¡Aprende todo sobre la Contabilidad Financiera en 10 minutos!

Publicado por Nubox | 22 de junio del 2020
¡Aprende todo sobre la Contabilidad Financiera en 10 minutos!

La contingencia económica que se vive en la actualidad ha hecho que sea necesario que emprendedores, pequeños y medianos empresarios se informen bien sobre cómo gestionar mejor los recursos de cada compañía según la misión y las metas fijadas por sus dueños o mesas directivas.

Para poder comenzar a entender un poco el mundo de los negocios, hay varios tipos de contabilidad y dentro de ellas existe un concepto que se aplica a toda empresa, independiente de su tamaño: la contabilidad financiera.

¿Qué es y cómo puede servirte para tener un mayor y mejor control de tu emprendimiento según tu propia realidad económica dentro del panorama global actual? ¡Presta atención! Ahora mismo te contamos todos los detalles que debes conocer.

 

Negocio Contable

 

¿Qué es la contabilidad financiera?

La contabilidad financiera es un área de especialización que realiza un seguimiento de los movimientos financieros de una empresa, usando criterios estandarizados para registrar la actividad financiera, resumirla e informarla mediante reportes de estados financieros. Así consigue mostrar el balance general de una compañía y dar cuenta de los resultados obtenidos en un periodo de tiempo determinado.

Estos periodos de documentación y elaboración de informes contables, se determinan en un cronograma de trabajo que establece fechas y, normalmente, lo realizan personas ajenas a la empresa, cuyo trabajo es considerado como una auditoría externa.

La mayoría de las empresas elaboran estados financieros trimestrales y anuales que ponen a disposición —de quienes dirigen e invierten en la compañía— todos los detalles relevantes para la toma de decisiones.

 

Objetivos de la contabilidad financiera

El informe de contabilidad financiera de cada periodo del cronograma tiene como objetivo informar el estado financiero de la empresa a los dueños, directores y accionistas.

Si la empresa cotizase en la bolsa de valores, la información financiera debe difundirse de maneras que abarquen a un mayor público que debe ser informado sobre la situación económica de la misma.

El principal propósito de la contabilidad financiera es proporcionar la información correcta, precisa y actualizada del estado económico de una empresa para que otras personas —quizá posibles inversionistas— puedan evaluar con criterio propio el valor de la compañía y si esta es una buena o mala inversión. 

Conceptos básicos de contabilidad financiera

Entre los conceptos necesarios para entender la contabilidad financiera, encontramos los siguientes:

Estado financiero

Es el registro escrito de la situación financiera de una empresa e incluye informes contables como el balance general, los estados de ganancias y pérdidas, y el estado de flujo de caja que son esenciales para transmitir la información empresarial y el principal método de comunicación de la información financiera de una entidad a terceras partes.

Asimismo, en este estado puede haber otro tipo de reportes, notas e información que sea pertinente incluir.

Balance

Es un informe sobre el estado de activos y pasivos al final de un ejercicio contable. En otras palabras, el balance general es una fotografía instantánea de la realidad financiera de una empresa en un momento determinado.

Estado de ganancias y pérdidas

De acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA), los ingresos siempre se registran en el periodo de venta de los bienes y servicios que puede no ser el mismo periodo en que se recibe el efectivo.

A este concepto se le conoce también como estado de resultados.

Estado de flujo de caja

Este informe muestra el flujo real de efectivo que entra y sale de una empresa en un periodo de tiempo determinado, en contraste con los ingresos netos del estado de resultados que es una cifra no monetaria.

El estado de flujo de caja muestra los flujos de efectivo de las actividades de explotación, inversión y financiación.

 

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Estado de los cambios en el patrimonio de los propietarios o en el patrimonio de los accionistas

Es una conciliación de los saldos iniciales y finales del patrimonio de una empresa durante un periodo de presentación de informes. No se considera una parte esencial de los estados financieros mensuales, por lo que es menos común que se publique; sin embargo, es una parte común de los estados financieros anuales.

Este estado comienza con el saldo inicial del patrimonio neto y luego suma o resta partidas como las ganancias y los pagos de dividendos para llegar al saldo final.

