Softwares de finanzas para pymes: ¡Así te ayudan en tu gestión!

El buen funcionamiento de una Pyme depende, en gran medida, de una correcta organización financiera, algo que implica administrar los ingresos y egresos de forma eficiente, así como mantener el flujo de caja en niveles adecuados. ¿Cómo los softwares de finanzas ayudan?

¿Qué tipos de softwares de finanzas para pymes existen en el mercado?

En términos de digitalización y simplificación de procesos en el área de las finanzas, siempre es bueno combinar los software de gestión y las aplicaciones financieras. Para que sepas cuál elegir,  ten presente lo siguiente: 

1. Software administrativos para finanzas

Permiten optimizar la gestión y administración de la información y de los procesos de las diferentes áreas de una empresa: contabilidad, recursos humanos, cobranza, facturación, etc.

Funcionalidades Específicas de Software de Finanzas para PYMES

A continuación, se detallan las funcionalidades específicas de los tipos de software administrativos:

1. Software de Contabilidad:

• Automatización de Tareas Contables: Permite la automatización de registros contables, conciliación bancaria, y generación de estados financieros, lo que ahorra tiempo y reduce errores humanos.
• Análisis Financiero: Proporciona herramientas para el análisis financiero detallado, incluyendo la creación de informes personalizados que ayudan en la toma de decisiones estratégicas.
• Gestión de Inventarios: Integra la contabilidad con la gestión de inventarios, facilitando el seguimiento de los costos de bienes vendidos y el control de existencias.

Aplicación en Escenarios Reales:

• Escenario 1: Una pyme puede utilizar el software de contabilidad para automatizar la conciliación bancaria mensual, reduciendo el tiempo dedicado a esta tarea y minimizando errores.
• Escenario 2: La empresa puede generar un informe de estado financiero trimestral personalizado que detalle los ingresos y gastos, ayudando a los directivos a tomar decisiones informadas sobre inversiones futuras.

2. Software de Remuneraciones:

• Generación de Liquidaciones de Sueldo: Automatiza la generación de liquidaciones de sueldo, asegurando precisión y cumplimiento con la normativa laboral.
• Cálculo de Beneficios y Deducciones: Gestiona el cálculo automático de beneficios, deducciones y aportes previsionales, facilitando la gestión de nómina.
• Reportes de Nómina: Proporciona reportes detallados sobre la nómina, permitiendo un análisis de los costos laborales y la planificación presupuestaria.

Aplicación en Escenarios Reales:

• Escenario 1: Una empresa con una gran cantidad de empleados puede automatizar la generación de nómina, asegurando que todos los empleados reciban sus pagos a tiempo y con precisión.
• Escenario 2: La gerencia puede utilizar los reportes de nómina para analizar los costos laborales y tomar decisiones sobre contrataciones o ajustes salariales.

3. Software de Facturación Electrónica:

• Emisión y Recepción de Facturas Electrónicas: Permite la emisión y recepción de facturas electrónicas, cumpliendo con la normativa fiscal y mejorando la eficiencia en el proceso de facturación.
• Integración con ERP: Se integra con sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) para automatizar la contabilidad de las ventas y mejorar la gestión del flujo de caja.
• Monitoreo y Seguimiento: Facilita el monitoreo y seguimiento de facturas emitidas y recibidas, asegurando el cumplimiento de pagos y optimizando el flujo de caja.

Aplicación en Escenarios Reales:

• Escenario 1: Una pyme puede utilizar el software de facturación electrónica para emitir facturas de manera rápida y eficiente, asegurando el cumplimiento con el SII y reduciendo el tiempo de espera para la recepción de pagos.
• Escenario 2: El software permite monitorear el estado de las facturas y enviar recordatorios automáticos de pago, mejorando la gestión de cuentas por cobrar.

