Guía sobre contabilidad financiera: ¡Todas las claves aquí!

¿Qué es la contabilidad financiera?

La contabilidad financiera es un área de especialización que realiza un seguimiento de los movimientos financieros de una empresa, usando criterios estandarizados para registrar la actividad financiera, resumirla e informarla mediante reportes de estados financieros. Así consigue mostrar el balance general de una compañía y dar cuenta de los resultados obtenidos en un periodo de tiempo determinado.

Estos periodos de documentación y elaboración de informes contables, se determinan en un cronograma de trabajo que establece fechas y, normalmente, lo realizan personas ajenas a la empresa, cuyo trabajo es considerado como una auditoría externa.

La mayoría de las empresas elaboran estados financieros trimestrales y anuales que ponen a disposición —de quienes dirigen e invierten en la compañía— todos los detalles relevantes para la toma de decisiones.

¿Para qué sirve la contabilidad financiera?

El informe de contabilidad financiera de cada periodo del cronograma tiene como objetivo informar el estado financiero de la empresa a los dueños, directores y accionistas.

Si la empresa cotizase en la bolsa de valores, la información financiera debe difundirse de maneras que abarquen a un mayor público que debe ser informado sobre la situación económica de la misma.

El principal propósito de la contabilidad financiera es proporcionar la información correcta, precisa y actualizada del estado económico de una empresa para que otras personas —quizá posibles inversionistas— puedan evaluar con criterio propio el valor de la compañía y si esta es una buena o mala inversión.

Principios de la contabilidad financiera

Los Principios de la Contabilidad Financiera son fundamentales para asegurar la precisión, confiabilidad y coherencia de la información financiera. Estos principios son:

1. Precisión

Se refiere a la exactitud de los registros contables. Los datos deben ser registrados con exactitud para reflejar la verdadera situación financiera de la empresa.

2. Objetividad

Implica que la información contable se basa en evidencia y hechos verificables, no en opiniones o especulaciones. Esto asegura que los informes financieros sean imparciales y fiables.

3. Universalidad

Significa que los principios contables son consistentes y aplicables de manera general en diferentes contextos y situaciones, permitiendo que la información financiera sea comprensible y comparable a nivel global.

4. Temporalidad

Se refiere a la importancia de registrar las transacciones en el período contable correcto. Esto asegura que los ingresos y gastos se atribuyan al período al que realmente pertenecen.

5. Legalidad

Implica el cumplimiento de las leyes y normativas aplicables en la contabilidad. Esto incluye leyes fiscales, comerciales y las normas contables aceptadas.

6. Claridad

Los informes financieros deben ser claros y comprensibles para los usuarios. Esto implica una presentación lógica y sistemática de la información.

7. Confidencialidad

Los contadores deben mantener la confidencialidad de la información financiera de la empresa y no divulgarla inapropiadamente.

8. Verificabilidad

Los datos contables deben ser verificables, lo que significa que otros deben poder comprobar y llegar a las mismas conclusiones al revisar las mismas evidencias o documentos contables.

9. Comparabilidad

Los informes financieros deben ser preparados de manera que permitan la comparación con los informes de otros periodos contables o con los de otras empresas. Esto facilita el análisis y la toma de decisiones.

10. Relevancia

La información presentada debe ser relevante para las necesidades de toma de decisiones de los usuarios. Debe ser útil y pertinente para el propósito para el cual se está presentando.

Estos principios son esenciales para asegurar que la contabilidad financiera cumpla con su objetivo de proporcionar una representación precisa y fiable de la situación financiera y el rendimiento de una empresa.

Conceptos básicos de contabilidad financiera

Entre los conceptos necesarios para entender la contabilidad financiera, encontramos los siguientes:

Estado financiero

Es el registro escrito de la situación financiera de una empresa e incluye informes contables como el balance general, los estados de ganancias y pérdidas, y el estado de flujo de caja que son esenciales para transmitir la información empresarial y el principal método de comunicación de la información financiera de una entidad a terceras partes.

Asimismo, en este estado puede haber otro tipo de reportes, notas e información que sea pertinente incluir.

Balance

Es un informe sobre el estado de activos y pasivos al final de un ejercicio contable. En otras palabras, el balance general es una fotografía instantánea de la realidad financiera de una empresa en un momento determinado.

Estado de Resultados

Un estado de resultados también es conocido como informe de ganancias o pérdidas es un reporte en el cual relacionas los ingresos, costos y gastos en los que incurrió tu negocio durante un periodo de tiempo determinado.  

Estado de ganancias y pérdidas

De acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA), los ingresos siempre se registran en el periodo de venta de los bienes y servicios que puede no ser el mismo periodo en que se recibe el efectivo.

