Sistema de información: ¡Descubre qué és, ejemplos y cómo implementar!

¿Qué es un sistema de información para empresas?

En primer lugar, un sistema de información se conceptualiza como un sistema de información basado en la utilización de las computadoras, dispositivos y programas digitales para apoyar al funcionamiento de diferentes acciones rutinarias de la vida humana y brindar acompañamiento al procesamiento, almacenamiento, entrada y salida de información.

Entonces, bajo su propia composición los sistemas de información para empresas constan de varios elementos que los hacen funcionales, por ejemplo:

Hardware

Todos los componentes físicos y papables que tienen los sistemas de información, como computadoras, dispositivos, aparatos, servidores, terminales, entre otros, forman el hardware a través del cual los usuarios pueden interactuar con los sistemas e interfaces.

Software

En sí, son los programas, sistemas e interfaces que ponen a las aplicaciones y que poseen naturaleza física pero que son cruciales para manejar el procesamiento de la información. Hay muchos tipos de software, desde software de gestión hasta software contables, y todos ofrecen muchos beneficios a las empresas.

Personal

Aquellos usuarios de los sistemas de información que aprovechan sus funcionalidades para optimizar sus tareas, así como los operadores quienes se encargan de velar por el correcto andar de las herramientas.

Documentación

Se compone de aquellos materiales impresos o en forma digital que sirven para detallar los procesos, herramientas y características de los sistemas de información.

Por otro lado, su estructura o arquitectura básica se forma a través de dos factores:

• Computadora: la parte central de los sistemas de información para empresas y que se encargan de realizar el procesamiento de los datos;
• Periféricos: aquellos dispositivos que facilitan la entrada de algunos datos y que son vitales para la ejecución de los análisis y los resultados finales.

Dicho todo lo anterior, queda muy claro que los sistemas de información constituyen una alternativa innovadora para ampliar su capacidad operativa, automatizar sus actividades y brindarles a sus colaboradores y clientes de herramientas para mejorar su experiencia a través de la transformación digital con la inclusión de dispositivos para facilitar la incorporación general.

En las siguientes líneas abordaremos el concepto central de los sistemas informáticos para empresas y los tipos más populares según el área en donde son aplicados.

Sistemas de información para empresas según el área

Las empresas, en vista de la exitosa transformación digital han incorporado progresivamente sistemas de información a sus operaciones desde hace algunas décadas hasta el presente.

En ese tiempo han nacido múltiples herramientas en diversas áreas —incluso compitiendo en las mismas funciones— lo cual ha beneficiado a la eficiencia y que facilita la obtención de mejores resultados para las organizaciones comerciales.

En esta clasificación destacan principalmente 4 tipos de sistemas de información para empresas, que abarcan la mayoría de los recursos utilizados por las compañías alrededor del mundo.

1. TPS o sistema de procesamiento de transacciones

Conceptualmente, los sistemas de procesamiento de transacciones o TPS son herramientas que recogen, guardan, editan y recuperan diferentes tipos de transacciones. Se apoyan en gran medida en una base de datos que acompaña cada transacción y que se integran directamente dentro del centro de datos de la organización.

Este elemento es muy útil cuando una organización basa parte de sus operaciones en medios online. Es decir, para ecommerces, tiendas electrónicas o marketplaces.

En síntesis, este sistema permite añadir un retraso de tiempo entre cuando se presiona el botón de comprar de un producto determinado y cuando realmente se presenta la venta en la empresa.

Veamos un ejemplo práctico para clarificar su concepto: si un individuo compra boletos para un partido de fútbol, mientras llena los datos sobre el asiento que ocupará, el lugar del estadio o la cercanía del campo de juego, el sistema de procesamiento de transacciones retiene dicha entrada para que evitar que otro cliente se lo "quite". De esta manera, la empresa asegura que sus clientes puedan proveer servicios precisos y garantizar la buena experiencia de sus clientes.

Ahora bien, existen a su vez dos tipos de sistemas de procesamiento de transacciones y que favorecen en gran medida a las áreas de ventas e inventario. Estos son:

Por lotes

Este subsistema permite registrar varias transacciones al mismo tiempo y controlar el inventario disponible a través de la utilización de retrasos de tiempo.

Es especialmente útil para empresas que reciben múltiples solicitudes de venta de productos al día y necesitan evitar la "sobreventa" de los mismos.

