¿Cómo hacer una factura electrónica?

Publicado por Nubox | 20 de marzo del 2020
¿Cómo hacer una factura electrónica?

La factura electrónica es un documento tributario digital válido como soporte de las operaciones comerciales entre contribuyentes. En el caso de Chile, la ley dispone la obligatoriedad de su uso a nivel nacional. Por esto, cómo hacer una factura se convirtió en algo esencial para cualquier empresa o persona que realice una venta de bienes o servicios. ¿Quieres aprender cómo se hace? Es un proceso muy sencillo. 

Debes realizar una por cada venta de bienes o servicios que realices, lo que implica hacer varios documentos al mes - dependiendo del movimiento y características específicas del negocio-. Independiente de la interfaz o del software de facturación que estés usando, para realizar correctamente una factura, debes tener en cuenta lo siguiente:

 

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Contenido de una factura

Toda factura electrónica debe contener la información específica de la transacción y de aquella que es necesaria para que, tanto emisor como receptor, puedan contabilizar el hecho económico y cumplir con sus obligaciones tributarias establecidas en el SII.

Por lo tanto, ésta tiene que presentar:

  • Datos de encabezado (hace referencia a la identificación de la factura, información del emisor, datos del receptor y el monto total de la transacción).
  • Fecha (día de emisión de la factura).
  • Detalle por Ítem (presenta en detalle los bienes o servicios transaccionados, relacionando por cada ítem la cantidad, valor, descuentos, recargo, impuestos adicionales y valor neto).
  • Descuentos y Recargos (se especifican los descuentos o recargos que afectan al total del documento).
  • Información de Referencia (aquí se relacionan los documentos de referencia, como la Guía de Despacho o la Factura que se está modificando con una Nota de crédito).
  • Método de pago (la forma en la que el receptor de la factura va a pagar y los plazos estipulados para ello en caso de que se trate de una venta a crédito).
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Por lo general, los diferentes tipos de software de facturación electrónica ya traen incluidos estos campos, y lo único que deberías hacer es llenarlas con los datos correspondientes, a excepción del número de la factura o folio que se genera por defecto en el sistema que utilices.

Sin embargo, cuando planificas cómo hacer una factura electrónica, debes tener presente las siguientes características de este DTE en específico: 

  • La Factura Electrónica va firmada digitalmente por el emisor. En este caso se hace referencia al certificado digital del emisor de la factura. 
  • En Chile, la numeración es autorizada vía Internet por el SII. De ahí que el software la genere por defecto, es decir siguiendo los consecutivos autorizados por la entidad.

 

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Registrar el IVA

Uno de los datos más relevantes de la factura es el IVA, el cual grava con una tasa del 19% la venta de bienes y las prestaciones de servicios por un monto superior a $180 pesos

Tanto para el emisor como para el receptor de la factura electrónica, el registro del IVA resulta de gran importancia, porque el monto que deben declarar y pagar finalmente ante el SII nace de la diferencia entre el débito fiscal (suma de los impuestos recargados en las ventas y servicios efectuados) y el crédito fiscal (impuesto recargado en las facturas por la adquisición de bienes o utilización de servicios). 

 

¿Cómo calcular el IVA y el importe total de la factura?

Realizar este procedimiento es de lo más sencillo. Solo tienes que calcular el 19% del valor de la venta neta y sumarlo al precio total, asumiendo que el listado de ítems no incluye bienes o servicios exentos de IVA. 

Imagina que vendiste productos por $1.000.000 de pesos. El 19% de este monto es $190.000. Entonces, al sumarlo obtendrías un total de $1.190.000. Sin embargo, no olvides que el IVA debe verse reflejado en la factura, indicando los bienes o servicios sobre los cuales aplicaste el impuesto

No debes olvidar que en Chile existen algunos productos y actividades exentos de este impuesto, plenamente establecidos en la la Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios. Debes conocerlos a fondo pues no debes cobrar tal tributo al momento de facturarlos. 

Hacer una factura electrónica es sencillo. Todo es cuestión de registrar correctamente el contenido de la factura y pagar el IVA mediante la presentación del Formulario 29 de Declaración Mensual y Pago Simultáneo, tal y como lo exige la Ley. Recuerda que el no pago del IVA en las fechas establecidas, significará la aplicación de multas, intereses y reajustes sobre el valor del impuesto a pagar.

El problema en la generación de las facturas se podría presentar cuando te ves obligado a emitir un volumen considerable de este tipo de documentos a diario. Sin embargo, el desarrollo tecnológico de los últimos años ha sido muy importante, y hoy en día es posible tener acceso a sistemas de facturación electrónicos que simplifican este proceso, reduciendo al máximo los tiempos de emisión y los errores asociados al ingreso de datos. 

 

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¿Por qué es tan importante el IVA?

El IVA grava todas las ventas correspondientes a bienes y servicios con un 19% sobre el monto neto. Además, es una obligación tributaria que debes declarar y pagar mensualmente, cuyo monto a pagar se obtiene de la diferencia entre tus compras (crédito fiscal) y tus ventas (débito fiscal).

Si tu débito fiscal es mayor que los créditos, te corresponde cumplir con el pago del impuesto, pero, si es al contrario, puedes optar por recibir una devolución o simplemente acumularlo como saldo remanente para el próximo mes.

Recuerda que el IVA debe estar reflejado en la factura y diferenciarse del monto neto de la venta, lo cual, nos lleva a la diferencia entre factura electrónica y boleta.