A este concepto se le conoce también como estado de pérdidas y ganancias.

Estado de flujo de caja

Este informe muestra el flujo real de efectivo que entra y sale de una empresa en un periodo de tiempo determinado, en contraste con los ingresos netos del estado de resultados que es una cifra no monetaria.

El estado de flujo de caja muestra los flujos de efectivo de las actividades de explotación, inversión y financiación.

Estado de los cambios en el patrimonio de los propietarios o en el patrimonio de los accionistas

Es una conciliación de los saldos iniciales y finales del patrimonio de una empresa durante un periodo de presentación de informes.

No se considera una parte esencial de los estados financieros mensuales, por lo que es menos común que se publique; sin embargo, es una parte común de los estados financieros anuales.

Este estado comienza con el saldo inicial del patrimonio neto y luego suma o resta partidas como las ganancias y los pagos de dividendos para llegar al saldo final.

La estructura general de cálculo del estado es:

Patrimonio inicial + Ingresos netos - Dividendos +/- Otros cambios = Fin de la equidad

Las transacciones que con mayor probabilidad aparecerán en esta declaración son las siguientes:

• ganancia o pérdida neta;

• pago de dividendos;

• el producto de la venta de las acciones;

• compras de acciones del Tesoro Público;

• ganancias y pérdidas reconocidas directamente en el patrimonio;

• efectos de los cambios debidos a errores en periodos anteriores;

• efectos de los cambios en el valor de determinados activos;

• el estado de cambios en el patrimonio neto se suele presentar como un estado separado, pero también se puede añadir a otro estado financiero.

Ingreso bruto

Es el dinero total que llega a la caja de la empresa. Este tipo de ingreso no considera ningún gasto asociado a ese monto, como impuestos, intereses y otros similares.

Ingreso neto

Es la ganancia de la empresa después de pagar impuestos, intereses y otros gastos asociados.

El cálculo del ingreso neto se utiliza para calcular la rentabilidad e indicadores de resultados que pueden ayudar a construir proyecciones del negocio. También se le conoce como ganancia neta.

Capital contable

Es la cantidad de financiación proporcionada por las operaciones —ganancias retenidas no distribuidas entre los accionistas— y por los accionistas que reinvierten mediante el capital aportado.

Este tipo de información ayuda a calcular las variaciones en el capital de los inversionistas. Además, permite identificar el uso que se le da a las utilidades generadas por la empresa.

Estado de las ganancias retenidas

Abarca un periodo de tiempo específico y muestra los dividendos pagados de las ganancias a los accionistas y las ganancias retenidas por la empresa.

Notas de los estados financieros

Proporcionan información adicional sobre la situación financiera de la empresa, la cual aporta más detalles sobre algún elemento de los estados financieros o sobre un elemento que no figura en los estados, pero que debe conocerse porque incide en los resultados informados.

Gasto

Son los recursos utilizados por una empresa, organización o corporación para obtener nuevos activos, mejorar los existentes o reducir un pasivo. En otras palabras, es el uso de un recurso en las operaciones de un negocio.

Activo

Un activo es cualquier cosa o recurso de valor que se pueda convertir en dinero en efectivo. De hecho, los individuos, las empresas y los gobiernos son dueños de activos.

Para una empresa, un activo puede generar ingresos o beneficiarse de alguna manera de la propiedad o uso del activo.

Tipos de activos en contabilidad

• Activo corriente: En términos generales, el activo corriente hace referencia a la liquidez de la entidad económica. Por lo tanto, guarda una estrecha relación con tesorería y es un elemento fundamental para establecer la solvencia del negocio, cubrir sus gastos administrativos y realizar inversiones.

• Activo circulante: Por su parte , el activo circulante engloba lo anterior, pero es menos líquido que el corriente porque está estrechamente relacionado con el capital que permanece en movimiento constante. Aunque también puedes monetizarlo en momentos determinados para asumir el pago de deudas o gastos administrativos, no cumple esa función.

Pasivo

Son las obligaciones de la empresa que surgen a raíz de sucesos pasados, al vencimiento de las cuales y para cancelarlas, la compañía espera desprenderse de ciertos recursos.

Patrimonio

Es todo lo que comprende el valor neto de un negocio, incluyendo terrenos, bienes raíces, inmuebles, inversiones financieras, cuentas bancarias, dinero en efectivo y otros activos que la empresa posea o en los cuales tenga una participación mayoritaria.

