¿Qué es un software ERP y por qué debes conocerlo?

Daniel Atik

Escrito por Daniel Atik

Product Manager Core Nubox I Ayudo a simplificar la administración de las Pymes con soluciones simples y fáciles de usar.

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El uso de la tecnología en las empresas se ha convertido en un elemento fundamental para lograr diversos objetivos y un crecimiento sostenible que les permita mantenerse vigentes en un mercado cada vez más competitivo. En este aspecto, el software ERP destaca como uno de los sistemas más utilizados para optimizar sus recursos y mejorar su productividad.

En efecto, la automatización de procesos ha abierto un sinfín de posibilidades para los negocios, en especial al encontrarse en un mundo donde la transformación digital toma cada vez más protagonismo; si las organizaciones no se adaptan a estos cambios, entonces es poco probable que puedan sobrevivir a las variaciones del entorno económico.

Indiscutiblemente, la gestión y la planificación financiera son áreas esenciales para todas las empresas.

En virtud de ello, te contaremos qué es un software ERP y cómo puede ser un gran aliado a la hora de simplificar procesos y ahorrar tiempo y recursos.

¡Quédate con nosotros y descubre las ventajas de implementar esta solución en tu negocio!

¿Qué es un software ERP?

Para empezar, ERP es la sigla para Enterprise Resource Planning, cuyo equivalente en español es Planificación de Recursos Empresariales.

En otras palabras, un software ERP es una solución informática que permite la automatización e integración de las diferentes operaciones que se llevan a cabo en una empresa, como inventario, compras, ventas y contabilidad general, entre otras.

Por consiguiente, esta herramienta centraliza y entrelaza todos los datos de un negocio para tener una visión amplia de lo que sucede y, así, facilitar la toma de mejores decisiones.

Con la implementación de un software ERP es posible acceder a cualquier dato actualizado en cuestión de segundos, lo cual evita dejar de lado algún elemento importante a considerar y ahorra tiempo valioso, optimizando la gestión y los recursos.

Procesos que se manejen con el software de gestión ERP:

  • Gestión de Stocks: sirve para regular los movimientos de entrada y salida de existencias de activos en los inventarios y esto se logra controlando el flujo de entrada variando su frecuencia y volumen de pedidos que se realiza a los proveedores.
  • Control y gestión comercial y de ventas: las actividades comerciales están regidas por la satisfacción de la cartera de clientes y la participación en el mercado mediante las ventas, esto requiere de estrategias y políticas orientadas a la calidad, producción y eficiente coordinación interna en la empresa.
  • Gestión financiera: está relacionado con la rentabilidad y finanzas de la empresa, los gastos, el manejo de efectivo y créditos entre otros para que la empresa sea sustentable y sostenible en el tiempo.
  • Integración con emisión de impuestos: contempla todo lo que se atribuye al pago de impuestos o tributos establecidos por las leyes nacionales e internacionales según sea el caso.
  • Gestión de ventas: tiene que ver con las actividades y procesos de ventas a fin de maximizar las mismas con el objetivo estratégico de aumentar los ingresos y flujo de caja de las empresas.
  • Informes: es la parte que resume todos los resultados de gestión con diferentes indicadores que permiten detectar de manera temprana posibles áreas de atención para evitar desequilibrios en las empresas.

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¿Cuáles características claves debe tener un software ERP?

Actualmente, existen distintos tipos de software ERP y lo ideal es buscar el que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa para disponer de funciones que realmente sean útiles para tus operaciones.

De todas maneras, hay ciertas características que todo buen software ERP debe tener para que puedas aprovechar al máximo esta herramienta, entre las cuales podemos destacar:

Integración

La comunicación entre los departamentos de la empresa es muy importante, especialmente cuando de datos se trata, ya que esta solución permite enlazar cada operación y hace que la gestión interna sea más efectiva.

Centralización de datos

Permite que los diferentes departamentos que forman el negocio manejen los mismos términos, por ejemplo, los nombres de las cuentas contables y los parámetros de ingreso de algún documento, entre otros.

Adaptabilidad

No todas las empresas son iguales ni tienen las mismas necesidades, razón por la cual un buen software ERP es capaz de adaptarse a las operaciones de cada organización mediante la configuración de su sistema.

Facilidad de manejo

Es importante que la solución que elijas sea fácil de usar, ya que así podrás optimizar tus procesos y evitarás complicaciones al momento de registrar o buscar alguna información necesaria para la toma de decisiones.

¿Cuáles son las ventajas de un software ERP?

Algunos de los muchos beneficios que un sistema de gestión de recursos empresariales puede ofrecerle a tu empresa son:

Información en tiempo real

Contar siempre con información veraz y oportuna es una gran ventaja para cualquier empresa frente a sus competidores: de este modo, la toma de decisiones es más efectiva en aquellos momentos cuando es más necesaria.

En ocasiones, existen situaciones que ameritan una respuesta rápida por parte de todo el equipo de trabajo y, por supuesto, de los altos mandos que deben tomar acción, ya sea frente a posibles riesgos, un cambio de estrategia o alguna circunstancia que debe ser atendida de inmediato.

Como ya señalamos, el software ERP facilita la obtención de información en cuestión de segundos e integra los datos en cada operación en la empresa.

Mayor seguridad de la información

Estas soluciones permiten resguardar los datos en una sola plataforma, la cual también dispone de respaldos creados por copias de seguridad —generados automáticamente— o por su almacenamiento en la nube, evitando así la pérdida de información que puede suceder al tener archivos físicos.

Además, disminuye los riesgos de robo de datos al protegerlos con niveles de autorización de acceso a los mismos según sea el caso.

