Calcular activos y pasivos en balance general: aprende de los expertos

¿Qué es un activo?

De acuerdo con el Diccionario Básico Tributario Contable del SII, “corresponde a todos los bienes y derechos que posee una empresa, susceptibles de ser valorados en dinero, tales como bienes raíces, automóviles, derechos de marcas, patentes, cuentas por cobrar, entre otros”. Al restarle los pasivos obtenemos el famoso patrimonio.

Tipos de activos en contabilidad

Los activos que una empresa posee se clasifican en tres grupos principales:

1. Activo Circulante

Se consideran como "activos circulantes" aquellos cuyo vencimiento es de 1 año, es decir, que pueden ser vendidos en menos de 12 meses, con el fin de generar capital para el movimiento del negocio. Entre otros, se cuentan:

• Cuentas bancarias e inversiones.

• Efectivo disponible para gastos cotidianos de cada departamento, conocido también como caja chica.

• Cuentas por cobrar a clientes, respaldadas por los convenios realizados y la documentación correspondiente.

• Préstamos a empleados.

2. Activo Fijo

Acá se incluyen aquellos útiles para la operación de la empresa y que no están a la venta en circunstancias regulares, tales como:

• Edificios y bienes inmuebles, incluyendo todas las bodegas, sucursales y oficinas propiedad de la empresa en las áreas geográficas en las que lleve a cabo sus actividades.

• Mobiliario de cada uno de los bienes del punto anterior.

• Equipo operativo destinado a la producción de bienes y a otras actividades industriales propias de la compañía.

• Vehículos, tanto para transporte de personal como de las mercancías producidas por la compañía.

Tanto los activos corrientes como los no corrientes son cruciales para el cálculo.

3. Activo Diferido

Corresponden, en palabras simples, a gastos pagados de manera anticipada, pero cuyos bienes o servicios aún no han sido consumidos o efectuados. En este grupo se encuentran:

• Primas de seguros contratadas con diversas agencias y por varios conceptos tales como: seguros contra incendios, de transporte de carga, de responsabilidad civil y contra pérdida de datos, entre otros.

• Rentas pagadas por anticipado a las compañías que presten tales servicios.

• Intereses diferidos.

Además de esta clasificación, podemos separar los activos como:

• Activos tangibles: Un activo tangible es un recurso físico que una empresa posee y utiliza en sus operaciones diarias para generar ingresos. Estos activos tienen una forma y sustancia física, lo que significa que se pueden ver y tocar. Ejemplos comunes de activos tangibles incluyen edificios, maquinaria, vehículos, equipos de oficina, y existencias. Estos activos suelen tener una vida útil determinada y se deprecian con el tiempo debido al desgaste y al uso.
  Activos intangibles: Un activo intangible es un recurso no físico que posee una empresa y que tiene un valor económico debido a los beneficios que se espera que genere en el futuro. Estos activos no tienen una forma física, pero pueden ser cruciales para el éxito y la competitividad de una empresa. Ejemplos de activos intangibles incluyen patentes, marcas registradas, derechos de autor, fondos de comercio, y software. A diferencia de los activos tangibles, los activos intangibles suelen amortizarse en lugar de depreciarse.

Los anteriores conceptos explican en términos generales qué es un activo y sus diversas representaciones dentro del ámbito contable y financiero de cualquier compañía.

Formato para calcular activos

¿Qué es un pasivo?

Según el SII, es la “cantidad total que una empresa adeuda a terceras personas, que representa los derechos que tienen los acreedores y los propietarios sobre su activo. Está compuesto por el pasivo no exigible y por el pasivo exigible a corto y largo plazo”.

Tipos de pasivo en contabilidad

El tipo de pasivo de una empresa se clasifica de acuerdo a su grado de exigibilidad:

1. Pasivo Circulante

Acá se agrupan todas las deudas y obligaciones que puedan ser cobradas antes de 12 meses. Este periodo hace que se consideren deudas a corto plazo y obligaciones a corto plazo.

Entre las principales, se cuentan aquellas contraídas con:

• Proveedores de bienes y servicios esenciales para la operación del negocio.
• Acreedores diversos, es decir, aquellas entidades a las que se les adeuda una determinada cantidad por conceptos distintos al giro principal de la empresa. Un ejemplo de ello son las compañías telefónicas o de energía eléctrica.
• Documentos por pagar que avalen cualquier deuda a liquidar durante los siguientes 12 meses.

2. Pasivo Consolidado

Acá se incluyen aquellas deudas a largo plazo, por un periodo superior a un año, tales como:

• Hipotecas cuyas cantidades están proyectadas para ser liquidadas en varios años, e incluso décadas.
• Documentos por pagar a largo plazo.

3. Pasivo Diferido

Servicios cobrados anticipadamente que obligan a la empresa a proporcionar un servicio posterior. Estos pueden ser de la más diversa naturaleza, como:

• Honorarios por concepto de asesorías, servicios técnicos, seminarios y cualquier concepto similar.
• Cuotas administrativas.
• Arrendamiento de inmuebles cobrados anticipadamente por un plazo determinado, sea este trimestral, semestral, anual o el que corresponda.
• Intereses anticipados.
• Servicios operativos proporcionados a un tercero.

