¿Cómo funciona el software de contabilidad Nubox?

El software de contabilidad Nubox es un aliado estratégico empresarial que se encarga de gestionar la contabilidad de una manera automatizada, basada en la tecnología en la nube e integrada con dos sistemas fundamentales: el software de facturación electrónica de Nubox y el portal del SII.

En este contenido vamos a explicarte en detalle cómo dar los primeros pasos con nuestro software contable para que puedas impulsar una gestión exitosa.

¡Sigue leyendo!

¿Qué es un software de contabilidad?

Un software de contabilidad o sistema para contadores es una aplicación fundamental que permite a una empresa registrar el flujo de dinero para revisión y auditoría interna y externa.

Es la herramienta principal para evaluar la salud financiera de una organización y para cumplir con el reglamento legal a través de herramientas como libros mayores, cuentas por pagar y por cobrar, órdenes de compra, gestión de existencias y facturación.

Asimismo, gracias a sus funcionalidades clave, podremos incluso automatizar algunas acciones que son rutinarias, lo que les permite enfocarse en otras actividades de mayor relevancia y, así, mejorar su productividad.

Software de contabilidad de Nubox: primeros pasos

El software de contabilidad Nubox tiene una manera de operar bastante intuitiva y simple, lo que nos permite trabajar en la plataforma y aprender de ella fácilmente.

Entonces, en este punto vamos a aclarar los primeros pasos para poder iniciar nuestra gestión contable con éxito a través de este programa.

Lo primero que debemos hacer es el login en la página de Nubox con nuestro RUT de usuario y contraseña e inmediatamente veremos el listado de los productos que tenemos contratados y, seleccionamos, en este caso, el sistema de contabilidad.

Luego, cumple las siguientes etapas:

I. Configuración inicial

Ya dentro del software de contabilidad Nubox, vamos a la esquina superior izquierda en el menú, y pinchamos la opción de "configuración", donde veremos la creación de la empresa, plan de cuentas y configuración general.

Lo primero que debemos hacer es crear el plan de cuentas que vamos a asociar a la empresa que crearemos posteriormente. En el sistema, vienen por defecto dos planes de cuenta:

• en base a IFRS;
• plantilla de Nubox;

También podemos crear un plan de cuenta desde cero en la opción "nuevo plan de cuenta".

En caso de que queramos verificar uno de los dos primeros, los elegimos, pinchamos en "copiar a nuevo" y cambiamos el nombre en la descripción, para luego "guardar".

Así, vamos a ver que trae un listado de cuentas y algunas cuentan ya con atributos de auxiliares que nos van a permitir ingresar detalles de ese auxiliar.

Ahora, si queremos editar los nombres o dar ciertos atributos a algunas de las cuentas, simplemente seleccionamos abajo en la opción "abrir", elegimos el dato y colocamos "editar cuenta".

Por ejemplo, si por defecto está el "Banco de Desarrollo", podemos editarlo y colocarlo en la cuenta "Banco Santander".

A esta nueva cuenta podemos darle el nuevo atributo bancario, lo que nos permite que, cuando usemos la cuenta de banco, ingresemos un detalle asociado a este auxiliar, además, nos brindará la posibilidad de cargar la cartola en el sistema para hacer la conciliación bancaria.

Ya modificado el plan de cuentas en el software de contabilidad Nubox, cambiamos el nombre de algunas cuentas y les damos ciertos atributos, para comenzar con la creación de empresas.

II. Creación de empresas

Para iniciar con la creación de empresa, vamos a configuración, y luego en creación de empresas.

Acá, nos dirigimos a la esquina superior derecha, y colocamos "nueva empresa", asignamos un alias, el RUT de empresa, la razón social, RUT del representante legal, nombre completo, y todos los demás datos que son relevantes.

En la opción de plan de cuentas, seleccionamos el que hayamos creado para la ocasión, y le damos "guardar".

¡Perfecto! Ya tenemos creada la empresa con el plan de cuentas asociado.

III. Configuración general

Luego de los dos pasos anteriores, vamos a seleccionar la última opción llamada "configuración general", del listado de "configuraciones".

En esta opción vamos a configurar la numeración de comprobantes y centralización de los documentos de compra-venta.

Presionamos en la esquina superior derecha y, respecto a la numeración, tendremos:

Comprobantes

El software de contabilidad Nubox arroja un número al comprobante de forma automática, donde hay varios tipos para asignación de los comprobantes.

