La tecnología está en todo lo que hacemos y los avances en materia digital cambiaron la forma de desarrollar las tareas profesionales. Por ello, cada vez son más las empresas que se actualizan y sistematizan sus procesos, entre los cuales está la contabilidad digital.
Desde hace al menos 20 años, por ejemplo, la facturación dejó de hacerse de forma manual con talonarios de imprenta y pasaron a imprimirse desde ordenadores o cajas registradoras.
La modalidad ha evolucionado a tal punto que en la actualidad, como sucede en Chile, las autoridades no exigen la impresión de facturas, sino que las empresas las hacen llegar a sus clientes por medios electrónicos sin que por ello pierdan su valor fiscal.
Algo similar ha ocurrido con el manejo del recurso humano, cuya administración se ha digitalizado abriendo inmensas oportunidades para el desarrollo de softwares y aplicaciones orientadas a esta área empresarial.
Así las cosas, la contabilidad no podía quedarse en el pasado, en aquel tiempo cuando las empresas invertían grandes recursos en libros y papeles que al final terminaban olvidados en algún depósito u oficina.
Fue el momento de pasar a la contabilidad digital y aquí te explicaremos de qué se trata y por qué es importante invertir en sistemas que la fomenten.
¿Qué es la contabilidad digital??
El concepto más sencillo para definir la contabilidad digital la describe como la metodología de llevar los libros contables, documentos y registros a través del uso de medios electrónicos. Bajo esta modalidad, se considera, prepara y envía el resultado a las autoridades fiscales para su debida supervisión.
Este método, que comenzó como un alivio para las empresas, se convirtió en una obligación tributaria y las instituciones facilitan medios web para tal fin.
Los software de contabilidad pueden ser soluciones individuales e independientes o estar incluidos en los programas computacionales de Planificación de Recursos Empresariales, conocidos como software ERP, o en sistemas de gestión generales.
En el caso de un ERP o software general, es un sistema que contiene una suite de programas que permiten la digitalización e integración de las operaciones de la empresa, tales como inventario, ingresos, egresos, personal, nómina, caja y contabilidad, entre muchas posibilidades.
Dentro de este paquete informático se incluye un software contable que recopila la información financiera y opera según las regulaciones fiscales de cada país. El programa organiza toda la materia contable y es capaz de ofrecer informes, balances, estados financieros, estadísticas y cualquier otro dato, incluyendo un estado de resultados.
Hay una gran variedad de herramientas disponibles de este tipo y seguramente surge la incógnita sobre cómo elegir el mejor software contable. Por eso, acá te dejamos una guía que te ayudará a tomar la decisión correcta: ¡Descárgala aquí!
Ventajas de la contabilidad digital
Todo lo que se digitaliza, mejora. Y lo hace porque principalmente se simplifican los procesos y son más fáciles de conducir. A continuación presentaremos un listado de las ventajas que ofrece la contabilidad digital.
Manejo efectivo de la información sensible para la empresa
El manejo de los archivos de contabilidad digital se simplifica y quedan a disposición de forma fácil y rápida. Administrar los documentos contables se puede hacer de forma personal o delegar en una o varias personas.
Protección eficiente de la información
El resguardo de la información se puede hacer en dispositivos, servidores físicos o en la nube, para lo cual es necesario tener claras las ventajas de cada sistema antes de elegir el mejor para los intereses de la empresa.
Confidencialidad de la información fiscal
Los sistemas de contabilidad digital encriptan la información antes de enviarla a la respectiva institución de recaudación fiscal, lo que garantiza que la data no podrá ser visualizada por nadie.
Simplificación de los procesos fiscales
Con la contabilidad digital se acabó la realización de trámites fiscales en persona, ahorrando tiempo y evitando la movilización de personal fuera de las instalaciones de la empresa, ya que esta modalidad permite ejecutar los procesos desde una computadora. Se acabaron las filas y el traslado de cajas hasta las oficinas de los entes tributarios.
Sencillez y rapidez en el acceso a la información
Otra ventaja es la facilidad para realizar auditorías internas de forma rápida y eficaz a pedido de la gerencia.
Respaldo de la información seguro y económico
Antes de la digitalización del proceso contable, el respaldo de la información era muy complicado y requería de una fuerte inversión económica en papelería y de un espacio físico para el resguardo. Con la contabilidad digital el respaldo es electrónico y se logra en muy poco tiempo y de forma segura sin costos adicionales.
Otras ventajas son
Simplificación del control, registro y manejo de las operaciones minimizando los errores. Al ser cruzada, la información se hace de forma automatizada y verificable. La contabilidad se puede tener en línea.
¡La contabilidad digital no amenaza los puestos de trabajo!
Para finalizar, es importante comprender que la contabilidad digital no llegó para acabar con el trabajo de los profesionales de la contaduría.
Estos programas no sustituyen el recurso humano debido a que la participación de los contadores siempre será fundamental para que la información que se carga en las bases de datos cumplan con los parámetros correctos tanto contables como legales, a la vez que tienen un rol directa en su interpretación y participan en la toma de decisiones.
Inclusive, por ser la contaduría una profesión de libre ejercicio, existen sistemas contables multiempresas que les brindan a los contadores una herramienta para organizar de manera efectiva su trabajo con la posibilidad de llevar varias contabilidades.
Y ahora que conoces qué es la contabilidad digital y sus ventajas solo queda tomar la decisión y dar el paso de llevar tu empresa a un nuevo nivel de eficiencia administrativa y traerla a la era electrónica.