Aunque los buenos software de facturación electrónica suelen tener una interfaz fácil de manejar e inspiran confianza, ningún contador, empresario o auxiliar está exento de verse envuelto en un problema de usabilidad o configuración, especialmente cuando el sistema se encuentra en fase de implementación y no se domina del todo. 

Por lo tanto, antes de optar por determinado sistema de facturación electrónica, es necesario que evalúes su asistencia técnica. ¿Por qué?

Solución de contingencias que afectan económicamente el negocio

Imagina que estás preparando un paquete de facturas para enviar a factoring cuando recibes de tus compradores un par de reclamaciones relacionadas con los montos de las facturas de más alto valor. Necesitas corregirlas rápidamente pues, si no cedes ese par de créditos lo antes posible, tu empresa puede sufrir problemas de liquidez. 

Corres al computador, abres tu software de facturación electrónica y, por alguna extraña razón, no sabes y/o no puedes generar las respectivas notas de crédito. En ese caso ¿Qué hacer?

Fácil: te comunicas con el equipo de soporte del software y explicas la situación. En pocos minutos, un experto te ayuda a solucionar el problema, que no era más que un error de configuración en la interfaz.

Emites tus notas de crédito, le comentas a tus clientes que requieres una aceptación lo más rápido posible ¡y listo! Ya puedes ceder los créditos de todas tus facturas y solucionar los problemas de liquidez que te aquejan. 

O ¿Qué tal, si al emitir una factura electrónica te aparece una falla que dice “Error en la generación de la firma digital”? Para corregirlo solo debes volver a instalar el certificado digital y el plug-in de la firma electrónica, siguiendo rigurosamente algunos pasos técnicos.

Pero ¿tú sabrías cómo hacerlo? Tal vez no, no es tu responsabilidad saberlo. A los que sí les corresponde tal obligación es a los miembros del equipo de soporte técnico de tu software. Claro, siempre que hayas contratado uno que disponga de este servicio.

Evita líos fiscales 

Todo sistema de facturación electrónica viene configurado de acuerdo con la normativa fiscal del área donde opera, por lo que es muy fácil para cualquier empresa cumplir con las especificaciones técnicas en materia fiscal.

Pero ¿Qué sucedería si, de repente, desaparecen uno o varios folios de tu registro digital? Entrarías en pánico, y sería totalmente comprensible. Mediante éstos llevas el control de los DTEs que generas y cancelas cada mes, además de que son imprescindibles a la hora de liquidar impuestos y hacer declaraciones. 

Un problema de esta índole puede deberse al desconocimiento de la interfaz o, peor todavía, a una falla en la administración de la plataforma. Pero, cualquiera que sea el caso, no lo solucionarás si no eres asesorado por un experto en el sistema. 

La gestión de documentos tributarios electrónicos no es un juego y cualquier falla en la emisión de éstos debe solucionarse inmediatamente. De lo contrario, tienes que atenerte a las consecuencias que, en términos fiscales, éstas puedan provocar. 

Ayuda a superar las actualizaciones con rapidez 

Las modificaciones en la normativa tributaria o contable pueden afectar la forma en que normalmente se desarrollan las tareas de facturación. Prueba de ello, por ejemplo, es la Resolución Exenta Nº 61 de 2017, que creó el Registro de Compras y Ventas y eximió a los facturadores electrónicos de la obligación de llevar el Libro de Compras y Ventas. 

Por fortuna, el proveedor de software realiza todas las actualizaciones necesarias cada vez que se presentan dichas modificaciones a las normas, sin que tu incurras en gasto alguno. El problema, sin embargo, es que la interfaz puede cambiar generando confusión en los usuarios, especialmente cuando no tienen mayores conocimientos informáticos. 

Aquí, nuevamente, el equipo de soporte es el salvavidas. Basta con que tomes el teléfono y solicites las indicaciones correspondientes. Además, los expertos más “generosos” pueden ir un poco más allá del componente técnico y darte una mano con algunas herramientas que pudieras desconocer y que podrían serte de gran ayuda.

Recuerda que la facturación digital -además de precisar de ciertos requisitos- es algo que sucede en tiempo real. Por eso, si tienes alguna duda o problema al utilizar un sistema de facturación electrónica, es necesario resolverlo rápidamente. Por ello, antes de elegir tu software, piensa muy bien en el tipo de servicio postventa que te ofrece el proveedor.

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