Todo sobre obligatoriedad de la guía de despacho electrónica en Chile

El artículo 54 de la Ley Sobre Impuesto a las Ventas y Servicios brinda a los contribuyentes la facultad de elegir entre emitir en papel o en formato electrónico la guía de despacho. Sin embargo, con la nueva Ley de Pago a 30 días -promulgada el 3 de enero de 2019- la norma fue modificada y estás obligado a emitir digitalmente este documento tributario desde enero de 2020.

¿Qué es una guía de despacho?

En primer lugar, seguramente te preguntarás qué es una guía de despacho electrónica y por qué es obligatoria su emisión.

De acuerdo con el SII, la guía de despacho “debe emitirse en forma obligatoria cuando se haya optado por postergar el otorgamiento de la factura y cuando se trasladen bienes, independiente de que constituyan o no venta”. Como tal, es el documento tributario que respalda la entrega efectiva de mercaderías. No es una factura, sino el paso previo a su emisión.

Al momento de entregar la mercadería, es importante que el receptor firme la guía de despacho para que quede constancia de la entrega del pedido. De esa manera se robustece la factura y se le da título ejecutivo a la recepción. 

¿Por qué es obligatoria la guía de despacho en Chile?

Al ser implementada la obligatoriedad de la guía de despacho en su forma electrónica, también se establece un sistema de validación y control del ciclo de pago que, sin duda, pasará a ser sujeto a fiscalización y obligará a todos los compradores a agilizar la aceptación del documento para que los vendedores puedan emitir la factura y empiecen a correr los plazos para su cancelación.

Además, permite comprender el pago de los DTE como parte de un ciclo cada vez más integrado, ágil y preciso, resguardando -principalmente- a las Pymes, que constituyen aproximadamente el 52% de las empresas a nivel nacional, seguidas por las micro (44,9%).

Tal obligatoriedad hará de la guía de despacho electrónica un elemento determinante para agilizar todo el proceso de facturación y, por lo tanto, el pago de mercaderías entregadas al comprador.  ¿Por qué? Porque la obligación de pago empieza a correr una vez se emite la factura, evitando así que las pequeñas y medianas empresas tengan facturas impagas pasados los 30 días desde la emisión de la guía.

¿Qué debe contener una guía de despacho electrónica?

En toda guía de despacho debes incluir los siguientes datos: 

• La fecha que corresponde al envío de las mercaderías al comprador o del retiro de las mismas por parte de éste, sin perjuicio del plazo transcurrido entre una y otra acción (envío y retiro).

• Identificación plena del vendedor y del comprador.

• Detalles y precios de los bienes enviados y retirados. 

• La patente del vehículo de transporte de las mercaderías, independientemente de que la operación constituya o no una venta.

• Numeración correlativa para evitar desorden tributario.

¿Cuál es el plazo para emitir una factura electrónica desde la emisión de la guía de despacho?

Aunque la factura debe emitirse cuando se hace entrega de la mercancía, es posible postergar su emisión hasta el décimo día del mes siguiente a la entrega del producto, pero fijando la fecha -como máximo- al último día del mes anterior.

Además, en el caso de las facturas cedidas e irrevocablemente aceptadas, queda prohibida la emisión de notas de crédito o débito. Esto, con el fin de no entorpecer los pagos y otorgar mayor transparencia a las transacciones comerciales. 

Estas guías deben ser timbradas por el SII. Sin embargo, tienes la opción de emitirlas de forma electrónica y evitarte este último trámite. Para ello cuentas con dos soluciones.

¿Cómo emitir una guía de despacho electrónica mediante el sistema de facturación gratuito del SII?

• Ingresa al portal MiPyme, abre la sección “Sistema de Factura Electrónica MiPyme” y haz clic en “Emisión de Documentos Electrónicos”.
• Selecciona la opción “Guía de Despacho Electrónica”.
• Ingresa los datos solicitados (mencionados líneas atrás). 
• Visualiza el documento para que verifiques si toda la información ingresada es correcta. 
• Si todo está en orden, firma la guía y haz click en el botón “Enviar”.

Inmediatamente después de hacer este proceso, recibirás una copia en tu correo electrónico.

¿Cómo emitir una guía de despacho electrónica mediante software de mercado?

El procedimiento específico puede variar de una plataforma a otra, pero -en líneas generales- es el siguiente: 

• Ingresa a la plataforma con tu usuario y contraseña. 
• Ingresa al menú, selecciona la pestaña “Ventas” y haz click en el botón “Nueva Venta”.
• Selecciona el tipo de DTE a emitir. En este caso sería la opción "Guía de Despacho Electrónica".
• Completa la información obligatoria. Recuerda que los software de mercado cuentan con una base de datos de clientes, productos y proveedores que te permitirán gestionar estos campos de manera rápida y sin necesidad de ingresar información repetidamente. 
• Para finalizar, haz click en el botón "Guardar y Emitir". 

Por medio del software de mercado, el proceso es mucho más rápido y directo, evitando errores propios de la gestión manual. Además, este tipo de soluciones permiten llevar un registro de todos los DTE emitidos y recibidos, permitiendo acceder fácilmente a ellos cuando sea necesario.

Es sumamente recomendable que emitas guía de despacho electrónica, pues su carácter obligatorio comenzó a regir desde enero de 2020, teniendo en cuenta que este trámite se realizó el 16 de enero del año 2019.

Formato de Guía de Despacho electrónica

Si quieres saber cómo debe ser un modelo de guía de despacho, aquí te dejamos un ejemplo que te será de gran utilidad. Recuerda siempre que, antes de emitir la guía de despacho electrónica, debes llenar los siguientes datos:

• Cliente 
• Giro 
• Dirección 
• Tipo de venta
• Fecha
• Contacto 
• C.I. Recep 
• Vendedor 
• Sucursal

¿Cómo anular una guía de despacho electrónica?

Recuerda que si emites una guía de despacho electrónica y presenta errores, deber eliminarla y guardar sus ejemplares. Luego podrás emitir una nueva para que sea entregada al destinatario.

En síntesis, anular una guía de despacho no es para nada complicado y no te generará inconvenientes mayores. Lo importante es que detectes el error a tiempo y procedas a realizar el ajuste. 

Si deseas más información sobre este proceso, puedes consultar el Centro de Ayuda de Nubox. Allí encontrarás toda la información que necesitas saber sobre cómo hacer una guía de despacho.