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¿Cómo elegir un software de factura electrónica según el tamaño de tu negocio?

Publicado por Nubox | 1 de junio del 2017
¿Cómo elegir un software de factura electrónica según el tamaño de tu negocio?

Desde el 1 de febrero del presente año, la facturación electrónica es obligatoria para todas las entidades establecidas en suelo chileno, siendo las microempresas las últimas en sumarse al plazo. Ante este nuevo panorama, las distintas organizaciones han debido buscar el software de factura electrónica que más se adaptan a sus necesidades. Sin embargo, y considerando la gran oferta, ¿sabes cómo tomar una buena decisión al respecto?

La facturación electrónica en Chile vino a revolucionar el sistema al que muchos contribuyentes estaban acostumbrados. Algunos, ni siquiera solían utilizar un computador y llevaban todo en carpetas y archivadores. La vieja escuela, dirían unos; un gasto de energía y recursos innecesario, dirán otros.

Sin embargo, lo concreto es que hoy la factura electrónica es una obligación para todas las empresas, por lo que la elección de un software especializado en ello debe hacerse contemplando una serie de variantes referentes al tamaño de tu negocio que, a la larga, incidirán en su correcto desempeño y en los beneficios que pueda reportar para tu organización:

Funcionalidades básicas

Todo software de facturación electrónica debe ofrecer ciertas funciones de carácter básico. Entre las más importantes, se cuentan:

  • Generación y gestión de libros de compra y venta.
  • Visualización de Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) enviados por proveedores.
  • Ejecución de cesiones de documentos electrónicos.
  • Reportes en formatos PDF y Excel.
  • Carga masiva de documentos.
  • Registro de pagos y recaudos.

Todas estas funciones permiten al contador obtener datos certeros y claros, minimizar errores por digitación de la data y optimizar los procesos, permitiendo un flujo de trabajo más expedito y, por ende, facilitando la toma de decisiones con información concreta y precisa.

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Proyección de crecimiento

Al elegir un sistema de factura electrónica para tu negocio, debes considerar si podrás seguir con éste a lo largo de la evolución de la empresa. ¿Por qué?

Por un lado, debes considerar el volumen de DTE a emitir durante el mes. Quizás, en este momento la cantidad de facturas electrónicas que necesitas generar mensualmente sea limitada. Sin embargo, en la medida en que tu empresa crezca, esta cifra aumentará y necesitarás que tu software se adapte a las nuevas necesidades.

Por otro, en la medida en que tu empresa crezca, compilar la información se volverá cada vez más complejo y, en ese momento, agradecerás contar con un software que permita la integración -para llevar la data de Facturación Electrónica hacia Contabilidad sin necesidad de digitar-, además de la tan necesaria Centralización, que permite agrupar los datos de todos los aspectos de la contabilidad de manera automática, con el fin de obtener un panorama claro respecto a los números de la empresa.

Volumen de Documentos Tributarios Electrónicos (DTE)

Sin duda, lo más importante a considerar a la hora de elegir un software de facturación electrónica es la cantidad de Documentos Tributarios Electrónicos que permite emitir. Esto, porque el valor de las diversas soluciones que encuentras en el mercado varía en directa relación con la cantidad de DTE que ofrecen sus paquetes.

Así, dependiendo de la actividad y tamaño de determinada empresa, el volumen de DTE puede variar considerablemente y, por ahorrarte unos pesos, podrías tener la limitante de haber contratado un software de facturación electrónica que no es capaz de adaptarse a las exigencias de tu negocio. Por ello, lo más recomendable es establecer un promedio de documentos tributarios electrónicos que emites mes a mes. Una vez que tengas esa cifra, súmale un pequeño margen de error, pues siempre es mejor contar con un pequeño excedente en caso de que lo necesites.

Las soluciones que mejor se adaptan a las pequeñas y medianas empresas permiten emitir desde 50 hasta más de 200 facturas electrónicas al mes, extendiendo ampliamente el abanico de posibilidades para las Pymes.

Junto con lo anterior, un buen software de facturación electrónica te permitirá llevar un mayor orden de los documentos emitidos y recibidos, y de las finanzas. En ese sentido con estas plataformas podrás atender en tiempo real la generación y registro de DTE, pudiendo analizar la situación financiera de tu empresa con datos 100% actualizados.

Integración

Otro de los factores a considerar en la elección de un software de factura electrónica de acuerdo al tamaño de tu empresa es la llamada Integración. Básicamente, este término alude a la capacidad que tienen las plataformas contables más avanzadas de trabajar con los datos de uno de sus módulos, en otro distinto. Pero, ¿cómo podría esto influir en tu empresa?

Imagina que tu negocio es una Pyme que emite cerca de 150 facturas al mes. Para llenar los libros y efectuar los balances respectivos, deberás traspasar la información del software de factura electrónica al de contabilidad. En ese proceso -que, por lo demás tú o tu contador deberán hacer de forma manual- podrían generarse muchos errores y pérdida de datos que, finalmente, se traducirán en problemas con el SII.

Si tienes una micro empresa con un pequeño volumen de DTE mensuales y prefieres ahorrar algunos pesos prescindiendo de esta ventaja, la integración podría obviarse. Sin embargo, las Pymes que apuntan a fortalecer sus procesos y estructura deben considerar esta opción a la hora de escoger un sistema de factura electrónica, pues permite llevar un mayor orden de los datos, mantener los libros contables al día y, lo más importante, evitar la pérdida de documentos y los posibles errores en el traspaso de la información.

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Soporte técnico

Finalmente, pero no menos importante, está el soporte técnico del proveedor. Si bien el SII pone a disposición de los contribuyentes una solución gratuita, una de sus principales falencias es que no tiene un equipo técnico que pueda orientar a los usuarios en la solución de problemas o en el uso regular de la herramienta. Por ello, a la hora de elegir un software para facturar electrónicamente, es importante verificar la calidad de este aspecto, para así ofrecer a tus clientes un servicio “a prueba de balas”.

Ahora que sabes cómo elegir un software de factura electrónica de acuerdo al tamaño de tu empresa, puedes evaluar las opciones que ofrece el mercado y optar por la que mejor se adapte a tus requerimientos. Y si ya contrataste los servicios de un proveedor sin tomar en cuenta lo que acabamos de revisar, quizás sea hora de considerar una solución más robusta, una que cumpla con todo lo anterior para así tomar ventaja ante la competencia.

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