Centro de costos: ¿Qué es y cuál es su implicación contable?

Una gestión de recursos responsable es uno de los apartados más importantes para cualquier empresa, pues esta significará que las cuentas estarán por lo general saneadas y tendrán estabilidad. En cambio, una administración imprudente puede llevar rápidamente a la entidad a graves problemas financieros.

Es aquí cuando entran los centros de costos. Una medida que cada vez más corporaciones adoptan con el fin de gerenciar de forma responsable sus finanzas, y que a muchas les ha dado resultados destacados.

Son implementados en muchísimas organizaciones, desde las más pequeñas compañías hasta las grandes multinacionales, aunque varia el grado de complejidad, los principios siempre son los mismos: Un método para llevar de mejor forma las cuentas según cada departamento.

Así que, sin nada más que agregar, veamos qué son los centros de costos y qué impacto pueden tener en una compañía.

¿Qué es un centro de costos?

Un centro de costos es una unidad dirigida a monitorear y reportar los gastos operativos de la compañía en distintos sectores de la misma. Bien sea la compra de inventario, el pago de salarios, reposición de artículos de oficina o incluso facturas de agua o luz, todo lo que egrese la empresa debe ser contabilizado.

Una compañía puede (y suele) tener más de un solo centro de costos, aumentando por lo general el número en función del tamaño de la entidad. Una empresa mediana requerirá de varias subdivisiones trabajando en identificar los gastos de todas las áreas.

En principio, es útil agrupar los centros de costos según el tipo de desembolso que se realice en cada departamento, siendo así más sencillo saber si una división de la compañía está teniendo problemas presupuestales, gastos excesivos o prácticas inadecuadas, entre otras cosas.

Pese a que los centros de costos en sí mismos suelen representar un gasto para las compañías, el cual no se repone a sí mismo de ninguna manera, sus beneficios compensan completamente el desembolso que suponen,

¿Cómo se clasifican los centros de costos?

Catalogar los centros de costos es clave para sacarles todo su potencial, pues distribuirlos de manera adecuada en función de, los tipos de cuentas contables, que monitorean, por ejemplo, permitirá llevar un orden mucho mayor del que se tendría de otro modo.

No hay una única manera de determinar en qué áreas y bajo qué límites debería operar cada centro de costos, pero una forma común y práctica es la siguiente:

Centros de costos administrativos.

Estos monitorean todas las actividades relacionadas a la gestión de la compañía. Suelen ser comités administrativos, gerencias generales o de gerencia de planificación, También están al pendiente de pagos de comisiones o bonificaciones.

Centros de costos de servicios.

Se encargan de todos los gastos necesarios para que la compañía pueda operar, bien sean gastos en inventario, material de oficina o facturas de electricidad o agua.

En esta categoría también están los gastos relacionados al equipo de trabajo. Pueden ser salarios, seguros médicos o transporte.

Centros de costos de ventas.

Supervisan los gastos realizados a la hora de comercializar los productos de la compañía, generalmente a través de publicidad, exportaciones o acuerdos de distribución.

Centros de costos de producción.

Estipulan cuales son los costes de elaborar los productos que serán vendidos al público. Por lo general tomando en cuenta el precio de las materias primas y el costo de fabricación, incluyendo el mantenimiento de maquinarias y contratación de personal especializado.

Hay otros que los clasifican de manera más sencilla según su importancia en la cadena productiva de la compañía, distinguiendo así:

Centros de costos principales.

Son aquellos que recogen los gastos ligados a las actividades directamente relacionadas con la producción de los bienes o servicios propios de la empresa, así como los costos provenientes del ejercicio de ventas.

Centros de costos auxiliares.

Supervisan todos aquellos costos no relacionados estrictamente al área productiva.

De todas maneras, la manera perfecta de clasificar los centros de costos dependerá la mayoría de las veces de cada compañía. Pues cada una tiene distintas ramas, departamentos y necesidades a los que adaptarse para llevar su contabilidad de la mejor forma.

Beneficios de los centros de costos.

Contar con centros de costos es una enorme ventaja administrativa para las compañías, pues permiten hacer análisis pormenorizados de los egresos de cada sector de la empresa, además de conocer su situación económica y operacional en cada momento.

