5 tipos de software de contabilidad en Chile

Llevar una contabilidad ordenada es fundamental para mantener una buena salud financiera, y esto aplica para cualquier negocio, sin importar su tamaño.

Solo así podremos contar con un registro detallado de todo movimiento financiero, clave a la hora de evaluar cómo se está comportando nuestra empresa y así tomar decisiones con datos claros.

Pero, ¿Cómo saber cuál es el más adecuado para determinada compañía? A continuación, revisaremos los principales sistemas contables en Chile, y te diremos sus ventajas y desventajas.

Hoja de cálculo (Excel)

Sin duda, se trata de uno de los sistemas contables en Chile que más se utilizan, sobre todo por las micro y pequeñas empresas.

Pese a que sus funcionalidades son limitadas, permite llevar un registro ordenado de los gastos y movimientos financieros. Permite crear listas de cálculos, ventas, ingresos, egresos u otros datos comerciales relevantes.

Se utiliza mayormente para calcular y organizar el pago de sueldos, aunque entre éste y un software de remuneraciones online existen muchas diferencias.

De los software de contabilidad en Chile, Excel es la solución más conocida y popular gracias a la gratuidad y a su facilidad de uso.

Además, no exige actualizaciones y puedes trabajar los archivos en cualquier computador que tenga el programa instalado. Y para ser sinceros, a estas alturas prácticamente no existe equipo que no cuente con Excel.

¿Las desventajas? Puesto que no es un sistema que trabaje integrando datos y actualizándolos en tiempo real, es necesario ingresarlos manualmente, y verificar que estén al día cifras como el valor de la UF, entre otras.

Además, al manejar mayores volúmenes de información resultara poco conveniente llevar en Excel la contabilidad. Se trata de un software limitado a los cálculos, dejando fuera todo el resto de los procesos contables, como la emisión de facturas electrónicas, formularios, envíos de libros, centralizaciones,  pago de remuneraciones, etc.

ERP

Son sistemas de planificación de recursos empresariales, y la sigla ERP corresponde a su nombre en inglés: enterprise resource planning. Estos software son ideales para manejar y administrar diversas operaciones de producción y distribución dentro de una compañía.

Son capaces de manejar múltiples tareas a la vez, entre las cuales se encuentra la contabilidad (además de logística, inventarios, facturas y un sinfín de etcéteras que facilitan el trabajo y administración de la organización).

Por su capacidad, son ideales para grandes organizaciones, en donde existen muchas áreas y una gran cantidad de procesos.

Existe un mundo de diferencia entre un módulo contable de un ERP y sistemas online específicos, pues estos últimos están creados pensando en clientes más pequeños (Pymes) y con herramientas dedicadas, creadas para tareas determinadas.

Además, es innegable que habrá una curva de aprendizaje al implementar este tipo de plataformas, un proceso que podría tardar semanas, incluso meses.

De hecho, la instalación de un ERP dentro de una empresa requiere de considerables tiempos de instalación y, en ocasiones, precisa de consultoría, la que puede extenderse por un largo período.

Por ello, las empresas que los adoptan se preparan con antelación, destinando recursos, tiempo y personal -incluso áreas- especialmente para que la instalación del ERP sea exitosa.

A lo anterior, debemos agregar que actualizar las versiones del software y todo el equipamiento necesario para que éste funcione de acuerdo a las necesidades de la empresa también será un costo adicional, el cual se debe considerar a la hora de la implementación.

Software de contabilidad online

Este tipo de soluciones contables son muy específicas en sus labores. Si bien no son capaces de abarcar tantas áreas ni desarrollar tantas funciones como los ERP, son ideales para las pequeñas y medianas empresas gracias a la forma en que están desarrolladas y pensadas con características tales como:

• Acceso en todo momento. Solo necesitas de un computador con acceso a Internet y listo.

• Rápido inicio: Puesto que se trata de plataformas que no requieren instalación, puedes comenzar a trabajar inmediatamente después de haberla contratado. Con un software contable online solo necesitas una breve capacitación y estarás listo para trabajar en él, sin necesidad de consultorías ni largos períodos de implementación. 

• Registros e información en línea: Al manejar la data de manera online, puedes trabajar en ella y actualizarla en todo momento, compartiéndola con los usuarios a quienes des acceso.

• Optimización de recursos: Gracias a que no necesitas instalarlo en determinados equipos ni mucho menos una consultoría, el costo de este tipo de software se limita solamente la contratación.

• Son fáciles de utilizar y diseñados de manera intuitiva.

Las ventajas de utilizar este tipo de plataformas contables son variadas. Puesto que han sido pensadas y creadas pensando en las pequeñas y medianas empresas, apuntan a solucionar problemas y usos del cotidiano de este sector.

Además, en algunos casos puedes integrarlos con otros módulos específicos (para pago de remuneraciones o emitir facturas), es decir, puedes trasladar información de uno a otro, ahorrando tiempo, facilitando las tareas, permitiéndote tomar decisiones de manera informada y disminuyendo el riesgo de errores al traspasar la data.