• Única: sigue un correlativo independiente del tipo de documentos que se ingrese al sistema, ya sea ingreso, egreso y traspaso.
• Única por tipo de comprobante: habrá un número uno de ingreso, egreso y traspaso.
• Anual: todos los años, independiente del comprobante que se ingrese, empezarán con el número uno.
• Anual por tipo de comprobante: todos los años "uno" de egreso, ingreso y traspaso.
• Mensual: todos los meses empezará con el número uno.
• Mensual por tipo de comprobante, número uno de egreso, ingreso y traspaso.

Respecto a la centralización, tenemos 3 tipos automáticos:

• Diaria: al final del día todos los documentos ingresados se van a contabilizar de forma automática.
• Por documento: nos permite que cada vez que ingresemos un documento, este se centralice automáticamente.
• Manual: nosotros debemos ir a la opción de centralización para realizar este acto del mes, por lo que podemos ingresar documentos durante todo el mes, y llegado el último día, centralizamos todos los documentos y podremos, además, generar un comprobante por cada uno.

Ahora bien, en el estado de comprobantes existen 2:

• Borrador: nos permite hacer modificaciones al comprobante.
• Aprobado: los comprobantes están listos para la emisión de los reportes.

Ya teniendo lista esta configuración, le damos "guardar", y nos vamos ahora a la opción de impuestos.

Impuestos

En esta opción vamos a poder configurar el IVA para las compras, ventas y cuentas de retención profesional en caso de retención en caso de honorarios.

Colocamos lo que necesitemos en nuestro caso en particular, y cliqueamos en "guardar".

Integraciones

La opción de integraciones del software de contabilidad Nubox nos da la posibilidad de modificar una cuenta que va a ser auxiliar por defecto, y si esta tiene atributos de centro de costos y sucursal, la podemos asociar.

Integración factura

En el listado también podremos ver la integración con facturas y configurar la misma.

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Recursos y ventajas de la herramienta

Sin duda, el software de contabilidad Nubox es una herramienta indispensable para llevar la contabilidad a otro nivel, no obstante, ¿qué tal si destacamos las principales ventajas de contar con este sistema?

Automatización de tareas

La entrada manual de datos es tediosa y propensa a errores, ¿no lo crees?

Gracias a la tecnología avanzada, hemos podido incorporar la automatización en nuestro software de contabilidad Nubox, que reduce al mínimo la entrada manual de datos y aumenta la eficiencia.

Simplificación de impuestos

El tiempo de declaración de impuestos es agotador para las empresas; hacer un seguimiento manual de todas sus transacciones, calcular cuánto adeudan y presentar sus declaraciones es una molestia, ¡y tarda mucho tiempo!

El software de contabilidad facilita este proceso al mantener todo lo que necesitas en un solo lugar. Tus informes de devolución se preparan automáticamente y puedes presentar declaraciones desde el programa, sin tener que depender de una aplicación de terceros.

Asimismo, podrás elaborar las declaraciones juradas más complicadas y cumplir con los plazos fijados por el SII.

Hacer que los datos sean accesibles

Acceder a los datos financieros nunca había sido tan fácil gracias a esta solución de contabilidad online que nos permite obtener los números desde cualquier lugar, cuando lo deseemos.

Todo lo que necesitas es un dispositivo adecuado, conexión a Internet y un navegador web. ¡Nada mal!

Integrar con otras aplicaciones comerciales

Los datos comerciales solo se vuelven más complejos con el tiempo. Las integraciones te permiten acceder y trabajar con los datos usando dos o más aplicaciones diferentes desde un solo lugar.

El software de contabilidad se puede integrar con pasarelas de pago en línea, soluciones de CRM, aplicaciones de informes y sistemas de gestión de información para agregar funciones de gestión comercial y de ventas a la contabilidad.

Por otro lado, también contamos con nuestro sistema de factura electrónica, por lo que podrás integrar la contabilidad con esta funcionalidad y automatizar toda la gestión contable de los documentos que generes.

Y, por si fuera poco, también nos encargamos de desarrollar una tecnología que se integre con el SII y la funcionalidad multiempresa, logrando obtener la información de los clientes desde la plataforma del Estado con tan solo 3 clicks.

¿Estás listo para impulsar la gestión contable y financiera de tu empresa? Tan solo debes llenar el formulario y uno de nuestros asesores te guiará en todo el proceso. ¡Te esperamos!