¿Qué influye en el ROI de un software para uso empresarial?

Juan Ignacio Onetto

Escrito por Juan Ignacio Onetto

Co-founder at Colppy. CPO at Suma I Ayudando a contadores y dueños de pequeñas empresas a ser exitosos y simplificar su día.

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Cuando una organización decide invertir en una solución de software, uno de los aspectos más importantes a considerar es la expectativa de rentabilidad de la herramienta.

Esta tarea, normalmente, representa un reto para las compañías, debido a lo difícil que resulta la medición del retorno de la inversión de un recurso tecnológico.

Por ese motivo, hoy queremos explicar qué aspectos influyen al final del día en el ROI de un software, que permiten tener una idea mucho más clara del posible retorno y los beneficios.

Pero, antes, definamos qué es el ROI y cuál es su propósito.

¿Qué es el ROI?

El acrónimo ROI tiene que ver con el "retorno de la inversión", lo cual significa que es el coeficiente financiero que lleva a cabo la medición de la cantidad de dinero que se ha recuperado o perdido, tras la realización de una inversión.

El retorno de la inversión, que generalmente se mide en porcentaje, brinda la posibilidad de llevar a cabo una comparación a partir de la cantidad de dinero que ha sido dispuesta versus la suma que ha sido ganada o perdida.

Vale decir que el cálculo de la inversión es una herramienta estadística que, normalmente, tiende a facilitar a los inversores la selección del camino que tomarán para direccionar sus finanzas y capital.

A continuación te mostraremos la formula de este indicador:

ROI (%) = (retorno de la inversión - coste de inversión) / coste de inversión.

No obstante, cuando la noción de temporalidad no juega un papel en su medición, el cálculo se lleva a cabo a partir de un período de tiempo definido, el cual puede ser de un año. De ese modo, es llamado rendimiento anual.

La importancia del ROI de un software se fundamente en su relevancia para apoyar la toma de decisiones en tecnologías y recursos claves en estos tiempos de transformación digital.

¿Cuáles son los elementos que influyen en el ROI de un software para uso empresarial?

En el mercado actual abundan alternativas de software administrativo para optimizar operaciones y la gestión de información. Las herramientas que destacan se encuentran en modo cliente-servidor o en la nube, de código abierto o propietario.

Independientemente del recurso, siempre es necesario proyectar el ROI de un software, y para ello debemos tener en cuenta una serie de factores que nos mostrarán tanto la inversión real como una proyección clara de ganancias y retorno.

Entre estos puntos clave encontramos:

1. Costo total y neto

Este indicador de interés es la suma de los siguientes factores:

Inversión inicial global

Abarca cuánto se pagará al proveedor por el software, así como los gastos asociados a la preparación de la empresa para la implementación.

Costos de mantenimiento y gestión

También resulta fundamental considerar los costos que implica el alojamiento de los servidores, así como los asociados al mantenimiento, configuración y actualización de la herramienta.

Otro aspecto que generará gastos son los esfuerzos internos que se requieren para mantener, respaldar, asegurar y monitorear el software de gestión, contabilidad o cualquier otra área. Por ejemplo, tal vez sea necesario contratar a profesionales de tecnologías de la información.

Esto demuestra que la opción más atractiva es optar por soluciones de "llave en mano", que en su inversión global incluyan asesoría, capacitación y apoyo durante la implementación, así como soporte y actualización automática.

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2. Objetivos

Tener muy claro los objetivos y lo que deseas conseguir ayudará a trazar una expectativa de rentabilidad ajustadas a la realidad.

Por ejemplo, imagina que planees invertir en un software de inventario. En ese caso, necesitas tener metas como el porcentaje al que deseas reducir la tasa de perdida y expectativas en cuanto a optimización del tiempo.

3. Indicadores de medición

No basta con tener presente qué deseas lograr. También es fundamental saber de qué manera medir el impacto del software.

Un buen proyecto de inversión en tecnología consta de KPIs ajustados al tipo de uso y, además, a los objetivos trazados anteriormente.

Si mantenemos el ejemplo del software de inventario, una métrica clave sería la evolución mensual de la tasa de pérdidas y robos hormiga y el tiempo promedio para cumplir determinadas tareas.

De esta forma, en caso de que los KPIs no avancen conforme a tu objetivo, podrás tomar decisiones a tiempo e impulsar mejoras de uso.

4. Expertise interna

Las empresas que mejor aprovechan los softwares son aquellas que tienen estrategias de contratación y gestión de personal enfocadas en reducir la resistencia al cambio y sumar expertise con enfoque en la transformación digital.

Si bien hoy vemos muchos sistemas simples e intuitivos, entender la cultura paperless, ser hábil para administrar información digital y otras fortalezas son claves para el aprovechamiento.

5. Adherencia al nuevo modelo de operación

Más allá del conocimiento, tu equipo tiene que estar enfocado en adaptarse e integrarse al nuevo modelo de funcionamiento que planteará el software implementado.

Por ejemplo, si se trata de un software de factura electrónica, contadores y personal administrativo debe olvidar la vieja práctica de consultar los respaldos físicos para elaborar reportes e ir directamente a la base de datos de la herramienta.

Si bien cada colaborador verá un ligero impacto en su operación diario, es necesario asumirlo para rentabilizar el software y, en el corto plazo, flexibilizar el trabajo y optimizar el tiempo de cada uno de los miembros del equipo.

¡Llegamos al final!

Esperamos que te haya servido toda la información que te hemos dado sobre el ROI de un software y los aspectos que influyen en este indicador.

Recuerda: tu PyME necesita modernizarse e invertir en tecnología, pero esto supondrá beneficios únicamente si lo hace de forma organizada y midiendo cada paso.

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