La estructura general de cálculo del estado es:

Patrimonio inicial + Ingresos netos - Dividendos +/- Otros cambios = Fin de la equidad

Las transacciones que con mayor probabilidad aparecerán en esta declaración son las siguientes:

  • ganancia o pérdida neta;
  • pago de dividendos;
  • el producto de la venta de las acciones;
  • compras de acciones del Tesoro Público;
  • ganancias y pérdidas reconocidas directamente en el patrimonio;
  • efectos de los cambios debidos a errores en periodos anteriores;
  • efectos de los cambios en el valor de determinados activos;
  • el estado de cambios en el patrimonio neto se suele presentar como un estado separado, pero también se puede añadir a otro estado financiero.

Ingreso bruto

Es el dinero total que llega a la caja de la empresa. Este tipo de ingreso no considera ningún gasto asociado a ese monto, como impuestos, intereses y otros similares.

Ingreso neto

Es la ganancia de la empresa después de pagar impuestos, intereses y otros gastos asociados.

El cálculo del ingreso neto se utiliza para calcular la rentabilidad e indicadores de resultados que pueden ayudar a construir proyecciones del negocio. También se le conoce como ganancia neta.

Capital contable

Es la cantidad de financiación proporcionada por las operaciones —ganancias retenidas no distribuidas entre los accionistas— y por los accionistas que reinvierten mediante el capital aportado.

Este tipo de información ayuda a calcular las variaciones en el capital de los inversionistas. Además, permite identificar el uso que se le da a las utilidades generadas por la empresa.

Estado de las ganancias retenidas

Abarca un periodo de tiempo específico y muestra los dividendos pagados de las ganancias a los accionistas y las ganancias retenidas por la empresa.

Notas de los estados financieros

Proporcionan información adicional sobre la situación financiera de la empresa, la cual aporta más detalles sobre algún elemento de los estados financieros o sobre un elemento que no figura en los estados, pero que debe conocerse porque incide en los resultados informados.

Gasto

Son los recursos utilizados por una empresa, organización o corporación para obtener nuevos activos, mejorar los existentes o reducir un pasivo. En otras palabras, es el uso de un recurso en las operaciones de un negocio.

Activo

Un activo es cualquier cosa o recurso de valor que se pueda convertir en dinero en efectivo. De hecho, los individuos, las empresas y los gobiernos son dueños de activos.

Para una empresa, un activo puede generar ingresos o beneficiarse de alguna manera de la propiedad o uso del activo.

Pasivo

Son las obligaciones de la empresa que surgen a raíz de sucesos pasados, al vencimiento de las cuales y para cancelarlas, la compañía espera desprenderse de ciertos recursos.

Patrimonio

Es todo lo que comprende el valor neto de un negocio, incluyendo terrenos, bienes raíces, inmuebles, inversiones financieras, cuentas bancarias, dinero en efectivo y otros activos que la empresa posea o en los cuales tenga una participación mayoritaria.

 

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¿Por qué es importante llevar una correcta contabilidad financiera?

Llevar una correcta contabilidad financiera es importante porque permitirá conocer en cualquier momento la situación y desempeño de la empresa en aspectos financieros y económicos. Además, asiste en el control de los ingresos, costos y gastos.

Otro factor en el que radica su importancia es que facilita la toma de decisiones adecuadas al momento que vive la empresa o anticiparse a ciertos periodos si se incluyesen proyecciones, por ejemplo.

Una de las grandes razones por las cuales es fundamental el buen manejo de la contabilidad financiera de la empresa se debe a que ayuda a entregar información fidedigna, identificando a las fuentes de financiamiento o inversión.

De igual modo, la contabilidad financiera aporta a desarrollar una cultural empresarial transparente y responsable socialmente. 

 

¿Cómo se lleva a cabo la contabilidad financiera?

Existen diversos métodos para llevar la contabilidad financiera, como el de los valores devengados, el de caja o una combinación de ambos. A continuación, detallamos los dos primeros:

1. Método de contabilidad basado en ingresos devengados

Los ingresos devengados son ingresos obtenidos o gastos en los que se ha incurrido y que repercuten en los ingresos netos de una empresa en la cuenta de resultados, aunque el efectivo relacionado con la transacción todavía no ha cambiado de manos. Igualmente, los intereses devengados afectan al balance, ya que implican activos y pasivos no monetarios.

Los estados de cuenta periódicos incluyen las cuentas por pagar, las cuentas por cobrar, las obligaciones fiscales devengadas y los intereses devengados ganados o por pagar.

