Software contable: ¡Todo lo que debes saber!

Actualmente, son muchas las herramientas que ofrece la tecnología para simplificar el trabajo tanto de contadores como de empresas, pero pocas son tan útiles y cuentan con tantas funciones como un software contable.

Es indiscutible que la contabilidad es esencial para mantener un negocio a flote si se encuentra organizada y proporciona la información necesaria en un momento determinado, pero a veces puede parecer tediosa y ser sinónimo de mucho papeleo.

Por suerte, existen mecanismos que permiten digitalizar y mantener toda la información recopilada en un solo sistema, evitando la aglomeración de papeles y minimizando el error humano.

Los nuevos sistemas otorgan al contador la facilidad de mantener organizado todo lo referente a la contabilidad de sus clientes; y permiten que las empresas obtengan información importante —cuando así lo requieran— sin tener que disponer las 24 horas del profesional contable, siempre y cuando se ingrese cada detalle, transacción y operación que realice la entidad.

Si quieres descubrir más sobre los software contables y cómo cambiarán para bien el rumbo de tu empresa, ¡no pares de leer este artículo!

¿Qué es un software contable?

Un software contable o sistema contable es un programa computarizado que faculta la recopilación de toda la información financiera de una empresa en un sistema integrado que, generalmente, maneja los principios básicos de contabilidad con el objetivo de operar bajo una fuente válida y dentro de los marcos legales.

El software contable almacena, organiza y simplifica cada transacción histórica realizada por una entidad, el cual puede incluir información importante como ventas, compras, inventario, cuentas por cobrar, entre otras. Igualmente, es capaz de emitir informes, balances 8 columnas,  estados financieros, hacer centralización contable, estadísticas y cualquier otro dato contable que sea de utilidad para la empresa.

De forma resumida, se puede decir que los objetivos principales de estos softwares son:

• seguimiento de las operaciones diarias de la empresa;

• mejoramiento de procesos, reducción de tiempos y mantención de la gestión de información centralizada;

• datos oportunos en tiempo real;

• simplificación de la información financiera.

También, es necesario resaltar que en Chile existen ciertas legislaciones que regulan la obligatoriedad de emitir documentos de manera electrónica, como la facturación y las guías de despacho, incluyendo poco a poco otros elementos.

En virtud de esto, entrar al mundo de estos programas será indispensable en unos años más.

Importancia de un software contable en las empresas

La automatización es cada vez más importante en el mundo de los negocios, no solo por la modernidad tecnológica, sino por el significativo ahorro de tiempo que genera este avance.

Anteriormente, llevar la contabilidad de una empresa o persona resultaba agotador, en especial por la cantidad de papeleo y tiempo que implicaba la operación.

¿Cuántas veces no se te perdió una factura o una rendición de gastos? ¿Cuántas veces no te has enfrentado a pilas de información desordenada? Este escenario le ha pasado a todos los contadores en algún momento y no es nada agradable. Por suerte, la sistematización ha disminuido enormemente esta problemática.

La posibilidad de ingresar los datos periódicamente en una misma base de datos significa un avance gigantesco en el mundo de la contabilidad.

Asimismo, junto con ahorrar tiempo, este avance significa la reducción de los márgenes de error, pues un sistema contable aumenta la precisión de los resultados, permite la carga masiva de información, el cumplimiento de objetivos y los análisis de la información contable para cualquier toma de decisión que pueda ser crucial para el crecimiento de la empresa.

Tener todo organizado y agrupado en un solo sistema aumenta tu capacidad de reaccionar ante ciertas situaciones que podrían determinar el futuro del negocio, permitiéndote saber a tiempo sobre algún problema o complicación que representa la línea entre el desarrollo o la involución del mismo.

De esta manera, el software contable permite mejorar la gestión de alguna operación, departamento o proceso que a simple vista parece marchar bien, pero que no es así.

