Departamento de finanzas: su rol, funciones, organización y principales características

Para emprender un negocio deberás poner especial atención al departamento de finanzas. Un área que determina la rentabilidad que buscas para tu inversión. Es por esa razón, es que queremos explicarte de qué se encarga, cómo está organizado y darte algunos conceptos que te llevarán a tener una administración correcta.

Por el departamento de finanzas pasan las decisiones más importantes de una empresa, por eso debe contar con personas capaces de responder a los intereses de todos los inversores. Más adelante definiremos cuál es la función de cada puesto dentro de esta área empresarial, lo que servirá para que consolides una gestión financiera positiva.

¿Cuál es la responsabilidad del departamento de finanzas?

Cuando se habla de departamento financiero, se refiere al órgano interno encargado del manejo correcto de los recursos de la empresa y el control financiero.

Esto incluye el control de los flujos de bienes, entendiendo el dinero, muebles e inmuebles como parte del patrimonio. Si hacemos un rastreo por algunos autores, podemos encontrar que esta área mantiene la operatividad de cualquier negocio y de esta forma genera lo que todo emprendedor busca: rentabilidad.

Es así como dentro del departamento de finanzas se realizan transacciones, compras y ventas, tras un proceso de análisis y autorización.

Incluye dentro de sus funciones, mantener una auditoría para que las cuentas estén claras para todos los inversores y también con el Estado, y tratar de evitar e identificar potenciales riesgos financieros.

Si su gestión es positiva, es muy probable que se puedan generar fondos que sirvan para que el negocio crezca y alcance sus objetivos financieros. Si hasta aquí está claro, hablemos entonces de la organización de este departamento y por dónde empezar a constituirlo.

¿Qué se hace en un departamento de finanzas?

El departamento de finanzas es un filtro en la operatividad de cualquier empresa, por esa razón hay varias actividades que están vinculadas a esta área y que sirven de motor para el resto.

Para comenzar, todo plan financiero de una empresa proviene de este departamento. Es decir, todos los movimientos económicos están pensados para cumplir con las metas planteadas en un tiempo específico.

Además, es tarea de esta área garantizar el pago de salarios, establecido por las autoridades, así como la aprobación de compras de insumos y materia prima para el funcionamiento del emprendimiento.

Todo problema financiero que se presente en la compañía deberá ser identificado por los trabajadores del departamento, así como aportar una solución que no afecte a los inversionistas en materia de números.

El departamento de finanzas debe velar por el cumplimiento de los presupuestos de las demás áreas, a fin de que funcionen correctamente. Es parte de sus tareas ser auditor de todos los movimientos que se realicen de forma interna con relación a los registros otorgados. Eso hará una administración limpia en la compañía.

La parte contable es parte de sus obligaciones y es quizás una de las cargas de trabajo más pesada dentro del departamento, pues se deben llevar libros de contabilidad, así como la ejecución de facturas de forma legal, que deben ser parte de la presentación anual ante el fisco. Y es que el pago de impuestos está íntimamente relacionado con la labor del equipo de finanzas.

Los que integran un departamento de finanzas son piezas claves para conseguir una correcta economía interna.

¿Cómo se organiza un departamento de finanzas?

Para armar el departamento de finanzas debe haber una selección adecuada del personal, como administradores, contadores, auxiliares, entre otros. En este tipo de trabajo no existe una persona que pueda encargarse de todo, pero sí alguien que vaya a la cabeza del equipo.

El talento humano tendrá una visión global del área y de esta manera podrá lograr que todo esté encaminado de acuerdo con el plan financiero que se presentó.

Entonces, te haremos una lista de cómo estaría conformado tu departamento, de acuerdo con las distintas áreas que se deben trabajar. Esto te servirá como manual para saber cómo emprender tu negocio.

Director financiero

Es el responsable de que el área esté controlado y que la economía interna sea sana. ¿Cómo lo logra? Ejecutando y fiscalizando la planificación financiera. Asimismo, deberá atender todos los requerimientos de la parte contable y de tesorería. Las auditorías serán su responsabilidad.

Tesorería

Su papel es determinante en todo el departamento financiero, pues se encarga de crear fondos de inversiones, mantener la relación con los bancos a nivel crediticio y con los inversionistas. Además, maneja las cajas de circulación rápida y lenta de dinero. De su trabajo depende, que se cumpla con los compromisos bancarios y la continuidad de aumentar la cartera crediticia.