La contabilidad en valores devengados consiste en registrar las transacciones cuando estas se han producido y los ingresos son reconocibles en los estados financieros.

 

2. Método de contabilidad con base en el flujo de dinero en efectivo

Un estado de flujo de efectivo es un estado financiero que proporciona datos agregados sobre todas las entradas de efectivo que una empresa recibe de sus operaciones en curso y de fuentes de inversión externas. También incluye todas las salidas de efectivo que pagan las actividades comerciales y las inversiones durante un periodo determinado.

Llevar la contabilidad financiera utilizando esta base como metodología supone ser más intuitiva que utilizar otras formas, ya que el flujo de caja de la empresa es continuo.

El origen del flujo de dinero puede deberse a operaciones, inversiones y financiamiento; la suma de estos tres segmentos se denomina flujo de caja neto.

 

¿Qué es la contabilidad de partida doble o de doble entrada?

En el corazón de la contabilidad financiera se encuentra el sistema conocido como contabilidad de partida doble: en este sistema se registra cada transacción financiera que realiza una empresa o compañía.

Se habla de “doble entrada” porque cada transacción involucra al menos a dos cuentas. Por ejemplo, si una empresa pide un préstamo de 100 millones de pesos a cualquier banco, la cuenta en efectivo de esa empresa crecerá. Sin embargo, la cuenta de dinero por pagar también crecerá.

Esta doble entrada significa que una de las cuentas debe tener registrado el monto ingresado como débito y otra cuenta debe tener el mismo monto añadido como crédito. Así, cualquier transacción que se registre, el monto en débito debe coincidir con el dinero anotado como crédito.

La ventaja de la contabilidad de partida doble reside en que —en cualquier momento— el saldo de las cuentas de activos de una empresa será igual al saldo de sus cuentas de pasivo y de capital de los inversionistas o propietarios.

En efecto, la contabilidad financiera sigue la base del devengar: usando esta base, los ingresos se registran cuando se realiza la venta, no cuando se recibe el pago. Siguiendo esta lógica, los gastos se consignan una vez efectuados y no cuando el monto gastado se paga.

Como ejemplo, podemos tomar cualquier suscripción anual a algún servicio, como revistas, plataformas virtuales u otro, cuyo ingreso será registrado por el aporte mensual y no por la totalidad del pago.

Usando esta misma fórmula es que se informan los gastos por concepto de impuesto a la propiedad de manera mensual, es decir, una doceava parte del costo anual del impuesto por dicha propiedad.

Si se usa esta base contable devengada se obtiene una imagen financiera más apegada a la realidad de la empresa y se reportan los verdaderos estados de pasivos, activos y otros factores financieros que deban informarse no solo a socios e inversionistas, sino que también se hace para declarar la realidad de tu empresa al fisco.

 

¿En qué se diferencia la contabilidad financiera de la contabilidad administrativa?

La principal diferencia entre la contabilidad financiera y la contabilidad administrativa es que la primera tiene por objetivo proporcionar información a entes externos a la organización, mientras que la segunda tiene por propósito asistir a los administradores de la misma en la toma de decisiones.

La preparación de los estados financieros utilizando los principios de contabilidad es de gran importancia para las entidades reguladoras y las instituciones financieras.

Existen numerosas normas de contabilidad que son bien aplicadas en las operaciones comerciales, por lo que la administración interna de las empresas puede utilizar diferentes normas y procedimientos contables para realizar el análisis interno de dichas instituciones.

 

Ventajas y desventajas de la contabilidad financiera

Algunas ventajas de la contabilidad financiera son:

  • ayuda a llevar un registro de los negocios realizados por una organización, manteniendo sin problemas un libro de cuentas adecuado para las transacciones monetarias;
  • previene a las entidades de los fraudes;
  • la preparación de los estados financieros consolidados ayuda a aumentar los beneficios de la compañía;
  • permite analizar la producción de la empresa.
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Mientras que, entre las desventajas, podíamos mencionar que:

  • solo se ocupa de las transacciones monetarias de una empresa;
  • proporciona datos de actividades pasadas y no proporciona datos sobre las actividades diarias;
  • no proporciona información detallada relacionada con los departamentos, procesos, servicios u otros aspectos;
  • presenta los datos en su conjunto en términos de activos y pasivos.
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Herramientas útiles para la contabilidad financiera

Los avances tecnológicos —en todo orden de cosas— han contribuido a que ciertos procesos contables se vuelvan más fáciles de trabajar, entregándoles una suerte de mayor credibilidad a la presentación de los diferentes estados financieros de una compañía.

