¿Qué es la contabilidad digital y por qué invertir en ella?

¿Qué es la contabilidad digital?

El concepto más sencillo para definir la contabilidad digital la describe como la metodología de llevar los libros contables, documentos y registros a través del uso de medios electrónicos.

Bajo esta modalidad, se considera, prepara y envía el resultado a las autoridades fiscales para su debida supervisión.

Los software de contabilidad pueden ser soluciones individuales e independientes o estar incluidos en los programas computacionales de Planificación de Recursos Empresariales, conocidos como software ERP, o en sistemas de gestión generales.

En el caso de un ERP o software general, es un sistema que contiene una suite de programas que permiten la digitalización e integración de las operaciones de la empresa, tales como inventario, ingresos, egresos, personal, nómina, caja y contabilidad, entre muchas posibilidades.

Dentro de este paquete informático se incluye un software contable que recopila la información financiera y opera según las regulaciones fiscales de cada país.

El programa organiza toda la materia contable y es capaz de ofrecer informes, balances, estados financieros, estadísticas y cualquier otro dato, incluyendo un estado de resultados.

Hay una gran variedad de herramientas disponibles de este tipo y seguramente surge la incógnita sobre cómo elegir el mejor software contable. Por eso, acá te dejamos una guía que te ayudará a tomar la decisión correcta: ¡Descárgala aquí!

Ventajas de la contabilidad digital

Todo lo que se digitaliza, mejora. Y lo hace porque principalmente se simplifican los procesos y son más fáciles de conducir.

A continuación presentaremos un listado de las principales ventajas que ofrece la contabilidad digital.

Manejo efectivo de la información sensible para la empresa

El manejo de los archivos de contabilidad digital se simplifica y quedan a disposición de forma fácil y rápida.

Administrar los documentos contables se puede hacer de forma personal o delegar en una o varias personas.

Protección eficiente de la información

El resguardo de la información se puede hacer en dispositivos, servidores físicos o en la nube, para lo cual es necesario tener claras las ventajas de cada sistema antes de elegir el mejor para los intereses de la empresa.

Confidencialidad de la información fiscal

Los sistemas de contabilidad digital encriptan la información antes de enviarla a la respectiva institución de recaudación fiscal, lo que garantiza que la data no podrá ser visualizada por nadie.

Simplificación de los procesos fiscales

Con la contabilidad digital se acabó la realización de trámites fiscales en persona, ahorrando tiempo y evitando la movilización de personal fuera de las instalaciones de la empresa, ya que esta modalidad permite ejecutar los procesos desde una computadora.

Se acabaron las filas y el traslado de cajas hasta las oficinas de los entes tributarios.

Sencillez y rapidez en el acceso a la información

Otra ventaja es la facilidad para realizar auditorías internas de forma rápida y eficaz a pedido de la gerencia.

Respaldo de la información seguro y económico

Antes de la digitalización del proceso contable, el respaldo de la información era muy complicado y requería de una fuerte inversión económica en papelería y de un espacio físico para el resguardo.

Con la contabilidad digital el respaldo es electrónico y se logra en muy poco tiempo y de forma segura sin costos adicionales.

Otras ventajas son

Simplificación del control, registro y manejo de las operaciones minimizando los errores.

Al ser cruzada, la información se hace de forma automatizada y verificable. La contabilidad se puede tener en línea.

¿No estás seguro de si tu negocio ya necesita dar el paso?

Revisa estas señales de que tu empresa necesita digitalizar su contabilidad.

Qué procesos se pueden digitalizar

Una pyme no necesita digitalizar todo de una vez. El mejor punto de partida es el proceso que hoy consume más tiempo o genera más errores.

Estos son los frentes habituales:

• Emisión y recepción de DTE.
• Registro de compras, ventas, ingresos y egresos.
• Conciliación bancaria y revisión de pagos pendientes.
• Control de cuentas por cobrar y por pagar.
• Generación de libros contables, balances y estados de resultados.
• Preparación de información para IVA, declaraciones juradas y Operación Renta.
• Gestión de remuneraciones, cuando la empresa requiere integrarla con su administración.

Para aterrizar estas tareas mes a mes, revisa este checklist de cumplimiento contable mensual para pequeñas empresas.

¿Cuáles son los pasos para digitalizar tu negocio de forma segura?