Así, los datos que nos brindan estos departamentos nos hacen saber si algún área está teniendo un rendimiento inferior al esperado o si requiere de algún respaldo adicional para funcionar de mejor manera.

En función de los datos recogidos por los centros de costos se pueden hacer consideraciones sobre recortes, ajustes presupuestarios, incremento de personal, redistribución de asignaciones e incluso aumentos salariales. Todo lo que requiera de una visión clara del estatus contable para ser analizado.

También es útil para hacer reevaluaciones de los precios de venta de los productos o servicios que ofrece la compañía. Bien sea que haya que aumentar, disminuir o mantener su precio, debemos saber cual el margen de beneficios, en ese sentido, los centros de costos nos ofrecen excelente información.

Por ejemplo, una empresa de contaduría puede tomar en cuenta los datos obtenidos para saber cuanto puede cobrar por distintos servicios y bajo qué condiciones ofrecerlos. Bien sean declaraciones de renta, asesorías financieras o manejo de cuentas, puede ser establecido de una forma más fácil empleando los centros de costos.

Los consejos administrativos pueden usar los resultados brindados por los centros de costos para realizar sus planificaciones, siendo información clave a la hora de conocer el desempeño general de la compañía y mantener a raya los egresos.

Por su parte, un contador (bien sea interno o externo) agradecerá tener los informes de estos centros. Contar con ellos le brindará más claridad a la hora de llevar las cuentas y esclarecerá si hay algún agujero en ellas o sí hay gastos pendientes de registrar.

¿Cómo implementan los centros de costos las pequeñas y medianas empresas?

La forma en la que se implementen los centros de costos debe ser planteada y planificada estratégicamente, entendiendo el enfoque con el que se quieren incluir y los resultados que se espera obtener mediante ellos en el corto, medio y largo plazo.

Lo ideal es que se logre un modelo mediante el cual se pueda atender a los departamentos que requieran mayor soporte, revisar las estrategias previas que no hayan rendido como se esperaba o resolver dudas en las cuentas. Una implementación correcta es la clave para sacarles partido.

Las compañías de vanguardia apuestan cada vez más por emplear softwares de la mano de su equipo de contabilidad para mejorar la eficiencia y la efectividad con la que se llevan las cuentas. Siendo esta una de las nuevas formas en las que la tecnología facilita los trabajos de contabilidad.

Los contadores han tenido que reinventarse y venir con nuevas ideas de negocio para adaptarse a los nuevos tiempos y ofrecer mejores servicios contables. Es por ello que la implementación de programas que faciliten las tareas es una práctica cada vez más extendida.

Una vez se conocen los datos brindados por los centros de costos, utilizarlos de manera apropiada es de gran importancia. Para ello, es relevante tener un buen equipo de análisis así como de contaduría, que puedan dar sentido a la información recaudada y usarla para el beneficio de la compañía.

Según sean considerados los datos y las conclusiones que brinden los estudios, la junta directiva podrá establecer estrategias para mejorar las áreas que presenten debilidades, así como actuar en caso de haber encontrado irregularidades que representen un inconveniente para los intereses de la compañía.

Muchos realizan comparativas de la evolución de los costos que maneja la entidad, evaluando si se mantiene una tendencia positiva o no. Esto permite ver la evolución de la compañía a lo largo del tiempo, a la vez que asiste en la creación de planes a futuro.

Finalmente, una clave de la implementación de los centros de costos es recordar que cada empresa tiene necesidades diferentes. Bien sea el equipo de contaduría que vayas a contratar, el software a usar o las distintas cuentas que llevar, todo debe ser considerado según las posibilidades de la compañía y viendo qué se puede adaptar mejor a la misma.

Independientemente del tamaño de la empresa, pequeña o mediana, los centros de costos son una herramienta infaltable en una compañía moderna. Los beneficios contables y administrativos son indiscutibles, sin mencionar que facilita la gestión administrativa en gran manera.

Una empresa que cuenta con centros de costos bien llevados por contadores competentes tiene asegurada una contabilidad más limpia y un poder estratégico al que de otro modo no podría optar. En resumen, que no hay razón para que no formen parte de tu compañía.

Sabiendo lo importante que son para implementar los centros de costos, seguramente querrás saber cuál es el mejor software para ello. Por ende, te recomendamos descargar el siguiente ebook que te dirá todo lo que necesitas conocer al respecto:

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