Guías de despacho: qué son y cuáles tipos existen

Las guías de despacho electrónicas avalan el traslado de mercancía. Sin ellas no habría forma segura de registrar el envío y recepción de bienes.

Tanta es su importancia, que el artículo 97, N.º 10, del Decreto Ley N.º 830 sobre el Código Tributario establece que el no otorgamiento de este y otros documentos se sanciona con una “multa del cincuenta por ciento al quinientos por ciento del monto de la operación, con un mínimo de 2 unidades tributarias mensuales y un máximo de 40 unidades tributarias anuales”.

En este artículo te mostraremos la definición de guía de despacho y cuáles son sus tipos. Con ello, exploraremos sus características y aspectos más importantes.

¿Qué son las guías de despacho?

Las guías de despacho son documentos tributarios electrónicos (DTE) o físicos que deben emitirse de forma obligatoria para movilizar cualquier tipo de bienes o mercancía, sin importar si esto representa o no una venta.

Las guías de despacho siempre son emitidas en formato electrónico.

Las características de una guía de despacho son elementos que no deben faltar en el documento, como:

• La fecha del envío de la mercancía o retiro por parte del comprador,
• los RUT de las partes involucradas en la operación,
• el detalle y precio de los bienes,
• el vehículo destinado para el traslado.

Para anular una guía de despacho electrónica, es necesario hacerlo desde el libro de guías electrónico del software elegido (como Factura y Administración de Nubox) o en el sitio web del Servicio de Impuestos Internos (SII), en el área de documentos emitidos.

Si bien su estructura puede ser similar a la de las facturas, existen varias diferencias entre factura y guía de despacho. Mientras la primera avala la operación de compra-venta, la segunda certifica el transporte de los productos asociados con dicha operación.

Por ejemplo, cuando una empresa proveedora debe enviar determinada cantidad de productos a una de sus empresas distribuidoras, necesita emitir una guía de despacho.

¿Cuáles son los tipos de guías de despacho?

Las guías de despacho son documentos esenciales en el manejo y transporte de mercancías. Profundizar en las descripciones de sus tipos nos ayuda a entender mejor su función y aplicación en diferentes contextos comerciales y logísticos:

• Operación constituye venta: Este tipo de guía de despacho se utiliza cuando los bienes se mueven y se anticipa que se emitirá una factura en el futuro. Indica que ya se ha realizado una venta, aunque el proceso de facturación se completará posteriormente. Es común en situaciones donde la entrega de los bienes precede a la finalización del papeleo de venta.
• Ventas por efectuar: Se emplea en casos donde las mercancías se envían, pero aún no se han fijado los precios definitivos. A pesar de que el acuerdo de venta ya está en marcha con el cliente, los detalles financieros específicos están pendientes. Este tipo de guía respalda la legitimidad del envío mientras se concretan los aspectos de precio.
• Consignaciones: Este documento se utiliza para movilizar mercancías consignadas a terceros. Estos terceros no son los propietarios legales de los bienes, pero tienen autorización para venderlos o manejarlos en nombre del propietario. La guía de despacho de consignaciones sirve para documentar y autorizar este tipo de transacciones.
• Entrega gratuita: Como su nombre lo indica, se utiliza para documentar la entrega de bienes que se hacen de manera gratuita, sin un proceso de venta o cobranza asociado. Este tipo de guía es importante para llevar un control del inventario y la distribución de productos que no generan ingresos directos.
• Traslados internos: Utilizadas por las empresas para documentar el movimiento de mercancías entre diferentes ubicaciones de la misma empresa, como almacenes o sucursales. Estas guías son importantes para el control interno y la administración eficiente de los inventarios.
• Devolución: Este tipo de guía acompaña a los productos que están siendo devueltos. La devolución puede deberse a varios motivos, como defectos, errores en el pedido, o insatisfacción del cliente. La guía de devolución ayuda a documentar el retorno de los bienes al inventario o al proveedor.
• Traslado para exportación: Se utiliza cuando se envían muestras o productos al extranjero sin que constituyan una venta. Este documento es importante para las aduanas y para demostrar que los bienes enviados son para propósitos de muestra y no para venta.
• Venta para exportación: A diferencia de la guía anterior, esta se emplea para envíos internacionales que sí forman parte de una transacción comercial. Detalla los productos que se están exportando como parte de una venta, lo que es relevante tanto para el control interno como para los procesos aduaneros y fiscales.

Cada una de estas guías cumple un rol específico en la cadena de suministro y ayuda a las empresas a manejar sus transacciones de manera eficiente y conforme a las normativas vigentes.

En definitiva, la obligatoriedad de la guía de despacho electrónica no es la única razón para incluirla en la logística de tu empresa, puesto que los motivos pueden ir desde servir de aval para la recepción de mercancía, hasta registrar los movimientos de la misma.