Pasar de un sistema manual a uno automatizado exige un poco de orden al principio.

Es completamente normal tener inquietudes sobre cómo adaptar tus rutinas, pero si avanzas con un plan claro, la transición será muy sencilla.

Sigue estas etapas para implementar el cambio sin complicaciones:

• Evaluar las necesidades internas: Analiza cuáles son las tareas más lentas en tu oficina, como la conciliación bancaria automática, para buscar una herramienta que resuelva esos puntos.
• Elegir el software adecuado: Prioriza un software de contabilidad en la nube que se conecte directamente con el Servicio de Impuestos Internos (SII) y que sea fácil de navegar. Nubox dispone de un Ebook que puede ayudarte a elegir el software que mejor se adapte a tu negocio.
• Capacitar al equipo de trabajo: Preocúpate de que las personas que usarán la plataforma entiendan bien las nuevas herramientas de contabilidad digital, garantizando así una adopción exitosa.
• Realizar una transición gradual: Puedes mantener tu método antiguo a la par del nuevo durante el primer mes, solo para comprobar que los registros contables automáticos reflejan exactamente lo mismo que tus planillas.

La tecnología potencia el rol del contador

Para finalizar, es importante comprender que la contabilidad digital no llegó para acabar con el trabajo de los profesionales de la contaduría.

Estos programas no sustituyen el recurso humano debido a que la participación de los contadores siempre será fundamental para que la información que se carga en las bases de datos cumplan con los parámetros correctos tanto contables como legales, a la vez que tienen un rol directa en su interpretación y participan en la toma de decisiones.

Inclusive, por ser la contaduría una profesión de libre ejercicio, existen sistemas contables multiempresas que les brindan a los contadores una herramienta para organizar de manera efectiva su trabajo con la posibilidad de llevar varias contabilidades.

Lo que sí cambia es el tipo de trabajo. Menos digitación y más asesoría: interpretar los números, anticipar impuestos, proyectar flujo de caja y acompañar al dueño en sus decisiones. El software hace lo repetitivo, y el contador pone el criterio.

Para aprovechar este cambio, los profesionales contables necesitan herramientas que les permitan automatizar tareas operativas y centralizar la información de sus clientes.

Conoce las herramientas digitales que todo contador necesita para fortalecer tu gestión diaria.

Y ahora que conoces qué es la contabilidad digital y sus ventajas solo queda tomar la decisión y dar el paso de llevar tu empresa a un nuevo nivel de eficiencia administrativa y traerla a la era electrónica.

Fortalece tu rol como asesor y automatiza tu gestión

Preguntas frecuentes sobre contabilidad digital

¿Es seguro tener la información financiera de mi empresa en la nube?

Los sistemas de contabilidad en la nube de primer nivel utilizan encriptación de datos y servidores de alta seguridad. Estas medidas ayudan a reducir el riesgo de pérdida de información y accesos no autorizados.

¿El sistema de contabilidad digital se conecta directamente con el SII?

Los mejores sistemas del mercado sí lo hacen. El software de contabilidad de Nubox se integra directamente con el SII para importar tus documentos tributarios y centralizar la información de compras y ventas. Esto reduce la carga manual de datos y facilita mantener tus registros contables actualizados.

¿Cómo me ayuda la contabilidad digital durante la Operación Renta?

La Operación Renta es la prueba de fuego de cualquier contador o empresa. Un sistema digital te permite llegar a la Operación Renta con los datos ordenados. Nubox automatiza asientos contables y reportes, facilita el cruce de información y genera Declaraciones Juradas (DDJJ), reduciendo el trabajo manual.

¿Es muy caro implementar un software de contabilidad en Chile?

Muchos softwares contables funcionan bajo el formato de "Software como Servicio" (SaaS), lo que democratizó los precios. En lugar de comprar una licencia e instalar servidores propios, pagas una suscripción mensual o anual según el proveedor, el plan y las necesidades de tu empresa.

Si mi empresa crece, ¿el software contable se quedará pequeño?

Un buen sistema de contabilidad digital puede acompañar el crecimiento de tu pyme, siempre que permita ampliar sus funciones y capacidad. Según el proveedor y el plan, puedes sumar usuarios o integrar la contabilidad con otros módulos operativos, como un sistema de remuneraciones para el pago de sueldos. Antes de contratar, revisa qué ampliaciones ofrece y cuánto cuestan.