Software para finanzas empresariales: ¡Claves sobre esta herramienta!

Daniel Atik

Escrito por Daniel Atik

Product Manager Core Nubox I Ayudo a simplificar la administración de las Pymes con soluciones simples y fáciles de usar.

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Índice de contenidos

Gestionar las cuentas de una empresa no es cosa fácil, lo sabemos. Por eso es necesario tener toda la ayuda posible y aquí es donde entra en juego el software para finanzas empresariales.

Estos programas automatizan los procesos y disminuyen el riesgo de errores, además simplifican las tareas administrativas y de contabilidad.  

Actualmente, las organizaciones tienen la necesidad de actualizarse debido a la incesante transformación digital en las industrias y la importancia de mantenerse al día con las distintas tendencias del mercado.

Es por eso que cada vez más se evidencia lo imprescindible que es invertir en el mejoramiento tecnológico de tu emprendimiento o compañía, por lo tanto, saber cómo puedes implementar un software para finanzas empresariales en tu negocio y de qué manera beneficia a los diferentes departamentos es fundamental.

Precisamente, por su relevancia, hemos dedicado este contenido para explicar en detalle una serie de sistemas informáticos que las empresas pueden utilizar para optimizar las labores de contabilidad, almacenamiento, cobranza, remuneraciones, ¡y mucho más!

¡No pares de leer, quédate con nosotros!

¿Qué es un software para finanzas empresariales?

Un software para finanzas empresariales es, en pocas palabras, un sistema de información o programa que maneja de forma automática distintos aspectos de una empresa que son de interés económico, como:

  • Contabilidad;
  • Cuentas;
  • Administración;
  • Inventario.

De esta forma, estos programas te permiten administrar todas las tareas de una empresa en un solo lugar, optimizando el tiempo y los esfuerzos.

Asimismo, también son parte de la planificación y seguimiento de todos los proyectos de una empresa, ya que contribuyen en la trazabilidad de los mismos y le dan a los gerentes o miembros de los equipos de trabajo una mejor perspectiva tanto de su estado como de su viabilidad.

Principales usos del software para finanzas empresariales

Los softwares de finanzas empresariales se utilizan principalmente para: 

  • Mejorar las estrategias financieras de una empresa, dando una visión mucho más global. Además de proporcionar datos corroborables de los procesos en los distintos departamentos, tales como: ventas, proyectos, cobranzas, etc;
  • Crear un proceso automatizado y uniforme para la administración de todas las tareas económicas y gerenciales. De esta forma puedes asegurarte de reducir el margen de error y concluir todas las transacciones de forma más eficiente.

¿Cómo aprovechar la automatización de procesos al máximo? 

Digamos que estás considerando invertir en uno de estos programas, entonces, es importante que comprendas cómo puedes aprovechar lo mejor posible la automatización de todos los procesos en tu empresa.

Entendiendo que un sistema digital ayuda a asegurar la rentabilidad de una organización, manteniendo un control de su situación financiera. 

Estos son algunos de los principales aspectos que debes conocer para sacarle provecho a estas herramientas: 

  1. Digitalizar los trámites administrativos y financieros disminuyendo el margen de error humano, evitando los retrasos y del mismo modo prevenir todas las pérdidas tanto de tiempo como de dinero. Es posible gestionar de forma digital declaraciones, impuestos, contratos, vencimientos, movimientos bancarios, etcétera.
  2. Estos programas están diseñados para ser utilizados por los departamentos financieros de cualquier empresa, sin importar el mercado en el que se maneja o servicio que presta con la intención de mejorar su gestión administrativa y de finanzas. Finalmente contribuyen en la toma de decisiones y aplicación de estrategias efectivas. 
  3. También son una excelente herramienta para manejar proyectos internacionales, porque pueden trabajar con distintos idiomas, divisas, fiscalidades, etc. Beneficiando así en los procesos de expansión de pequeñas y medianas empresas.

¿Qué puedes hacer con un software para finanzas empresariales?

Hemos mencionado ya que estos programas pueden ser aplicados en distintas áreas de una empresa para ayudarla en sus procesos de funcionamiento interno. Pero, ¿Qué puedes lograr al aplicar un sistema digitalizado de administración? En seguida te lo comentamos:

  • Generar informes exactos de las cuentas flexibles y cálculos;
  • Comparar todos los presupuestos y proyectos en la empresa;
  • Automatizar el proceso de facturación;
  • Contar con una interfaz que sea capaz de controlar en tiempo real todo el estado financiero;
  • Definir alarmas y notificaciones automáticas que te permitan una respuesta efectiva en caso de desviaciones o posibles números rojos;
  • Crear balances financieros de manera automática;
  • Conciliar con los bancos de forma automática;
  • Asignar los movimientos contables en función de los diversos parámetros y variantes;
  • Gestionar las finanzas y administración: control de cuentas bancarias, liquidez, entradas y salidas de efectivo, control de cobros y pagos;
  • Llevar un control preciso y organizado de los activos fijos;
  • Realización de previsiones del flujo de caja;
  • Realizar seguimiento al estado de todos los proyectos para percibir la mayor rentabilidad de los mismos;
  • Gestionar las divisas y controlar las deudas;
  • Minimizar el margen de error, posibles fraudes y fallos en la eficiencia de los controles.

