La eficiente gestión administrativa es un factor clave en el éxito de cualquier empresa. Una correcta planificación, junto con adecuada coordinación en el manejo de los recursos y altos niveles de organización, hacen que esta disciplina tenga un rol protagónico en la ejecución de cualquier plan de negocios.

De este modo, no es de extrañar que la ausencia de una buena gestión administrativa se traduzca en problemas de todo tipo para la organización, que pueden ir desde una baja satisfacción del cliente hasta el incumplimiento de normativas legales.

Sin embargo, considerando la cantidad de funciones que esta área abarca, alcanzar niveles óptimos de la misma, puede convertirse en una tarea complicada.

Por eso, a lo largo de este texto te hablaremos sobre qué es la gestión administrativa, su función y propósito en la empresa.

¿Qué es la gestión administrativa?

La gestión administrativa es un grupo de tareas y actividades que se ejecutan a favor de distribuir adecuadamente los recursos de una organización.

Por lo general, se representa como un área dentro de la empresa que se encarga de planificar los recursos materiales y humanos como también a los intangibles, como el esfuerzo, el tiempo, la comunicación empresarial o la experiencia.

A través de una correcta organización, coordinación y, sobre todo, toma de decisiones acertadas, la gestión administrativa favorece el cumplimiento de los objetivos de la empresa, así como el crecimiento y desarrollo de la misma.

Ejemplos de gestión administrativa

A continuación, te mostramos tres ejemplos de gestión administrativa, en los que se evidencia lo fundamental que es para cualquier tipo de empresa, sin importar su sector o tamaño. 

1. Empresa de Tecnología 

Una empresa de tecnología muy reconocida en Latinoamérica, utiliza la gestión administrativa para: 

  • Coordinar el desarrollo de nuevos productos a través de la asignación de tareas y la gestión de recursos. 
  • Garantizar que el talento humano reciba capacitaciones constantes y evaluaciones de rendimiento. 
  • Establecer procesos que favorezcan la innovación y sirvan para mejorar el desempeño de la empresa, fomentando la colaboración entre el Departamento de Investigación y el Área de Desarrollo. 

2. Tienda de ropa

Una pequeña tienda de ropa con apenas un año en el mercado tiene problemas de organización y rentabilidad. Para ello, la gestión administrativa les ayuda a:

  • Implementar un sistema para controlar con exactitud la entrada y salida de mercancía. 
  • Identificar deficiencias en la comunicación de la empresa y mejorarlas. 
  • Analizar el rendimiento de todo el año y proponer estrategias para aumentar las ventas de los productos con menos consumo.
  • Hacer una proyección financiera junto al departamento contable para empezar a tomar decisiones con base en la información disponible.

3. Agencia de marketing

Un grupo de emprendedores decide crear su propia agencia de marketing. Para esta empresa, que recién empieza a ofrecer sus servicios y aún desconoce de muchos procesos, la gestión administrativa se encargará de: 

  • Asignar a las personas adecuadas para cada tarea y realizar un seguimiento para asegurarse de que cumplen sus funciones. 
  • Coordinar la colaboración con otras empresas más grandes para fomentar el crecimiento. 
  • Recomendar un proceso eficaz para ejecutar los planes de marketing y ventas, y facilitar el acceso a los recursos que se requieren.

¿Cuáles son las funciones del área administrativa?

El área administrativa y su gestión, se encargan de:

1. Establecer objetivos 

El área administrativa se encarga de establecer objetivos correspondientes a las necesidades de la empresa, que, a su vez, puedan generar un negocio rentable. Estos serán la base de toda su gestión y definirán qué acciones deben llevarse a cabo para alcanzarlos.

2. Planear y organizar

Tomando en cuenta los objetivos previamente trazados, el estado actual de la empresa y los recursos, la gestión administrativa elabora planes precisos que ayudarán a alcanzar las metas y propósitos del corto, mediano y largo plazo.

Para ello, organiza a los colaboradores en sus tareas o áreas, establece tiempos de ejecución y prevé inconvenientes que puedan surgir en el camino, junto con la forma de solucionarlos.

3. Controlar recursos y procesos

Con toda la información a su alcance, determina qué recursos se destinarán a cada tarea o proyecto.

Para lograrlo, la gestión administrativa y financiera trabajan de la mano, evaluando qué tanta disponibilidad y posibilidades económicas tiene la empresa. También, crearán documentos PDF de gestión administrativa (o en cualquier otro formato) con especificaciones o instrucciones que puedan facilitarse a todos los colaboradores que utilizarán dichos recursos.

Asimismo, determina los procesos que serán necesarios, los optimiza tanto como sea posible y realiza un constante control y seguimiento para asegurarse de que las áreas correspondientes estén cumpliendo sus funciones.

4. Coordinar y dirigir

Una vez establecidas todas las tareas, se encarga de coordinar la ejecución de las mismas en cada uno de los departamentos implicados. Se asegura de que ninguna actividad interfiera con la otra y dirige a todas las personas en cuestión para obtener resultados ideales.

¿Qué hace una persona de gestión administrativa?

Entre las principales funciones de una persona de gestión administrativa, podemos mencionar las siguientes: 

  • Liderar al equipo de ventas, marketing, innovación y cualquier otro que sea necesario, para indicar las tareas o procesos que deben llevarse a cabo en pro de alcanzar los objetivos de la empresa.
  • Establecer métodos y canales de comunicación que permitan una correcta transmisión de la información. 
  • Mantener informados a todos los departamentos sobre cambios o modificaciones en determinado proyecto. 
  • Elaborar propuestas o estrategias que beneficien a la empresa, como la implementación de un software de gestión o la agilización de los procesos de venta. 
  • Fomentar un ambiente de trabajo idóneo, en el que los colaboradores se sientan satisfechos y puedan culminar sus tareas con éxito.

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Algo es seguro, y es que la gestión administrativa, al involucrarse en todos los departamentos de una organización, es vital para el funcionamiento de la misma. 

Sin embargo, lo anterior, la convierte en un área tan necesaria como compleja, para la cual se necesitan una importante cantidad de recursos y tiempo que podrían invertirse en otras áreas o estrategias que fomenten el crecimiento de la empresa. 

Por supuesto, no se trata de restarle importancia a este departamento, sino más bien, de proporcionarle herramientas que puedan facilitar sus procesos y agilizar sus resultados. Para ello, te invitamos a conocer nuestro software de administración para empresas: tu mejor aliado en la gestión de tu negocio.