Ahorro de tiempo

La automatización de tareas permite reducir el tiempo empleado en ciertas operaciones, mejorando la productividad y logrando que los colaboradores puedan enfocarse en otras áreas que necesiten mayor apoyo.

Esto no solo significa un ahorro de tiempo, sino también de recursos, ayudando a maximizar las operaciones al disminuir los errores humanos y los costos asociados.

Mejor control

Ya lo mencionamos antes: el software ERP permite centralizar toda la información, lo cual conlleva un mejor control de cada una de las operaciones de la empresa al permitir la trazabilidad de estas.

Así, cuando algún miembro de tu equipo necesite analizar o buscar algún dato, será capaz de ver de dónde viene, por qué fue generado y por qué procesos pasó, evitando la duplicidad de información, la ausencia de la misma o datos erróneos.

Optimización de los procesos

Permite integrar todas las áreas de la empresa en una misma plataforma, fomentando el trabajo colaborativo y flujos operativos orientados a los mismos objetivos, alcanzando la eficiencia real.

Mejora la toma de decisiones

Al encontrarse centralizada y unificada toda la información, la calidad del dato aumenta y la decisión es más fiable.

Por otro lado, al tener disponibilidad de la información en tiempo real, sin duda mejora significativamente el tiempo de respuesta por parte de los líderes de la organización.

Modularidad y escalabilidad

El software ERP es altamente flexible y está diseñado para adaptarse a los cambios de la empresa y no constituir un freno o cuello de botella. En ese sentido la arquitectura del sistema es abierta y permite incorporar nuevos módulos en el momento que sea necesario.

¿Cuál es el mejor software de ERP para mi negocio?

En el mercado existen muchas opciones y eso implica que el proceso de elección sea algo difícil. A continuación te daremos unos tips muy útiles que te ayudaran a elegir el que más se ciñe o adapte a tu empresa:

  • Debes conocer y comprender cómo está estructurado tu empresa o negocio;
  • Identifica cuáles son tus verdaderas necesidades en el área fiscal, de inventarios, ventas, contabilidad y finanzas, gestión comercial;
  • Jerarquiza tus necesidades y determina presupuesto que necesitas para tal fin;
  • Determina el número de empleados que requieren acceder a la plataforma;
  • Decide cuál modelo de gestión usarás: el remoto o local;
  • Apunta al soporte técnico 24/7 con presencia en tu país o región de habla hispana.

Software ERP On y ERP en la nube: ¿Cuál elegir?

El modelo de software ERP On se instala de forma local en los ordenadores y servidores de la empresa.

El modelo de software ERP Cloud (en la nube) la información es alojada en el servidor de la empresa contratada, y se accede a ella a través del internet.

Ambos sistemas son robustos y cada uno tiene sus ventajas. La decisión sobre cuál usar depende estrictamente de las necesidades de tu empresa y sus peculiaridades incluyendo el presupuesto destinado para tal fin.

Pero lo más importante que debes tener presente es decidirte por el que te ofrezca: facilidad, simplicidad, mínimos errores, agilidad, asistencia técnica y se adapte a tus necesidades.

¿Por qué debes invertir en un software para la gestión?

Generalmente las empresas consideran que sus procedimientos de trabajo son adecuados dado que siempre lo han hecho de la misma forma y les "funcionan".

Y puede que sí logren sostener la operación, sin embargo, lo verdaderamente importante es qué tanta ventaja tienen con respecto a la competencia. O, peor, ¿se han quedado rezagados?

¡Allí radica la importancia de un software para la gestión! ¡Se trata de no quedarse atrás y, al contrario, encontrar ventajas competitivas!

Este sistema de gestión es adecuado para todo tipo de empresas, incluyendo las PyMEs, y se puede adaptar o personalizar a los procesos y necesidades que tengas las mismas.

De acuerdo a Nucleus Research “Microsoft Dynamics Enterprise Applications for SMB", estos son los motivos específicos o "dolores" por los cuales las empresas invierten en herramientas de este tipo:

  • 58% por obsolescencia de hardware y software;
  • 54% necesita la integración de los procesos productivos;
  • 50% requieren resolver problemas de procesamiento de los pedidos;
  • 38% necesita resolver fallos, errores y datos duplicados;
  • 35% espera reducir inventarios en exceso.

Los análisis de relación costo-beneficio ha comprobado que las empresas que usan el software ERP experimentan las siguientes mejoras:

  • Mayor rapidez en el trabajo;
  • Opiniones favorables y de satisfacción por parte de tus clientes;
  • Manejo de un mayor volumen de pedidos;
  • Los costos de inversión experimentan una tasa de retorno corta (en meses);
  • Mejora la eficacia y eficiencia de cada trabajador;
  • Fácil de usar y de rápido aprendizaje.

Conclusiones

Digitalizar los procesos modulares de gestión operacional y financiera de una empresa constituye una de las actividades más importantes y significativa para estar a la vanguardia en desarrollos tecnológicos, que te permiten ser cada día más competitivo con respecto a tus adversarios.

Su implementación permite planificar a futuro y desarrollar aquellas unidades de la empresa o negocio en la búsqueda de mejores resultados que definirán la línea del camino exitoso para las empresas.

El software ERP es la columna vertebral de las empresas, ya que controla eficazmente todos los procesos y subprocesos de forma flexible, dejando atrás programas obsoletos y forma de trabajo arcaica que no se adaptan a los nuevos tiempos.

El Software ERP dispone de dos versiones, una local y otra en la nube, ambas son una solución técnica segura y confiable para las empresas, y con ellas consigues que tu negocio se adapte a los clientes y no los clientes a ella.

¡Muy bien! Hemos llegado al final de nuestro artículo. Ahora tienes una visión clara de la importancia del software ERP y cómo elegir el más idóneo para tu empresa.

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