 

Información clave sobre las facturas electrónicas

Desde el 1 de febrero de 2018, entró en vigencia la obligatoriedad de la emisión de factura electrónica en Chile.

Las facturas electrónicas son firmadas digitalmente por el emisor y luego autorizadas vía internet en el sitio web del Servicio de Impuestos Internos (SII), donde además es posible consultar directamente la validez de las mismas.

Esta sistematización representa un avance en los procesos tributarios, facilita el cumplimiento de las disposiciones legales y reduce los tiempos de espera para los contribuyentes.

Ahora bien, la factura electrónica no es más que un documento digitalizado que demuestra las operaciones que se realizan entre contribuyentes, cuya emisión es muy sencilla: puedes generar una factura en el sitio web del SII —mediante su servicio gratuito— o por medio de un software contable que permita realizar el documento.

Estos softwares son autorizados por el SII para recibir y emitir Documentos Tributarios Electrónicos (DTEs), lo que facilita la emisión de facturas electrónicas, boletas, notas de crédito, débito y guías de despacho; igualmente, recibe en su plataforma las facturas por las compras que has realizado.

Al facturar de forma electrónica, te conviertes automáticamente en emisor y receptor de DTEs. Todas las ventas y compras que realices —siempre que generes facturas— se verán reflejadas en el SII de manera inmediata. Con esto, se evita la existencia de documentos falsos o que no correspondan con la transacción.

Debes considerar que al recibir un documento tributario electrónico, tienes 8 días para aceptarlo o rechazarlo, para que el SII confirme que fue realizado el cobro respectivo.

Si no rechazas o reclamas la factura durante el plazo estipulado, esta se aceptará automáticamente. Asimismo, cuando tú eres el emisor, el cliente que recibe el DTE puede realizar el mismo procedimiento y rechazarlo si no está conforme con el contenido.

También, debemos mencionar que la factura viene de la mano con la guía de despacho electrónica, pues es el documento que respalda el envío y recepción de los productos o bienes involucrados en una transacción. Actualmente, tal como en el caso de la factura electrónica, su emisión es de carácter obligatorio.

La guía de despacho electrónica es un documento tributario que sirve como apoyo cuando debes postergar la emisión de la factura electrónica o el material que entregas no es considerado como venta —muestras, reposiciones o traslados—, para demostrar la salida de la mercadería.

Por esta razón, es relevante implementar tecnología en los procesos tributarios que no solo refleje el control de facturación y guías de despacho en el sistema, sino que también permita corroborar errores a tiempo, evitar que el IVA no se utilice en el mes correspondiente, el extravío de documentos o inconvenientes en las entregas.

 

¿En qué se diferencian la boleta y factura electrónica?

Primero, recordemos que la boleta electrónica es un comprobante de venta que funciona como soporte contable, pero con un pequeño detalle: a diferencia de la factura, no refleja el monto del IVA, sino el pago final del producto o servicio adquirido —con el impuesto ya agregado— y se encuentra dirigido a personas que no necesitan el reembolso del crédito. Por lo mismo, no genera ningún tipo de crédito o débito fiscal y emitirlas es muy simple.

Aunque las facturas se reflejan directamente en el SII, las boletas no. Solo debes ingresar la información manual cuando vayas a realizar la declaración del IVA con la cantidad y monto total de la venta realizada con este documento.

Por otro lado, existe la boleta de honorarios, documento emitido por personas naturales que realicen un servicio profesional u oficio. Esta modalidad, implica la retención del 10,75% —aumento a partir de este 2020— por concepto de impuestos y que se debe declarar al informar el IVA.

Cabe destacar que las retenciones se realizan para asegurar el pago de la obligación tributaria. En ese sentido, la empresa que recibe la boleta de honorarios debe retener y declarar el impuesto mensualmente, para que luego la persona lo deduzca en su Declaración de Renta del año correspondiente.

En pocas palabras, la boleta y la factura electrónica se diferencian, principalmente, en el receptor del documento tributario. Pero las dos representan un compromiso de pago o una relación entre quien la emite y quien la recibe.

Debes recordar que no todas las ventas se realizan al contado y muchos clientes optan por solicitarte créditos. En este ítem, tienes que considerar como manejar tus cobranzas.

 

 

¿Cómo realizar una gestión de cobranza exitosa?

Primero, debes definir canales de comunicación con tu cliente que te permitan mantener un trato constante con él, para que puedas recordarle las facturas próximas a vencer o las ya vencidas.

En este punto, los softwares de facturación electrónica son un aliado indiscutible y representan una herramienta de gran ayuda con las cobranzas, pues permiten obtener información detallada del cliente, sus deudas y plazos de pago. Adicionalmente, permiten configurar el envío automático de correos o notificaciones sobre el estado de la cuenta del cliente.

Aunque a veces, en algunas ocasiones, es difícil cobrar una cuenta y debes usar mecanismos un poco más contundentes, como el factoring.

 

¿Qué es el factoring?

Es una herramienta que te permite obtener liquidez inmediata por aquellas facturas que no has podido cobrar.

Las empresas que se dedican a prestar este servicio adquieren tus facturas para encargarse de la recuperación de la deuda a cambio de una comisión establecida previamente en un contrato. Sin embargo, para usar este servicio debes cumplir ciertos requisitos que determinan si tu situación justifica el factoring.

Como puedes ver, la facturación electrónica abarca muchos temas donde no solo se trata de su emisión, sino de todos aquellos factores que envuelven su realización y el posterior cumplimiento de la obligación que implica este documento.

¡Déjanos tus comentarios o experiencias sobre la implementación de la factura electrónica y otros DTEs!