Contabilidad financiera

Aunque hay asesores externos para este tipo de trámites contables con el Estado, en la actualidad se busca que la gestión se realice de forma interna, sobre todo cuando la tecnología está de la mano. Algunos trámites online y softwares de finanzas para las pequeñas y grandes empresas se han incorporado de forma exitosa.

Controladores

Cuando se trata de preparar planes financieros, así como llevar informes sobre la optimización de procesos que haga más rentable el negocio, los controladores deben estar allí. Son los que llevan la batuta a la hora de proponer cambios e identificar todas las fallas para que los presupuestos internos se respeten.

Compras y ventas

Toda empresa se nutre de insumos y materia prima, así como de las relaciones con producción y ventas. Llamamos venta a todo aquel producto que se produce o se genera, como bien consumible. En esencia, lo que mantiene a flote una empresa y da rentabilidad. Ese equilibrio debe existir gracias a esta área.

Auditoría

Toda sana administración pasa ilesa por un proceso de contraloría o auditoría. Eso no solo debe ser una actividad externa, además debe ser interna. Eso permitirá identificar las oportunidades y las debilidades a la hora de seguir creciendo como empresa.

¿Por qué es importante que un departamento de finanzas cuente con un software contable?

El departamento de finanzas de una empresa juega un papel crucial en la gestión, control y toma de decisiones estratégicas. Contar con un software contable adecuado es esencial por varias razones que benefician a la organización en su conjunto:

1. Eficiencia en la gestión de datos

Un software contable automatiza la entrada, almacenamiento y procesamiento de datos financieros. Esto reduce significativamente el tiempo y el esfuerzo necesarios para manejar transacciones contables complejas, desde facturas hasta nóminas, mejorando la eficiencia operativa.

2. Precisión y reducción de errores

La automatización minimiza los errores humanos en cálculos y entradas de datos. Un software contable garantiza que los cálculos se realicen con precisión, lo que es fundamental para la presentación de informes financieros precisos y confiables.

3. Cumplimiento normativo

Las leyes fiscales y las regulaciones contables cambian con frecuencia. Un software contable actualizado ayuda a asegurar que la empresa cumpla con las normativas vigentes, minimizando el riesgo de sanciones o multas por incumplimiento.

4. Acceso y reporte en tiempo real

Los softwares contables permiten acceder a información financiera actualizada en tiempo real, facilitando un mejor seguimiento del flujo de efectivo, inventario, cuentas por cobrar y pagar. Esta accesibilidad mejora la toma de decisiones basada en datos actuales.

5. Seguridad de los datos

La seguridad de los datos financieros es primordial. Los softwares contables ofrecen soluciones robustas para la protección de datos, incluyendo respaldos automáticos y encriptación, que salvaguardan la información contra pérdidas o accesos no autorizados.

6. Integración con otros sistemas

La capacidad de integrarse con otros sistemas empresariales (por ejemplo, ventas, compras, inventario) permite una visión holística del desempeño empresarial, optimizando la gestión y planificación estratégica.

7. Análisis y proyecciones financieras

Además de gestionar las transacciones diarias, los softwares contables avanzados ofrecen herramientas analíticas que ayudan a prever tendencias, realizar proyecciones financieras y elaborar presupuestos más precisos.

8. Mejora de la comunicación

La capacidad de generar informes claros y detallados, mejora la comunicación con las partes interesadas, incluidos accionistas, inversores y entidades de crédito, proporcionando una base sólida para el diálogo sobre el desempeño financiero.

9. Costo-efectividad

A largo plazo, la inversión en un software contable se traduce en ahorros significativos al reducir la necesidad de recursos humanos para tareas manuales y minimizar los costos asociados a errores y correcciones.

En conclusión, un software contable es una herramienta indispensable para el departamento de finanzas de cualquier empresa moderna, no solo para mantener la precisión y eficiencia en la gestión financiera, sino también para fortalecer la toma de decisiones estratégicas y el cumplimiento normativo.

Si estás listo para emprender tu negocio, te invitamos a que organices correctamente tu departamento de finanzas. Esto te ayudará a que la compañía crezca y sea sustentable para los inversionistas, además sirve de fuente de ingreso para quienes laboran en ella.

En toda empresa hay que poner especial cuidado en el tema contable, por eso es necesario tener a la mano un contador que pueda atender cualquier requerimiento que se presente. Te invitamos a que conozcas el primer directorio de contadores de Chile.