Ahora bien, al momento de aplicar un software para finanzas empresariales para optimizar la gestión de tu organización también existen algunos factores que deben ser tomados en cuenta para evitar fallos en el proceso. Sobre todo, si es la primera vez que tu empresa utiliza este tipo de tecnologías. 

3 consejos para que puedas comenzar a utilizar estos sistemas 

A continuación, vamos a explicarte 3 buenas prácticas para que puedas comenzar a utilizar un software para finanzas empresariales:

1. Conoce los aspectos legales de la gestión financiera de tu empresa 

Absolutamente todas las empresas tienen responsabilidades financieras, por eso importante que tanto tú como gerente como todo el equipo administrativo tenga conocimiento o al menos esté muy familiarizado con las leyes, normativas o impuestos que se aplican. 

Por ejemplo, en el sitio web de la SII puedes asegurarte de cuál es la clasificación de impuestos en donde está estipulada tu empresa según el año de fundación, actividad económica, etcétera.

2. Toma en cuenta el entorno global del mercado

Para poder innovar hay que estar al día con las nuevas tendencias del mercado y esto no solo aplica en gestiones como mercadeo, también es importante en el mundo de las finanzas y la administración. 

Todos los días la tecnología avanza y hace que los procesos sean mucho más sencillos. Como gerente, debes conocer cuáles son las más beneficiosas para aplicar dentro de tu empresa y en cuáles casos podrías sacarle mejor provecho. 

Además, al aplicar nuevos y mejores sistemas digitales aumenta la competitividad de tu empresa y la diferenciará del resto en el mercado donde se desenvuelva.

3. Analiza las necesidades tecnológicas de tu empresa

En este caso, siempre es bueno contar con asesoría de expertos que puedan encaminarte en la toma de decisiones completamente efectivas. Un nuevo punto de vista podría traer las soluciones que tu empresa necesita e, incluso, hacerlo de una forma mucho más rápida y segura. 

Nueva llamada a la acción

¿Cómo escoger un software para finanzas empresariales que se adapte a lo que necesitas?

Una vez tomados en cuenta todos estos factores es posible que te preguntes cómo saber, entre todas las opciones que existen hoy en día en el mercado, cuál es la que se puede adaptar mejor a las necesidades de tu empresa.

Aquí hay una lista rápida de factores a considerar para ayudarte: 

Funciones

Lo primero que debes de fijarte en el momento de escoger un software para finanzas empresariales es que se ajuste a lo que necesitas lograr con él.

En algunos casos estas soluciones pueden ser muy básicas, pero eso no es necesariamente malo. Tal vez, tu objetivo solo sea agilizar el proceso de construir presupuestos, así que te servirían a la perfección.

No obstante, si tu idea es la automatización general y la transformación digital, te vendría bien un software más amplio y robusto.

Accesibilidad 

Las empresas modernas necesitan de una movilidad efectiva, es por esta razón que es tan relevante contar con interfaces diseñadas para mejorar la experiencia de los usuarios.

Por lo tanto, debes inclinarte por un software para finanzas empresariales que sea accesible, es decir, que te permita ingresar a todos los datos en tiempo real y desde cualquier lugar. 

Existen muchas opciones que se adaptan muy bien a esta característica, como por ejemplo las plataformas SaaS (softwares como servicios) que se encuentran en la nube. Esto se debe a que son bastante rápidas y te permiten acceder desde distintos dispositivos. 

Facilidad de uso

Seamos sinceros, de nada sirve una herramienta que tenga mil funciones distintas y una interfaz llamativa si es demasiado complicada de utilizar.

Muchas veces los desarrolladores de estos sistemas optan por plataformas que sean bastante intuitivas para aprender a manejar. 

Sin embargo, siempre es recomendable que si vas a comenzar a aplicar una nueva herramienta digital en tu empresa capacites a todo el equipo que trabajara con ella. Así se evitan los retrasos y mal manejo de la plataforma. 

