Guía de despacho electrónica: ¡todo lo que necesitas saber!

La obligatoriedad de la guía de despacho electrónica, contemplada en la Ley de Pago a 30 días, es algo que necesitan entender las empresas.

El Servicio de Impuestos Internos contabilizó que más 100.000 contribuyentes ya son usuarios, de los cuales 119.000 corresponden a los segmentos de micro, pequeña y medianas empresas.

Anteriormente, los contribuyentes tenían la posibilidad de elegir entre emitir esta guía en papel o en formato electrónico, pero el formato digital se hizo obligatorio desde el 2020, tras la entrada en vigencia de la ley antes mencionada,

Entre otras cosas, este cambio se traduce en un mejor control sobre las facturas por cobrar y, en general, hace más efectivas y transparentes las entregas de productos.

¿Qué es la guía de despacho electrónica?

Pero, ¿De qué se trata la guía de despacho electrónica? Básicamente, es un documento que avala el traslado de mercancías cuando se pospone el otorgamiento de la factura, así como de bienes en general, independientemente de si constituyen una venta o no.

De acuerdo a las estipulaciones del Servicio de Impuestos Internos (SII), todos los despachos deben estar acompañados de esta guía y, una vez que los productos llegan a manos del receptor, este tiene que firmarla inmediatamente.

De esta manera se da fe de la entrega del pedido, la factura cobra validez y se le da título ejecutivo a la recepción de servicios.

¿Qué debe contener una guía de despacho?

Para que conozcas a cabalidad este documento electrónico, es importante responder 2 preguntas claves: "¿qué datos debes incluir?" y "¿cuál es su periodo de validez?". ¡Veamos!

Para que una guía de despacho electrónica sea válida, tiene que cumplir con 4 requisitos fundamentales, basados en el formato exigido por el SII:

• Incluir la fecha correspondiente al envío de la mercancía o del retiro de la misma por el comprador;

• Contener el RUT del comprador y, también, del vendedor, así como el nombre y la dirección de los mismos;

• Enumerar correlativamente las especies que serán enviadas o retiradas, acompañadas del detalle y precios;

• Señalar el vehículo destinado para el transporte de la carga.

En cuanto al período de validez de una guía de despacho electrónica, está determinado por su fecha de emisión, la cual debe ser fiel al inicio del traslado, considerando una demora razonable entre esta etapa y la entrega.

En sí, este mecanismo agiliza directamente el ciclo de pago, ya que, al firmarse la recepción de la mercancía, la factura debe emitirse. En caso de que se postergue por cualquier razón, puede hacerse hasta el día 10 del siguiente mes como máximo, pero fijando como fecha de vencimiento el último día del mes anterior.

De esta manera, como se establece en la Ley de Pago a 30 días, las empresas no tienen facturas impagas pasados los 30 días de su emisión.

¿Por qué es necesario implementar la guía de despacho electrónica?

Todo esto representa una gran ventaja para tu PyME, ¿no es así? Si aún no lo tienes del todo claro, ¡no te preocupes!

Analicemos tres razones por las que es indispensable implementar la guía de despacho electrónica.

1. Flujo de caja saludable

Como mencionamos anteriormente, la guía de despacho electrónica busca promover un mejor control sobre las facturas por cobrar, así como incentivar la reducción de los plazos de pago, pero, en términos financieros, ¿en qué beneficia al sector comercial la emisión de este documento?

Sin duda, uno de los grandes beneficios generales es que ayuda a mantener un flujo de caja saludable, especialmente en las PyMEs.

Además de esto, recibir todos los pagos pendientes en un lapso menor a 30 días —luego de la emisión de la factura— contribuye con la estabilidad operativa y facilita las proyecciones financieras.

Recordemos que la entrada en vigencia de esta ley y, con ello, la emisión obligatoria de la guía de despacho electrónica, se adelantó como respuesta ante las adversidades —especialmente patrimoniales, operativas y financieras— que el estallido social conllevó para el sector comercial.

En un inicio, se esperaba que la Ley de Pago a 30 Días comenzara a regir en el mercado nacional en 2021, pero la Asociación de Emprendedores de Chile y la Multigremial Nacional de Emprendedores solicitaron, en conjunto, que entrara en vigencia de forma inmediata, a lo cual el Congreso respondió con este adelanto.

2. Practicidad y ahorro

Este es un beneficio fundamental de los Documentos Fiscales Electrónicos (DFE), y el formato digital de la guía de despacho es un claro ejemplo de ello.

La emisión de la guía de despacho electrónica es sinónimo de rapidez de los procesos, trazabilidad de las facturas y eficiencia en líneas generales.

Además, se disminuyen o eliminan diferentes gastos “hormiga”, pero que con el paso del tiempo representan un gran peso financiero, como las impresiones y los timbres.

La sustitución del papel y del factor manual refleja que emitir esta guía es clave para modernizar los procesos, específicamente del área fiscal, uno de los pasos que debes dar para impulsar tu negocio si estás enfrentando una desaceleración.

3. Es legalmente requerido

Sí, parece una razón muy obvia, pero no podemos dejar de mencionarla, porque este es el principal motivo por el que debes valorar la emisión de la guía de despacho electrónica.

En caso de no seguir esta nueva metodología, estarías realizando operaciones comerciales fuera de los márgenes de la ley, lo que compromete la credibilidad de tu empresa y puede generar sanciones.

Además, realmente tiene poco sentido no cumplir con este parámetro del SII, ¡ya que es muy sencillo emitir este documento electrónico!

¿Cómo emitir una guía de despacho?

De hecho, hay dos opciones para hacerlo. Aquí te contamos:

La primera de ellas es a través del sistema de facturación gratuito del SII, el cual funciona de la siguiente forma:

• para iniciar, entra al portal MiPyme y haz clic sobre la sección del sistema de facturación electrónica, donde encontrarás el botón de “Emisión de Documentos Electrónicos”. Haz clic y, luego, ve a “Guía de Despacho Electrónica”;
• luego, ingresa los datos que debe llevar este documento —los que mencionamos líneas atrás—;
• verifica la información y, simplemente, haz clic en “Enviar”.

Si te pareció sencilla esta alternativa, ¡espera a que conozcas la otra!

La segunda opción es mediante un software especializado, que te proporcionará mucha más practicidad y rapidez.

Aunque cada software varía, podemos decir que generalmente el procedimiento es el mismo:

• Tan solo tienes que entrar a la plataforma, ir a la sección de ventas y generar una “Nueva Venta”, donde seleccionarás el tipo de DTE que necesitas emitir, en este caso, la guía de despacho;
• Coloca la información correspondiente o, en caso de que la información del cliente esté en la base de datos, simplemente elígela;
• Haz clic en “Guardar y Emitir” para terminar.

¡Bien! Ya sabes qué es la guía de despacho electrónica, por qué debes implementarla y, también, de qué forma emitirla. Si aún tienes alguna duda o inquietud, ¡Suscríbete a nuestro newsletter!

Digitaliza la emisión de tus Documentos Tributarios

Digitaliza la emisión de tus Documentos Tributarios