¿Cómo hacer un balance general? ¡Paso a paso!

Un balance general es un informe detallado del estado financiero de una empresa, en un lapso de tiempo determinado (usualmente un año). Se compone de un resumen de todo lo que posee la empresa y lo que le adeudan (activos), lo que debe (pasivos) y lo que realmente le pertenece a los accionistas (patrimonio). Pero, ¿Cómo hacer un balance general?  Pon atención a lo siguiente.

¿Qué es un balance general?

Un balance general se presenta en un documento contable en el que se exponen cada uno de los componentes en mención, y se realiza un análisis de los resultados.

Su elaboración le corresponde a un profesional de la contabilidad, pues son los que saben a la perfección cómo hacer un balance general.

Sin embargo, como dueño de una PYME o contador en formación, debes aprender a hacerlo. ¡Sigue leyendo!

Objetivos del balance general

Antes de aprender cómo hacer un balance general, es importante que conozcas los propósitos de su realización en la contabilidad financiera.

Además de preparase para conocer la situación financiera de la empresa en un periodo de tiempo determinado, se busca información que se constituya en una guía para la toma de decisiones financieras inteligentes. Por ejemplo:

• Naturaleza y valor de los activos.

• Naturaleza y alcance de las obligaciones.

• Capacidad de capital.

• Solvencia del negocio.

• Excedentes o insuficiencias de fondos en efectivo, bancos o inversiones.

• Excedentes o insuficiencias en flujo de caja.

• Sobrantes o faltantes en inventarios.

• Montos de las ventas a crédito.

• Efectividad de los procesos de cobranza.

• Nivel de las deudas contraídas.

Toda esta información se convierte en una base para la toma de decisiones estratégicas que den luces en torno al crecimiento del negocio y a mantener su estabilidad.

Por lo tanto, el balance general debe ser lo más acertado posible y tomar como fuente todos los registros financieros del periodo a evaluar.

¿Cómo hacer un balance general paso a paso?

A continuación, te presentamos un paso a paso de un balance general

1. Compila y registra los activos corrientes

Recopila y registra los montos correspondientes a los activos circulantes o corrientes, que son todos aquellos susceptibles de convertirse en dinero en efectivo durante un período normal de operaciones del negocio. A saber:

• Caja:

  Dinero en efectivo y cheques al día no consignados.

• Cuentas Bancarias

  Dinero almacenado en las cuentas corrientes de la empresa.

• Cuentas por cobrar

  Monto por recaudar de las ventas a crédito, letras de cambio, préstamos concedidos a empleados, socios o cualquier otro tercero.

• Inventarios

  Un resumen completo de las cantidades y valores de materias primas en bodega, productos en proceso, productos terminados y/o mercancías disponibles para la venta.

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2. Compila y registra los activos fijos

Los activos fijos son aquellos que no presentan un flujo o cambios constantes. Por ejemplo:

• Maquinaria y equipos.

• Vehículos y equipo de transporte.

• Mobiliario de oficina.

• Equipo de cómputo.

• Inmuebles.

• Terrenos.

El valor de cada uno de estos activos se determina por el valor comercial o de venta a la fecha de realizar el balance general. Sin embargo, cuando se trata de bienes adquiridos recientemente, se utiliza el valor de compra. En todo caso, hay que tener en cuenta que los activos fijos se deprecian a diario por el desgaste de su vida útil.

3. Registra los otros activos

A esta categoría pertenecen todos los activos que no se pueden clasificar como corrientes o fijos. Por ejemplo, los gastos pagados por anticipado y las patentes.

4. Suma los tres tipos de activos

Una vez individualizados y totalizados los activos circulantes, los fijos y los "otros", tienes que sumar sus montos para obtener el total de activos con que cuenta la compañía.

5. Registra los pasivos corrientes

Por pasivos corrientes se entienden las obligaciones y deudas que la empresa tiene que cubrir en un plazo inferior a un año. Entre estas, cabe destacar:

• Obligaciones bancarias

  Créditos y préstamos de cualquier índole inferiores a un año.

• Obligaciones con proveedores

  Facturas que le debes a los proveedores o cuya fecha de pago se aproxima.

• Anticipos de clientes:

  Todo abono realizado por algún cliente para la ejecución de un contrato sin ejecutar o terminar.

• Sobregiros:

  El monto de los sobregiros vigentes en la fecha de realización del informe.

• Cuentas por pagar a acreedores

  Las deudas con personas, jurídicas o naturales, diferentes a las entidades bancarias.

• Impuestos por pagar

  Todas las obligaciones tributarias que se adeudan a la fecha de realizar el balance, o que hay que pagar en un plazo de tiempo inferior a un mes.