Comprobantes contables

Los comprobantes contables son documentos muy importantes para las organizaciones. Ya sea si trabajas en organismos públicos o privados, es fundamental que lleves un registro ordenado de todas las transacciones de la compañía, ya que sobre la base de esa información se respaldarán los estados financieros, y al mismo tiempo se tendrá un apropiado seguimiento del estado en que se encuentra una empresa y sus proyecciones de crecimiento futuras.

Cuenta T

Se trata de la representación gráfica en un esquema "en forma de T" de una cuenta contable, y los respectivos elementos que la componen.

Plan de cuentas

En palabras simples, es el listado de las cuentas de una empresa que se manejan dentro de la Contabilidad, y en el que presentan la situación de los activos y pasivos de la organización. Estas cuentas son las que la empresa ha definido para registrar sus procesos contables.

Un plan de cuentas en contabilidad se ordena mediante números, letras o la combinación de los mismos, conformando un código para cada una de las cuentas que estarán en dicho documento.

¿En qué se diferencia la contabilidad financiera de la contabilidad administrativa?

La contabilidad financiera y la contabilidad administrativa son dos ramas de la contabilidad que, aunque estrechamente relacionadas, tienen propósitos, audiencias y enfoques distintos. Aquí te presento una comparación detallada entre ambas:

Contabilidad Financiera

• Objetivo: Su principal objetivo es proporcionar información sobre el desempeño financiero y la posición de una empresa a partes interesadas externas, como inversores, acreedores, reguladores y el público en general.
• Enfoque en la Presentación de Información: Los informes de contabilidad financiera, como el balance general, la cuenta de resultados y el estado de flujos de efectivo, se preparan siguiendo principios contables generalmente aceptados (GAAP) o normas internacionales de información financiera (NIIF). Esto garantiza que la información sea uniforme, comparable y fiable.
• Periodicidad y Reglamentación: Los informes se generan usualmente de manera periódica (anual o trimestral) y deben cumplir con las regulaciones y estándares contables vigentes.
• Audiencia Externa: La información está destinada a accionistas, inversionistas, entidades bancarias, autoridades fiscales y otros usuarios externos que necesitan evaluar la salud financiera de la empresa.
• Carácter Histórico: Se centra en el registro de transacciones pasadas y proporciona una visión retrospectiva de la performance financiera de la empresa.

Contabilidad Administrativa

• Objetivo: Se enfoca en proporcionar información interna relevante para la toma de decisiones de gestión dentro de la empresa.
• Enfoque en la Toma de Decisiones: Incluye la elaboración de presupuestos, análisis de costos, evaluación de proyectos y otras herramientas analíticas que ayudan a la gerencia en la planificación, el control y la toma de decisiones.
• Flexibilidad y Personalización: No está regida por principios contables estándar ni normativas externas, lo que permite mayor flexibilidad para adaptar los informes a las necesidades específicas de la gestión interna.
• Audiencia Interna: Los usuarios principales son los gerentes y los empleados dentro de la organización.
• Carácter Proactivo y Futuro: Se centra más en el presente y el futuro, proporcionando información que ayuda a anticipar y planificar eventos futuros.

Comparación y Conclusión

• Audiencia y Regulación: La principal diferencia radica en la audiencia y regulación. La contabilidad financiera está regulada y es para usuarios externos, mientras que la administrativa es flexible y para uso interno.
• Enfoque Temporal: La contabilidad financiera mira hacia atrás, mientras que la administrativa se orienta hacia el futuro y el presente.
• Tipo de Información: Mientras que la financiera se centra en la empresa en su conjunto, la administrativa puede detallar segmentos específicos de la empresa.
• Estándares y Principios: La contabilidad financiera sigue principios estandarizados, a diferencia de la administrativa que es más adaptable a las necesidades específicas de la gestión.

Entender estas diferencias es crucial para apreciar cómo cada tipo de contabilidad cumple su función en el contexto empresarial, ayudando a los stakeholders internos y externos en sus respectivos roles y decisiones.

Ventajas y desventajas de la contabilidad financiera

Algunas ventajas de la contabilidad financiera son:

• ayuda a llevar un registro de los negocios realizados por una organización, manteniendo sin problemas un libro de cuentas adecuado para las transacciones monetarias;
• previene a las entidades de los fraudes;
• la preparación de los estados financieros consolidados ayuda a aumentar los beneficios de la compañía;
• permite analizar la producción de la empresa.

Mientras que, entre las desventajas, podíamos mencionar que:

• solo se ocupa de las transacciones monetarias de una empresa;
• proporciona datos de actividades pasadas y no proporciona datos sobre las actividades diarias;
• no proporciona información detallada relacionada con los departamentos, procesos, servicios u otros aspectos;
• presenta los datos en su conjunto en términos de activos y pasivos.