Estas soluciones son capaces hasta de trazar todo un conjunto de acciones para determinar el costo de un producto o servicio, incluyendo las facturas relacionadas con la producción o compra de este, los agentes que intervienen y cualquier otro cálculo requerido para conocer el resultado.

Por otra parte, también ayudan a agilizar los cobros de la empresa mediante el seguimiento del vencimiento de las facturas, recordatorios vía email a los clientes y la configuración de distintas funciones en relación a este tema.

Con los proveedores sucede del mismo modo: te facilita el hecho de cumplir con tus obligaciones adquiridas. Solo tienes que sacarles el mayor provecho posible para que su uso se convierta en un ahorro considerable de dinero a corto, mediano y largo plazo.

Beneficios del software contable

Al mismo tiempo, a pesar de todos los beneficios del uso de un programa contable, tiene ciertas aspectos en términos de inversión a considerar como:

Costos asociados

La implementación de estos softwares conlleva a la asignación de recursos para su obtención, como gastos de instalación, soporte, licencias o mantenimiento. Aunque existen versiones gratuitas, estas tienen funciones limitadas.

Selección

Debes buscar uno que se adapte a las necesidades de la empresa y que, a su vez, se ajuste a tu presupuesto.

Capacitación

La persona que se encargará del manejo del programa debe ser capacitada para su uso y conocer cada detalle que ofrece. Algunos softwares son complicados y presentan dificultad para su manejo.

Lo cierto es que esta inversión no representan un problema a gran escala y son más los beneficios que ofrece la adición de avances tecnológicos como este.

Para el contador

De todas maneras, los programas contables no vienen a sustituir el trabajo del contador, cuya participación siempre será primordial para que toda la información que se refleje en estas bases de datos sea ingresada de manera correcta, aunque no tengas que disponer de su presencia cada segundo; es esencial que cada cierto tiempo vaya supervisando cada detalle que sea ingresado y verifique si se registró como indican los principios básicos de la contabilidad.

Para la empresa

La empresa —al igual que el contador— tiene acceso a la información y a las funciones que el programa contable ofrece en todo momento sin necesidad de conocer a fondo la contabilidad, primordialmente, porque lo que desea obtener está más dirigido a la toma de decisiones de la entidad. Por consiguiente, si te exigen un reporte contable o viceversa, se puede obtener con solo acceder a la plataforma del software.

Para el contador independiente

Si como contador independiente deseas ampliar tu cartera de clientes, el software contable te ofrece la posibilidad de facilitar el cumplimiento de tus objetivos: será base fundamental para la organización de cada uno de ellos, disminuyendo dificultades de manejo de información, recursos y tiempo. Es decir, te permitirá un mayor alcance.

Contabilidad automatizada

También, recuerda que la contabilidad automatizada representa un aliado indiscutible sobre todo en los momentos más difíciles del año, como la Declaración de Impuesto a la Renta, donde se acumula gran parte del trabajo como contador.

Estos softwares contables generan balances, conciliación bancaria, estados de resultados o informes financieros en cuestión de segundos y, de igual forma, en algunos casos vienen con plantillas o formularios predeterminados para el cálculo de los distintos tributos, además de garantizar el respaldo de todos los documentos cargados. 

Pero ¿Cómo saber elegir un software que se adapte a tus necesidades? Te lo mostraremos acá.

Características de un software contable

Dentro de las características  esenciales que debe cumplir todo software contable para que te ofrezca la ayuda que necesitas, considera lo siguiente:

Fácil manejo

Un programa contable debe ser amigable y accesible para su uso, pues su principal función es hacer que tu trabajo sea más sencillo.

Al tener una interfaz simple, los procesos de capacitaciones resultarán mucho más fáciles tanto para ti como para el personal que lo utilizará, quienes no necesariamente deben conocer a fondo el manejo de equipos o de conceptos informáticos.

Por eso, si un software no se adapta a ti o sientes que no te proporciona lo que necesitas, puedes ir probando con otros hasta que consigas el indicado.

