¿Cuáles son las cuentas del activo?

Las cuentas del activo reflejan los bienes y derechos tangibles e intangibles que posee un ente económico en particular, y que de por sí constituyen una fuente potencial de beneficios presentes o futuros.  

Pero, ¿Qué cuentas lo componen y cómo se clasifican? Aquí te contamos qué cuentas integran el activo para que lo tengas muy presente al momento de desarrollar tu contabilidad financiera,

¿Cuáles son las principales cuentas del activo?

Generalmente, las cuentas del activo se distribuyen entre el activo circulante, el activo fijo y otros activos, permitiendo así una perfecta sistematización que facilita la elaboración de estados contables. A continuación, realizaremos las definiciones de cada una de ellas. ¡Sigue leyendo!

1. Cuentas del activo circulante o activo corriente

El activo circulante o cuenta de activo corriente hace referencia a los bienes y derechos líquidos de una empresa, es decir, el efectivo y otros recursos que se pueden emplear, vender o consumir en cualquier momento durante el corto plazo, generalmente entendido como el ciclo normal de operaciones de la empresa. 

Entre las cuentas que integran el activo que constituyen el activo corriente, las más comunes son: 

1.1 Caja

Registra el dinero en efectivo o cheques -tanto en moneda nacional como extranjera- con que dispone la empresa. Se puede dividir en “Caja general”, “Caja menor” y “Moneda extranjera”. 

1.2 Bancos

Relaciona el valor del dinero y depósitos con que cuenta la empresa en bancos nacionales y extranjeros. 

1.3 Deudores

Hace referencia a las deudas a cargo de terceros y a favor de la empresa, incluidas las comerciales y no comerciales. Por lo tanto, son parte de este grupo las subcuentas: clientes, cuentas corrientes comerciales, cuentas por cobrar, promesas de compraventa y demás que representen recursos líquidos en el corto plazo.

1.4 Cuentas de existencias

Este grupo comprende todas las cuentas que reflejan los bienes que la empresa necesita para ejecutar su actividad, incluidos los productos resultantes de la misma. Por lo tanto, hacen parte de las existencias materias primas, productos semiterminados y terminados, y demás aprovisionamientos implicados y consumidos durante los procesos productivos. 

1.5 Valores negociables

Cuando están destinados para su conversión a efectivo dentro del ciclo de operaciones del ente económico. 

1.6 Inversiones

Engloba las cuentas que reflejan las inversiones en acciones, cuotas títulos valores, papeles comerciales y demás documentos negociables propiedad del ente económico. A veces se genera polémica si la cuentas de acciones son activos y, efectivamente, lo son. Ellas entra en esta categoría de circulante o no circulante, dependiendo del uso que se le de con fines de inversión en el mercado de capitales. 

Estos son los grupos de cuentas que integran el activo circulante. Pero, en general, son parte de esta categoría todas las cuentas cuya realización se espera en un periodo inferior a un año o al ciclo normal de operaciones de la empresa y juegan un papel importante en el cómo hacer un balance general. 

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2. Cuentas del activo fijo o activo no corriente 

Los activos fijos o cuentas de activo no corriente hacen referencia a los bienes de un ente económico, ya sean tangibles o intangibles, que no pueden convertirse en líquidos en el corto plazo y que, por ser necesarios para el funcionamiento de la empresa, no pueden destinarse a la venta. Por lo general, se clasifican en: 

• Tangible:

  Bienes concretos, como los terrenos, edificios y la maquinaria y equipos.

• Intangibles: 

  Elementos que no pueden ser tocados, pero representan un bien. Por ejemplo, los derechos de patente, las marcas o los derechos de autor.

En ese sentido, las cuentas más representativas del activo fijo en contabilidad son: 

• Terrenos: 

  Todos los predios propiedad de la empresa, ya sea en sector urbano o rural. 

• Construcciones:

  Registra los inmuebles que son propiedad de la organización, como edificios, bodegas y locales comerciales.

• Maquinaria:

  Engloba las máquinas y herramientas necesarias para el desarrollo de las operaciones diarias de la empresa.

• Mobiliario: 

  Hace alusión a las estanterías, mesas, sillas, escritorios y demás muebles propiedad del ente económico.

• Equipos:

  En esta categoría se incluyen los ordenadores, impresoras y demás aparatos propiedad del ente económico, como teléfonos móviles y equipos propios de la actividad que desarrolla (por ejemplo, una máquina de Rayos X, en el caso de un consultorio médico).

• Elementos de transporte:

  Esta cuenta reúne los medios de transporte que le pertenecen a la empresa, como automóviles, camiones, barcos, etc.

• Inversiones:

  Generalmente, las inversiones se clasifican en activos circulantes porque se pueden convertir en efectivo en cualquier momento. Pero existe el caso de las acciones y/o cuotas partes, adquiridas por el ente económico con la intención de mantenerlas por tiempo indefinido, convirtiéndolas en activos fijos. 

Vale la pena hacer la salvedad de que los negocios que se encargan de la comercialización de este tipo de bienes, como las inmobiliarias o las comercializadoras de equipos, deben registrarlos en sus activos circulantes pues los harán líquidos en el corto plazo. 

Adicionalmente -y teniendo en cuenta que dentro de los activos fijos también se registran los bienes intangibles- debes pensar en las cuentas que albergan marcas registradas, patentes, derechos de autor y licencias y permisos. 

Otros activos en contabilidad

En esta categoría se registran aquellos bienes que no pueden ser clasificados claramente en los grupos anteriores, para los cuales no se mantiene una cuenta individual.

