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Blog Nubox | Impulsamos a las pymes a cumplir sus sueños | 5min de lectura
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Escrito por Javiera Ríos
Soy Chief People Officer en Nubox Chile; tengo un Magíster en Dirección de Personas y Organizaciones realizado en la Universidad Adolfo Ibáñez, además soy Psicóloga Laboral egresada de la Universidad Diego Portales.
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La comunicación empresarial está definida como el método o forma que utiliza una empresa para establecer un intercambio de información, bien sea de manera escrita o verbal, entre al menos dos o más personas.
La comunicación empresarial del tipo escrita se realiza a través de documentos y canales como: informes, correos electrónicos, cartas, circulares, memorándum, publicaciones en sitios web o redes sociales, entre otras vías.Por su parte, la interacción oral es aquella que se efectúa en: reuniones, videoconferencias, medios audiovisuales, teléfonos o personalmente. ¡Toma nota de todo lo que debes saber sobre este tema!
¿Tipos de comunicación empresarial?
Existen diferentes tipos de comunicación empresarial. Por un lado, están las comunicaciones internas que se pueden dar en diferentes niveles, como lo son:
- Descendiente: los niveles gerenciales o directivos proporcionan la información girando las instrucciones de trabajo, medidas de control y seguimiento, por lo general buscan en todo momento la motivación del personal.
- Ascendente: los trabajadores reportan sus actividades, emiten reportes o informes de gestión y comunican las necesidades o cuellos de botella que se presentan solicitando el debido apoyo.
- Lineal u horizontal: es el flujo de información entre los diferentes departamentos con el fin de gestionar las actividades de laborales o para coordinar su ejecución de forma eficiente entre los diferentes equipos de trabajo.
Por otro lado, están las comunicaciones externas, también conocidas como comerciales, se fundamentan con el entorno para que se conozca la gestión de información de la empresa, básicamente se da con los clientes actuales y potenciales, con proveedores, dependencias gubernamentales , medios de comunicación y otras organizaciones.
Luego de esta breve introducción sobre la comunicación empresarial, te invitamos a que conozcas sus principios claves y las herramientas necesarias para desarrollarla en estos tiempos de transformación digital.
¿Cuáles son los principios claves en una comunicación empresarial?
Para lograr una comunicación de forma asertiva siempre hay que colocarse en la posición de la persona a la cual va dirigida la información de forma clara, sencilla y directa a fin de que exista empatía.
A continuación algunos consejos para garantizar el éxito de la comunicación empresarial:
1. Comprende a la audiencia
Para ello es importante estudiar o conocer un poco más sobre las características de las personas con las que te comunicarás para adaptar el contenido de la información a transmitir.
En el caso de las personas debes valorar sus antecedentes, creencias, intereses, roles y expectativas. Para las empresas se debe estudiar sus productos, sector en el que se desarrollan y sus competidores.
2. Asegura la claridad de la información
La efectividad de la comunicación empresarial se centra en transmitir la información de forma clara, concisa y sencilla.
Esto se logra usando de forma correcta las reglas gramaticales y las técnicas de oratoria. El mensaje que se quiere hacer llegar no debe extenderse en elementos secundarios y mucho menos con rebuscamientos o rodeos.
3. Comprende el contexto de tu comunicación
Para lograr entendimiento y compresión con las partes, debes conocer muy bien cómo funciona tu empresa y cuál es su cultura corporativa, así como la de sus departamentos. Otro aspecto importante es conocer el ambiente multicultural de tu audiencia o público objetivo.
4. Conocer y dar a explicar tu propósito
En la comunicación empresarial es medular lograr tus objetivos y para ello es necesario saber qué es lo que quiere escuchar tu audiencia, y para tal fin debes dar a conocer cuál es tu propósito y cómo lo quieres lograr.
5. Selecciona el medio más apropiado
Existe una variedad de formas o medios para la comunicación como son: correos electrónicos, informes, informes, videoconferencia, exposiciones, reuniones entre otras. Sin embargo, su efectividad depende del medio seleccionado de acuerdo al tipo de audiencia, lugar y día elegido para que tu propósito y contexto pueda ser entendido.
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¿Canales de comunicación empresarial más efectivos?
En la actualidad, son muy diversos los medios tecnológicos que usan las empresas para comunicarse tanto a lo interno como a lo externo, así mismo cada día surgen programas o software de canales digitales de comunicación empresarial eficaces y fáciles de usar.
¡A continuación te contamos sobre 7 de los más usados!
Correo electrónico
es el medio de mayor preferencia a nivel general en la gestión de una empresa. A través de este canal se puede enviar y recibir asignaciones de trabajo, compartir archivos e imágenes con tus contactos, comunicar diferentes procesos y noticias de interés con la particularidad que todo queda registrado.
La intranet
Es la herramienta de transformación digital más utilizada para la comunicación empresarial en lo interno. Genera en los trabajadores una sensación de pertenencia corporativa que motiva al personal y fomenta la interactividad, optimiza el trabajo y los niveles de productividad.
Redes sociales corporativas
Contribuyen a informar sobre los medios que dispone la empresa para masificar la información y generar la retroalimentación con canales de comunicación como son los chats o aplicaciones móviles, todo esto de manera ágil, flexible y continúa sin afectar la productividad. Pueden ser también del tipo personalizado o colectivo y son plataformas tecnológicas que contribuyen al crecimiento de la empresa y su interacción con terceros.
Herramientas de videoconferencias
Muchas empresas disponen de oficinas distantes a nivel nacional e internacional, por lo cual la comunicación remota entre los equipos de trabajo es fundamental para el negocio y disminuye los costos de transporte y logística del personal.
Este canal - a través de recursos como Zoom Business y Google Meet - permite realizar presentaciones, conferencias, reuniones virtuales generando claridad y asertividad de la información en las comunicaciones internas o externas de una empresa o negocio.
Revistas o blog empresarial
Este medio de comunicación digitalizada en las empresas es muy amigable y versátil para los empleados, ya que permite mantener el flujo de información con noticias corporativas, respuesta a inquietudes o dudas en procesos de trabajo, planes de formación, eventos sociales, culturales, deportivos o de recreación de la empresa, entre otros.
Buzón de sugerencias
Con este canal los empleados pueden emitir sus opiniones. Se debe parametrizar para evitar un mal manejo de esta herramienta y buscar que la misma sea una opción de mejora y crecimiento de la organización.
Comunicación contador cliente
Las normativas o regulaciones sobre la facturación electrónica o registros de contabilidad de una empresa se pueden llevar de manera rápida y sencilla mediante aplicaciones en línea que permiten notificar a los usuarios o clientes sus facturas, estados de cuentas o fechas de cobro.
¡Llegamos al final! Esperamos haberte ayudado a entender el significado e importancia de la comunicación empresarial.
Además, como ves, existe un amplio abanico de posibilidades cuando se trata de recursos y herramientas para la comunicación interna, que te permitirán fomentar el trabajo colaborativo y cohesionado. ¡Optimiza la interacción entre tus equipos!
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Tema: Talento humano
