¿Cómo hacer un estado de resultados con un sistema contable?

Qué es un estado de resultados

El estado de resultados muestra un resumen de todos los ingresos, costos y gastos que tuvo una empresa durante el período del ejercicio, que puede ser mensual, trimestral, semestral o anual.  

En forma simple: indica con base a números cómo el negocio llega a su resultado final, ya sea que haya obtenido utilidades o generado pérdidas.

Esta información es clave para evaluar la situación financiera de una empresa y definir el plan de acción y por eso, es uno de los estados financieros más comunes para los contadores.

Estado de resultados: Algo común para los contadores

Hasta hace algunos años, obtener un estado de resultados implicaba una gran cantidad de trabajo, considerando lo siguiente:

Todos los movimientos contables debían ser registrados manualmente en sus respectivas cuentas dentro del libro mayor.

Era necesario realizar sumas y cálculos "a mano", por lo que se requería mucho tiempo para llevar a cabo este reporte.

Así, el contador debía comenzar registrando las ventas totales y restando el costo de los bienes o servicios vendidos, para obtener la utilidad bruta.

Luego, deducir los costos de operación para obtener la utilidad operacional.

Finalmente, restar los gastos no operacionales, para conseguir la utilidad neta.

Dicho esto, el principal problema de este proceso manual podía producir diversos errores humanos al registrar y analizar los hechos contables.

Software contable: la nueva forma de generar estados de resultados

El escenario ha cambiado durante los últimos años, porque la tecnología se ha encargado de revolucionar ciertos aspectos del mundo contable. Esto mediante la simplificación del registro de las operaciones y  la automatización de los cálculos.

Un software contable online permite obtener fácilmente un estado de resultados, ya que bastará con ingresar todos los movimientos contables del período requerido (tarea que incluso se puede realizar de forma masiva, importando y exportando datos), definir algunos parámetros y generarlo.

Es fácil y rápido, permitiéndote que además descargues la información que estará siempre disponible en la nube para que la descargues en distintos formatos.

Cómo hacer un estado de resultados con un sistema contable

Para elaborar un estado de resultados con un sistema contable, debes seguir ciertos pasos que te permitan estructurar correctamente la información contable y financiera. 

A continuación, te explico los pasos generales que puedes seguir:

1. Define el periodo de reporte

Primero determina, según las necesidades de la empresa, el periodo para el cual vas a generar el estado de resultados (mensual, trimestral o anual).

2. Configura el plan de cuentas en el sistema contable

Asegúrate de que el sistema contable tenga configurado un plan de cuentas adecuado. El estado de resultados se enfoca en las cuentas de ingresos y gastos, así que estas deben estar claramente definidas y organizadas en el sistema. 

Las cuentas de ingreso y gasto generalmente se organizan en categorías como:

• Ingresos por ventas
• Costos de ventas
• Gastos operativos
• Otros ingresos y gastos

3. Registra las transacciones

Durante el periodo contable, registra todas las transacciones en el sistema contable. 

Esto incluye:

• Ventas y otros ingresos: registra cada ingreso en la cuenta correspondiente.
• Costos de ventas: incluye los costos asociados a la producción o adquisición de los bienes y servicios vendidos.
• Gastos operativos: incluye gastos de administración, ventas y otros operativos.

Cada entrada en el sistema debe estar clasificada en la cuenta correcta para que el sistema pueda generar un estado de resultados preciso.

4. Genera los reportes preliminares

La mayoría de los sistemas contables modernos permiten generar reportes preliminares de ingresos y gastos. 

Antes de generar el estado de resultados final, revisa estos reportes para asegurarte de que no haya errores de clasificación o entradas faltantes.

5. Ajusta las cuentas (si es necesario)

Si el sistema contable permite realizar ajustes, verifica que los ingresos y gastos estén correctamente asignados. 

Esto puede incluir:

• Ajustes por depreciación o amortización
• Correcciones de ingresos o gastos en cuentas erróneas
• Ajustes por provisiones o cuentas de difícil cobro

6. Genera el estado de resultados

Con la información correcta en el sistema contable, puedes generar un estado de resultados que, normalmente, incluye las siguientes secciones:

• Ingresos totales: suma de todos los ingresos del periodo.
• Costo de ventas: suma de los costos directos asociados a la producción o compra de bienes y servicios.
• Utilidad bruta: calculada restando el costo de ventas de los ingresos totales.
• Gastos de operación: incluye gastos de administración, de ventas y otros relacionados.
• Utilidad operativa:  calcula la utilidad operativa obtenida al restar los gastos operativos de la utilidad bruta.
• Gastos financieros.
• Utilidad antes de impuestos
• Impuestos sobre la renta
• Utilidad neta: calcula la utilidad neta como la ganancia final obtenida al restar impuestos y otros gastos no operativos de la utilidad antes de impuestos.

