¿Cómo hacer un presupuesto? Paso a paso

¿Qué es el presupuesto de una empresa?

El presupuesto de una empresa es la representación visual, en forma de documento, de la cantidad de recursos necesarios (y el costo de cada uno) para mantenerla operativa o ejecutar determinados proyectos dentro de la misma.

El planteamiento de un presupuesto establece cuál es el gasto estimado para la realización de una actividad específica. Para que, de esta manera, las personas implicadas cuenten con una estimación máxima del dinero que pueden gastar o invertir. 

No solo permite controlar y limitar los gastos, sino que es una excelente herramienta a la hora trazar un plan de negocios y de presentar una idea o proyecto tanto a inversores, como a la gerencia de la organización.

Aunque los factores que inciden en los presupuestos varían de acuerdo a las necesidades de la empresa, para facilitar tu comprensión sobre el tema, presentamos un ejemplo de presupuesto de un proyecto: 

• Inversión en marketing: $3.000 
• Salarios: $1.500
• Inversión en maquinaria: $10.000 
• Alquiler de espacios: $5.000 
• Gastos de viajes: $2.000 
• Total: $21.500 

Por supuesto, lo anterior se trata de un ejemplo de cómo se hace un presupuesto muy sencillo y generalizado. Si bien sirve como orientación para definir con claridad qué es un presupuesto, por lo general, su elaboración es un proceso más complejo y con información más específica.

¿Qué debes considerar para elaborar el presupuesto?

A continuación, te presentamos un paso a paso con el que conocerás cómo hacer un presupuesto para, posteriormente, poder elaborar el de tu empresa. 

1. Mantén la contabilidad al día

Mantener tu contabilidad al día, especialmente la contabilidad de costos, es lo que te permite conocer a cabalidad tus activos y pasivos; facilitando así, la asignación de recursos de manera responsable.

En este punto, apoyarte en un software contable es determinante, ya que podrás acceder a la información que necesitas con solo algunos clics, pudiendo tener una visión detallada del funcionamiento de tu empresa.

2. Evalúa la realidad de tu empresa

Debes saber con certeza cuál es el promedio de ingresos que tu empresa obtiene en un período concreto. Así, dependiendo de su realidad financiera actual, podrás determinar qué tan alto o bajo puede ser el presupuesto.

Por supuesto, estos ingresos deben evaluarse junto con los egresos usuales de la organización. De este modo, obtienes una visión realista y precisa de cuánto dinero puedes disponer para tu presupuesto sin afectar la economía de la empresa.

3. Define metas concretas

Más allá de los objetivos organizacionales, debes analizar cuáles son las metas que quieres alcanzar en el tiempo estimado para tu presupuesto. Para ello, es importante que establezcas objetivos SMART, que deben ser:

• específicos (Specific);
• medibles (Measurable);
• alcanzables (Attainable);
• relevantes (Relevant);
• acotados a un período determinado (Timely).

En este punto pregúntate: ¿Qué deseo lograr con mi negocio y cuál es la mejor estrategia para alcanzar ese objetivo? La respuesta que obtengas será el punto de partida para construir un presupuesto realista y que te permita tener un control de los futuros ingresos y egresos. 

4. Interactúa con otros miembros de la empresa

Para que la planificación de las finanzas de la empresa esté ajustada a la realidad, una buena práctica es escuchar a los líderes de cada área, como los del departamento de finanzas, de contabilidad, de marketing, entre otros.

Ellos conocen con precisión lo que necesitan sus áreas y te ayudarán a identificar todos esos gastos que, debido a que no eres experto en ellas, podrías obviar.

Así mismo, el hacer un desglose junto a ellos de las actividades necesarias para alcanzar los objetivos del presupuesto, te ayudará a visualizar pequeños costos ocultos que, de otra manera, podrías pasar por alto.

5. Plantea los recursos necesarios

Considerar cada uno de los recursos necesarios es lo que permitirá establecer un presupuesto tan preciso como sea posible. En ese sentido, es necesario incluir desde aspectos tan esenciales como las herramientas, maquinaria y personal, hasta otros tan puntuales como: 

• transporte y envío, 
• servicios (luz, internet, agua, entre otros), 
• capacitaciones del talento humano,
• contrataciones de expertos externos, 
• viajes, 
• alquiler de espacios,
• mobiliario nuevo.

