¿Por qué automatizar la gestión administrativa de tu negocio?

Optimizar la gestión administrativa es uno de los grandes objetivos que conviene plantearnos para 2021: la clave para lograrlo es darle una oportunidad a la automatización, pues mediante esta podrás migrar a un modelo de gestión empresarial inteligente, en el cual diferentes procesos sean realizados de manera automática y sistemática, permitiéndote además monitorear y controlar cada uno de estos con practicidad.

Para que comprendas mejor a qué nos referimos, a continuación te compartimos 12 razones concretas por las cuales debes proponerte automatizar tu negocio en 2021.

¡Toma nota!

Reducción de costos

Automatizar la gestión administrativa te permite dejar a un lado una serie de costos y gastos que —con el paso del tiempo— generan un gran impacto financiero en la organización. Aunque parecen mínimos, gastos recurrentes como la compra de insumos de impresión reducen los márgenes de rentabilidad y beneficios.

Precisamente, este es uno de los costos que es posible ahorrar por medio de la gestión administrativa automatizada, ya que esta promueve la migración del papel a la nube.

La facturación electrónica y la gestión digital de documentos fiscales y comprobantes contables son parte de las potencialidades de estas herramientas amigables con el medio ambiente. Entre otras cosas, reducir la demanda de papeles y tinta ayuda mermar la tala de árboles y todas las consecuencias ecológicas que eso conlleva.

De hecho, el papel junto al cartón suponen alrededor del 90% de los residuos de una empresa, los cuales posteriormente pueden parar en lagos y otros espacios que son el hábitat natural de animales, insectos y plantas.

Mayor control operacional

La gestión administrativa puede demandar horas de más en la oficina y una gran carga de trabajo cuando se realiza de forma manual y en papel. En cambio, la gestión automatizada permite incrementar el control operacional al flexibilizar las actividades de gestión y, también, demanda menos tiempo.

¿De qué manera? Principalmente, gracias a la tecnología de la nube, la cual consiste en el almacenamiento de la información y los documentos en servidores remotos y no en dispositivos informáticos específicos: los sistemas que trabajan con la nube dan la posibilidad de visualizar información y datos de interés desde diferentes lugares y dispositivos.

Por otro lado, la centralización de los comprobantes y documentos facilitan las labores de revisión y análisis, como las auditorías contables, por ejemplo.

Mayor eficacia y practicidad en la facturación y los cobros

Los procesos de facturación y cobro de una empresa dan un giro positivo al automatizar la gestión administrativa.

Un software de gestión con estas características —sobre todo de facturación— tiene una serie de funcionalidades que incrementan la eficacia y la practicidad de manera sustancial, entre las cuales destacan:

• Notificaciones de cobranza al instante.
• Detalle de documentos por cobrar vencidos y por vencer.
• Análisis comparativos.
• Reportes de ventas y compras.
• Exportación de documentos tributarios electrónicos.

Asimismo, estos sistemas se adaptan a las exigencias del Servicio de Impuestos Internos (SII) y garantizan la obtención del certificado digital durante un año y de forma gratuita.

Optimización contable en general

La gestión contable deja de ser una de las mayores dificultades operativas y administrativas cuando optas por la automatización.

Un software administrativo en la nube permite llevar la contabilidad de forma ordenada y práctica, pues pone a tu disposición la información del SII y realiza análisis completos de estados financieros en línea.

Incluso, es clave para evitar problemas y riesgos asociados a la gestión fiscal, ya que ayuda a cumplir con las declaraciones juradas en los plazos establecidos por el SII. 

Excelente manejo de inventario

Si quieres que tu empresa crezca de forma sustentable, uno de los objetivos inmediatos que conviene plantearte es mejorar el control de inventarios.

Las pérdidas constantes, la gestión deficiente de lotes y el desconocimiento de la existencia de diferentes productos son fallas operativas severas que realmente señalan la necesidad de incrementar el control y la capacidad organizativa antes de invertir tiempo y capital en un proyecto de expansión.

Afortunadamente, estas deficiencias puedes superarlas con la migración a una gestión automatizada en la nube que integre la información del inventario con la facturación y las ventas y que permita rastrear —usando cualquier dispositivo en línea— la mercancía desde que ingresa al negocio hasta que sale.

Simplificación de los pagos de nómina y las remuneraciones

Es muy complejo y tedioso realizar los cálculos luego de llenar la ficha de funcionarios con la información necesaria para generar liquidaciones. Tomando en cuenta esto, ¿por qué no optar por un software administrativo en línea?

De esa manera, los cálculos serán realizados sin que sea necesaria la intervención manual: toda la información registrada se transforma de inmediato en una variedad de informes de interés.

Además, la automatización nos ayuda a crear un registro histórico de las liquidaciones realizadas y que pueden enviarse a los funcionarios vía correo electrónico con apenas un clic.

Sumado a ello, los sistemas automatizados para la gestión administrativa brindan la posibilidad de ingresar múltiples datos a un archivo con una única carga para que así las liquidaciones se generen de forma masiva, pero realizando cálculos específicos por cada trabajador.

Toma de decisiones mejor informada

Alrededor del 78% de las empresas en Chile se caracteriza por no tener una infraestructura digital adecuada ni tomar en cuenta datos sólidos a la hora de tomar decisiones.

