Software de gestión: ¡Descubre qué es, tipos y sus beneficios!

Cualquier herramienta que permita facilitar la administración de un negocio es un elemento que debe considerarse, sobre todo en el inicio del emprendimiento o de la empresa. Por esta razón es fundamental, que en tu camino hacia la creación de una PyME que pueda escalar y ganar cada vez más participación en su mercado, comprendas qué es un software de gestión y cómo puede agregarle valor a tus operaciones.

Ahora mismo existen diversas herramientas tecnológicas como programas contables, ERPs, o software de gestión de RR. HH. —entre otros que abordaremos un poco más en el desarrollo de este artículo— que permiten que los dueños de pequeños y medianos negocios puedan mejorar la productividad general de su organización, por ejemplo, ayudando a automatizar los sistemas de contabilidad, firmar documentos electrónicamente u optimizar la cadena de suministro.

Ahora bien, no todos los líderes y emprendedores comprenden a ciencia cierta qué es un software de gestión y cuáles son los beneficios que logran proporcionar si se adoptan de manera eficiente a sus operaciones diarias.

¿Te llama la atención descubrir todo lo necesario sobre esta herramienta? Pues, en las siguientes líneas podrás aprender esto y más. ¡Lee hasta el final!

¿Qué es un software de gestión?

Como su nombre lo sugiere, el software de gestión es un sistema informático que se compone de diversas herramientas o funciones diseñadas para ejecutar tareas administrativas dentro de una organización y que, tradicionalmente, se generaban individual y analógicamente.

En conjunto, todas estas funcionalidades pueden simplificar y automatizar una variedad extensa de procesos operativos, actividades de producción y etapas burocráticas de una empresa con el fin de acelerar el flujo de trabajo y entregar resultados óptimos, oportunos y libres de errores.

Dentro de los más populares se pueden mencionar los softwares contables, los CRMs (Customer Relationship Management), ERP (Entreprise Resource Management), entre muchos otros que están disponibles en el mercado casi para cualquier tipo de empresa.

Asimismo, muchos de ellos están compuestos por bloques o módulos caracterizados por desempeñar diversas funciones y que permiten que las organizaciones o departamentos optimicen áreas de interés particulares.

Ahora bien, existen diversos tipos de estas soluciones que pueden ayudarte a entender de manera más precisa lo que es un software de gestión y para qué está diseñado.

Tipos de softwares de gestión

En la actualidad los gerentes cuentan con una cantidad sustancial de opciones digitales y tecnológicas para incorporar a su empresa en cuanto a lo que se refiere a softwares de gestión.

De hecho, se puede decir que hay en el mercado tantas versiones disponibles como segmentos tiene una industria. Sin embargo, a grandes rasgos, podemos separarlos en dos grupos:

1. Software de gestión a medida

Este tipo de producto o solución propone la creación de un software de gestión desde sus etapas iniciales para un tipo de empresa en particular.

Como puede ser evidente, esta resulta una alternativa más costosa para las compañías ya que se ajusta a características específicas, siendo capaz de ofrecer soluciones más eficientes.

Asimismo, en muchas oportunidades ofrece mayor flexibilidad para ajustarse a los requerimientos de la empresa, lo cual favorece a la operatividad, al estar diseñada para adaptarse al flujo de trabajo.

2. Software de gestión predefinido

A diferencia del anterior, este tipo de producto está creado para funcionar desde un punto de vista más genérico y que pueda ser aplicable para varias organizaciones sin la necesidad de ajustarlo a cada una de ellas.

Esta opción suele ser más económica que el software de gestión a medida, sin embargo, a causa de ello la organización deberá adaptase a la solución ya que no permitirá cambiar sus funciones de acuerdo a las necesidades puntuales.

Dicho esto, vale la pena aclarar que así como existen estas dos grandes categorías de software de gestión, también se presentan dos formas en las que se puede incorporar dentro de la organización:

• Software de gestión local: algunos de los programas que se adquieren por parte de una empresa están alojados dentro de la intranet de la organización y solo es posible usarse a través de los equipos conectados a esta red.

• Software de gestión en la nube: supone la utilización del cloud computing como proveedor del servicio y, a través de una conexión a Internet, los usuarios pueden activar la herramienta desde cualquier dispositivo, lo que brinda mayor amplitud y flexibilidad de uso.