Automatización de procesos 

Como ya lo hemos dicho antes, un buen software para finanzas empresariales permite la automatización de los procesos. La realización manual de tareas puede afectar severamente la productividad y los tiempos de respuesta de una empresa. 

Además, en muchos casos los procesos que deben realizarse manualmente aumentan los costos de operación, es por eso que se hace necesaria implementar nuevas soluciones de gestión. 

Costo

Por último, es importante mencionar que uno de los factores decisivos para escoger cual es la herramienta de administración de finanzas que más le conviene a tu empresa es el costo, pues esto influirá directamente en el ROI del software.

Es indispensable que conozcas cómo funcionan estas plataformas de servicios, si necesitan de un pago mensual por mantenimiento o solamente se trata de una transacción única.

Ventajas de trabajar con un software para finanzas empresariales

El uso de estas herramientas permite tener un panorama muy claro de la situación financiera de una empresa, por esta razón van de la mano con varios beneficios, como: 

1. Ayuda a crear estrategias financieras efectivas

Con la ayuda de un software para finanzas empresariales, los equipos de trabajo pueden visualizar todos los movimientos, generar datos y acceder a información que les permitirá crear estrategias económicas que beneficiaran a la empresa. Además, podrán gestionar los proyectos de forma satisfactoria. 

2. Brinda acceso a información actualizada y en tiempo real 

Muchas veces, al tener un sistema manual se retrasan los procesos por horas, incluso días. Esto se traduce en una pérdida no solo de tiempo, sino también de dinero. 

Supongamos que necesitas revisar los últimos movimientos financieros de tu empresa para solicitar un préstamo bancario, pero por el tiempo que toma realizar todo esto de forma manual se vence el plazo y no logras hacer tu inversión o pierdes un negocio importante. 

Al tener la ayuda de estos sistemas puedes acceder a ellos, incluso desde la comodidad de tu teléfono, en todo momento y en el lugar que te encuentres. 

3. Ayuda a agilizar el flujo de trabajo y aumenta la productividad de los equipos

La principal función de estos programas es que algunas tareas se realicen de forma automática, lo que les permite a los equipos de trabajo concentrar sus esfuerzos en proyectos más complejos, aumentando la productividad de los departamentos. 

4. Te permite simplificar los procesos y reduce las fallas

Registrar datos, realizar cálculos, hacer transferencias y entre muchas otras cosas son algunas de las funciones que un software para finanzas empresariales puede permitirte con tan solo un clic. 

Del mismo modo, los programas de computadoras minimizan casi por completo el margen de errores en cuanto a los procesos de cálculo y evitan pérdidas. Es decir, permite tener un negocio rentable.

5. Podrás detectar fallas financieras y mejorarás tu capacidad de respuesta

No solamente estos sistemas están diseñados para evitar fallos humanos, sino que también pueden anticiparse a los posibles movimientos, lo que te permitirá a ti y a tu equipo planificar respuestas efectivas a las crisis incluso antes de que las mismas sucedan. 

6. Reducirás los costos y evita amonestaciones

En el caso de los procesos automatizados, al evitar fallos podemos ver que están diseñados para costarle menos dinero a la empresa y del mismo modo no incurrir en multas o penalizaciones que puedan aplicarse por el incumplimiento de alguna normativa. 

7. Mejora la comunicación entre los departamentos y la empresa

Un sistema automatizado les permite a las empresas mantener el canal de la comunicación con sus empleados siempre abierto, asegurándose de que todas las personas manejen la información que les sea pertinente y necesaria para el cumplimiento de sus funciones. 

8. Favorece en la toma de decisiones 

Por último, debemos mencionar que estos softwares son una herramienta de vital ayuda en el momento de tomar decisiones que puedan afectar el desarrollo económico de una empresa. Ya que le permite a su gerencia tener un panorama más claro de su estado y necesidades.

Gestiona menos, crece más
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Software para finanzas empresariales: beneficios en la gestión operativa

Uno de los principales objetivos de una empresa es lograr una buena gestión financiera que le permita alcanzar sus metas, como, por ejemplo: tener una liquidez suficiente, capacidad de cubrir los costos y necesidades de producción o asegurar su rentabilidad en el mercado.

Aunque parezca increíble los softwares para finanzas empresariales permiten mejorar de forma significativa las gestiones, ya que ofrecen indicadores de suma importancia para el manejo de información y procesamiento de datos que se traduce en la implementación de estrategias efectivas y finalmente en buenos resultados.  

