Software contable: ¡Todo lo que debes saber!

Actualmente, son muchas las herramientas que ofrece la tecnología para simplificar el trabajo tanto de contadores como de empresas, pero pocas son tan útiles y cuentan con tantas funciones como un software contable.

Es indiscutible que la contabilidad es esencial para mantener un negocio a flote si se encuentra organizada y proporciona la información necesaria en un momento determinado, pero a veces puede parecer tediosa y ser sinónimo de mucho papeleo.

Por suerte, existen mecanismos que permiten digitalizar y mantener toda la información recopilada en un solo sistema, evitando la aglomeración de papeles y minimizando el error humano.

¿Qué es un software contable?

Un software contable o sistema contable es un programa computarizado que faculta la recopilación de toda la información financiera de una empresa en un sistema integrado que, generalmente, maneja los principios básicos de contabilidad con el objetivo de operar bajo una fuente válida y dentro de los marcos legales.

El software contable almacena, organiza y simplifica cada transacción histórica realizada por una entidad, el cual puede incluir información importante como ventas, compras, inventario, cuentas por cobrar, entre otras.

Igualmente, es capaz de emitir informes, balances 8 columnas,  estados financieros, hacer centralización contable, estadísticas y cualquier otro dato contable que sea de utilidad para la empresa.

Además, el software contable puede automatizar tareas como las declaraciones juradas, mejorando la eficiencia y reduciendo errores manuales.

Objetivos del software contable

De forma resumida, se puede decir que los objetivos principales de estos softwares son:

• seguimiento de las operaciones diarias de la empresa;
• mejoramiento de procesos, reducción de tiempos y mantención de la gestión de información centralizada;
• datos oportunos en tiempo real;
• simplificación de la información financiera.

También, es necesario resaltar que en Chile existen ciertas legislaciones que regulan la obligatoriedad de emitir documentos de manera electrónica, como la facturación y las guías de despacho, incluyendo poco a poco otros elementos.

En virtud de esto, entrar al mundo de estos programas será indispensable en unos años más.

Importancia de un software contable en las empresas

La automatización es cada vez más importante en el mundo de los negocios, no solo por la modernidad tecnológica, sino por el significativo ahorro de tiempo que genera este avance.

Anteriormente, llevar la contabilidad de una empresa o persona resultaba agotador, en especial por la cantidad de papeleo y tiempo que implicaba la operación.

¿Cuántas veces no se te perdió una factura o una rendición de gastos? ¿Cuántas veces no te has enfrentado a pilas de información desordenada? Este escenario le ha pasado a todos los contadores en algún momento y no es nada agradable. Por suerte, la sistematización ha disminuido enormemente esta problemática.

La posibilidad de ingresar los datos periódicamente en una misma base de datos significa un avance gigantesco en el mundo de la contabilidad.

Asimismo, junto con ahorrar tiempo, este avance significa la reducción de los márgenes de error, pues un sistema contable aumenta la precisión de los resultados, permite la carga masiva de información, el cumplimiento de objetivos y los análisis de la información contable para cualquier toma de decisión que pueda ser crucial para el crecimiento de la empresa.

Además, el software contable facilita la gestión de cierres mensuales, trimestrales, semestrales y anuales, permitiendo un control más eficiente y estructurado de las tareas contables.

Aspectos a tener en cuenta en un software contable

Al mismo tiempo, a pesar de todos los beneficios del uso de un programa contable, tiene ciertas aspectos en términos de inversión a considerar como:

Costos asociados

La implementación de estos softwares conlleva a la asignación de recursos para su obtención, como gastos de instalación, soporte, licencias o mantenimiento. Aunque existen versiones gratuitas, estas tienen funciones limitadas.

Selección

Debes buscar uno que se adapte a las necesidades de la empresa y que, a su vez, se ajuste a tu presupuesto.

Capacitación

La persona que se encargará del manejo del programa debe ser capacitada para su uso y conocer cada detalle que ofrece. Algunos softwares son complicados y presentan dificultad para su manejo.