Efectivamente, el tamaño del negocio no es importante en este punto: todo tipo de empresas —micro, pequeñas, medianas y grandes— pueden beneficiarse de las nuevas herramientas que se utilizan para llevar la contabilidad financiera de sus transacciones.

En la actualidad, muchos sistemas informáticos pueden ayudarte en tareas que van desde cómo emitir facturas hasta llevar un registro detallado de los gastos que se realizan en la empresa, lo cual no solo será práctico para tomar las mejores decisiones al interior de la compañía, sino también te ayudarán a entregar una impecable información al sistema tributario para declarar el estado real del negocio.

Dentro de estas herramientas para ejecutar la contabilidad financiera, podrás apoyarte en:

1. Software de contabilidad

Ahora puedes elegir entre un programa alojado en la nube virtual o un sistema computacional más tradicional para llevar la contabilidad financiera de la empresa.

Cualquiera sea tu elección para ello, procura elegir un sistema que sea estable y a la vez flexible en su funcionamiento para que se adapte a las necesidades de contabilidad financiera actuales y futuras del negocio.

2. Herramientas para crear presupuestos

Poder crear un presupuesto para tu organización —que se apegue a la realidad financiera de la misma— es crucial para lograr el éxito en el mundo de los negocios.

Muchos software de contabilidad financiera cuentan con esta herramienta, aunque también existen programas que construyen presupuestos de forma independiente a tales soluciones informáticas.

3. Gestión de nóminas

La gestión de nóminas puede transformarse en un proceso complejo y extenso que no se encuentra ajeno a errores humanos. Por este motivo, muchos software de contabilidad incluyen esta tarea.

Entre sus funciones, podrás encontrar el cálculo y pago de impuestos de tus colaboradores, además de su respectiva remuneración.

4. Sistema de facturación ágil

Cuanto más fluido sea el proceso de facturación, más rápido se harán y procesarán los pagos. Esto significa que el dinero fluirá más rápido y fresco a las arcas de tu empresa.

Utilizando un buen sistema de facturación en la nube puedes reducir el tiempo que toma realizar el proceso de facturación, lo que incluso puede ayudarte a aumentar la satisfacción de tus clientes y a reducir la tardanza que generan las cuentas por cobrar.

5. Tablero financiero

El uso de esta herramienta —incluida en muchos programas que asisten en la contabilidad empresarial— permitirá hacer un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) para medir si el negocio es próspero o solo sobrevive.

Conociendo esta información financiera, podrás identificar si el rumbo financiero de la organización es el correcto. De no serlo, también te ayudará a corregirlo y poder aplicar medidas apropiadas al momento que vive la empresa. 

6. Análisis del flujo de caja

Para esta tarea puedes elegir entre software independientes y otros software de contabilidad que incluyen esta característica.

Medir de forma precisa el flujo de caja regularmente es crucial para mantener al negocio preparado ante cualquier eventualidad financiera, ya que te asistirá en los altibajos del saldo de caja al utilizar patrones de eventos financieros anteriores que permitirán realizar un pronóstico de la situación financiera futura.

7. Administración del inventario

Además de llevar un conteo exacto de las existencias de suministros y otros, también podrás rastrear bienes y desarrollar informes de ventas, configurar alertas sobre bajo stock y administrar el empaque y envío de pedidos.

8. Seguimiento de los gastos

Si cuentas con una herramienta informática en la cual los empleados puedan registrar de forma autónoma los gastos que hacen y dejar registradas las boletas de estos, luego podrás aprobarlos y volver a facturar para llevar así la contabilidad y reembolso de los mismos de manera más eficaz y transparente.

En conclusión, la contabilidad financiera es importante porque entrega información sobre una organización y sus estados comerciales, la cual permite a los directores e inversores saber si esta gana o pierde dinero y que es esencial para determinar si una empresa es capaz de mantener su rentabilidad.

Utilizando la información procedente de la contabilidad financiera, quienes se encuentran en puestos a cargo de la toma de decisiones que impactan a toda la compañía pueden hacerlo mediante esta "fotografía" comercial y así respaldar cualquier disposición en relación con el futuro del negocio.

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