• Prestaciones y cesantías consolidadas:

  Hace referencia a la suma del valor de las cesantías y demás prestaciones sociales que la empresa le adeuda a sus empleados, sin importar la modalidad de contrato bajo la que laboren.

6. Registra los pasivos fijos

Estos corresponden a deudas y obligaciones cuya exigibilidad es mayor a un año, como son:

• Créditos bancarios:

  Cuando son a mediano y largo plazo.

• Deudas con comercializadoras de vehículos o maquinaria:

  Las obligaciones con concesionarios y vendedores a crédito de máquinas y otros equipos necesarios para la operación empresarial.

• Documentos por pagar:

  Letras y demás obligaciones a pagar en el mediano y largo plazo.

7. Registra los otros pasivos

Corresponden a los que no se pueden clasificar como corrientes ni como fijos. Por ejemplo, el arrendamiento recibido por anticipado.

8. Suma los tres tipos de pasivos

Una vez individualizados y totalizados los pasivos fijos, los corrientes y los otros, tienes que sumarlos para obtener el valor total de este punto.

9. Registra el Patrimonio

El patrimonio corresponde a lo que le pertenece al empresario o accionistas al momento de realizar el balance y se compone de:

• Capital:

  La inversión inicial hecho por los distintos accionistas para poner en marcha la empresa o algún plan operacional.

• Utilidades Retenidas:

  Las ganancias que los accionistas han reinvertido en la empresa.

• Utilidades del período anterior:

  Ganancias de la empresa en el período inmediatamente anterior.

• Reserva legal:

  Hace referencia a las utilidades que por ley deben reservarse.

Todos los valores utilizados en este punto deben coincidir exactamente con los registrados en los informes al respecto.

10. Calcula los recursos de los que la empresa puede disponer para soportar los activos.

Una vez totalizado el capital, súmalo con el total de pasivos. El resultado corresponde a los medios o recursos de los que la empresa puede disponer para soportar los activos.

11. Aplica la Ecuación de Balance

Recuerda que esta fórmula dice que:

• Activo = Pasivo + Capital (o Patrimonio, o Fondos propios).

• Activo - Pasivo = Patrimonio

La suma del valor total de los Activos debe ser igual a la suma de valor total de los Pasivos más el valor total del Patrimonio. Esto garantiza un balance y estado financiero equilibrado.

En caso de que el Pasivo supere a los Activos, el valor de la partida de capitalización sería negativo, lo que significa que la salud financiera de la empresa anda mal. De hecho, si la diferencia es considerable, podrías estar frente a una quiebra.

12. Presentación del informe

La presentación del informe financiero queda a tu criterio, aunque es recomendable que complementes con gráficos y estadísticas, así como con cuadros comparativos que confronten el balance actual con los de años anteriores.

Algo que no puedes olvidar -en cuanto a la estructura de los datos- es la norma de ubicación: en la columna izquierda colocas los activos, ordenados en función de su liquidez; en la siguiente a la derecha, los pasivos, organizados en función de su exigibilidad; y en una tercera, el patrimonio, desglosado en sus diferentes componentes. Esto, con el fin de facilitar las comparaciones y la lectura de la información.

Ya sabes cómo hacer un balance general. A pesar de esto, los buenos contadores le dan valor a este informe con un análisis detenido de los resultados, que identifique fortalezas y debilidades, pero que también sea capaz de sugerir acciones a emprender para corregir las fallas.

El balance general es un informe financiero de vital importancia. Por eso, no está de más que en su realización te apoyes en las nuevas tecnologías, especialmente en los software contables online.

Además de que te garantizan acceso a toda la información que necesitas, sistematizada y completamente actualizada, agiliza los cálculos y les suma precisión. Incluso, algunos te ayudan a realizar gráficos y proyecciones que le darían valor a tu trabajo. No se trata de que el programa te remplace, se trata de que simplifique tus tareas y optimices tu rendimiento.

¿Cómo puede emitirse el balance general desde un software contable?

Como ya sabes, el balance general es un informe financiero de vital importancia, por lo cual no está demás que en su realización te apoyes en las nuevas tecnologías, especialmente en los software contables online.

Estos sistemas son soluciones integrales que garantizan acceso a toda la información requerida, sistematizada y completamente actualizada que agilizan los cálculos y les suman precisión. Incluso, algunos ayudan a realizar gráficos y proyecciones, agregando valor a tu trabajo.

