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Emisión de guías de despacho electrónicas: ¿conviene un software administrativo?

Publicado por Nubox | 17 de enero del 2020
Emisión de guías de despacho electrónicas: ¿conviene un software administrativo?

Ya entró en vigencia la Ley de Pago a 30 Días y, entre sus estipulaciones, se encuentra la obligatoriedad de la emisión de guías de despacho electrónicas.

Este documento, que no es más que una versión digital de la guía tradicional en papel, debe emitirse cuando se posterguen las facturas y, también, cuando se trasladen bienes —incluso si esto no constituye una venta.

 

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Para emitirlo puedes hacerlo a través del portal MiPyme del SII o por medio de un software administrativo.

¿Cuál es la mejor alternativa? Si bien ambas opciones son prácticas, realmente la más completa, integral y efectiva es la del software especializado.

Para que comprendas mejor este razonamiento, deja que te hablemos sobre las principales ventajas de la emisión de guías de despacho electrónicas a través de estas soluciones tecnológicas.

 

Rapidez y personalización

Una de las grandes cualidades de un software administrativo es que evita los errores propios de las tareas manuales en el área tributaria y contable.

En el caso de la emisión de guías de despacho electrónicas, el proceso es directo, rápido y personalizado cuando se opta por esta alternativa, ya que cada empresa tiene una cuenta propia dentro de la plataforma para realizar ágilmente sus procesos.

Así, entre otras cosas, puedes tener acceso rápido a una base de datos de proveedores, clientes y productos. Esta característica específica, además de acelerar el proceso de emisión, evita los errores de dedo al capturar y colocar datos e información.

 

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Mejor trazabilidad de las guías de despacho

Es importante entender que los softwares administrativos se convierten en cerebros de diferentes áreas de las empresas —en este caso, de la tributaria y la contable.

Por eso, utilizarlos para emitir Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) como este, facilita la gestión y el seguimiento de los mismos, pues todos los procesos se llevan a cabo de forma centralizada y sistemática.

Entre otras cosas, un buen software permitirá guardar instantáneamente todas las Guía de despacho electrónica cuando sean emitidas, para que puedas acceder a ellas rápidamente cuando quieras hacer seguimientos, revisiones e, incluso, auditorías profundas.

De hecho, el proceso de emisión de guías de despacho a través de estas soluciones tecnológicas es el siguiente:

 

  • ingreso a la plataforma a través de un usuario y una contraseña;
  • ingreso al menú para después seleccionar la ventana de ventas y generar una nueva;
  • selección de la guía de despacho como el tipo de DTE a emitir;
  • selección de clientes y productos en caso de que ya estén registrados en la base de datos;
  • emisión del documento y, a la vez, generación de un respaldo del mismo a través de un botón único (generalmente llamado “Guardar y Emitir”).

 

Se trata de un proceso muy sencillo, ¿cierto? En pocos segundos podrás emitir este documento y, a la par, almacenarlo en tu base de datos para su posterior uso.

 

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Soporte continuo

Además de fomentar procesos personalizados y directos, la implementación de un software administrativo para la emisión de guías de despacho electrónico garantiza seguimiento y respaldo continuo.

Entre otras cosas, el proveedor del sistema te proporcionará un sólido servicio de soporte, que se traducirá en rápidos tiempos de respuesta y una óptima disponibilidad de la solución tecnológica y sus funcionalidades.

El soporte en un software administrativo es clave para asegurar la rentabilidad de tu inversión, así como para conseguir los resultados y objetivos preestablecidos.

Es importante que comprendas que el soporte no solo atiende necesidades relacionadas con problemas técnicos de la plataforma, sino que también se traduce en asesoramiento y respaldo continuo en aspectos asociados con la configuración y administración de los usuarios.

En sí, un buen proveedor de soluciones tecnológicas te acompañará desde la etapa de implementación del sistema —apoyándote durante el proceso de capacitación— y continuará contigo durante el uso cotidiano de la plataforma y sus herramientas para emitir, gestionar y almacenar documentos tributarios y contables.

¡Y eso es todo! Ya conoces cuáles son algunas de las grandes ventajas de utilizar un software administrativo para la emisión de guías de despacho electrónico, un documento clave y obligatorio.

No olvides que la emisión de guías de despacho electrónicas te ayudará a mejorar el seguimiento de tus cuentas por cobrar, para así evitar problemas de flujo de cajas.

Su función es darle validez a la factura una vez que se firme la recepción de la mercancía, para así acelerar el proceso de pago y mejorar el seguimiento de las cuentas por cobrar.

Inicialmente, la Ley de Pago a 30 Días y la emisión obligatoria de estas guías estaba contemplada para 2021, pero el estallido social que experimentó el país en el último trimestre de 2019 adelantó su entrada en vigencia, como un método para generar impactos financieros positivos en las Pymes en medio de un contexto complejo.

Por último, no podemos dejar de mencionar que, además de los beneficios asociados a la emisión de este documento fiscal, un sistema integral y de calidad te permitirá accionar notificaciones de cobranza en instantes, sincronizar recaudaciones y pagos con factura electrónica, obtener reportes de ventas y compras en segundos y evaluar en tiempo real el flujo de caja, entre otras cosas.

Lo más importante es que, más allá de sus herramientas y potencialidades, un buen software administrativo cumple con los formatos establecidos por el Servicio de Impuestos Internos.

Siempre ten presente que operar de manera transparente, legal y eficiente es fundamental para que tu empresa crezca de manera sustentable, puedas ampliar tu clientela y abrir nuevas sucursales, manteniendo la estabilidad operativa y altos estándares de calidad.

¿Te resultó interesante el tema que abordamos en este artículo? Si quieres plantearnos alguna duda u ofrecer tu punto de vista acerca de la emisión de guías de despacho electrónicas a través de softwares administrativos, ¡no olvides que puedes escribirnos en la casilla de comentarios!

 

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