cuando las boletas se emitían en papel, el proceso era mucho más tedioso: se debía tener ambos ejemplares del comprobante – original y copia – y escribir sobre estos la palabra “nula”, sumado a los datos de identificación del comprador.

¡Bien! Ahora conoces los principales beneficios y los requisitos para emitir boletas de venta electrónica.

Como ves, la obligatoriedad de esta metodología de emisión no solo nació para incrementar los niveles de transparencia en el mercado en general y para facilitar el control de las operaciones y los ingresos de los contribuyentes por parte de las autoridades.

También, es una fuente de grandes ventajas operativas para las empresas que además se ve reflejada en mayor confiabilidad y mejor experiencia para el cliente o comprador.

 

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