Lo cierto es que esta inversión no representan un problema a gran escala y son más los beneficios que ofrece la adición de avances tecnológicos como este.

Características de un software contable

Dentro de las características  esenciales que debe cumplir todo software contable para que te ofrezca la ayuda que necesitas, considera lo siguiente:

Fácil manejo

Un programa contable debe ser amigable y accesible para su uso, pues su principal función es hacer que tu trabajo sea más sencillo.

Al tener una interfaz simple, los procesos de capacitaciones resultarán mucho más fáciles tanto para ti como para el personal que lo utilizará, quienes no necesariamente deben conocer a fondo el manejo de equipos o de conceptos informáticos.

Por eso, si un software no se adapta a ti o sientes que no te proporciona lo que necesitas, puedes ir probando con otros hasta que consigas el indicado.

Actualización y soporte técnico

Debes asegurarte que el software que elijas tenga la posibilidad de contar con un equipo especializado que te preste apoyo en caso de tener algún problema con su funcionamiento.

Además, es fundamental que el software contable se mantenga actualizado con las normativas vigentes del SII.

Capacidad de generar informes

En concordancia con los datos que se han incluido en el software, este tiene que ser capaz de ofrecer documentos detallados con las operaciones que se desean monitorear, como estadísticas de ventas, costos, inventario, clientes morosos o cualquier otro ítem que necesites en un periodo o en tiempo real.

De igual manera, muchos software contables tienen en su programación la posibilidad de generar datos tributarios mediante informes, los cuales te servirán para completar formularios de forma más precisa, como el pago del IVA o del Impuesto sobre la Renta.

Flexibilidad

Cada empresa desarrolla su propio plan contable que se ajusta a las necesidades de la misma. Por este motivo, es de suma importancia que el programa se pueda adaptar a cada una de tus operaciones.

Además, esto significa que el software contable será capaz de crecer junto con la empresa o con la expansión de las operaciones para evitar su obsolescencia y, por ende, no incurrir nuevamente en un gasto.

Capacidad de almacenamiento

Indaga sobre la cabida que puede soportar el software y si es capaz de almacenar gran cantidad de información dependiendo de lo que necesiten tus operaciones; de nada sirve adquirir un programa que no será capaz de guardar todos los datos que se generan.

Seguridad

Una de las particularidades más llamativas que puede tener un software contable es la capacidad de mantener a salvo la información contable, ya que posibilita el uso de claves de acceso para obtener ciertos datos o simplemente ofrece la facilidad de restringir la vista de ellos mediante permisos para cada usuario que maneje el sistema.

En toda empresa existe información confidencial que no todos tienen derecho a ver, y controlar esta situación ayuda a evitar la divulgación de cifras que perjudiquen al negocio.

Unificación

En el caso de las PyMEs, contar con toda la información en una misma base de datos es esencial porque muchas veces los dueños de estas no poseen todo el conocimiento contable necesario y esta característica ayuda sustancialmente a mantener enlazado cada detalle de sus operaciones.

Muchos softwares ofrecen sistemas por separado de cada función que conforma la empresa; poder integrar cada uno de ellos —como el inventario, remuneraciones, facturación, contabilidad o cualquier otro— hará mucho más fácil la optimización de procesos.

Portabilidad

A la hora de tomar en cuenta qué software contable utilizar, es fundamental conocer la dependencia que este posee en relación a una plataforma.

En otras palabras, se debe buscar un programa que tenga la facilidad de adaptarse a diferentes tipos de plataformas con el fin de que la información no se extravíe o esté disponible en un solo equipo.

Este tipo de softwares son conocidos como programas online o en la nube, pues almacenan toda la información en línea y permiten visualizarla —a usuarios establecidos con contraseñas— por medio de acceso a Internet en cualquier equipo.