Entonces, entendiendo esto, veamos ahora cuáles son las ventajas del software para finanzas empresariales en términos operativos:

  • Facilita por departamentos o áreas de trabajo los indicadores de negocio;
  • Permite conocer los activos más rentables de la empresa y mantiene los pasivos de forma proporcionada a través de los balances de situación contable;
  • Se logra anticipase a los distintos escenarios presupuestales que pueda enfrentar la gerencia y permite crear soluciones efectivas para aumentar las ganancias en función al control de costos;
  • Estandarizar los requerimientos legales y las responsabilidades tributarias de una empresa evitando así posibles amonestaciones;
  • Prevenir crisis y situaciones de pérdida gracias al control que le permite tener a la gerencia de todos los movimientos y estados financieros de la empresa. Así como también las desviaciones presupuestarias en las distintas entradas y salidas de dinero;
  • Detectar los posibles riesgos financieros que pueda atraer un proyecto en específico. Mediante balances de pérdidas y ganancias o comparativas de ejercicios contables;
  • Buscar alternativas de financiamiento que sean más eficientes para la empresa, haciendo un análisis de los créditos, intereses y comisiones;
  • Evaluar los proyectos de inversión y solvencia.

Bonus: 6 pasos para digitalizar tu empresa de forma satisfactoria

El proceso de digitalización y actualización de las tecnologías de una empresa es algo no solo necesario, sino que también es clave para su rentabilidad y permanencia en el mercado. 

Sabemos que no es algo fácil de lograr, pero podemos darte una lista de 6 sencillos pasos a seguir que puedes aplicar para alcanzar la digitalización. 

1. Conoce las necesidades tecnológicas de tu empresa

Como ya lo hemos mencionado, es muy importante que antes de decidir comenzar a utilizar una nueva tecnología o comprar un software para finanzas empresariales conozcas muy bien el estatus y necesidades que tiene tu negocio. 

Muchas veces no es necesario comprar nuevos equipos o hacer una gran inversión de dinero para implementar un programa complejo que, quizás, no resuelva los problemas tecnológicos en tu empresa. 

La recomendación es siempre tomar en cuenta tanto la opinión de expertos en el área como la experiencia de usuarios, clientes y empleados. 

2. Desarrolla una estrategia con objetivos claros 

Hacer mejoras en cuanto a la digitalización de una empresa sin un plan u objetivo claro puede que no cambie nada.

Es por eso que trazar una estrategia que delimite todos los pasos a seguir durante el proceso y que quieres lograr cuando este termine será la clave para el éxito de tu negocio. 

3. Capacitar a tus empleados es clave

No solamente necesitas implementar nuevas tecnologías en tu empresa, también es de suma importancia que todos los empleados conozcan cómo manejar las herramientas. De esta manera aseguras la productividad y crecimiento profesional de todos los miembros de tu equipo. 

También es recomendable que incluyas a todos los trabajadores durante el proceso de digitalización, ya que esto asegura que las personas estén familiarizadas con las nuevas herramientas.

4. Selecciona cuidadosamente las herramientas de digitalización

Aquí entra la importancia de encontrar un software para finanzas empresariales que se adapte a las necesidades de tu negocio. Existe una herramienta adecuada para todos y cada uno de los procesos de tu empresa desde la contabilidad y facturación hasta comunicaciones internas. 

Todo está en contar con un muy buen asesor tecnológico que te permita conocer cuáles son las formas correctas para aplicar cada una de las nuevas herramientas. 

5. Optimiza la experiencia del cliente 

Casi desde el inicio de los tiempos hemos escuchado la frase "el cliente es el rey" y la mayoría de las veces esta afirmación es cierta. Es por eso que los desarrolladores digitales y expertos en tecnología apuntan todos sus esfuerzos en crear nuevas y mejores experiencias de usuarios.

Simplificar un proceso, hacer la comunicación más directa o simplemente mejorar la apariencia de tu sitio web es un elemento clave para dar un paso hacia la digitalización de tu negocio y por consecuencia aumentar su competitividad en el campo.

6. Escoge canales de comunicación efectiva

El primero de ellos es tener un sitio web donde las personas puedan encontrarte fácilmente desde un buscador y si vendes algún producto es posible que necesites crear una plataforma de comercio en línea. 

Además de estas plataformas, en la actualidad cuentas con muchas opciones para abrir canales de comunicación directa con tus clientes, como es el caso de las redes sociales, newsletters, definir un buen equipo de atención, etc. 

Estos pasos pueden ayudarte a aplicar estas nuevas herramientas de una forma efectiva y hacer el proceso mucho más amigable para todos en la empresa.

Mantenerse en la vanguardia tecnológica se ha vuelto un hecho casi obligatorio para todas las empresas sin importar si son grandes o pequeñas. Ya que esto ayuda a mejorar su competitividad en un mercado que está en constante crecimiento.

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