Conozca el proceso de finanzas de una empresa

De seguro ya lo sabes, pero siempre es necesario recordar que el proceso de finanzas de una empresa llevado de forma correcta es fundamental para mantenerla con vida. 

En ese sentido, es esencial que la persona encargada de las finanzas (probablemente el Gerente del área) sepa tomar decisiones sabias al respecto. Sin embargo, también será relevante que se apoye en un equipo como tesorería y contabilidad que le ayude a llevar las cuentas claras del ejercicio de la empresa.

A pesar de que esto es una regla no escrita en el mundo empresarial, muchas organizaciones —especialmente PyMEs y startups— suelen dejar de lado la importancia de contar con un equipo de finanzas. Llegando así a tomar decisiones improvisadas, que por sí solas, explican el porqué solo el 45% sobreviven los dos primeros años.

Con respecto a esto, es importante comprender realmente qué es el proceso de finanzas de una empresa y cómo es posible evitar los errores más comunes en esta área.

¡Sigue leyendo!

¿Qué es un proceso de finanzas en una empresa?

Un proceso de finanzas en una empresa se refiere a una serie de actividades y pasos organizados y estructurados que están destinados a gestionar y optimizar el flujo de dinero y los recursos financieros de la empresa. 

Estos procesos son fundamentales para asegurar que la organización pueda llevar a cabo sus operaciones de manera eficiente, tomar decisiones financieras informadas y alcanzar sus objetivos financieros a largo plazo.

El proceso de finanzas abarca varias áreas clave, que incluyen:

• Gestión de tesorería: considera el manejo de cuentas bancarias, la previsión de necesidades de efectivo, la gestión de pagos y cobros, y el control de la liquidez.
• Contabilidad y registro financiero: comprende el registro y la clasificación de todas las transacciones financieras de la empresa, como ingresos, gastos, compras, ventas y pagos. 
• Presupuesto y planificación financiera: aquí se establecen los objetivos financieros a largo plazo de la empresa y se elabora un plan estratégico para lograrlos. 
• Análisis financiero: implica el examen y la interpretación de los estados financieros y datos financieros de la empresa para evaluar su desempeño, solvencia y rentabilidad. 
• Gestión de riesgos financieros: donde se identifican y evalúan los riesgos financieros que enfrenta la empresa, como riesgos de tipo de cambio, riesgos crediticios y riesgos de mercado.
• Informes y comunicación financiera: que proporcionan una visión transparente y completa de la situación financiera de la empresa y su desempeño.

La gestión adecuada del proceso de finanzas de una empresa es capaz de promover prácticas y técnicas que garanticen la optimización de los recursos del negocio a su favor, evitando los errores más comunes en la administración de una empresa que, a continuación, explicaremos a fondo.

Errores financieros más comunes en etapas iniciales

En este punto ya conoces lo que es el proceso de finanzas de una empresa y cómo este es fundamental para la salud general de cualquier negocio.

Sin embargo, muchas empresas en sus etapas iniciales suelen cometer errores que, en ocasiones, son irreparables, como por ejemplo:

1. No contar con liquidez

Algunas empresas suelen hacer planificaciones y estimaciones muy optimistas, sin contar con los estudios de mercado adecuados y tampoco con la mirada financiera de un profesional, lo cual inevitablemente los lleva a encontrarse con un futuro no tan próspero en términos de ingresos.

2. No diferenciar entre finanzas personales y la administración del negocio

Es habitual ver en pequeñas empresas que el mismo dueño se convierte en administrador y Gerente de Finanzas a la vez. 

Esta situación muchas veces provoca que se usen los fondos del negocio para cubrir gastos personales o viceversa, lo cual desorganiza los libros contables y puede afectar el flujo caja de la empresa si el dinero no se repone a tiempo.

3. Incorrecta planificación financiera

Especialmente cuando se consideran las necesidades a corto plazo más importantes que las a mediano o largo plazo.

4. Desconocimiento de fechas importantes en el calendario tributario

Si no se cuenta con un software contable o profesionales con mucha experiencia, es común ver que muchos emprendedores olvidan o desconocen las fechas claves del calendario tributario, lo cual puede generar ciertos problemas financieros al no pagar impuestos en las fechas estipuladas y enfrentarse a multas por ello. 

5. No registrar las transacciones en los libros de contabilidad

A corto plazo puede que no afecte demasiado a las finanzas de la empresa, pero de todos modos lo hará cuándo esta comience a crecer y así también lo hagan sus números.

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¿Cómo ordenar las finanzas de una empresa?

Gracias a la transformación digital existe una serie de sistemas contables que han sido creados para hacer más eficiente, fácil e intuitivo el proceso de finanzas de una empresa, sin importar su rubro. 

Por ejemplo, existen soluciones dedicadas a las remuneraciones de la empresa, factura electrónica, o contabilidad. 

De acuerdo con el tipo de empresa, su tamaño y sus requerimientos financieros, es recomendable decantarse por una o por otra.

Ahora bien, es importante garantizar que estos instrumentos de gestión sean utilizados por personas correctamente capacitadas —como contadores, dado que tiene una mejor idea de las necesidades contables de la compañía—. 

¿Qué debe tener un software contable?

Dicho esto, un software contable debiera contar con las siguientes herramientas: 

• Multiusuario: de esta forma, y aunque el principal usuario sea el contador, otros funcionarios de la empresa pueden tener acceso al software para facilitar la toma de decisiones. Por lo tanto, permitirá la creación de distintos perfiles de usuarios.
• Copias de seguridad: los respaldos de información que las empresas manejan dentro de sus software es fundamental en caso de pérdida.
• Impresión y extracción de informes y reportes: de esta forma, las personas encargadas de tomar decisiones estratégicas no tienen que mirar toda la información, si no un resumen de la misma que les permita la toma de decisiones.
• Soporte técnico y garantía: es fundamental que el soporte técnico del programa sea rápido y efectivo, ya que la información a tratar debe ser accesible y comprensible en todo momento.

Escucha el podcast:

Arriba Pymes

El 2021 no podemos cerrarlo sin antes conversar con un gran referente del ecosistema de emprendimiento de Chile como lo es Roberto Camhi.

¡Domina tus finanzas empresariales!

Por último, vale la pena destacar que ante cualquier tipo de decisión relevante, incluyendo la elección del software que se utilizará para el proceso de finanzas de una empresa, es necesario realizar una evaluación exhaustiva del asunto; incluyendo posibles gastos y las mejoras que trae consigo el cambio.

Por lo mismo, recomendamos buscar la mayor cantidad de información y analizar con detalle para seleccionar la mejor opción.

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