6. Establece los costos

Un buen presupuesto establece montos tan cercanos a la realidad como sea posible. Y, aunque no existe un modo infalible de determinarlos, existen tres métodos que, de acuerdo a tus preferencias o a las necesidades de tu empresa, puedes utilizar para definir el valor de cada recurso y el monto final para tu presupuesto total: 

• Suma los montos individuales: Especialmente si tienes información muy detallada, puedes establecer un monto aproximado para cada recurso y sumarlos para obtener el presupuesto total. 
• Parte desde la cantidad de dinero disponible: Define con cuánto dinero cuentas para tu presupuesto y asigna el monto que consideres acorde a cada actividad o recurso. La suma total de estos montos debe concordar con el dinero disponible. 
• Usa presupuestos anteriores como referencia: Busca presupuestos de proyectos similares que se hayan realizado anteriormente en la empresa y tómalos de guía para determinar tus montos. 

7. Crea un fondo de emergencia

El fondo de emergencia es una cantidad de dinero a la que se pueda tener acceso de inmediato y al mismo tiempo estar separado del resto de las finanzas de la empresa.

Presupuestar el fondo de emergencias puede marcar la diferencia entre, ante una situación no previsible, tener que recurrir al endeudamiento o poder mantener la operatividad sin mayores complicaciones.

El monto adecuado para este fondo depende de cada empresa. Sin embargo, para mantener márgenes saludables, se recomienda que no sea inferior al 5% del presupuesto total, ni mayor al 10%.

8. Elabora tu presupuesto 

Con toda la información anterior es momento de plasmar tu presupuesto en un documento. Para ello, puedes utilizar programas como Excel o apoyarte de software de gestión de costos que te permitan automatizar los resultados. 

No obstante, sin importar qué sistema prefieras, debes considerar los siguientes aspectos al crear tu presupuesto:

• Separar el presupuesto en secciones acorde a cada departamento implicado dará un aspecto más organizado y legible. 
• Establecer un monto total final y montos totales específicos a cada sección, permitirá que cada departamento comprenda con exactitud con cuánto dinero dispone. 
• Si utilizas dinero de un préstamo o crédito, una buena idea es incluir los intereses que debes pagar en el lapso del tiempo en el que se ejecutará la actividad del presupuesto. 
• Puedes incluir una sección en la que, a medida que el proyecto avance, ingreses el monto real que se utilizó para cada recurso. De esta manera, evidenciarás qué tan preciso fue tu presupuesto y qué aspectos puedes mejorar para el próximo.

¿Cómo hacer un presupuesto sencillo para un proyecto?

Si más allá de las complejidades relacionadas con las empresas, tu objetivo es saber cómo hacer un presupuesto para un proyecto, que sea sencillo y práctico, a continuación presentamos algunas muy buenas recomendaciones: 

1. Define tu presupuesto inicial

Para empezar con el proceso de cómo elaborar un presupuesto sencillo, debes saber que con un presupuesto inicial no será necesario realizar demasiados ajustes en torno a los costos necesarios para cada recurso. Por el contrario, bastará con valorar la relevancia de cada uno y decidir qué parte del dinero quieres destinar a ellos.

2. Utiliza solo los elementos necesarios

Descarta elementos extras, como ingresos o casillas destinadas a observaciones posteriores, y céntrate en plasmar los recursos necesarios, el costo de cada uno y el valor final de todo el presupuesto.

3. Divide el proyecto en etapas

Establece etapas pertinentes al proyecto y señala los recursos para cada una, así como el tiempo en el que serán ejecutadas. De esta manera, será más sencillo organizar los gastos.

4. Revisa el documento

Tras terminar tu presupuesto, debes asegurar que no haya fallos en el mismo y que estén integrados los elementos más importantes. En este punto, puede ser de gran ayuda compartir el presupuesto con los centros de costos o las áreas implicadas para recibir su aprobación o correcciones.

Cabe destacar que, debido a la facilidad que su elaboración, este tipo de presupuestos sencillos, es especialmente útil para quienes desean saber cómo hacer un presupuesto personal o cómo hacer un presupuesto familiar.

¿Cuáles son los tipos de presupuesto?

