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4 tips para sacarle provecho a tu software de facturación

Publicado por Nubox | 27 de junio del 2019
4 tips para sacarle provecho a tu software de facturación

Chile ha sido el país pionero en facturación electrónica en la región, un sistema que brinda a las empresas mayor seguridad y orden en su información, disponibilidad de acceso y escalabilidad. A pesar de que tiene 15 años en el país, no fue hasta febrero de 2018 cuando se estableció su uso obligatorio, por lo que no deja de ser un sistema relativamente nuevo y muy distinto a lo que se hizo en materia de facturación durante años. 

Lo malo es que si no conoces todas sus funcionalidades, no estás explotando su verdadero potencial. Y como las soluciones de este tipo disponibles en el mercado poseen características y módulos distintos, en esta ocasión queremos enfocarnos en aquellas funciones que pueden ser de gran ayuda en la gestión administrativa de tu negocio.

Lo que debes saber acerca de tu software de facturación

1. Documentos tributarios electrónicos que puede emitir

Es recomendable que investigues los diversos DTE que permite emitir tu software y que sepas cómo hacerlo, a pesar de que por el momento no sea obligatorios bajo esta modalidad.

Esto te ayudará a llevar una mejor gestión y orden de tus documentos, ya que  -siguiendo la tendencia de digitalización del SII- probablemente dentro de poco se elimine el formato físico para todos.

Dicho esto, un software de facturación electrónica tiene funcionalidades que resultan muy útiles para la toma de decisiones. Los reportes individuales de compras y ventas te brindan un panorama del área comercial, y algunas plataformas incluyen gráficos de análisis de ventas con información en tiempo real.

2. Proyección de flujo de caja

El flujo de caja es un informe crucial para el funcionamiento de una empresa. En él se registran todos los movimientos financieros, pudiendo determinar la liquidez y capacidad del negocio para afrontar compromisos de pago.

Una correcta gestión del flujo de caja permite anticiparse a cualquier déficit de efectivo y ayuda a tomar decisiones estratégicas, además de ser necesario al momento de solicitar un crédito. 

Existen software de facturación que integran la funcionalidad de flujo de caja, con lo cual puedes llevar un perfecto control de cobros desde el momento de facturar, así como el detalle de los gastos para realizar previsiones acertadas y mantener mayor claridad con respecto a tus recursos.

En un sencillo gráfico -que se actualiza en tiempo real- es posible proyectar el flujo de caja a medida que se realizan compras y ventas, así como la visualización de cuentas por pagar y por cobrar.

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3. Notificaciones

El artículo 3 de la Ley 19.983 fija el plazo de aceptación de las facturas por parte del cliente en 8 días después de recibida y, si no se obtiene respuesta, se asume que ha sido aceptada. No es obligatorio notificar al proveedor, ya que se considera que está enterado cuando el cliente marca la factura como aceptada. Sin embargo, ha pasado que el portal del SII no notifica estas acciones, por lo que se pasan por alto revisiones o se pierde tiempo analizando de manera individual cada factura enviada.

 Una vez que una factura se marcó como reclamada, no puede darse acuse de recibo sobre esta. De igual forma, el comprador tiene facultad de reclamar por errores de contenido, montos, giro, dirección del cliente, falta de mercaderías o servicios al recibirla.

Es por esta razón que es importante que cuente con un sistema de notificaciones enlazado a la plataforma del SII, con el objetivo de que informe de inmediato sobre cualquier cambio en el estado de las facturas y, de esta forma, no tengas que estar revisando constantemente el SII.

4. Aprende a utilizar tu software

A pesar de que la interfaz de un software de facturación pueda ser sencilla e intuitiva, siempre existe la posibilidad de tener problemas de usabilidad o desconocimiento de ciertas funciones si el proveedor no ofrece la capacitación adecuada. 

Por otra parte, tener contratiempos con su funcionamiento o configuración puede implicar retrasos que conlleven a falta de liquidez o generen molestias en los clientes, por lo que contar con una atención óptima e inmediata por parte del equipo de soporte es crucial. Por ello, el consejo es que elijas un proveedor que brinde atención 24/7 y una capacitación que permite utilizar la herramienta sin dificultades.

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La digitalización tributaria está cambiando la forma de administrar las empresas. En ese sentido, la única manera de asegurarte de obtener el mayor provecho de un software de factura electrónica es conocer cada uno de los módulos que ofrece y saber utilizar sus funciones a favor de las necesidades de tu negocio. 

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