¿Cómo hacer una nota de crédito en Chile?

Creaste tu propio negocio y ya va tomando forma. Estás realizando las primeras compras y ventas en él, y todo va avanzando rápidamente. Para no tener tropiezos en el camino, sabes que te tienes que enfrentar a la emisión de algunos - si no todos - documentos tributarios electrónicos (DTE), como por ejemplo: una nota de crédito.

¿Qué es una nota de crédito en Chile?

Cuando interviene un descuento posterior a la emisión de la factura o una anulación total de la misma, una devolución de los bienes tranzados o una resciliación del contrato, es hora de hacer una nota de crédito.

¿Cómo hacer una nota de crédito?

Es fundamental que, tanto contadores como empresarios, sepan cómo hacer una nota de crédito. Según la ley Sobre Impuesto a las Ventas y Servicios, en su artículo 54, este documento forma parte de los DTE, y tiene sus propios procedimientos de elaboración.

Es por esto que existen puntos generales que no puedes dejar de lado para que la nota sea emitida conforme a la ley y sin errores.

¿Qué requisitos debe tener la nota de crédito?

De acuerdo a la misma ley, tanto las notas de débito como las notas de crédito deben ser extendidas con los mismos requisitos y formalidades que las facturas y boletas. ¿Qué quiere decir esto?

Además de ser generadas mediante un software de facturación, tienen que ser firmadas con certificado digital y estar plenamente numeradas e identificadas con los datos tanto del emisor como del receptor.

Sin embargo, debes tener claramente identificadas las facturas a anular o modificar mediante la nota de crédito, así como los motivos generadores de su emisión.

1. Encabezado debe decir "Nota de crédito"

El encabezado debe contener “Nota de Crédito” y señalar claramente el consecutivo de referencia, la fecha de emisión y la identificación del cliente destinatario del documento. 

Es importante, en este punto, que la denominación “Nota de Crédito” destaque sobre el resto de información que contiene el documento.

2. El cuerpo de la nota de crédito

En este apartado debes ingresar los datos de referencia de la factura que estás rebajando, dándole especial importancia al número consecutivo, fecha de emisión, productos e importe. Ten presente que, mediante una misma nota de crédito puedes rebajar tantas facturas como lo desees, ya que no existe ninguna disposición legal que lo impida. 

También debes ingresar el motivo por el cuál has emitido el crédito. Esto debe incluir información sobre la devolución de bienes, la entrega de descuentos póstumos a la facturación o cualquiera de los errores que generaron la no aceptación de la factura original por parte del cliente.

3. Incluye el nuevo importe de la nota de crédito

En las notas de crédito debes hacer referencia al valor de disminución. Además, tal y como lo señala el artículo 57 de la Ley Sobre el Impuesto a las Ventas y Servicios, estas tienen que indicar, separadamente y cuando proceda, “el monto de los impuestos del Título II, del artículo 40 y del Párrafo 3° del Título III que correspondan”. 

No olvides que, cuando la nota de crédito es emitida para anular una factura, los importes deben ir en negativo. 

4. Agrega tus datos a la nota de crédito

Al igual que en una factura, debes incluir todos los datos del emisor, como el nombre de la empresa, RUT, teléfono, dirección y otros que consideres pertinentes para una plena identificación. Luego, firma la nota y envíala al cliente. 

¿Cómo emitir una nota de crédito?

Como esta es generada mediante un software de facturación electrónica y va a avalada con tu certificado digital, no hay necesidad de que la timbres en el SII ni de realizar ningún tipo de autenticación análogo.

Sin embargo, por lo que sí debes preocuparte, es por ingresarla en tu contabilidad, ya que es la prueba de que reembolsaste dinero al cliente y será determinante para efectos fiscales. 

Por otro lado, con un software especializado de facturación electrónica, como el de Nubox, puedes generar cualquier tipo de Documento Tributario Electrónico y el proceso se simplifica al máximo. Solo debes entrar a su interfaz y seleccionar la opción “Nota de Crédito”.

Luego, ingresas los datos de referencia de la factura a rebajar o anular y eliges el “motivo” de la operación ¡Y listo! El sistema genera automáticamente el documento y lo envía en un formato estándar, con su respectiva numeración. 

Recuerda que, a pesar de que el artículo 57 de la Ley Sobre Impuesto a las Ventas y Servicios establece que no hay plazo para emitir notas de crédito, en el caso de devolución de mercaderías (transcurridos tres meses o más desde que se hizo la venta), pierdes la oportunidad de recuperar el IVA de la operación. 

No obstante, el SII especifica que tienes tres años para pedir la devolución de ese IVA pagado en exceso de la factura original, aunque realizando una serie de rectificaciones y trámites complejos. ¡Así que procura evitar que tus clientes te devuelvan las mercaderías ya facturadas, especialmente fuera de los  tres meses!