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¿Qué es una nota de crédito?
Cómo hacer crecer tu negocio | 5 min de lectura

¿Qué es una nota de crédito?

Martina Jaramillo

Escrito por Martina Jaramillo

Head of Sales en Nubox Chile I Ayudo a las Pymes en su proceso de digitalización y crecimiento I Ingeniera Comercial

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De los documentos tributarios electrónicos más utilizados por las empresas, las notas de crédito están en el primer lugar por excelencia. No hay entidad que esté exenta de tener que emitirlas en algún momento. ¿Sabes qué son? ¡Te lo explicamos acá!

De acuerdo al Servicio de Impuestos Internos (SII), las notas de crédito son aquellos documentos que deben emitir los vendedores y prestadores de servicios afectos al Impuesto al Valor Agregado (IVA), por descuentos o bonificaciones otorgados luego de la facturación a sus compradores o beneficiarios de servicios, así como también por devolución de mercadería o resciliaciones de contratos.

¿Qué es una nota de crédito?

En otras palabras, se trata de un documento tributario legal que una empresa envía a un cliente para acreditar el reembolso de un monto determinado por el concepto indicado en la misma nota. Se emplea en operaciones de compraventa donde: 

  • Se emitió una factura por error.
  • Se realizó un descuento luego de realizar la facturación.
  • Hay que corregir datos, importes o parte de la información diligenciada en la factura. 
  • Se presentan devoluciones de mercadería.
  • La factura muestra diferencia entre el precio real de los bienes o servicios comprados y el importe cobrado. 
  • Hay un cobro de un gasto incurrido “de más”.

¿Por qué se hace esto? La ley impide eliminar la factura original y emitir otra, como si nada hubiese pasado. Cada uno de estos Documentos Tributarios Electrónicos tiene un número consecutivo que no puede extraviarse porque generaría incongruencias contables y líos fiscales.

Para comprender mejor el concepto, imagina que la empresa X envía a su cliente Y una factura por la organización total de un evento de negocios. Pero resulta que este solo había contratado el servicio de catering, por lo que se pone en contacto con el emisor del documento para aclarar la situación. 

Una vez la empresa X verifica el error cometido, debe emitir una nota de crédito en la que descuente de la factura original el importe de los servicios no prestados. 

 

Nueva llamada a la acción

¿Qué debe contener la nota de crédito?

Al tratarse de un documento tributario de incidencia fiscal, especialmente en lo relativo al IVA, debe llevar los siguientes datos: 

  • Referencia de la factura de origen con su correspondiente numeración
  • Fecha de emisión
  • Concepto por el cual se realiza
  • Importe total
  • Información del cliente
  • Información del emisor

¿Qué tratamiento impositivo tiene?

Este tipo de Documento Tributario Electrónico no genera ningún tipo de impuesto, ya que en el momento de la operación de venta original se tuvieron que haber pagado los correspondientes tributos. 

Lo que debes hacer al respecto, es descontar aquella parte de impuesto que pagaste y es devuelta al contribuyente. 

Por su parte, el que la recibe, tiene la obligación de rebajar su crédito fiscal en el mismo período tributario en que recibe, anulando así la carga impositiva pagada “en exceso” con la facturación errónea.

¿Cuál es el Plazo para emitir una nota de crédito?

Según el artículo 57 de la Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios, no existe un plazo determinado para emitirla. Sin embargo, debes tener presente que, si dicho documento se emite pasados tres meses de la transacción, el vendedor no puede rebajar su IVA débito fiscal.

Cuando una mercadería es devuelta después de tres meses de haber sido comprada, los artículos 21 y 22 de la Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios establecen que la emisión de dicha nota no debe incidir en la determinación del débito fiscal del respectivo período tributario, sin que ello impida que el contribuyente pueda obtener la devolución de los impuestos pagados “de más” por errores en la facturación.

Ten presente que no hay ninguna disposición legal que te impida rebajar varias facturas mediante una misma nota de crédito; ni emitir dos o más de dichos documentos asociados a una misma factura.

¿Cómo anular una nota de crédito?

Hoy en día, emitir una nota de crédito es muy simple: basta con tener un software de facturación electrónica que te permita generarla de forma automatizada y sin errores, además de realizar la anulación de la factura original sin generar incongruencias en los registros contables ni afectar la consecuente declaración del IVA.

Ahora, en caso de que también exista una incongruencia y equivocación en la nota de crédito generada, ¿Cómo anularla? ¡Ya te lo diremos!