7. Revisa y analiza el estado de resultados

Finalmente, revisa el estado de resultados en detalle y verifica que los valores reflejen correctamente la actividad económica de la empresa en el periodo. Puedes hacer ajustes en el sistema contable si encuentras discrepancias.

8. Guarda y exporta el reporte

La mayoría de los sistemas contables te permitirán exportar el estado de resultados a formatos como PDF o Excel para facilitar su análisis y distribución a los interesados.

Al seguir estos pasos, puedes crear un estado de resultados estructurado y detallado utilizando un sistema contable, asegurando que la información sea precisa y útil para la toma de decisiones.

Otros estados financieros que se pueden generar con un software

Con un software también puedes generar reportes de todos tus libros contables, de movimientos auxiliares, de retención de honorarios, resúmenes de IVA, reportes de cuentas pendientes y otros estados financieros, como un Balance General, un Balance Clasificado o un Balance de Comprobación, entre otros.

Es decir, toda la información del negocio está disponible para ser analizada en cualquier momento y en cualquier lugar.

Ventajas de utilizar un sistema contable para elaborar un estado de resultados

Como verás, son muchos los beneficios que acarrea la contabilidad digitalizada, entre los cuales queremos destacar los siguientes: 

Análisis en tiempo real

Una de las mayores ventajas de los sistemas contables es la capacidad de proporcionar análisis en tiempo real. A diferencia de los métodos manuales, un sistema contable siempre tiene la información actualizada, lo cual es crucial para la toma de decisiones.

Reducción de errores

Como es posible registrar los movimientos en cualquier momento, existen menos errores de digitación. Además, todos los cálculos requeridos se realizan de forma automática en la plataforma.

Respaldo de información

Un software contable permite contar con un respaldo en la nube de toda la información de la empresa, por lo que nunca más se perderá ningún dato.

Estados financieros en cualquier momento

Como toda la información está disponible en línea, es mucho más sencillo el generar estos reportes financieros cuando los necesites, incluso mes a mes.

Más tiempo libre

Como el trabajo es más rápido, tendrás mayor tiempo para enfocarte en el aumento de la cartera de clientes.

Integraciones

Ciertos software de contabilidad permiten la integración con otras aplicaciones, como una de factura electrónica, remuneraciones o de gestión de clientes.

Informes personalizados

Los sistemas contables modernos también te permiten generar informes personalizados. Puedes elegir el periodo que deseas analizar, filtrar por tipos de ingresos o gastos, y crear gráficos que faciliten la visualización de la información.

Facilidad para realizar comparaciones

Con un sistema contable, puedes comparar fácilmente los estados financieros de diferentes periodos. Esto te permite evaluar el rendimiento del negocio y ajustar las estrategias según sea necesario.

¿Cómo utilizar la información del estado de resultados para mejorar tu negocio?

El estado de resultados no solo es un requisito contable, sino también una fuente invaluable de información para la toma de decisiones. 

Utiliza este reporte para analizar la rentabilidad de tus productos o servicios, identificar áreas donde puedas reducir costos o mejorar la eficiencia, y evaluar la salud financiera de tu empresa. 

La comparación de resultados de diferentes periodos puede ayudarte a identificar tendencias y hacer ajustes en tu estrategia de negocios.

Cómo verás, es preciso que la contabilidad sea manejada por manos de expertos y utilice un software de primer nivel. 

La labor de Nubox es apoyarte en todas las gestiones que necesites realizar con diversas herramientas para facilitar tu trabajo:

• Actualizaciones automáticas de acuerdo a la normativa vigente.
• Carga masiva de datos, para facilitar tu gestión.
• Posibilidad de reutilizar información de transacciones anteriores.
• Soporte con atención personalizada, para ayudarte en todo lo que necesites.
• Distintos planes a la medida de tu organización.

Si quieres automatizar tu gestión contable, no dejes de solicitar una demo aquí. 

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