Actualización y soporte técnico

Debes asegurarte que el software que elijas tenga la posibilidad de contar con un equipo especializado que te preste apoyo en caso de tener algún problema con su funcionamiento y, a su vez, se mantengan actualizados debido a los constantes cambios que se generan en el mundo contable y en el campo tributario.

La necesidad de innovar y modernizar tu empresa es una de las razones iniciales para optar por acceder a un programa contable, pero si este no te ofrece esta característica no logrará ese objetivo.

Capacidad de generar informes

En concordancia con los datos que se han incluido en el software, este tiene que ser capaz de ofrecer documentos detallados con las operaciones que se desean monitorear, como estadísticas de ventas, costos, inventario, clientes morosos o cualquier otro ítem que necesites en un periodo o en tiempo real.

De igual manera, muchos software contables tienen en su programación la posibilidad de generar datos tributarios mediante informes, los cuales te servirán para completar formularios de forma más precisa, como el pago del IVA o del Impuesto sobre la Renta.

La obtención detallada de reportes te permitirá ampliar tu visión de hacia dónde se encuentra encaminada la empresa o si hay ciertas variantes que necesitan atención.

Flexibilidad

Cada empresa desarrolla su propio plan contable que se ajusta a las necesidades de la misma. Por este motivo, es de suma importancia que el programa se pueda adaptar a cada una de tus operaciones.

Además, esto significa que el software contable será capaz de crecer junto con la empresa o con la expansión de las operaciones para evitar su obsolescencia y, por ende, no incurrir nuevamente en un gasto. Asegúrate de que en el futuro sea factible agregarle cierto departamento o alguna operación específica.

Capacidad de almacenamiento

Indaga sobre la cabida que puede soportar el software y si es capaz de almacenar gran cantidad de información dependiendo de lo que necesiten tus operaciones; de nada sirve adquirir un programa que no será capaz de guardar todos los datos que se generan.

Seguridad

Una de las particularidades más llamativas que puede tener un software contable es la capacidad de mantener a salvo la información contable, ya que posibilita el uso de claves de acceso para obtener ciertos datos o simplemente ofrece la facilidad de restringir la vista de ellos mediante permisos para cada usuario que maneje el sistema.

En toda empresa existe información confidencial que no todos tienen derecho a ver, y controlar esta situación ayuda a evitar la divulgación de cifras que perjudiquen al negocio. Por lo tanto, recuerda que debes elegir un sistema confiable que te ofrezca las mejores medidas de seguridad.

Unificación

Es importante que un programa de contabilidad permita la adhesión de diferentes factores que se relacionen con la información financiera y permita integrarlas en un solo sistema para ayudar a la precisión de las operaciones, como la facturación.

En el caso de las PyMEs, contar con toda la información en una misma base de datos es esencial porque muchas veces los dueños de estas no poseen todo el conocimiento contable necesario y esta característica ayuda sustancialmente a mantener enlazado cada detalle de sus operaciones.

Muchos softwares ofrecen sistemas por separado de cada función que conforma la empresa; poder integrar cada uno de ellos —como el inventario, remuneraciones, facturación, contabilidad o cualquier otro— hará mucho más fácil la optimización de procesos.

La centralización impulsa el aumento de la eficiencia y rapidez de respuesta ante diferentes circunstancias que se presenten.

Portabilidad

A la hora de tomar en cuenta qué software contable utilizar, es fundamental conocer la dependencia que este posee en relación a una plataforma.

En otras palabras, se debe buscar un programa que tenga la facilidad de adaptarse a diferentes tipos de plataformas con el fin de que la información no se extravíe o esté disponible en un solo equipo.

Este tipo de softwares son conocidos como programas online o en la nube, pues almacenan toda la información en línea y permiten visualizarla —a usuarios establecidos con contraseñas— por medio de acceso a Internet en cualquier equipo.

