¿Qué te ofrece un software de facturación electrónica?

¿Qué te ofrece un software de facturación electrónica?

Juan Ignacio Onetto

Escrito por Juan Ignacio Onetto

CEO and Co-founder at Colppy. CPO at Nubox

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En Chile, la emisión de la factura electrónica supera el 99% frente al total de facturas emitidas. Sin embargo, llegar a este punto tomó 15 años. El recorrido inició en 2003 y se masificó con la entrada en vigencia de la Ley 20.727, que implementó gradualmente la obligatoriedad de usar este sistema.

Cabe señalar que, en la implementación obligatoria del año 2014, las grandes empresas fueron las primeras en adoptar el sistema. Mientras que las últimas en hacerlo fueron las microempresas rurales, que tuvieron plazo para ello hasta el 1 de febrero de 2018.

Al respecto, Rafael Fuentes -Gerente General del laboratorio de soluciones tecnológicas R2da- señaló queeste tipo de software permite tener una gestión más eficiente y controlada de las empresas.  Y además, otorga un mayor dinamismo al área financiera de las Pymes”.

En este contexto, han surgido una serie de software administrativos de mercado que -mediante el pago de una suscripción- permiten facturar electrónicamente y optimizar el proceso. Y, aunque existe el sistema de facturación gratuito del SII, los programas de pago ofrecen un sin número de ventajas adicionales. Por ejemplo:  mayor velocidad, soporte y otras funcionalidades. Entre ellas, la carga masiva de datos, integración con contabilidad y reportes

Los software administrativos y de negocios han sido pensados para simplificar procesos. Un buen sistema de facturación electrónica facilitará las gestiones administrativas por las siguientes razones: 

Cuentan con una interfaz intuitiva

Para operar un software de factura electrónica no necesitas tener conocimientos informáticos complejos. Solo requieres hacer unos cuantos clics en una plataforma amigable y de alta navegabilidad. 

Proceso de puesta en marcha y soporte

Una vez que contratas la suscripción, un grupo de expertos en sistemas, contabilidad y facturación electrónica te guiarán en el proceso de implementación del software. Además, ese mismo grupo de profesionales permanecerá disponible para ayudarte a resolver cualquier contingencia que se presente al usar el programa. 

Permite la integración con otros software administrativos

Los proveedores de un buen sistema de facturación son conscientes de que en una empresa se ejecutan varios procesos. Por eso, ofrecen opciones de integración que facilitan aún más la gestión, por ejemplo, con el sistema de contabilidad.

Al emitir una factura, el respectivo asiento contable se genera automáticamente. Así mantienes la información en una sola base de datos y evitas los errores asociados a la doble digitación de DTE´s. 

Posibilidad de emitir varios tipos de DTE

Los mejores software también te permiten emitir otros DTE´s, como notas de crédito, notas de débito, guías de despacho y facturas electrónicas de exportación. Esto te permite extender los beneficios del sistema a otros documentos tributaros y optimizar aún más la gestión fiscal.

 

Actualizaciones constantes

El mantenimiento y actualización del software corre a cargo del proveedor del sistema que, generalmente, lo hace de manera constante para fidelizar a sus clientes y evitar que migren a la competencia. Esto representa un enorme beneficio,  ya que estás protegido de "caídas del sistema" y los retrasos derivado de tales situaciones. 

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¡Se ajusta a la realidad de tu negocio!

Si bien en el mercado existen muchísimos proveedores, son pocos los que son dignos de obtener el calificativo de “excelente”. Por lo tanto, a la hora de elegir un software de facturación debes realizar una búsqueda exhaustiva y, entre los factores que debes evaluar, vale la pena mencionar los siguientes:

  • El proveedor debe contar con trayectoria y buena reputación en el mercado. 
  • Tiene que ofrecer soporte técnico de calidad. 
  • El volumen de DTE´s que te permite gestionar el sistema debe ser acorde a la cantidad de facturas que emites y recibes al mes.
  • Es importante que ofrezca integración con otros sistemas administrativos. 
  • También debe ser escalable, pues lo más probable es que tu negocio crezca en el tiempo. 
  • Entre las funcionalidades básicas tiene que ofrecer: generación y gestión de libros de compra y venta, visualización de DTE´s enviados por proveedores, cesión de documentos electrónicos, reportes en formatos PDF y Excel, carga masiva de documentos y registro de pagos y recaudos.
  • Es importante que opere en la nube para que puedas acceder a él desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. 

De acuerdo con el SII, “la factura electrónica es un documento digital legalmente válido como medio de respaldo de las operaciones comerciales entre contribuyentes y, por lo tanto, reemplaza a las facturas tradicionales de papel”, por lo que es necesario utilizarla.

Además, es posible que el otro año entre en el listado de DTE´s obligatorios muchos de los documentos que no lo hicieron este año, como la boleta electrónica. Por lo tanto, debes prepararte para ello.

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