Escucha el podcast:

Arriba Pymes

En este episodio, Blanca Vives nos ofrece los mejores consejos para administrar un negocio y no morir en el intento, así que toma lápiz y papel.

Herramientas útiles para la contabilidad financiera

Los avances tecnológicos —en todo orden de cosas— han contribuido a que ciertos procesos contables se vuelvan más fáciles de trabajar, entregándoles una suerte de mayor credibilidad a la presentación de los diferentes estados financieros de una compañía.

Efectivamente, el tamaño del negocio no es importante en este punto: todo tipo de empresas —micro, pequeñas, medianas y grandes— pueden beneficiarse de las nuevas herramientas que se utilizan para llevar la contabilidad financiera de sus transacciones.

En la actualidad, muchos sistemas informáticos pueden ayudarte en tareas que van desde cómo emitir facturas hasta llevar un registro detallado de los gastos que se realizan en la empresa, lo cual no solo será práctico para tomar las mejores decisiones al interior de la compañía, sino también te ayudarán a entregar una impecable información al sistema tributario para declarar el estado real del negocio.

Dentro de estas herramientas para ejecutar la contabilidad financiera, podrás apoyarte en:

1. Software de contabilidad

Ahora puedes elegir entre un programa alojado en la nube virtual o un sistema computacional más tradicional para llevar la contabilidad financiera de la empresa.

Cualquiera sea tu elección para ello, procura elegir un sistema que sea estable y a la vez flexible en su funcionamiento para que se adapte a las necesidades de contabilidad financiera actuales y futuras del negocio.

2. Herramientas para crear presupuestos

Poder crear un presupuesto para tu organización —que se apegue a la realidad financiera de la misma— es crucial para lograr el éxito en el mundo de los negocios.

Muchos software de contabilidad financiera cuentan con esta herramienta, aunque también existen programas que construyen presupuestos de forma independiente a tales soluciones informáticas.

3. Gestión de nóminas

La gestión de nóminas puede transformarse en un proceso complejo y extenso que no se encuentra ajeno a errores humanos. Por este motivo, muchos software de contabilidad incluyen esta tarea.

Entre sus funciones, podrás encontrar el cálculo y pago de impuestos de tus colaboradores, además de su respectiva remuneración.

4. Sistema de facturación ágil

Cuanto más fluido sea el proceso de facturación, más rápido se harán y procesarán los pagos. Esto significa que el dinero fluirá más rápido y fresco a las arcas de tu empresa.

Utilizando un buen sistema de facturación en la nube puedes reducir el tiempo que toma realizar el proceso de facturación, lo que incluso puede ayudarte a aumentar la satisfacción de tus clientes y a reducir la tardanza que generan las cuentas por cobrar.

5. Tablero financiero

El uso de esta herramienta —incluida en muchos programas que asisten en la contabilidad empresarial— permitirá hacer un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) para medir si el negocio es próspero o solo sobrevive.

Conociendo esta información financiera, podrás identificar si el rumbo financiero de la organización es el correcto. De no serlo, también te ayudará a corregirlo y poder aplicar medidas apropiadas al momento que vive la empresa. 

6. Análisis del flujo de caja

Para esta tarea puedes elegir entre software independientes y otros software de contabilidad que incluyen esta característica.

Medir de forma precisa el flujo de caja regularmente es crucial para mantener al negocio preparado ante cualquier eventualidad financiera, ya que te asistirá en los altibajos del saldo de caja al utilizar patrones de eventos financieros anteriores que permitirán realizar un pronóstico de la situación financiera futura.

7. Administración del inventario

Además de llevar un conteo exacto de las existencias de suministros y otros, también podrás rastrear bienes y desarrollar informes de ventas, configurar alertas sobre bajo stock y administrar el empaque y envío de pedidos.

8. Seguimiento de los gastos

Si cuentas con una herramienta informática en la cual los empleados puedan registrar de forma autónoma los gastos que hacen y dejar registradas las boletas de estos, luego podrás aprobarlos y volver a facturar para llevar así la contabilidad y reembolso de los mismos de manera más eficaz y transparente.

En conclusión, la contabilidad financiera es importante porque entrega información sobre una organización y sus estados comerciales, la cual permite a los directores e inversores saber si esta gana o pierde dinero y que es esencial para determinar si una empresa es capaz de mantener su rentabilidad.

Utilizando la información procedente de la contabilidad financiera, quienes se encuentran en puestos a cargo de la toma de decisiones que impactan a toda la compañía pueden hacerlo mediante esta "fotografía" comercial y así respaldar cualquier disposición en relación con el futuro del negocio.

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