En este punto, conocido el concepto de lo qué es un software de gestión y cómo puede presentarse como solución de una empresa, vale la pena navegar por las características particulares que poseen y que lo convierten en una adición ideal para cualquier tipo de compañía, sin importar su sector o tamaño.

¿Cuáles son sus principales características?

Para que puedas crear una idea mucho más concreta de lo que es un software de gestión y comprendas qué se puede esperar de esta incorporación en términos de productividad y operatividad, te presentaremos las 6 características principales que tienen estas herramientas.

1. Diseño modular

Regularmente, el software de gestión es creado de manera estructural para que puedan contener módulos que ejecuten funciones por separado. Esto es para que la organización que lo adapte a sus operaciones pueda obtener flexibilidad y amplitud para integrarlo en diferentes departamentos a la vez.

De este modo, es muy probable que encuentres módulos separados para la base de datos de clientes, gestión logística, ventas, adquisiciones, base de datos de inventario, entre otros.

Ahora bien, a pesar de que estos módulos están segmentados en bloques dentro de la herramienta, todos se encuentran integrados entre sí permitiendo que la información de un área pueda fluir hacia otra, presentando datos cruzados en tiempo real.

2. Base de datos general

Tener una base de datos centralizada es otro de los aspectos inherentes de un software de gestión y garantiza que la información solo deba ser registrada una vez, lo que permite consultar cada vez que sea preciso por parte de cualquier departamento de la empresa.

3. Diseño flexible

Dado que la naturaleza de una organización es flexible, un buen software de gestión debe permitir cierto rango de modificación para poder satisfacer las necesidades que surgen eventualmente durante la actuación de una compañía en su mercado.

Gracias al hecho de que estos programas suelen diseñarse de manera abierta, es muy probable que el software que incorpores en tu organización cuente con la funcionalidad de agregar o eliminar módulos sin afectar el desempeño general.

4. Permite el trabajo colaborativo

Estos programas son la herramienta ideal para las empresas modernas ya que permiten que varias áreas —o todas ellas— puedan transferir datos de un departamento a otro.

Evidentemente, esto favorece el trabajo colaborativo y pone a disposición de cada miembro de la empresa las informaciones necesarias en tiempo real para tomar decisiones rápidas y precisas porque todo se encuentra en localizado en la nube.

5. Buscador integrado

Como parte de una característica fundamental que debe tener un software de gestión realmente eficiente es un buscador interno para simplificar la obtención de información rápidamente desde la base de datos interna.

6. Notificaciones automáticas

Así como permitir encontrar información relevante cuando sea requerido es un elemento característico de este tipo de soluciones, distribuir los datos relevantes para quienes son de interés es otra funcionalidad que convierte al software de gestión en una herramienta diferenciada.

Y es que a través de la activación de notificaciones automáticas a los departamentos y miembros correctos, los líderes podrán generar un proceso de toma de decisiones más preciso y que permita provocar los mejores resultados para la compañía.

Dicho esto, llegamos a un punto en donde resulta relevante explicar cuál es el propósito general de esta solución y cuáles son esas funcionalidades que es capaz de proporcionar y que nos permite entender el concepto de qué es un software de gestión en su totalidad.

Funciones de un software de gestión

Como seguramente has podido comprender y deducir gracias a la información antes presentada, el software de gestión es una solución informática diseñada para realizar tareas administrativas en ambientes empresariales con el propósito de facilitar la colaboración entre los diferentes departamentos de la organización.

Ahora bien, desde un punto de vista más general y teniendo en cuenta que estas herramientas pueden presentarse en diferentes formas y con diversos fines, el software de gestión en términos de funcionalidad permite obtener una perspectiva global e integrar de todos los datos que se manejan en un ambiente corporativo.

De esta forma, los gerentes y diferentes miembros pueden identificar rápidamente los aspectos críticos que la componen —incluyendo cada proceso individual— para poder brindar soluciones oportunas a la gran mayoría de incidencias que pueden generarse dentro de un ambiente laboral y con los mayores índices de eficiencia.

De la misma manera, el software de gestión está diseñado para minimizar los riesgos financieramente hablando, dado que está configurado para permitir el establecimiento de protocolos y estándares regulatorios de acuerdo al país en donde se encuentre la empresa y, de esta manera, mantenerla al día con sus responsabilidades.

