¿Sabes cómo anular una guía de despacho electrónica? Se trata de un proceso que está permitido por el Servicio de Impuestos Internos (SII) y que puedes realizar de forma transparente y sin grandes complicaciones, siempre y cuando sigas los pasos establecidos y utilices las herramientas adecuadas.

Llevar una óptima gestión de los documentos tributarios electrónicos (DTE) es fundamental para el orden contable de tu negocio, en el cual la anulación de guías de despacho electrónicas es uno de esos procesos que necesitas comprender a la perfección.

Por ese motivo, en las siguientes líneas de este artículo te explicaremos cuándo debes realizar este procedimiento, cómo se hace paso a paso y por qué conviene aplicarlo.

¿Cuándo es necesario anular una guía de despacho electrónica?

El Servicio de Impuestos Internos establece que la guía de despacho electrónica no puede ser modificada: en caso de que exista una falla, es necesario anular el documento tributario con error y dejar constancia de dicha operación en el libro electrónico de guías.

Aunque la guía de despacho sea anulada, el contribuyente debe facturarla por su total y, luego, emitir una nota de crédito que especifique la diferencia no recibida por el comprador, tal como se establece en el Artículo 57 de la Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios.

¿Cuándo es necesario realizar estas anulaciones? Principalmente, cuando el documento presenta errores en su información, como imprecisiones en los datos de los contribuyentes involucrados o inconsistencia en el monto total de las mercancías, en caso de que se especifique en el comprobante.

También, puede ser necesario efectuar la anulación si —aunque el documento se generó correctamente— se produjo algún evento que impidió realizar la entrega de los bienes o productos y, en consecuencia, el cierre satisfactorio de la operación comercial.

¿Cómo anular una guía de despacho electrónica?

Ya mencionamos, de manera general, cómo anular una guía de despacho electrónica por medio de la cancelación del documento, la documentación de la operación y la generación de una nota de crédito.

Ahora, paso a paso, ¿de qué forma se desarrolla este procedimiento? En ese caso, debemos profundizar en las dos herramientas que te permitirán la anulación:

¡Veamos cada una!

Software de factura electrónica

Un software de facturación no solo automatizará y mejorará tus emisiones de DTE para que así reduzcas de manera considerable los índices de errores o rechazos, problemas que generan costos extra y dificultades operativas.

Además, te permitirá anular diferentes comprobantes cuando sea necesario: las guías de despacho electrónica no son la excepción.

Al implementar un software de mercado, una opción mucho más ágil y personalizada, simplemente deberás seguir los siguientes pasos para efectuar la anulación.

  1. Ingresa a la sección que te lleve a los documentos emitidos, en el menú principal.
  2. Busca la guía de despacho que deseas anular, filtrando la búsqueda por RUT, fecha, folio u otro parámetro para así acelerar el proceso.
  3. Selecciona la guía de despacho y, luego, haz clic en el botón “anular”.
  4. Acepta la anulación, después de que el software abra un recuadro para preguntarte si estás seguro de culminar el proceso.
  5. Antes de dar por finalizado el proceso, puedes consultar tu registro de operaciones dentro del software para verificar que, en efecto, la anulación se realizó de manera satisfactoria.

¡Listo! ¡Así de fácil!

No olvides actualizar tus libros y generar la nota de crédito correspondiente luego de la anulación de la guía de despacho.

Sistema gratuito del SII

Esta opción estará disponible para ti siempre y cuando hayas emitido la guía de despacho en cuestión mediante este sistema gratuito del Servicio de Impuestos Internos.

Por otro lado, debes contar con firma digital y estar registrado en el portal MIPYME de este organismo.

Si cumples con estos requisitos, ingresa al portal y realiza los siguientes pasos:

  1. Dirígete a la opción de documentos tributarios emitidos en el sistema gratuito.
  2. Una vez que tengas acceso a la lista, ordénala por fecha o tipo de documento para que sea más sencillo encontrar la guía de despacho con error que necesita ser anulada.
  3. Selecciona la guía de despacho —cuando la veas en el listado— y haz clic en la opción de anular.
  4. Aprueba la anulación y guarda la operación.
  5. Espera recibir un email en tu correo electrónico registrado en el SII como confirmación de que la anulación fue realizada de manera correcta.
  6. Para facilitar el acceso, descarga el comprobante de éxito para tenerlo en tu computador de uso laboral.

Es importante mencionar que si tu software o el sistema del SII no te permiten proceder con la opción de anulación de guía de despacho electrónica, es posible que el documento ya esté asociado a una factura de ventas.

En caso de que esto sea así, primero deberás anular la factura de venta asociada a la guía de despacho y, luego, generar una nota de crédito para documentar la operación.

Una vez dado este paso inicial, ya podrás efectuar la anulación de una guía de despacho electrónica siguiendo los pasos que indicamos anteriormente.

¿Por qué es importante hacer la anulación?

Ya que sabes cómo anular una guía de despacho electrónica, solo nos queda hablar sobre por qué debes hacerlo, en caso de que el documento presente un error o que haya ocurrido una eventualidad con la operación comercial.

Realmente, se trata de una buena práctica tributaria que debes seguir. De lo contrario, estaría teniendo carga fiscal una operación que no se terminó de desarrollar o estarías documentándola ante las autoridades con datos, montos y especificaciones que no son fieles a la realidad.

Por otro lado, es importante generar la anulación para que estas inconsistencias no afecten tus registros contables y, por consiguiente, el control operacional y la estabilidad operativa.

En conclusión, realizar la anulación de una guía de despacho electrónica cuando es requerido es un proceso sencillo y de gran importancia para tu gestión contable y tributaria.

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