Sistema de facturación electrónica en Chile: ¡Todas las claves aquí!

Con la obligatoriedad de facturar electrónicamente en Chile, promulgada a finales del 2014, las empresas comenzaron a conocer los beneficios de la implementación de un Sistema de Factura electrónica.

Muchos dieron así, el primer paso en su proceso de digitalización empresarial, algo que bien aplicado puede convertirse en una de las claves para potenciar el crecimiento de los negocios.

La automatización de procesos, el respaldo digital y el ahorro de tiempo que supone el uso de un sistema de facturación electrónica, en muchos casos hace posible que las empresas mantengan márgenes importantes de crecimiento.

En este artículo, te contaremos todo lo que necesitas saber sobre los sistemas de facturación electrónica que es esencial hoy en las operaciones diarias de tu negocio para emitir documentos tributarios electrónicos. 

¿Qué es un sistema de facturación electrónica?

Un sistema de facturación electrónica es una herramienta que te ayuda a emitir distintos documentos tributarios que está establecidos por ley. Toda compra o venta que realices debe estar respaldada por una factura, guía de despacho o nota de crédito o de débito si son necesarias. 

En la actualidad, han surgido una serie de software administrativos de mercado que -mediante el pago de una suscripción- permiten facturar electrónicamente y optimizar el proceso.

Y, aunque existe el sistema de facturación gratuito del SII, los programas de pago ofrecen un sin número de ventajas adicionales como, por ejemplo, mayor velocidad, soporte y otras funcionalidades. Entre ellas, la carga masiva de datos, integración con contabilidad y reportes. 

¿Qué debes considerar al elegir un sistema de facturación?

De seguro te has preguntado cómo elegir un sistema de facturación electrónica adecuado para tu empresa y, si es así, te recomendamos que consideres los siguientes puntos antes de tomar una decisión:

Volumen de DTE

Uno de los principales aspectos a evaluar cuando piensas en la elección de un software de facturación electrónica, es la cantidad de DTE que se pueden emitir. Esto, debido a que la cantidad de documentos mensuales que generes está en directa relación con el nivel de actividad de tu empresa.

Visto de otro modo, si en el esfuerzo por reducir costos, te inclinas por un software con una capacidad limitada de facturas a emitir, podrías verte de manos atadas antes de que se renueve la cuota de la plataforma. Entonces, lo mejor será analizar el flujo de facturas emitidas por tu empresa mensualmente y, en base a ello, elegir la solución que mejor se adapte a este punto.

Obviamente también tendrás que tomar en cuenta el crecimiento proyectado y como lo anterior podría implicar un mayor número de documentos a emitir por mes.

Soporte

El soporte técnico es de suma importancia a la hora de elegir un software de factura electrónica. Esto, porque en su utilización podrían surgir dudas que requieran de un experto, por lo que debes considerar la calidad del servicio prestado por el operador a elegir.

Si bien el Servicio de Impuestos Internos pone a disposición de los contribuyentes MyPyme -un servicio de facturación electrónica gratuito- las limitaciones del mismo pueden jugarte en contra, principalmente porque no cuenta con un soporte técnico que permita solucionar las dudas de los usuarios. Además de ser limitado en cuanto a la cantidad de documentos que puedes emitir.

Por ello, un buen consejo al momento de evaluar soluciones de facturación electrónica es verificar la calidad del soporte técnico. Así, te asegurarás de contar con ayuda cada vez que lo requieras.

Integración

Si bien es una funcionalidad propia de los software contables más avanzados, la integración del sistema de facturación electrónica con el software de contabilidad podría optimizar considerablemente los procesos dentro de tu empresa.

Para los negocios o Pymes que han considerado el crecimiento empresarial, la integración podría reportar muchos beneficios, principalmente, porque permite llevar un mayor orden de los documentos y ,con ello, minimizar el riesgo de errores al momento de generar balances o presentar libros contables ante el SII.