Tipos de software contables

Existe una gran variedad de este tipo de programas contables que se van adaptando a las necesidades de cada empresa. A continuación, te mostraremos algunos de ellos:

Hoja de cálculo o Excel

Este tipo de programa —generalmente gratuito y totalmente básico— es usado en su mayoría por empresas con una baja afluencia de operaciones

Consiste en una plantilla a la que se ingresan datos manuales, como compras, ventas, nómina, inventarios, pero que no es capaz de integrarlos entre sí ni ofrece conocimientos contables que puedan evitar incurrir en errores. Además, los registros pueden registrarse incorrectamente y, por ende, no proporciona precisión en la información financiera.

Software de contabilidad personalizado

En algunos casos, las empresas poseen su propio departamento de informática y optan por la creación de su propio programa que se desarrolla en concordancia con necesidades específicas que por una u otra razón no se han podido adaptar a otro software predeterminado.

El desarrollo de estos sistemas representa un alto costo para la entidad, requieren de un soporte especializado para su manejo y, en consecuencia, carecen de flexibilidad para su comercialización o para su uso en otra empresa.

Software contable comercial

Este tipo de software contable es muy común y genérico, el cual ha sido configurado para adaptarse a un sinfín de necesidades contables generalizadas que pueda tener una empresa.

Debe ser instalado en una computadora y no permite trabajar en otro equipo diferente a esta. Es decir, la información contable queda reducida en un solo lugar y con limitaciones para su acceso y traslado.

Software de planificación empresarial

El software perteneciente a este grupo —conocido también como ERP— es capaz de integrar toda la información en un solo programa, enlazando los datos de cada departamento de la empresa para su gestión, incluyendo producción, distribución, administración, contabilidad y una gran cantidad de factores.

Generalmente, se utiliza en empresas de gran tamaño, ya que poseen una mayor complejidad operativa. Sin embargo, conlleva uso de tiempo y recursos para que pueda ser instalado correctamente.

Softwares gratuitos

Permiten que pequeñas empresas —normalmente manejadas por sus propios dueños— accedan a las diversas operaciones contables que ofrece un programa de contabilidad, pero de manera limitada.

Para poder usar funciones más específicas es necesario pagar por las mismas. No obstante, si estás empezando y necesitas únicamente lo básico, puede ser de utilidad hasta que tengas la capacidad de adquirir un software con mayor alcance.

Software contable online

Como se ha mencionado anteriormente, el software contable en línea o en la nube ofrece la posibilidad de que la información financiera se almacene en una plataforma o base de datos disponible en cualquier sitio con acceso a internet; esta clase de software es desarrollado en páginas web, lo que no hace necesaria su instalación en el equipo.

Igualmente, están disponibles en las llamadas apps móviles, las que son una extensión de la página principal y facilitan su manejo desde dispositivos de bolsillo, como el teléfono móvil o la tablet.

Al contrario del software de planificación empresarial, está dirigido principalmente a las PyMEs, lo que significa que su complejidad no es tan amplia.

Este tipo de programas evita —de cierta manera— la dependencia de un solo equipo y el extravío de datos que pueden ser esenciales para una empresa. Incluso, genera copias de seguridad regularmente para que las posibilidades de pérdida de información sean casi nulas.

Asimismo, posibilita la actualización inmediata de cada operación realizada para que los usuarios que lo manejan conozcan en tiempo real lo que se ha modificado, agregado o sustraído del sistema.

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8 ventajas de un software contable que aprecian los contadores

Hasta este momento, hemos hablado mucho sobre los software contables y mencionado, ya sea directa o indirectamente, algunas ventajas que puede aportarte.

Sin embargo, es importante recalcar que beneficios tiene un software contable para un contador.

Si quieres descubrir al menos 8 de ellos, ¡sigue leyendo!

1. Trabajo remoto

El contador está sometido a un gran nivel de estrés y presión, sobre todo en periodos como el pago del IVA o de las remuneraciones al cierre de mes. De hecho, en algunas ocasiones es imposible irse a tiempo de la oficina.

Afortunadamente, con un software de contabilidad online -que esté integrado con el SII- puedes continuar con tus deberes en el momento y lugar que quieras, permitiéndote llegar a tiempo a tu hogar para tomar un descanso, compartir con los tuyos y terminar lo que dejaste pendiente.