Un buen software contable debe cumplir con estas características —o por lo menos en su mayoría— para realmente desempeñar la función para la que fueron creados. De manera resumida, su servicio fundamental es la reducción o simplificación de tu trabajo como contador.

Tipos de software contables

Existe una gran variedad de este tipo de programas contables que se van adaptando a las necesidades de cada empresa. A continuación, te mostraremos algunos de ellos:

Hoja de cálculo o Excel

Este tipo de programa —generalmente gratuito y totalmente básico— es usado en su mayoría por empresas con una baja afluencia de operaciones

Consiste en una plantilla a la que se ingresan datos manuales, como compras, ventas, nómina, inventarios, pero que no es capaz de integrarlos entre sí ni ofrece conocimientos contables que puedan evitar incurrir en errores. Además, los registros pueden registrarse incorrectamente y, por ende, no proporciona precisión en la información financiera.

Software de contabilidad personalizado

En algunos casos, las empresas poseen su propio departamento de informática y optan por la creación de su propio programa que se desarrolla en concordancia con necesidades específicas que por una u otra razón no se han podido adaptar a otro software predeterminado.

El desarrollo de estos sistemas representa un alto costo para la entidad, requieren de un soporte especializado para su manejo y, en consecuencia, carecen de flexibilidad para su comercialización o para su uso en otra empresa.

Software contable comercial

Este tipo de software contable es muy común y genérico, el cual ha sido configurado para adaptarse a un sinfín de necesidades contables generalizadas que pueda tener una empresa.

Debe ser instalado en una computadora y no permite trabajar en otro equipo diferente a esta. Es decir, la información contable queda reducida en un solo lugar y con limitaciones para su acceso y traslado.

Software de planificación empresarial

El software perteneciente a este grupo —conocido también como ERP— es capaz de integrar toda la información en un solo programa, enlazando los datos de cada departamento de la empresa para su gestión, incluyendo producción, distribución, administración, contabilidad y una gran cantidad de factores.

Generalmente, se utiliza en empresas de gran tamaño, ya que poseen una mayor complejidad operativa. Sin embargo, conlleva uso de tiempo y recursos para que pueda ser instalado correctamente.

Softwares gratuitos

Permiten que pequeñas empresas —normalmente manejadas por sus propios dueños— accedan a las diversas operaciones contables que ofrece un programa de contabilidad, pero de manera limitada.

Para poder usar funciones más específicas es necesario pagar por las mismas. No obstante, si estás empezando y necesitas únicamente lo básico, puede ser de utilidad hasta que tengas la capacidad de adquirir un software con mayor alcance.

Software contable online

Como se ha mencionado anteriormente, el software contable en línea o en la nube ofrece la posibilidad de que la información financiera se almacene en una plataforma o base de datos disponible en cualquier sitio con acceso a internet; esta clase de software es desarrollado en páginas web, lo que no hace necesaria su instalación en el equipo.

Igualmente, están disponibles en las llamadas apps móviles, las que son una extensión de la página principal y facilitan su manejo desde dispositivos de bolsillo, como el teléfono móvil o la tablet.

Al contrario del software de planificación empresarial, está dirigido principalmente a las PyMEs, lo que significa que su complejidad no es tan amplia.

Este tipo de programas evita —de cierta manera— la dependencia de un solo equipo y el extravío de datos que pueden ser esenciales para una empresa. Incluso, genera copias de seguridad regularmente para que las posibilidades de pérdida de información sean casi nulas.

Asimismo, posibilita la actualización inmediata de cada operación realizada para que los usuarios que lo manejan conozcan en tiempo real lo que se ha modificado, agregado o sustraído del sistema.

Sin duda, contar con información veraz en un momento determinado —solo con acceso a Internet y desde cualquier parte del mundo o equipo— agrega un valor adicional a tus servicios contables y, del mismo modo, te hace figurar aún más como contador independiente.

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