Escrito por Juan Ignacio Onetto
Co-founder at Colppy. CPO at Suma I Ayudando a contadores y dueños de pequeñas empresas a ser exitosos y simplificar su día.
Author's LinkedIn¿Cuáles son los elementos que influyen en el ROI de un software para uso empresarial?
En el mercado actual abundan alternativas de software administrativo para optimizar operaciones y la gestión de información. Las herramientas que destacan se encuentran en modo cliente-servidor o en la nube, de código abierto o propietario.
Independientemente del recurso, siempre es necesario proyectar el ROI de un software, y para ello debemos tener en cuenta una serie de factores que nos mostrarán tanto la inversión real como una proyección clara de ganancias y retorno.
Entre estos puntos clave encontramos:
1. Costo total y neto
Este indicador de interés es la suma de los siguientes factores:
Inversión inicial global
Abarca cuánto se pagará al proveedor por el software, así como los gastos asociados a la preparación de la empresa para la implementación.
Costos de mantenimiento y gestión
También resulta fundamental considerar los costos que implica el alojamiento de los servidores, así como los asociados al mantenimiento, configuración y actualización de la herramienta.
Otro aspecto que generará gastos son los esfuerzos internos que se requieren para mantener, respaldar, asegurar y monitorear el software de gestión, contabilidad o cualquier otra área. Por ejemplo, tal vez sea necesario contratar a profesionales de tecnologías de la información.
Esto demuestra que la opción más atractiva es optar por soluciones de "llave en mano", que en su inversión global incluyan asesoría, capacitación y apoyo durante la implementación, así como soporte y actualización automática.
2. Objetivos
Tener muy claro los objetivos y lo que deseas conseguir ayudará a trazar una expectativa de rentabilidad ajustadas a la realidad.
Por ejemplo, imagina que planees invertir en un software de inventario. En ese caso, necesitas tener metas como el porcentaje al que deseas reducir la tasa de perdida y expectativas en cuanto a optimización del tiempo.
3. Indicadores de medición
No basta con tener presente qué deseas lograr. También es fundamental saber de qué manera medir el impacto del software.
Un buen proyecto de inversión en tecnología consta de KPIs ajustados al tipo de uso y, además, a los objetivos trazados anteriormente.
Si mantenemos el ejemplo del software de inventario, una métrica clave sería la evolución mensual de la tasa de pérdidas y robos hormiga y el tiempo promedio para cumplir determinadas tareas.
De esta forma, en caso de que los KPIs no avancen conforme a tu objetivo, podrás tomar decisiones a tiempo e impulsar mejoras de uso.
4. Expertise interna
Las empresas que mejor aprovechan los softwares son aquellas que tienen estrategias de contratación y gestión de personal enfocadas en reducir la resistencia al cambio y sumar expertise con enfoque en la transformación digital.
Si bien hoy vemos muchos sistemas simples e intuitivos, entender la cultura paperless, ser hábil para administrar información digital y otras fortalezas son claves para el aprovechamiento.
5. Adherencia al nuevo modelo de operación
Más allá del conocimiento, tu equipo tiene que estar enfocado en adaptarse e integrarse al nuevo modelo de funcionamiento que planteará el software implementado.
Por ejemplo, si se trata de un software de factura electrónica, contadores y personal administrativo debe olvidar la vieja práctica de consultar los respaldos físicos para elaborar reportes e ir directamente a la base de datos de la herramienta.
Si bien cada colaborador verá un ligero impacto en su operación diario, es necesario asumirlo para rentabilizar el software y, en el corto plazo, flexibilizar el trabajo y optimizar el tiempo de cada uno de los miembros del equipo.
¡Llegamos al final!
Esperamos que te haya servido toda la información que te hemos dado sobre el ROI de un software y los aspectos que influyen en este indicador.
Recuerda: tu PyME necesita modernizarse e invertir en tecnología, pero esto supondrá beneficios únicamente si lo hace de forma organizada y midiendo cada paso.