Por otra parte, otra funcionalidad especial con la que cuentan los softwares de gestión es la posibilidad de planificar de manera realista y basada en datos los próximos pasos de la organización. Esto permite realizar estimaciones certeras y preparar a toda la empresa para los futuros escenarios.

Todo esto no lleva, inevitablemente, a hablar de los beneficios que es capaz de proporcionar y que seguramente impulsará a muchos gerentes a adoptarlos como una herramienta valiosa de negocios.

Beneficios de implementar esta herramienta

Contextualizado el tema de qué es un software de gestión, es momento de abordar los factores que logra aportar a una organización en términos de rendimiento, productividad y, por supuesto, automatización.

En ese sentido, te invitamos a seguir leyendo para descubrir los mayores beneficios que esta herramienta puede brindarle a las empresas.

1. Eleva la productividad

Quizá es el factor más nombrado durante el desarrollo de esta lectura y es que los cambios en términos de productividad que logra proporcionar la incorporación de un software de gestión pueden llegar a ser tan sustanciales que es casi una desventaja competitiva no poseerlo.

Teniendo en cuenta que la productividad se mide en relación a los costes generados versus el tiempo que tarda una organización para crear un bien o un servicio que será posteriormente comercializado, la utilización de soluciones informáticas como esta guían a la compañía a nuevos estados de eficiencia que los lleve a establecer métodos más efectivos para generar valor.

Las soluciones como un software de gestión son capaces de recopilar datos para establecer patrones de conducta que demuestren prácticas que conduzcan hacia la rentabilidad y, asimismo, aquellas que perjudican a los resultados positivos.

Por esta razón, es una alternativa más que lógica el incorporar alternativas de este tipo con el propósito de adicionar un cúmulo de ventajas competitivas y competencias administrativas y de control que puedan adaptarse a los requerimientos de los mercados y posicionen a la organización por encima de sus más fuertes competidores.

2. Produce mayor rentabilidad

Siguiendo con el punto anterior, una de las grandes posibilidades que se tornan accesibles para las empresas —sobre todo las PYMEs—, es la oportunidad de definir nuevos métodos de producción y flujos de trabajo que optimicen las capacidades generales.

Esto, evidentemente, es un puente directo hacia una mayor rentabilidad financiera, dado que el generar bienes usando cada vez menos recursos y en menor tiempo conllevará más oportunidades de negocios y más aprovechamiento de los márgenes de ganancia.

Esto es de especial importancia para las pequeñas y medianas empresas que, por su naturaleza operativa, no están capacitadas y ni equipadas para utilizar herramientas de análisis y gestión que les permitan optimizar sus procesos.

Por esta razón, el software de gestión —al ser una herramienta accesible por casi cualquier organización— surge como un camino ideal para los pequeños empresarios y emprendedores con el fin de maximizar sus oportunidades dentro de su mercado.

3. Disminuye los tiempos de espera

En mercados cada vez más competitivos y que el tiempo de respuesta se transforma en un elemento diferenciador, los softwares de gestión se han convertido en la piedra angular en donde se sostienen la mayoría de las tomas de decisiones.

Responder eficiente y oportunamente ante eventos e incidencias tiene impreso en sí mismo la palabra "precisión". Por este motivo, el contar con datos centralizados de interés para cualquier gerente o tomador de decisión es una solución perfecta a la hora de necesitar soluciones concretas ante necesidades o consultas en tiempo real.

4. Contribuye a la colaboración

Ya asomábamos este beneficio hace algunos subtítulos atrás, pero queremos llevarlo un poco más allá en este segmento. Y es que la integración de herramientas de software de gestión con diversas plataformas tecnológicas abre la gran posibilidad para empresarios y emprendedores de conectarse con proveedores, distribuidores y clientes bajo una misma interfaz.

Esto no solo favorece a la obtención de datos en tiempo real sobre diversos factores, como relacionamiento con clientes, órdenes de pedido o rastreo de productos. También proporciona información instantáneamente sobre plazos, necesidades y prioridades de manera anticipada para que la organización pueda responder eficientemente cada vez que sea necesario.

De esta manera, la empresa será capaz de proyectar estrategias y prever condiciones que le dé una ventaja competitiva y oportunidad de respuesta que, tradicionalmente, sería imposible.