A continuación, te mostramos cómo hacerlo con tu software de factura y, si no posees uno, por medio del sistema gratuito del SII.

Nueva llamada a la acción

Software de facturación de mercado

Con el software, el proceso es muy práctico y sencillo. Simplemente, deberás seguir los siguientes pasos:

Selecciona la nota de crédito que quieres anular

En el menú de ventas, encontrarás la opción de “ventas electrónicas”, la cual te llevará al historial de los documentos que hayas emitido.

Una vez ahí, solo selecciona la nota de crédito que deseas anular: para que el proceso sea ágil e inmediato, puedes filtrar la búsqueda por tipo de documento, folio y fecha.

Genera una nota de débito electrónica

Cuando hayas seleccionado el documento, haz clic en “copiar a nuevo” y, luego, en “nota de débito electrónica”.

Posteriormente, llena los datos que te pedirá el sistema —como fecha, motivo y descripción— y dirígete a “guardar y emitir”.

¡Eso es todo! Así de sencillo generarás una nota de débito que anulará, de manera automática, la nota de crédito en cuestión.

En el historial de documentos emitidos podrás visualizar este nuevo comprobante y, si deseas, imprimirlo o exportarlo desde el software a tu computador o dispositivo.

Sistema del SII

En caso de que aún no hayas implementado un software y estés utilizando el sistema gratuito del SII para facturar, ¡no te preocupes!

Si bien es más largo el proceso, también podrás anular la nota de crédito por medio de esta plataforma gratuita al seguir estos pasos:

Accede al Portal Mipyme

Una vez que estés en el sitio web del Servicio de Impuestos Internos, busca en el menú principal la opción “Portal Mipyme” e ingresa en la sección del sistema de factura electrónica.

Ahí, deberás hacer clic en “Emisión de Documentos Tributarios Electrónicos (DTE)".

Selecciona la opción de emisión de nota de débito

Al seleccionar esta función, el sistema abrirá el listado de tus documentos emitidos y te pedirá que especifiques —de inmediato— cuál es la nota de crédito electrónica que quieres y necesitas anular.

Cuando hayas encontrado el documento, haz clic sobre el mismo y, luego, dirígete a “Generar nota de débito de anulación”.

Valida la anulación

Para hacerlo, simplemente tendrás que revisar la vista previa del documento para después hacer clic en “firmar y enviar”.

De esta manera, la nota de débito de anulación será enviada al SII y este te enviará un comprobante o respaldo de la operación a tu dirección de correo electrónico.

También, puedes hacer clic en “ver documento” para acceder a una vista previa con opción de impresión y descarga en tu equipo.

En general, ambas formas de emitir una nota de débito para anular una nota de crédito generada anteriormente son prácticas y sencillas.

Sin embargo, el software de facturación electrónica tiende a ser más ágil y efectivo al ofrecerte una experiencia personalizada para gestionar todas las tareas relacionadas con tus documentos tributarios electrónicos y su gestión.

¿Se puede hacer una nota de crédito a una boleta?

Esta es una duda muy común entre los emprendedores y encargados de los procesos de facturación.

Lo cierto es que el Sistema de Impuestos Internos —y las autoridades y las leyes tributarias en general— establece que las boletas de ventas y servicios no pueden rebajarse ni anularse por medio de la emisión de una nota de crédito: esto se debe a que la boleta respalda deducciones al débito fiscal de operaciones que previamente fueron facturadas.

En otras palabras, para corregir operaciones y otorgar descuentos, deberás hacerlo con base en la factura.

Si ya la factura fue aprobada y pagada, lo cual derivó en una boleta, una nota de crédito no servirá.

En ese caso, de acuerdo al SII se debe “tener ambos ejemplares (de la boleta), original y copia, y colocar la palabra "Nula". Al reverso del original, se debe anotar la fecha, el nombre completo, dirección, Rut y firma del comprador”.

¡Ya sabes! La nota de crédito es un comprobante esencial para toda empresa que permite enmendar errores y actualizar determinadas operaciones.

Además, en caso de que te equivoques al generarla, tendrás una nueva oportunidad para hacer el ajuste correspondiente mediante la emisión de una nota de débito.

No olvides que hacer esta anulación y, en general, gestionar este y cualquier otro documento tributario es mucho más sencillo y efectivo con la ayuda de un software de facturación de mercado.

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