Descubre las Cuentas del Activo que potencian tus Estados Financieros

¿Cuáles son las principales cuentas del activo?

Generalmente, las cuentas del activo se distribuyen entre el activo circulante, el activo fijo y otros activos, permitiendo así una perfecta sistematización que facilita la elaboración de estados contables. A continuación, realizaremos las definiciones de cada una de ellas. ¡Sigue leyendo!

1. Cuentas del activo circulante o activo corriente

Estos tipos de activos, son conocidos como líquidos o activos circulantes, por lo que se trata de todos aquellos bienes o derechos que son susceptibles de convertirse en dinero en menos de un año. Asimismo, son bienes que representan efectivo o que habrán de ser consumidos a corto plazo.

Ejemplos de activos circulantes o corrientes

Para comprender mejor qué constituye un activo circulante, veamos algunos ejemplos.

• Efectivo: el efectivo es uno de los mejores ejemplos de activos corrientes. Es el activo más líquido, ya que se puede utilizar de inmediato para cubrir gastos o inversiones.
• Cuentas por cobrar: representan los pagos pendientes de los clientes que se espera recibir en un plazo razonable. Son activos corrientes porque se espera que se conviertan en efectivo en el corto plazo.
• Inventarios: incluyen los bienes y productos que una empresa tiene en stock y que planea vender en el corto plazo. Estos activos corrientes varían según el tipo de negocio, desde mercancías hasta productos terminados.
• Inversiones a corto plazo: cualquier inversión que tenga un vencimiento de menos de un año se considera un activo corriente. Esto incluye valores negociables, certificados de depósito a plazo y bonos.

En general, son parte de esta categoría todas las cuentas cuya realización se espera en un periodo inferior a un año o al ciclo normal de operaciones de la empresa y juegan un papel importante en cómo hacer un balance general.

2. Cuentas del activo fijo o activo no corriente 

Los activos fijos o cuentas de activo no corriente son aquellos que no se espera que se conviertan en efectivo, sino que son utilizados en el negocio, también pueden ser aquellos que se consumen en el corto plazo, generalmente en un lapso de un año.

En otras palabras, estos activos fijos se utilizan en las operaciones comerciales a largo plazo de la empresa sin importar que sean tangibles, intangibles o financieros. 

Ejemplos de activos no corrientes

• Bienes raíces: propiedades y terrenos que una empresa posee con la intención de utilizarlos a lo largo de varios años.
• Maquinaria y equipos: equipos industriales, vehículos y otros activos físicos utilizados en la producción o prestación de servicios.
• Inversiones a largo plazo: inversiones en acciones, bonos u otros instrumentos financieros con un horizonte de inversión a largo plazo.
• Intangibles: propiedades intelectuales, como patentes, marcas comerciales y derechos de autor.

Otros activos en contabilidad

Al hacer proyecciones de ventas u otro reportes, en esta categoría se registran aquellos bienes que no pueden ser clasificados claramente en los grupos anteriores, para los cuales no se mantiene una cuenta individual.

Entre las cuentas más importantes dentro de esta categoría, se encuentran los siguientes grupos: 

Bienes de arte y cultura

Hacen parte de este grupo las cuentas que registran el costo de las adquisiciones efectuadas por la empresa en obras de arte, artesanías y libros. 

Diversos

Registra, principalmente, el costo de todos los activos no determinados en las cuentas anteriores. Las subcuentas que lo componen, generalmente, son: los bienes entregados en comodato, los bienes recibidos en pago, los derechos de sucesión, los ajustes por inflación y las provisiones.

Estas son todas las cuentas del activo más utilizadas por la mayoría de las empresas del país. Pero ten presente que pueden variar o ampliarse según las características específicas de la contabilidad del negocio. Lo importante es que tengas claros los conceptos de “fijo”, “circulante” y “otros” para que puedas categorizar correctamente cualquier cuenta nueva que se te presente.

¿Cómo separar las cuentas de activo?

Separar las cuentas de activo es un aspecto fundamental en la contabilidad, ya que permite llevar un registro claro y ordenado de los recursos económicos de una empresa. En contabilidad, los activos se clasifican generalmente en dos grandes categorías: activos corrientes y activos no corrientes. A continuación, te explico cómo se separan estas cuentas y te doy un ejemplo práctico.

Activos Corrientes

Los activos corrientes son aquellos que se espera convertir en efectivo o consumir en un periodo inferior a un año. Incluyen:

1. Efectivo y Equivalentes de Efectivo: Dinero en caja y cuentas bancarias.
2. Cuentas por Cobrar: Dinero que deben los clientes por ventas a crédito.
3. Inventarios: Bienes disponibles para la venta.
4. Gastos Pagados por Anticipado: Pagos realizados por adelantado para servicios o bienes que se recibirán en el futuro cercano.

Activos No Corrientes

Los activos no corrientes son aquellos que la empresa espera usar por más de un año. Incluyen:

1. Propiedad, Planta y Equipo (PPE): Activos físicos como terrenos, edificios, maquinaria y equipos.
2. Activos Intangibles: Activos no físicos como patentes, marcas registradas y derechos de autor.
3. Inversiones a Largo Plazo: Inversiones que no se espera convertir en efectivo en el corto plazo.
4. Activos Diferidos: Gastos que se difieren y se amortizan a lo largo del tiempo.