¡Ya sabes! Apunta a un programa de facturación e intégralo al ecosistema digital de tu negocio.

 

Presupuesto

En base a los puntos anteriores, puedes tener un parámetro certero para evaluar un sistema o programa de facturación electrónica para PyMEs que se adapte a tu empresa. Así, solo tendrás que evaluar el presupuesto que tu negocio puede destinar a esta solución.

Recuerda que ahorrar recursos en este punto puede significar a la larga más gastos que los esperados, por ello, considera invertir en una solución robusta que te permita realizar con calma y de manera segura la emisión de este tipo de DTE.    

La elección de un software de facturación electrónica para PyMEs puede tornarse una búsqueda algo compleja si no sabes los puntos a considerar. Sin embargo, con los que acabamos de revisar podrás elegir de manera informada.

¿Cómo te ayuda un sistema de facturación electrónica en tu negocio?

Para saber cómo se logra esto con un sistema de facturación electrónica pon atención a lo siguiente:

Facilita el acceso al crédito

En Chile la evasión del IVA es alta comparada con Alemania, Francia o Dinamarca, por lo tanto cumplir con la normativa tributaria representa una ventaja a la hora de buscar financiación, beneficios gubernamentales e incluso capital de inversionistas. 

Esto resulta bastante importante si se tiene en cuenta que la falta de financiamiento es la causa de que gran parte de los negocios se quiebren o queden estancados.

Ahorro de tiempo y costes operativos

En los sistemas de facturación tradicionales, más rudimentarios, el empresario tenía que tomarse un tiempo considerable para calcular costes, relacionar productos y generar la factura. Luego, tenía que esperar unos días a que ésta llegara a manos del cliente.

Y, finalmente, en ocasiones éste la devolvía porque los impuestos habían sido mal deducidos o porque se relacionaron mercaderías que en ningún momento se le entregaron. Una cadena tediosa de poca productividad.

Hoy, con los software de facturación electrónica podemos ver que se genera rápidamente el primer eslabón de este proceso, los Documentos Tributarios Electrónicos (DTE).

Todo es cuestión de seleccionar los productos o servicios que se están vendiendo, y la factura se actualizará automáticamente. Calculará los impuestos, el importe total, e incluso la fecha de vencimiento. Luego, sólo hay que enviarla por email.

Todo esto se traduce en menos tiempo invertido en su elaboración y en una reducción notable en costes operativos y materia prima, como el papel y la tinta gastados en la impresión del DTE y sus copias adicionales. Es decir que el empresario cuenta con el tiempo de un empleado y algo de presupuesto para invertirlo en otras áreas de impacto para el negocio, como las ventas o el marketing.

Optimización del flujo de caja  

Con el sistema electrónico, las facturas ya no demoran en llegarle al receptor. Luego de enviarlas llegan instantáneamente a su email y/o software de facturación.

Si se tiene en cuenta que la Ley 20.956 establece que el plazo para aceptar o rechazar la Factura recibida de un proveedor es de 8 días improrrogables, el flujo de ingresos se potenciará, pudiendo apoyarse mediante la práctica del factoring.

Le da autoridad a la marca y atrae clientes

Para facturar electrónicamente la empresa tiene que cumplir con ciertos requisitos, como contar con un certificado digital. De lo contrario, el SII no la autorizará a hacerlo. Esto significa que los negocios autorizados gozan de cierto estatus frente a aquellos que no lo están. Lo cual, además de darle seriedad a la empresa atrae clientes.

Son cada vez más los empresarios y ciudadanos preocupados por cumplir con sus obligaciones tributarias. Por lo tanto, las empresas que facturen de acuerdo con la normativa vigente tendrán ventajas competitivas respecto a las que no lo hagan.

Ayuda a optimizar las ventas

Los anteriores beneficios sumados a un buen despliegue de marketing se traducen en mayores ventas ¿Y qué son las ventas? Son la sangre del negocio, las que lo sostienen y generan las utilidades. Sin ellas no hay negocio que crezca y sea capaz de sostenerse.