Lamentablemente, eso limita las posibilidades de que los planes de acción sean efectivos y ofrezcan resultados concretos. Por esta razón, automatizar la gestión administrativa y centralizar un importante volumen de datos de interés significa una gran ventaja competitiva, especialmente para PyMEs con planes de crecimiento.

Además, las herramientas de automatización permiten visualizar parte de la información en forma de indicadores, es decir, con datos, porcentajes y cifras concretas sobre determinadas tareas, operaciones y procesos para conocer, a ciencia cierta, el rendimiento en las mismas.

Gracias a ello es posible tener una noción precisa de la realidad del negocio y contar con la capacidad de hacer predicciones y proyecciones coherentes que deriven en acciones y planificaciones de gran alcance, orientadas a grandes resultados.

Mejor experiencia del usuario

El usuario se verá tan beneficiado como tu empresa una vez que comiences a llevar una gestión inteligente, basada en la automatización y la sistematización de procesos claves.

Al automatizar tu negocio, agregarás diferentes elementos favorables a la experiencia del cliente, como:

Menos errores

Reducir el factor manual y el papel significa procesos y tareas mucho más eficientes, evitando errores que pueden generar molestias para los usuarios.

Un ejemplo de ello es el uso de sistemas de facturación electrónica, ya que disminuyen drásticamente los errores de captura de datos y diferentes fallas durante el proceso de compra, fomentando altos índices de satisfacción.

Agilidad

Los procesos automatizados dan pie a servicios y mecanismos de atención mucho más rápidos que mejoran significativamente la percepción del usuario.

Rápida solución de problemas

Este es un punto clave, pues todo usuario percibirá a una marca de manera negativa si esta tarda en ofrecer respuestas a sus problemas e inquietudes.

Efectivamente, gracias a la automatización se pueden generar mecanismos de atención y resolución sistemáticos, adaptados a las principales necesidades de los clientes y al tipo de producto o servicio.

Practicidad

Muchas veces, la automatización en las empresas permite a los usuarios satisfacer de manera directa sus necesidades sin tener que esperar por la intervención de terceros.

Seguridad

Las empresas que funcionan de manera inteligente y automatizada tienden a proteger mejor los datos de los usuarios y generan mayor confianza al momento de realizar pagos en línea y otras transacciones digitales.

Posibilidad de crecimiento sustentable

Todo lo dicho hasta ahora refleja la importancia de automatizar la gestión administrativa para aquellos negocios que apuntan al crecimiento y la expansión.

Por medio de este proceso de modernización podrás tener un mayor control interno, sentando las bases para soportar todo lo que conlleva crecer: mayor volumen de negocios, manejo de más información e incremento de tareas administrativas.

En cambio, si no das este paso antes de iniciar el ciclo de expansión, corres el riesgo de arrastrar problemas, fallas y descontrol, males que pueden generar una crisis al chocar con las nuevas complejidades de gestión, asociadas al mayor tamaño de la estructura organizacional y de la dinámica operativa.

Fortalecimiento de la responsabilidad social

Como mencionamos algunas líneas atrás, los sistemas de facturación electrónica —entre otras herramientas de automatización— permiten disminuir a un punto mínimo el uso de papel, lo cual no es un aspecto menor cuando se trata de responsabilidad social.

Sin duda, las empresas que demandan y utilizan menos papel contribuyen con la reducción de la tala de árboles y reducen de manera sustancial la emisión de desechos.

En estos tiempos de cambio climático y altos índices de contaminación, en los cuales el consumidor se siente motivado por valores ecológicos y sustentables, este aspecto resulta una razón de peso para dar el paso definitivo hacia la automatización de la gestión administrativa. 

Mejor ambiente laboral

Las empresas que funcionan de manera automatizada restan carga laboral y trabajo manual a sus trabajadores. Así, el ambiente laboral es mucho más flexible, eficiente y estable, lo cual impacta de manera favorable la percepción de los colaboradores.

Simultáneamente, ello le da al trabajador la oportunidad de ir un paso más allá en cuanto a su nivel de influencia en el negocio, ya que puede dedicar mayor tiempo a la supervisión, la planeación y el pensamiento estratégico.

En otras palabras, la estabilidad y flexibilidad generadas por la automatización brindan a cada colaborador la oportunidad de agregar valor al negocio y de promover resultados palpables.

Gestiona menos, crece más

Gestiona menos, crece más

Mejor imagen ante el mercado y potenciales aliados

No solo los trabajadores y clientes percibirán mejor a tu empresa si funciona de manera automatizada y optimizada: proveedores, instituciones financieras y otros actores del mercado también harán una valoración positiva de la organización, pues al apostar por la automatización, es muy probable que su funcionamiento sea estable y seguro.

Dar este paso hará que diferentes organizaciones e instituciones confíen en tu empresa y la perciban como un importante aliado comercial o una entidad a la que no es riesgoso apoyar, ya sea desde el punto de vista logístico, estratégico o financiero. 

¡Muy bien! Hemos llegado al final de esta lista de razones por las que necesitas automatizar la gestión administrativa: el próximo paso es conocer las mejores opciones de software en la nube que realmente se ajusten a las necesidades y características de tu negocio. Además, es muy importante evaluar la calidad del proveedor de los sistemas, teniendo presente que es indispensable que ofrezca soporte continuo y apoyo durante las fases de implementación de los mismos.

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