Tipos de guías de despacho: ¡conócelos!

Tipos de guías de despacho: ¡conócelos!

Martina Jaramillo

Escrito por Martina Jaramillo

Head of Sales en Nubox Chile I Ayudo a las Pymes en su proceso de digitalización y crecimiento I Ingeniera Comercial

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Entre los documentos tributarios electrónicos más importantes de Chile nos encontramos con los diferentes tipos de guías de despacho, las cuales deben emitirse obligatoriamente de forma electrónica para avalar el traslado de mercancías, aunque se postergue la entrega de las facturas.

Es importante tener presente que este comprobante es necesario para movilizar cualquier tipo de bienes, independientemente de si constituyen una venta o no.

Además, la guía de despacho electrónica debe ser firmada por el receptor de los productos, lo cual sirve como respaldo de la entrega del pedido y le da título ejecutivo al servicio, la venta u otra operación comercial.

Más allá del tipo de guía, existen datos claves y obligatorios que debe contener el documento, como la fecha del envío de la mercancía o retiro por parte del comprador, los RUT de las partes involucradas en la operación comercial y el detalle de los bienes. También, el comprobante tiene que señalar con detalle el vehículo que será destinado para el transporte de los bienes.

Ahora, ¿sabes cuáles son los diferentes tipos de guía de despacho y en qué consisten? ¡Muy pronto lo descubrirás! Antes, veamos rápidamente cuáles son las principales formas de despacho en Chile. 

¿Cuáles son los principales tipos de despacho?

Primordialmente, existen tres tipos de despacho que influyen en la dinámica de la operación de envío y en la forma en que se documentará por medio de la guía, los cuales son:

Despacho por cuenta del emisor

Este es el caso más común, en el cual un determinado comercio realiza el despacho desde sus almacenes o bodegas.

Despacho por cuenta del receptor

Esta es una forma de despacho menos recurrente, en la cual el receptor ya tiene en sus bodegas o almacenes la mercancía y se genera una guía para que este tenga la autorización de utilizarla o moverla por parte del dueño o titular de la misma.

Podemos ver estos despachos, por ejemplo, entre negocios que tienen acuerdos de consignación de productos.

También, se pueden catalogar dentro de esta forma de despacho aquellas operaciones en las cuales es el propio comprador quien se dirige a las bodegas del vendedor para retirar la mercancía y, luego, trasladarla a un determinado lugar.

Despachos del emisor a otras instalaciones

Son despachos que no van directamente al usuario final o comprador, sino a intermediarios o instalaciones de almacenamiento provisional de mercancías.

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¿Cuáles son los tipos de guías de despacho?

Al hablar de tipos de guías de despacho, no debemos pensar en dos grupos: aquellas que se emiten en papel y las que se generan electrónicamente.

Recuerda que Chile dio el paso de la obligatoriedad de la guía de despacho electrónica, razón por la que este moderno mecanismo es el único reconocido y legal para generar el documento.

En sí, los tipos de guías obedecen a las dinámicas de traslados y a los conceptos de las operaciones comerciales. Algunos de los más comunes e importantes son los siguientes:

1. Operación constituye venta

Se trata de la variante más común de este documento tributario electrónico, pues notifica la realización del traslado de mercancía al cliente o comprador.

De esta manera, respalda una operación que constituye una venta que después deberá generar una factura electrónica para procesarse.

2. Ventas por efectuar

Se utiliza para respaldar envíos de mercancías a las que aún no se les han asignado precios, pero que ya han sido previamente acordadas con un cliente.

Este es un tipo de operación de compra y venta poco usual que únicamente se genera entre empresas y partes que tienen alianzas comerciales y estrechas relaciones mercantiles.

3. Consignaciones

Como su nombre lo refleja, se utiliza para autorizar y documentar despachos de mercancías consignadas a terceros que no son los titulares legales y mercantiles de las mismas, pero que sí tienen el permiso para comercializarlas y que, además, obtienen una comisión o retribución económica por la transacción. 

4. Entrega gratuita

Se producen cuando se entrega una mercancía sin un cobro.

Esta es una operación de compra y venta poco común que únicamente suele generarse entre aliados comerciales y partes con relaciones mercantiles de largo plazo, respaldadas por contratos y exclusividades.

5. Traslados internos

Son emitidas por las empresas cuando realizan movimientos de mercancías entre sus propios almacenes o sucursales.

Así, además de darle título legal al traslado, se facilita el control interno y la rastreabilidad de las operaciones.

6. Devolución

Lógicamente, se realiza para el despacho de productos en devolución, independientemente del concepto o el motivo de esta transacción.

7. Traslado para exportación (no venta)

Se utiliza cuando las empresas necesitan enviar al extranjero muestras de un determinado producto o bien sin que esto constituya una operación de venta.

8. Venta para exportación

En este caso, la guía de despacho señala los detalles de una exportación que sí forma parte de una transacción de ventas y que deberá facturarse de acuerdo a los estándares de las autoridades nacionales.

¡Bien! Ya sabes cuáles son los principales tipos de guías de despacho en Chile y en qué consisten.

Para emitir estos documentos de forma ágil y eficiente puedes valerte de un software de facturación de mercado de calidad y de gran alcance, ya que de esta manera ahorrarás tiempo y evitarás duplicidades, imprecisiones y otros problemas.

Además, es importante que tengas presente que, a diferencia de las facturas, la guía de despacho electrónica no puede anularse mediante la generación de una nota de crédito: este procedimiento debe hacerse directamente en los sistemas de facturación, indicando cuál es la guía que será cancelada.

Por último, si quieres conocer a fondo sobre la generación y gestión de las guías de despacho y otros documentos tributarios, no dudes en descargar y leer el siguiente ebook:

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