2. Ingresos extra

Todos quisiéramos sueldos de gerente o ganarnos la lotería para hacer esa soñada ampliación en casa, salir de las deudas o, simplemente, para llevar un mejor nivel de vida. Pero no es necesario un golpe de suerte para aumentar tus ingresos.

Una de las ventajas de un software contable online es que puedes trabajar para empresas o personas naturales en tus tiempos libres, lo cual te permitirá obtener ingresos extra desde la tranquilidad de tu hogar, siendo el dueño de tus tiempos y sin presiones externas.

Es más, hay muchos contadores/as que —apoyándose en un software de contabilidad online— se dedican solo a trabajar de manera independiente, seleccionando a sus clientes y administrando sus propios tiempos. Suena bien, ¿no?

3. Resguardo de la información

Junto con el tiempo, el otro gran tesoro de todo contador es la información de sus clientes. Un computador puede fallar, un archivo de Excel puede perderse e incluso ese disco duro en donde respaldas todo podría dañarse. En ese caso, ¿Qué pasaría con la información de tus clientes?

Para no tener que pensar en esas posibilidades, lo mejor es tomar los resguardos ante tales escenarios trabajando con un software contable online.

Al alojar la información en data centers, prácticamente no existe riesgo de que se pierda o dañe. De esta forma, además de acceder a ella en el momento que quieras, tendrás la tranquilidad de saber que se encuentra totalmente protegida.

4. Mayor orden

Una de las grandes ventajas de un sistema contable es que puedes manejar un gran volumen de información sin necesidad de crear decenas de carpetas y hojas de cálculo, como sí ocurre al trabajar solo con Excel. Estas plataformas permiten acceder —de manera mucho más rápida y ordenada— a datos y archivos específicos, buscándolos por fecha o nombre de empresa.

5. Ahorro de tiempo

Gracias a funcionalidades como actualización de cifras e integración de módulos, entre otras, al trabajar con un sistema contable online podrás realizar tus labores en mucho menos tiempo del que usarías si solo te apoyaras en archivos de Excel.

Muchos de los procesos realizados en las plataformas contables son recordados por estas, ahorrándote tiempo en completar campos y, también, evitando posibles errores en la digitación.

6. Parámetros actualizados

El valor de la UF, UTM, divisas y todas las cifras que sufren modificaciones periódicas son actualizadas automáticamente en un software contable online, asegurándote de contar con información fidedigna en todo momento.

7. Soporte técnico

Ya en otras ocasiones hemos hablado de la importancia del soporte técnico en un software de contabilidad. A diferencia del SII, las plataformas especializadas ponen a disposición de sus clientes un equipo de profesionales capaz de resolver las dudas y problemas que puedan surgir al utilizarlas. Además, las actualizaciones del sistema se realizan sin costo para sus clientes.

8. Administración de las empresas que quieras

Otra de las grandes ventajas de estas plataformas es que no hay límite en cuanto a la cantidad de empresas que ingreses sin importar que sean 10, 20 o cuantos clientes quieras: toda la información es segmentada en cuentas para cada uno de ellos. Adicionalmente, gracias a su función multiusuarios puedes asignar roles a terceros para que ingresen sin que accedan a tu información privada.

Hacer que tu trabajo sea más ligero y eficaz es tan simple como apoyarte en un sistema contable online. Si ya lo haces, te invitamos a contarnos tu experiencia para que así muchos otros contadores/as sepan de primera fuente qué tan bueno es contar con una plataforma especializada. 

Para finalizar, si deseas conocer más a fondo cómo funcionan los softwares contables y cuál es el ideal para tu trabajo, ya sea como contador independiente o para aconsejar a tus clientes sobre la adquisición de alguno, te invitamos a conocer cómo los sistemas Nubox te ayudan con tu gestión contable, el cual te proporcionará información más detallada a la hora de escoger la herramienta más adecuada para tu negocio.