En tiempo real

Esta modalidad permite gestionar las transacciones de una en una. Lo que puede favorecer a empresas que no presentan muchas ventas al día y no necesitan "separar" su stock ya que el sistema una vez que registra una compra, retira el producto del inventario una vez se concreta todo el proceso.

Si bien existen dos clases de sistemas de información para empresas de este tipo, sus características son muy similares y se resumen de la siguiente forma:

• Agilidad: al predominar una respuesta inmediata, de manera que luego de la entrada de información solo transcurren segundos hasta su respuesta.
• Confiabilidad: al ser sistemas a prueba de fallos, cuando se produce un error o incongruencia el mismo recurso permite recuperarse rápidamente.
• Inflexible: ya que cada transacción es ejecutada de igual manera que la anterior, por lo que su estructura no varía. Pues, cuando existe flexibilidad de estos sistemas aumentan las posibilidades de operaciones no estandarizadas y de problemas con los datos de las transacciones.
• Control: dado que permite soportar todas las operaciones de la organización y asignar roles y responsabilidades para reducir costos en medida que se automatiza y optimiza el uso de datos.

Ahora bien, explicado esto, el siguiente paso es conocer las diferentes funcionalidades que ofrecen y que evidencian su importancia para diferentes departamentos de las empresas.

I. Almacenamiento y recuperación

El sistema TPS provee de un mecanismo eficiente para el guardado y la recuperación de los datos de al empresa a través de la base de datos. Estas tareas regularmente son únicas, complejas y constantes por lo que estos procesos deben ser altamente eficientes.

Asimismo, provee de un sistema jerárquico, organizando los niveles y utilizando metodologías de nodos y ramas para estar alineado y ordenado en base al organigrama de la empresa.

II. Almacenamiento de datos

Una base de datos que recopila la información de diversas fuentes en tiempo real y permite proporcionar los datos en varios formatos se denomina como un data warehouse.

Los TPS dependen de estas plataformas al apoyar sus operaciones de recuperación a través de copias de seguridad, para reducir los riesgos y minimizar las interrupciones del servicio.

En este punto seguro habrás entendido el sentido de este artículo y el enfoque que decidimos darle, más orientado a los sistemas informáticos para empresas en lugar de hablar de soluciones SaaS en específico. En ese sentido, continuaremos hablando de otros recursos innovadores y de transformación digital para impactar áreas enteras de la empresa.

2. Sistemas de control de procesos de negocio

Hablando de sistemas direccionados hacia el área de ventas, finanzas e incluso contabilidad, el sistema de control de procesos de negocio o BPM —Business Process Management— es un sistema informático para empresas que permite optimizar los procesos productivos en diversos departamentos al optimizar los recursos.

En síntesis, el BPM monitorean y controlan procesos industriales en diversos giros enfocados a la gestión de recursos físicos como el petróleo, energía o acero. Esto se logra gracias a la interconexión de sensores en diferentes partes de la planta que envían señales a computadores para administrar todo el proceso y ajustar en tiempo real elementos químicos, por ejemplo, para la refinación.

Dentro de los muchos beneficios que estos sistemas informáticos para empresas aportan a una organización podrás encontrar:

Integración

La optimización de la integración de personas, procesos y tecnologías gracias a las diversas metodologías y al control ejecutado gracias a los dispositivos de transformación digital permiten que las actividades del negocio estén centralizadas y, de esta manera, eficientar el tiempo de respuesta y la canalización de las tareas para alcanzar los objetivos de manera integral.

Productividad

La sistematización de las operaciones conlleva a la estandarización de las diferentes etapas de producción. Esta acción es la consecuencia de múltiples hitos en la productividad que logran las organizaciones al implementar el BPM.

Del mismo modo, la gestión eficiente de las actividades que se ejecutan dentro de la empresa le dará una ventaja a la empresa sobre sus competidores al permitirse adaptarse rápidamente a cambios internos y a la capacitación de nuevos miembros, así como la adaptación correcta a nuevas herramientas.

Unificación

Uno de los mayores inconvenientes de las empresas, sobre todo las PyMEs, es la descentralización de la información que poseen. Esto se debe a muchos factores, donde destaca la falta de comunicación entre departamentos o áreas.

En este sentido, el BPM es un recurso ideal para automatizar los métodos de tratamiento, recolección y generación de información de los procesos del negocio, para optimizar el flujo de datos, la toma de decisiones y el seguimiento de indicadores.