• Gestión de Deudas: Permiten administrar y monitorear las obligaciones financieras del negocio, con notificaciones sobre plazos de pago próximos. Ejemplo: Bill Tracker.
• Control de Gastos e Ingresos: Facilitan el monitoreo y la administración de los gastos e ingresos del negocio. Ejemplo: Expensify.
• Cobranza Automatizada: Sincronizan facturas emitidas con la app para automatizar el proceso de cobro y optimizar el flujo de caja. Ejemplo: Cobranza Digital.

Aplicación en Escenarios Reales:

• Escenario 1: Una pyme utiliza Bill Tracker para recibir notificaciones sobre vencimientos de deudas, evitando pagos atrasados y posibles recargos.
• Escenario 2: Expensify se utiliza para registrar y categorizar automáticamente los gastos de la empresa, proporcionando una visión clara del flujo de caja y facilitando la elaboración de presupuestos.

Comparativa Directa entre Diferentes Tipos de Software de Finanzas

 2. Aplicaciones financieras

El Informe Mobile en España y el Mundo 2018 -de la Agencia Ditrendia- señala que, mientras las apps de entretenimiento son las más eliminadas de los smartphones, las de finanzas son las menos desinstaladas, pues cubren una necesidad. 

• Apps para la gestión de deudas: permiten administrar y monitorear  las obligaciones financieras de tu negocio, recibiendo notificaciones cada vez que haya un plazo por vencer. Bill Tracker es una de las más representativas. 
• Apps para el control de gastos e ingresos: pensadas para optimizar el monitoreo y administración de los gastos e ingresos del negocio. Expensify es una de las más usadas.
• Apps de cobranza: permiten sincronizar las facturas emitidas con la app, a fin de automatizar el proceso de cobro y optimizar el flujo de caja del negocio.  Duemint, aunque no es una app móvil sino una plataforma responsiva, es de las más recomendadas.  En cambio, si nos referimos exclusivamente a las aplicaciones, Cobranza Digital facilita llevar un registro de los recaudos y obtener en PDF los respectivos informes. 

3. Factoring

Herramienta financiera que te permite ceder a un tercero los créditos por cobrar de facturas, letras y cheques con fecha de pago a más de 30 días, obteniendo liquidez inmediata y dejando el proceso de cobranza en manos de la empresa de factoring. De esa manera, transformas tus ventas a plazo en ventas al contado. 

¿Por qué un software de finanzas mejorará el rendimiento de mi empresa?

Son varias las razones por las cuales los softwares de finanzas para pymes te ayudarán a mantener en orden las finanzas y además apoyarán su óptimo rendimiento. Entre las más importantes, vale la pena destacar: 

• Ofrecen visibilidad sobre la situación económica y financiera del negocio: información fundamental para una gestión eficiente en todos los niveles organizacionales de la empresa. 
• Ayudan a prever riesgos financieros: la información referente a la situación económica del negocio, su flujo de caja y operaciones, permite realizar análisis de riesgo acertados, así como los respectivos planes para mitigarlos.
• Dan un mejor entendimiento de los costos y gastos:  lo cual posibilita la identificación y eliminación de gastos innecesarios. 
• Permiten optimizar los recursos: al reducir los gastos y tener claros los movimientos de los activos líquidos de la empresa, es posible diseñar estrategias para invertirlos de modo tal que arrojen mejores beneficios. 
• Apoyan la toma de decisiones financieras: la información arrojada por estas herramientas -especialmente la del software contable- es clave para decidir estratégicamente sobre temas de alto impacto para las finanzas del negocio.
• Facilitan la planificación fiscal: ingresos y gastos claros, así como un registro adecuado de las facturas y el libro de remuneraciones, permite planificar eficazmente la carga tributaria del período y aprovechar los beneficios fiscales.
• Permiten determinar el nivel de endeudamiento adecuado para el negocio: si sabes con precisión cuánto dinero entra a tu empresa y cuánto sale, también puedes conocer qué cantidad debes destinar para el  pago de deudas. 

Contar al menos con un software administrativo aumentará la competitividad y productividad del negocio: la revolución digital avanza a pasos agigantados en Chile y las empresas, quiéranlo o no, tendrán que reinventarse para mantener su vitalidad.

Gestiona menos, crece más

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