Además, el uso de estos sistemas potencia la relación entre cliente y proveedor, permitiendo explotar al máximo los flujos de dinero, así como atraer más clientes interesados en los productos y servicios que ofrezca cualquier tipo de Pyme.

Registro de pagos y recaudos

Teniendo en cuenta el desarrollo digital del país, y que gran parte de los documentos tributarios se manejan hoy de manera electrónica, la posibilidad de registrar toda la actividad de pagos y recaudos es indispensable para optimizar y simplificar las tareas contables de la empresa.

¿Qué características tiene un sistema de facturación electrónica?

Las características de los sistemas de facturación electrónica son diversas, pero aquí te contamos cuáles son las más relevantes:

Cuentan con una interfaz intuitiva

Para operar un software de facturación electrónica no necesitas tener conocimientos informáticos complejos. Solo requieres hacer unos cuantos clics en una plataforma amigable y de alta navegabilidad. 

Proceso de puesta en marcha y soporte

Una vez que contratas la suscripción, un grupo de expertos en sistemas, contabilidad y facturación electrónica te guiarán en el proceso de implementación del software. Además, ese mismo grupo de profesionales permanecerá disponible para ayudarte a resolver cualquier contingencia que se presente al usar el programa. 

Posibilidad de emitir varios tipos de DTE

Los mejores software también te permiten emitir otros DTE´s, como notas de crédito, notas de débito, guías de despacho y facturas electrónicas de exportación. Esto te permite extender los beneficios del sistema a otros documentos tributaros y optimizar aún más la gestión fiscal.

Actualizaciones constantes

El mantenimiento y actualización del software corre a cargo del proveedor del sistema que, generalmente, lo hace de manera constante para fidelizar a sus clientes y evitar que migren a la competencia. Esto representa un enorme beneficio, ya que estás protegido de "caídas del sistema" y los retrasos derivado de tales situaciones. 

Carga masiva de documentos

Los limites en cuanto a gestión, carga, almacenamiento y envío de documentos son sumamente perjudiciales para el desarrollo de tu empresa. Por ello, el software de facturación que elijas debe tener capacidad ilimitada al respecto, de tal manera que siempre estén a disposición de clientes, proveedores y autoridades tributarias.

¡Se ajusta a la realidad de tu negocio!

Si bien en el mercado existen muchísimos proveedores, son pocos los que son dignos de obtener el calificativo de “excelente”. Por lo tanto, a la hora de elegir un software de facturación debes realizar una búsqueda exhaustiva y, entre los factores que debes evaluar, vale la pena mencionar los siguientes:

• El proveedor debe contar con trayectoria y buena reputación en el mercado. 
• Tiene que ofrecer soporte técnico de calidad. 
• El volumen de DTE´s que te permite gestionar el sistema debe ser acorde a la cantidad de facturas que emites y recibes al mes.
• Es importante que ofrezca integración con otros sistemas administrativos. 
• También debe ser escalable, pues lo más probable es que tu negocio crezca en el tiempo. 
• Entre las funcionalidades básicas tiene que ofrecer: generación y gestión de libros de compra y venta, visualización de DTE´s enviados por proveedores, cesión de documentos electrónicos, reportes en formatos PDF y Excel, carga masiva de documentos y registro de pagos y recaudos.
• Es importante que opere en la nube para que puedas acceder a él desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. 

De acuerdo con el SII, “la factura electrónica es un documento digital legalmente válido como medio de respaldo de las operaciones comerciales entre contribuyentes y, por lo tanto, reemplaza a las facturas tradicionales de papel”, por lo que es necesario utilizarla.

Además, es posible que el otro año entre en el listado de DTE´s obligatorios muchos de los documentos que no lo hicieron este año, como la boleta electrónica. Por lo tanto, debes prepararte para ello.

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