En general, todo aquel concepto que genere un ingreso previo a la prestación del servicio se considerará deudas que la empresa tiene y debe pagar.

Formato para calcular pasivo y patrimonio

En este sentido, el patrimonio neto se obtiene al restar del total de los activos, el total de los pasivos. Contar con un sistema de contabilidad en línea es clave para hacer estos cálculos de forma automática y sin errores, ya que tendrás un registro actualizado de las finanzas y patrimonios de la empresa, lo que te permitirá además ahorrar mucho tiempo en digitación.

¿Qué es patrimonio?

Son derechos que tienen los propietarios o accionistas sobre una empresa. Se compone por el valor del capital, reservas y utilidades no distribuidas. El patrimonio aumenta cuando la empresa obtiene utilidades y disminuye cuando se reparten dividendos o existen pérdidas.

Para gestionar correctamente estos tres elementos, el balance general y la ecuación contable se alzan como las principales herramientas financieras.

¿Qué es un balance general?

Se trata de un informe que detalla el estado financiero de la entidad económica en un período determinado. Por lo general, se realizan una vez al año, específicamente durante el cierre anual contable que toda empresa está obligada a realizar para reportar sus ganancias y pérdidas del período.

En líneas generales, se conforma de un resumen de todos los recursos que posee y los que se le adeudan (activos corrientes y fijos), lo que debe a terceros (pasivos) y lo que le pertenece a los socios y accionistas (patrimonio).

¿Qué es la ecuación contable?

Como puedes ver, el balance general se conforma por el activo, el pasivo y el patrimonio. Estos tres conceptos forman la ecuación contable del balance, que es el fundamento del sistema de partida doble, técnica de registro que prácticamente rige la contabilidad y se basa en el hecho de que toda acción económica se origina en otra acción de igual valor, pero de naturaleza contraria.

¿Cómo es la fórmula de la ecuación contable?

Las fórmulas de la ecuación contable del balance general son:

• Activo = Pasivo + Capital.

• Pasivo = Activo - Capital.

• Capital = Activo – Pasivo.

Si analizas la ecuación verás que, para mantener la igualdad numérica entre sus elementos, toda transacción realizada por la empresa debe reflejarse en por lo menos dos de ellos.  

Ejemplos de una ecuación contable

Para ejemplificar, imagina que un grupo de cinco empresarios constituyó una empresa cuya actividad principal es la compra y venta de artículos de oficina. Cada uno de ellos aportó $10.000.000. Por lo tanto, la ecuación contable debe reflejar lo siguiente: 

Activo = Pasivo + Capital contable. 

O sea, Activo = 0 (pasivo) + $50.000.000 = $50.000.000.

Producto de los aportes, los elementos de la ecuación contable se ven afectados porque dicho monto pasa a ser parte de los activos del negocio, seguramente reflejados en la cuenta de “Bancos”, pero simultáneamente ese quedará representado en el rubro correspondiente a capital:

Capital = Activo – Pasivo.

O sea, Capital = $50.000.000 – Pasivo = $50.000.000. 

Al entregar información tan precisa, el balance general es una guía esencial para tomar decisiones financieras inteligentes y fundamentar estrategias para aumentar los activos.

¿Cómo aumentar los activos?

Por supuesto, lo ideal para las finanzas de cualquier negocio es que el monto de sus activos sea superior al de sus pasivos. Aunque no existe una fórmula explícita para lograrlo, si puedes aplicar algunas útiles recomendaciones: 

• Haz seguimiento periódico del patrimonio para determinar tendencias en el rendimiento financiero del negocio, e identificar errores operativos y administrativos que pudieran afectar su crecimiento.

• Evalúa tus gastos y redúcelos al máximo.  

• Compra activos y no pasivos, es decir, asegúrate de que cada bien que compres genere un beneficio o ingreso real para la empresa.

• Potencia tus ventas.

• Implementa una buena planificación fiscal y financiera. 

¿Cómo te ayuda un software contable en el cálculo de activos y pasivos?

Contar con un software contable en estos procesos es fundamental porque agiliza los cálculos y garantiza acceso en todo momento a la información financiera.

Además, reporta grandes ventajas para la empresa, entre las cuales vale la pena destacar:

• Generación de reportes automáticos para optimizar la toma de decisiones financieras.
• Reducción de costes en el área contable.
• Posibilidad de planificar las finanzas sobre la base de información fidedigna y actualizada. 
• Disminución de errores en la generación del balance.

Para finalizar, si deseas conocer más a fondo cómo funcionan los softwares contables y cuál es el ideal para tu trabajo, ya sea como contador independiente o para aconsejar a tus clientes sobre la adquisición de alguno, te invitamos a conocer cómo los sistemas Nubox te ayudan con tu gestión contable, el cual te proporcionará información más detallada a la hora de escoger la herramienta más adecuada para tu negocio.