Entre las cuentas más importantes dentro de esta categoría, se encuentran los siguientes grupos: 

Bienes de arte y cultura

Hacen parte de este grupo las cuentas que registran el costo de las adquisiciones efectuadas por la empresa en obras de arte, artesanías y libros. 

Diversos

Registra, principalmente, el costo de todos los activos no determinados en las cuentas anteriores. Las subcuentas que lo componen, generalmente, son: los bienes entregados en comodato, los bienes recibidos en pago, los derechos de sucesión, los ajustes por inflación y las provisiones.

Estas son todas las cuentas del activo más utilizadas por la mayoría de las empresas del país. Pero ten presente que pueden variar o ampliarse según las características específicas de la contabilidad del negocio. Lo importante es que tengas claros los conceptos de “fijo”, “circulante” y “otros” para que puedas categorizar correctamente cualquier cuenta nueva que se te presente. 

¿Por qué es importante seguir y registrar las cuentas del activo?

Está claro que seguir las cuentas del activo es parte fundamental del control operacional, transaccional y financiero: resulta esencial no omitir esta labor si se quiere llevar una contabilidad ordenada.

Igualmente, este proceso es clave para dos aspectos esenciales en la gestión, la planificación y prevención financiera, ya que también tienen incidencia contable. Para ser más específicos, nos referimos a:

Evaluación del deterioro de activos

Tal como lo establecen la NIC 36 y las buenas prácticas de contabilidad, es importante seguir de cerca el deterioro del activo, es decir, las mermas en los importes de los bienes de un ente económico.

Según los criterios de esta norma internacional, un activo está deteriorado cuando se encuentra contabilizado por encima de su importe recuperable. Igualmente en México, las NIF también establecen que el deterioro es cuando el valor en libros de un activo excede su valor de recuperación.

Además, existen diferentes criterios y situaciones que alertan sobre posibles problemas con los activos, como:

• Reducción de activo con el paso del tiempo a niveles más allá de lo esperado.

• Incrementos de tasas de interés del mercado que afecten la tasa de descuento utilizada para calcular el valor en uso o el presente del bien.

• Superioridad de valor de los libros de activos netos con respecto a la capitalización bursátil.

• Cambios desfavorables en los que se utiliza o espera ser usado el bien.

• Reportes internos con proyecciones negativas en cuanto al valor del bien o activo.

• Inminentes cambios legales, tecnológicos o de mercado que pueden incidir en el valor del activo.

Cuando se identifica el deterioro de activos —de acuerdo a recomendaciones de las NIIF— es necesario estimar el importe recuperable y reconocer en la contabilidad esta pérdida, pues solo así podrás mantener un registro de capital preciso y transparente.

Evaluación y seguimiento del patrimonio neto

De acuerdo a las NIIF, el patrimonio es “la participación residual en los activos de una entidad, una vez deducidos todos sus pasivos”.

Como ya sabes, los activos son todos aquellos bienes y derechos que se poseen y que representan un beneficio o recurso económico, mientras que los pasivos son obligaciones presentes de un ente que le demandan desprenderse de recursos y hacer desembolsos de capital.

Por esa razón, para evaluarlo es esencial registrar las cuentas de los diferentes activos y conocer la realidad de los mismos: para las empresas, tener una referencia cierta y precisa del patrimonio es fundamental para la toma de decisiones.

Por ejemplo, permite identificar cuándo es necesario impulsar una política de reducción de gastos. También, ayuda a invertir estratégicamente, así como a medir la capacidad de endeudamiento.

Por otro lado, se trata de un indicador que hay que tener muy presente en tiempos complejos, en los cuales el flujo de caja puede experimentar dificultades.

El rol de los software contables en el registro y clasificación de cuentas de activo

En los últimos años, los procesos contables se han visto favorablemente impactados por las tecnologías de la información y la comunicación.

Anteriormente, tareas como el registro de los activos y sus cuentas demandaban una gran cantidad de tiempo y esfuerzo, pues el contador necesitaba tener a mano todas las transacciones y sus soportes físicos para ingresar valores y actualizar información.

En cambio, ahora gracias a la implementación de un software contable se puede establecer un plan de cuentas corrientes predefinido o personalizado, el cual automatice esta labor por medio de la carga masiva de documentos.

Incluso, el sistema genera de manera automática reportes como balances de 8 columnas y estados de resultados que resultan claves para la supervisión de los activos.

En concreto, incorporar a las operaciones un software de este tipo proporciona beneficios como: 

Agilidad y reducción de costos

Lógicamente, al automatizar aspectos claves en el registro y la clasificación de activos, los procesos contables se desarrollan con mayor agilidad y rapidez.

Al mismo tiempo, la automatización va de la mano con menores probabilidades de errores y omisión de información de interés.

En virtud de ello, el uso de software contables permite evitar los costos extras asociados a las fallas y la repetición de tareas.

Además, al fomentar la digitalización, se reducen costos en papeles e insumos de impresión.

Integración con factura electrónica

De manera simultánea junto a la optimización de la gestión de cuentas del activo, un software contable te permitirá empezar a emitir facturas electrónicas.

Gracias a esta integración, lograrás la modernización general de tus procesos contables y podrás centralizar los comprobantes de las operaciones que influyen en los estados financieros y en el registro de cuentas.

Protección de datos

Además de centralizar todos los datos necesarios para el registro de la cuentas del activo, un sistema de contabilidad genera copia de seguridad de los mismos y, en general, se encarga de protegerlos y resguardarlos de forma segura.

Por ese motivo, no tendrás problemas de pérdida de información que luego dificulten un correcto registro y seguimiento de los diferentes activos y movimientos. 

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