Por supuesto, no se trata de que un programa de este tipo te remplace, sino de que simplifique tus tareas y optimice tu rendimiento: al registrar todos los hechos contables de inmediato, la herramienta cuenta con todos los datos necesarios para hacer un balance en tiempo real, como créditos, débitos, saldos, inventario y otros valores.

Para que comprendas mejor cómo ayuda un software a generar balances generales de forma efectiva, en las próximas líneas te explicaremos los sencillos pasos que debes seguir para hacerlo en el software de contabilidad de Nubox:

1. Selecciona la opción Balance General

Un buen software contará con una sección de libros y estados de resultados en el menú desplegable. Accede a esta opción y selecciona Balance General.

También, en la sección de libros y EERR podrás visualizar y generar el Balance de Comprobación y el Balance Clasificado, si así lo deseas.

2. Señala las fechas

Luego de seleccionar la opción de Balance General, el programa te permitirá especificar a qué fecha debe corresponder el mismo.

Por ejemplo, como colocamos en un ejemplo gráfico líneas atrás, puedes efectuar un balance del ejercicio desde enero a octubre del año pasado. Asimismo, tendrás la posibilidad de hacerlo de meses más recientes, como los del año en curso.

Al señalar las fechas, no tendrás que esperar más, pues el estado de resultados estará listo de inmediato: recuerda que todos los datos y valores ya estarán registrados en el sistema, por lo cual este no necesitará empezar desde cero a recolectar la información requerida para el balance.

3. Revisa el reporte

Por último, haz clic en la opción de “ver reporte” para que el sistema te lo muestre de manera gráfica y completa.

Otra gran ventaja de estas soluciones es que una vez generados los balances, te permiten exportarlos y descargarlos rápidamente para que la demanda de estos de resultados no represente mayores problemas y complejidades.

Beneficios de emitir el balance general mediante un software

Si has leído hasta aquí, ya sabes que es una muy buena idea incorporar un software contable para emitir el balance general y otros estados de resultados.

¿Cuáles beneficios obtendrás si empleas un sistema de este tipo para emitir tus reportes? ¡Veamos ahora mismo!

Agilización

Hacer un balance general de manera tradicional —recolectando valores y datos de forma manual desde Excel y otros programas básicos— representa horas de trabajo y grandes esfuerzos.

En cambio, gracias a la implementación de un software es una labor que podrás hacer en cuestión de segundos y con tan solo unos clics.

La centralización de la información brindada por el sistema para generar el reporte en tiempo real te permitirá optimizar las horas de trabajo y, por consiguiente, dedicar mayor atención a acciones que agreguen valor a tus labores, relacionadas con la planificación estratégica y el análisis.

Efectividad

Reducir el trabajo manual también significa disminuir los errores y las imprecisiones, los cuales están a la orden del día cuando se elaboran balances generales de forma tradicional, importando los valores y datos desde diferentes lugares y programas.

Con la implementación de un software de contabilidad, la prevención de errores empieza en el mismo momento que se registra la información, ya que dentro del sistema se encuentra un amplio conjunto de datos precisos —y fieles a la realidad— que luego podrás utilizar para hacer balances y reportes efectivos, libres de errores.

Además de contribuir con la estabilidad interna, emitir balances precisos permite ahorrarse problemas con el Servicio de Impuestos Internos (SII) y las autoridades en general, pues no se cometen faltas penalizadas en el Código Tributario, asociadas con la omisión de información o el suministro de datos incorrectos.

Mediante el uso de un software contable tendrás la garantía de que todos los datos que compartas con las autoridades serán correctos y de que no cometerás fallas al hacer declaraciones mensuales o declaraciones juradas anuales.

Rápida interpretación y toma de acción

El balance general es un documento valioso para la toma de decisiones y la gestión financiera de toda empresa que al ser elaborado de forma automatizada con ayuda de un software permitirá no solo su obtención inmediata, sino además la garantía de que todos los datos y valores que contempla son correctos, lo cual contribuye con una rápida interpretación de la información financiera y la toma de acción dentro de las empresas y los departamentos de contabilidad.

Por último, es importante mencionar que los mejores sistemas de contabilidad son capaces de integrarse con software de mercado de facturación electrónica y remuneraciones.

Gracias a esto podrás optimizar de forma general el funcionamiento, dando un importante paso hacia la modernización y la transformación digital.

Poner en práctica todo lo que hemos mencionado y apoyarte en la tecnología te permitirá generar precisos e infalibles balances generales, los cuales funcionarán como una guía de la realidad financiera para una mejor toma de decisiones.

¡Muy bien! Ahora conoces qué es un balance general, cuáles son sus objetivos y de qué manera puedes emitirlo al utilizar un software contable.

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