Es importante aclarar que para generar un proceso exitoso y, por ende, producir rentabilidad a corto plazo para las empresas que decidan adoptar este sistema es necesario incorporar las herramientas y metodologías adecuadas, así como la correcta infraestructura considerando la escalabilidad como una posibilidad a mediano plazo.

3. Sistemas de colaboración empresarial

Implementar sistemas de trabajo que permitan estimular la colaboración dentro de una organización se ha convertido en los últimos años en un requisito indispensable para permanecer competitivo y, por supuesto, para atraer al mejor talento hacia la compañía.

Los beneficios que se obtienen al hacerlo son muchos, donde se destacan principalmente la optimización de los procesos de negocio, la automatización de las actividades internas y externas y el flujo constante de información generada a partir de ellas con los demás departamentos para conseguir un sistema unificado integral y un mejor funcionamiento del negocio.

En esta era donde el trabajo remoto y la transformación digital son parte del ADN de las organizaciones, el uso de sistemas informáticos para empresas son cada vez más habituales. En ese sentido, el uso de recursos para gestionar el stock, las ofertas, los pedidos, la manufactura, la contabilidad e incluso la administración general de la compañía son más importantes día con día.

Los sistemas de colaboración empresarial sirven precisamente como plataformas digitales para que las empresas puedan estimular la transmisión de datos conjuntos y así lograr mayor eficiencia. Sin embargo, existen diversos tipos y, a continuación, hablaremos de los más importantes.

I. A medida

Se trata de aquellas herramientas diseñadas y destinadas hacia negocios con necesidades específicas y que necesitan que ciertos procesos digitales sean llevados de manera muy puntual.

Estos programas son creados en base a las necesidades de la empresa en cuestión, por lo que suelen desarrollarse bajo demanda para empresas con requerimientos concretos.

II. Estándar

Por otro lado, existen softwares de colaboración que se basan en necesidades más generales y que pueden ser usados por múltiples organizaciones. Por lo cual, cualquier empresa está capacitada para adoptarlos y usar las funcionalidades como de contabilidad o administración de manera sencilla.

Es muy importante considerar que para elegir el mejor sistema de colaboración empresarial es necesario encontrar asociados tecnológicos que realmente entiendan las necesidades, intereses y objetivos de la empresa. Buscar y encontrar proveedores especializados en el área de actuación de la organización puede ser un factor ventajoso con el fin de lograr competitividad.

Existen múltiples herramientas de este segmento en el mercado que pueden ser útiles de acuerdo a la naturaleza de la compañía, como lo son los ERP o CRM. Sin embargo, dependerá exclusivamente de las particularidades de la industria y, las características del negocio si son realmente necesarias y adaptables.

4. Sistemas de información de gestión

Orientándonos más hacia el área de manejo y dirección empresarial, también existen diversas herramientas digitales e informáticas que permiten administrar profundamente a través de la recopilación de datos y el análisis de los mismos para evaluar y determinar la realidad sobre la gestión de la organización.

Los gestores pueden usar estas plataformas para generar informes detallados sobre la visión amplificada sobre toda la compañía. Especialmente útil a la hora de tomar decisiones, sin importar si se refiere a pequeñas acciones o estrategias de nivel superior.

Estos son el resultado de la interacción colaborativa entre individuos, dispositivos, programas, procedimientos y diversas tecnologías enfocadas en resolver problemas de índole empresarial.

También denominados como MIS (Management Information System) son diferentes a los sistemas de información comunes y rutinarios en las empresas debido a que están diseñados para analizar los datos recogidos se apoyan en las herramientas ya aplicadas dentro de la organización, en lugar de usar una propia.

Además, este sistema infiere que algunas tareas son mejor realizadas a través de procesos manuales, mientras que otras al ser automatizadas brindan más rentabilidad. De esta manera, la plataforma utiliza softwares, procedimientos, estándares, modelos de análisis, planificación, la base de datos, entre otros, para la toma de decisiones.

A su vez, los sistemas de información de gestión permiten administrar eficientemente otras áreas de las empresas como lo son: los archivos digitales, la relación con los clientes, los Recursos Humanos y los datos.

Gestión de archivos digitales

También llamada GAD, se refiere al uso de los sistemas de información de gestión para controlar el volumen de datos y archivos que se usan diariamente en una empresa. Estos documentos que pueden provenir y caracterizarse por diversas fuentes y formatos, son almacenados, organizados y asegurados mediante esta herramienta.