En esta sección te mostramos los 13 tipos de presupuestos divididos en 4 clasificaciones según sus características: 

Según el lapso de tiempo 

1. Presupuesto a corto plazo 

Se elaboran para un lapso no mayor a un año y pueden abarcar menos tiempo (un mes, trimestre, semestre, entre otros). Debido a que incluyen los presupuestos anuales, son los más utilizados. 

2. Presupuesto a largo plazo 

Contrario al anterior, son muy poco comunes y se refiere a los presupuestos estimados para más de un año de operaciones. Por lo general, solo es usado por gobiernos y grandes compañías.

Según su flexibilidad 

3. Presupuesto estático 

También conocido como presupuesto fijo, se trata de aquellos en los que no se pueden realizar modificaciones posteriores y cuentan con información que, a consideración de quienes lo elaboran, sufrirá pocos o ningún cambio en el plazo establecido.

4. Presupuesto variable 

Los presupuestos variables pueden modificarse a medida que el proyecto o las operaciones de la empresa avanzan. En él, se consideran los cambios que pueden ocurrir a lo largo del tiempo. Suelen ser los ideales para las empresas sin demasiado tiempo en el mercado y en zonas donde la economía no es estable.

Presupuestos según el sector 

5. Presupuesto público 

Son los presupuestos realizados por todas las entidades públicas o pertenecientes al Estado. Se utilizan para la planificación de nuevos proyectos o el control de sus finanzas.

6. Presupuesto privado 

La única diferencia importante de los presupuestos privados con los públicos, radica en quienes lo elaboran, que en este caso, se trata de las empresas privadas. 

Presupuestos según su función

7. Presupuesto maestro 

Es el presupuesto más completo y engloba toda la economía de la empresa, desde las compras y ventas, hasta el capital y el efectivo. Puede servir para determinar la inversión inicial requerida y el capital de trabajo de la organización, así como para estimar su situación financiera a futuro.

8. Presupuesto operativo

Abarca las proyecciones futuras relacionadas no solo a los gastos, sino también, a los ingresos de la empresa, y ayuda a obtener una estimación de las ganancias futuras. 

9. Presupuesto de producción

También llamado presupuesto de fabricación, se refiere a todos los costes que la empresa debe cubrir para poder mantener la producción relacionada con determinado producto o servicio. 

10. Presupuesto de ventas 

Para muchos, el presupuesto de ventas es la base de cómo hacer un presupuesto, puesto que, al realizar una estimación sobre qué tantas ventas espera obtener una empresa en un lapso de tiempo específico, la organización define qué recursos necesita a futuro para abarcarlas.

11. Presupuesto de gastos operativos 

El presupuesto de gastos operativos señala todos los gastos que una empresa necesita para operar de manera normal. Incluye los gastos administrativos, salarios, pago de proveedores, entre otros.

12. Presupuesto de flujo de efectivo 

El presupuesto de flujo de efectivo se trata del presupuesto en el que se prevén todos los ingresos y egresos de una empresa en un período de tiempo. Así, si existen faltantes, deben compensarse, y si existen sobrantes, deben invertirse.

Documentos como el balance general e informe financiero pueden ser especialmente útiles para la elaboración de este presupuesto.

13. Presupuesto de capital 

Refleja la planeación de las futuras inversiones y presupuesta los recursos que la empresa espera tener en dicho momento para realizarlas. De este modo, determina si es necesario hacer un ajuste en cualquiera de los dos elementos.

Domina el arte de la planificación financiera

Aunque el proceso relacionado con cómo hacer un presupuesto, puede ser tan minucioso como extenso, no tiene que ser una gran complicación. Sobre todo porque con la asesoría y pasos adecuados se convierte en una labor simple, con información actual que te permitirá crear proyecciones financieras y lo mejor: cumplirlas en pro de la empresa.

Desde luego, cada empresa tiene sus propias fórmulas para saber cómo hacer un presupuesto y cómo usarlo a favor de la planificación financiera; algo que dependerá de la naturaleza del negocio, tiempo de actividad y tamaño de la misma.

Sin embargo, algo es igual para todas las organizaciones, y es que, con el sistema adecuado, la elaboración de presupuestos es un proceso fácil y sencillo. Para ello, te invitamos a conocer nuestro software de administración y gestión y, con él, dominar el arte de la planificación financiera.