Ejemplo Práctico

Imagina una empresa llamada "TechSolutions S.A." que se dedica a la venta de equipos de computación y ofrece servicios de mantenimiento. A continuación, veremos cómo se podrían registrar algunas de sus cuentas de activo.

Balance General 

Descripción Detallada

¿Por qué es importante seguir y registrar las cuentas del activo?

Está claro que seguir las cuentas del activo es parte fundamental del control operacional, transaccional y financiero: resulta esencial no omitir esta labor si se quiere llevar una contabilidad ordenada.

Igualmente, este proceso es clave para dos aspectos esenciales en la gestión, la planificación y prevención financiera, ya que también tienen incidencia contable. Para ser más específicos, nos referimos a:

Evaluación del deterioro de activos

Tal como lo establecen la NIC 36 y las buenas prácticas de contabilidad, es importante seguir de cerca el deterioro del activo, es decir, las mermas en los importes de los bienes de un ente económico.

Según los criterios de esta norma internacional, un activo está deteriorado cuando se encuentra contabilizado por encima de su importe recuperable. Igualmente en México, las NIF también establecen que el deterioro es cuando el valor en libros de un activo excede su valor de recuperación.

Además, existen diferentes criterios y situaciones que alertan sobre posibles problemas con los activos, como:

• Reducción de activo con el paso del tiempo a niveles más allá de lo esperado.

• Incrementos de tasas de interés del mercado que afecten la tasa de descuento utilizada para calcular el valor en uso o el presente del bien.

• Superioridad de valor de los libros de activos netos con respecto a la capitalización bursátil.

• Cambios desfavorables en los que se utiliza o espera ser usado el bien.

• Reportes internos con proyecciones negativas en cuanto al valor del bien o activo.

• Inminentes cambios legales, tecnológicos o de mercado que pueden incidir en el valor del activo.

Cuando se identifica el deterioro de activos —de acuerdo a recomendaciones de las NIIF— es necesario estimar el importe recuperable y reconocer en la contabilidad esta pérdida, pues solo así podrás mantener un registro de capital preciso y transparente.

Evaluación y seguimiento del patrimonio neto

De acuerdo a las NIIF, el patrimonio es “la participación residual en los activos de una entidad, una vez deducidos todos sus pasivos”.

Como ya sabes, los activos son todos aquellos bienes y derechos que se poseen y que representan un beneficio o recurso económico, mientras que los pasivos son obligaciones presentes de un ente que le demandan desprenderse de recursos y hacer desembolsos de capital.

Por esa razón, para evaluarlo es esencial registrar las cuentas de los diferentes activos y conocer la realidad de los mismos: para las empresas, tener una referencia cierta y precisa del patrimonio es fundamental para la toma de decisiones.

Por ejemplo, permite identificar cuándo es necesario impulsar una política de reducción de gastos. También, ayuda a invertir estratégicamente, así como a medir la capacidad de endeudamiento.

Por otro lado, se trata de un indicador que hay que tener muy presente en tiempos complejos, en los cuales el flujo de caja puede experimentar dificultades.

El rol de los software contables en el registro y clasificación de cuentas de activo

En los últimos años, los procesos contables se han visto favorablemente impactados por las tecnologías de la información y la comunicación.

Anteriormente, tareas como el registro de los activos y sus cuentas demandaban una gran cantidad de tiempo y esfuerzo, pues el contador necesitaba tener a mano todas las transacciones y sus soportes físicos para ingresar valores y actualizar información.

En cambio, ahora gracias a la implementación de un software contable se puede establecer un plan de cuentas corrientes predefinido o personalizado, el cual automatice esta labor por medio de la carga masiva de documentos.

Incluso, el sistema genera de manera automática reportes como balances de 8 columnas y estados de resultados que resultan claves para la supervisión de los activos.

En concreto, incorporar a las operaciones un software de este tipo proporciona beneficios como: 

Agilidad y reducción de costos

Lógicamente, al automatizar aspectos claves en el registro y la clasificación de activos, los procesos contables se desarrollan con mayor agilidad y rapidez.

Al mismo tiempo, la automatización va de la mano con menores probabilidades de errores y omisión de información de interés.

En virtud de ello, el uso de software contables permite evitar los costos extras asociados a las fallas y la repetición de tareas.

Además, al fomentar la digitalización, se reducen costos en papeles e insumos de impresión.

Integración con factura electrónica

De manera simultánea junto a la optimización de la gestión de cuentas del activo, un software contable te permitirá empezar a emitir facturas electrónicas.

Gracias a esta integración, lograrás la modernización general de tus procesos contables y podrás centralizar los comprobantes de las operaciones que influyen en los estados financieros y en el registro de cuentas.

Protección de datos

Además de centralizar todos los datos necesarios para el registro de la cuentas del activo, un sistema de contabilidad genera copia de seguridad de los mismos y, en general, se encarga de protegerlos y resguardarlos de forma segura.

Por ese motivo, no tendrás problemas de pérdida de información que luego dificulten un correcto registro y seguimiento de los diferentes activos y movimientos. 

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