De esta manera, a través de una biblioteca digital centralizada, cada departamento de la compañía podrá acceder a ellos a través de claves o contraseñas. Y, dada su popularidad, existen múltiples SaaS que proveen de esta funcionalidad, incluidos otros recursos como almacenamiento en la nube, copias de seguridad automática, colaboración simplificada, entre otras.

Gestión de clientes

También llamados CRM, son sistemas que ayudan a poner en práctica diversas aplicaciones y protocolos de relacionamiento con el cliente.

Ahora bien, es importante aclarar que si bien existen softwares que brindan estas funcionalidades, el Customer Relationship Management como parte de sistemas de información de gestión son más una estrategia que una solución tecnológica.

Por lo que al hablar de sistemas informáticos para empresas nos referimos a la dualidad que tienen estas metodologías de ser recursos digitales y, a su vez, una filosofía de trabajo.

El CRM se centra en el estímulo de las acciones que favorezcan la relación con los clientes de la empresa, uno por uno. Esto con el fin de crear y mantener una base de clientes sólida para que el negocio pueda mantenerse rentable por muchos años.

Como sistema es aplicado en todas las áreas de la organización, desde el departamentos de ventas, atención al cliente y soporte, hasta segmentos de la empresa relacionado a la contabilidad o a las TICs (Tecnologías de la Información y Comunicación). Como ves, estamos delante de un sistema integral, completo y optimizado que beneficia a cada miembro y grupo de la compañía.

Ya que estás en busca de información sobre soluciones para empresas, te invitamos a que descargues y leas el siguiente ebook que preparamos para ti: Las 12 ventajas más grandes de utilizar un software de remuneraciones

Gestión de Recursos Humanos

Dentro de los sistemas de información de gestión también encontramos los enfocados en administrar los recursos humanos de una empresa o también denominados HRMS. Su enfoque está direccionado hacia el establecimiento de conexiones entre la gestión de los RR. HH. y la tecnología de la información.

En síntesis, estas plataformas digitales permiten automatizar muchos aspectos inherentes de la gestión de los RR. HH., que generalmente son hechos a través de un colaborador o un grupo de ellos, lo que reduce sustancialmente la carga de trabajo y permite elevar la eficiencia a través de procesos estandarizados.

Muchas veces el manejo del recurso humano se pasa por alto en lo que concierne a los sistemas informáticos para empresas, ya que rara vez se presentan inconvenientes —sobre todo en PyMEs—; sin embargo, esta adopción es clave al ser este departamento un actor crucial en el funcionamiento general de la organización.

El seguimiento y el análisis de las actividades laborales, los horarios, la mano de obra y el ambiente en general permiten administrar eficientemente la información y tomar decisiones estratégicas que beneficien a todos.

Gestión de datos

Si bien se puede confundir la gestión de datos con, la administración de la información en general, son áreas muy separadas entre sí. Este concepto incluye una extensa lista de los temas asociados al proceso de gestión y al aprovechamiento de los datos en todos los niveles de la empresa.

Dentro de los muchos elementos que componen este segmento de la gestión, podemos encontrar;

• Arquitectura de datos;
• Modelado de datos;
• Gestión de datos;
• Base de datos;
• Big Data;
• Gestión de materiales digitales;
• Seguridad de la información, entre otros.

Por lo que su valor cobra mucho más sentido y, el correcto manejo de las soluciones digitales o sistemas informáticos para empresas relacionados al control de los datos es un factor crucial para la rentabilidad y confiabilidad de la organización.

En sí, estas herramientas recopilan un gran cúmulo de prácticas, conceptos, procedimientos y procesos para proveer funcionalidades amplias de sistemas complementarios para facilitar el control de los recursos de datos a los gestores.

Está relacionada a su vez con el ciclo de vida de un archivo de datos, desde su creación u obtención, hasta el desecho del mismo. Es decir, analiza, controla y ordena como un archivo de datos entra, avanza, cambia y se retira a través del flujo de datos interno y externo con el fin de darles el mejor uso en pro del beneficio general de la compañía.

Conclusión

En este punto queda muy claro que los sistemas informáticos para empresas son una pieza fundamental —sobre todo en esta era de transformación digital— para que las organizaciones puedan mantenerse competitivas al administrar los recursos que poseen en diversas áreas, con el fin de mejorar sus procesos internos y externos y ofrecerles a sus clientes productos, servicios y experiencias verdaderamente diferenciadas y de calidad.

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