Asimismo, con la información centralizada y la posibilidad de estimular la cooperación interna y con terceros, la compañía estará en una posición favorecida a la hora de reducir los roces con proveedores y clientes y, al mismo tiempo, poder entender sus requerimientos sin invertir tantos recursos.

Todo lo antes mencionado deja claro que la adición de un software de gestión es mucho más que un capricho o un lujo que algunos quieran darse. Esta solución se convierte cada vez más en un requisito indispensable para anticiparse a problemas y establecer protocolos optimizados de producción y control que lleven a la organización a nuevas posiciones de rentabilidad.

Ahora bien, ¿Cómo obtener el máximo beneficio posible de ella? ¡Continúa leyendo!

¿Cómo aprovechar al máximo la inversión en un software de gestión?

Como cualquier herramienta de transformación digital, el software de gestión permite acceder a ciertas capacidades competitivas siempre y cuando este sea utilizado de manera eficiente.

En primer lugar, antes de sumar esta capacidad dentro de sus actividades operativas, es importante que se tomen algunas previsiones para garantizar la completa funcionalidad, por ejemplo:

• Atención personalizada: que facilite la capacitación interna y la resolución de incidentes por parte del proveedor.
• Auditorías: funcionalidad ideal para detectar problemas y las mejores soluciones posibles.
• Flexibilidad: es decir, que sea modular para adaptarse al desarrollo y a los cambios de la empresa, brindando escalabilidad en todo momento.
• Adaptabilidad: que permita ajustarse a las tendencias y necesidades de cada caso.
• Cumplimiento: además que esté actualizado con las leyes y regulaciones vigentes para reducir el riesgo legal.
• Intuitividad: con el fin de optimizar la experiencia de uso y que permita acortar los tiempos de adaptación.

Con esto en mente, es preciso puntuar aquellos elementos que deben ser tomados en consideración para sacar el máximo provecho a este tipo de solución y recuerda siempre que el soporte técnico es necesario.

Incorpora un software de gestión que se adapte a tu empresa

Lo ideal es asegurarse por adoptar un software que se ajuste a los requerimientos específicos de la organización y que sea capaz de sostenerse en el desarrollo progresivo.

Busca ayuda profesional

En muchas oportunidades durante su implementación habrán momentos que no serás capaz de tomar una decisión por desconocer la profundidad de las variables. Por ello, el contar con atención profesional puede ser la diferencia entre tomar una decisión equivocada y traer verdaderos beneficios para la compañía.

Conoce las funcionalidades a fondo

Los softwares de gestión tienen diversas capacidades y conocerlas a profundidad permitirá explotarlas al máximo y llevar a tu organización a niveles cada vez más atractivos.

Para lograrlo, asegúrate de tener la capacitación o un reporte detallado de las funcionalidades relevantes según los requerimientos de tu empresa y, de la misma forma, de aquellas que están a disposición cuando se necesiten.

Recoge la información más relevante

Este tipo de sistema te da la oportunidad de obtener reportes en tiempo real, además de gráficas para mejorar el proceso de visualización.

En este sentido, aprovecha estas herramientas para tener un control optimizado y realizar las supervisiones más eficientes posibles de los resultados basados en los movimientos reales de la compañía.

Usa la información para generar tus presupuestos

Al manejar un cúmulo de información a nivel administrativo, con este tipo de solución podrás realizar previsiones de ingresos, pérdidas y ganancias lo cual te permitirá un control más detallado de la gestión día a día.

Sácale provecho a las notificaciones

Una de las funcionalidades más atractivas es la posibilidad de tener alertas en todo momento de lo que sucede en tu organización.

Si necesitas realizar un pago, recordar un cobro o generar una orden de compra podrás configurar esta herramienta para que recuerde hacerlo en el momento adecuado y generar la mayor competitividad posible.

¡Has llegado hasta el final!

Toda esta información y saber específicamente qué es un software de gestión te convierte en casi un experto en este tema y muy posiblemente estás listo para empezar el proceso de adopción e implementación de tu propia herramienta informática de control.

No dudes en informarte lo mejor posible y empezar tu camino hacia la verdadera transformación digital y la virtualización de las operaciones tradicionales de tu empresa.

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