Software de inventario: ¡descubre todas las ventajas que te ofrece!

José Valderrama

Escrito por José Valderrama

Head of Sales en Nubox Chile I Especializado en la cartera de Empresas. Ayudo a las pymes a tener una mejor gestión de su negocio.

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Índice de contenidos

Sabemos que el inventario consiste en un método para registrar cada uno de los elementos disponibles en un almacén, bodega o depósito, que debe cumplir con las especificaciones de almacenaje indicadas por el fabricante o productor y que a su vez representa parte del patrimonio de una empresa.

Un buen inventario debe especificar la cantidad de los insumos o mercaderías, ubicación, valor de compra de cada uno de los elementos y estado físico, es decir, todos los atributos deben estar reflejados y considerados para tener un registro confiable de los activos de una empresa.

¡Acompáñanos!

¿Qué es un software de inventario?

El software o aplicación para gestión de inventario —según la definición de Techopedia— es una herramienta informática creada para asistir en el proceso de mantener un registro de los diferentes activos de la empresa.

Un programa computacional de estas características te permitirá registrar el tipo de producto, su tamaño, los datos de fabricación, datos del proveedor, entre muchos otros aspectos.

El software de control es, en definitiva, una poderosa herramienta que, además de servir para procesar la información sobre las compras y ventas de los productos, indica las cantidades disponibles cada vez que se produce un movimiento que incide en los niveles de inventario.

Para las empresas es vital disponer de toda la información sobre el inventario disponible en sus almacenes de manera expedita. De esto depende la estabilidad operativa, la satisfacción de los niveles de demanda y la supervivencia del negocio en general.

Y esto sumamos que los software de control de inventarios contribuyen significativamente a mitigar o evitar las famosas pérdidas o robos "hormiga", que al final del día generan un gran peso financiero a la organización.

Hasta este momento te hemos indicado las funciones generales qué debe tener un software de inventarios, la mayor parte se centra en cubrir las necesidades básicas de una empresa en lo que se refiere a la gestión de sus mercancías, pero, en realidad, ¿Cómo funciona? ¡Veamos!

¿Cómo funciona un software de inventario?

Estas herramientas computacionales —en particular el software de inventario— ayudan a las empresas a mejorar su administración mediante un control eficaz del stock de mercancía, lo cual te permitirá visualizar mejor las necesidades de tu emprendimiento en cuanto a almacenaje, falta de productos y planificación de adquisición de artículos.

Muchas de estas plataformas digitales incluyen funciones de rastreo, registro de ventas, planificación de abastecimiento y otras funciones orientadas a mejorar la gestión de cualquier negocio.

Las aplicaciones y software de inventario suelen utilizar los códigos de barras para identificar los artículos que comercializas y poder localizarlos en tu sistema de almacenamiento. Esta característica —que incluyen algunos programas de gestión de existencias— será de gran ayuda al realizar la contabilidad de ventas y envíos o si tienes algún inconveniente en tu proceso de producción, gestión de ventas u otro imperfecto que le reste potencial a tu empresa.

La importancia de una buena gestión de inventario

Una gestión eficaz del inventario es importante para que tu negocio se mantenga y consolide en el tiempo.

Los beneficios de tener tu inventario actualizado y disponible en el lugar y momento adecuados pueden ayudar a que tu comercio reduzca drásticamente los recursos necesarios para hacer llegar los productos a los clientes.

Si cuentas con almacenes propios desde donde se distribuyen tus artículos a los diferentes clientes, este tipo de plataforma te ayudará a organizar y racionalizar mejor los procesos diarios de esos almacenes. Además, podrás controlar hurtos de mercancía o equipamiento.

Si decides llevar un inventario cíclico, podrás identificar productos defectuosos, fuera de fecha de consumo, obsoletos en uso o que estén por agotarse, y así realizar cuanto antes una compra al proveedor específico. 

¿Qué debe tener el software de control de inventarios?

Lo esencial de un software de control de inventarios es que se integre al manejo de múltiples tareas con las mejores tecnologías a objeto de satisfacer requerimientos críticos de los procesos de negocio. Para ello debe contar con las siguientes funciones específicas.

  • Gestión del inventario existente;
  • Sistemas de códigos de barras para buscar y mover sin esfuerzo productos o mercancías de manera eficiente;
  • Sistemas para el respaldo de datos alojados en un servidor;
  • Información alojada en la nube para tener un acceso rápido desde cualquier lugar de ubicación y libre de costos de mantenimiento;
  • Generación sencilla de reportes;
  • Alertas temprana sobre niveles de un inventario para su reposición;
  • Pedidos de inventario;
  • Módulos de contabilidad y ventas;
  • Reducción de costos al disminuir la cantidad de horas hombre;
  • Altos niveles de confiabilidad.

Nueva llamada a la acción

 

Inteligencia comercial, planificación y software de inventario

El mundo de los negocios y el comercio ha cambiado desde sus cimientos en los últimos 10 años. Por este motivo, se desarrollan nuevos conceptos y otros evolucionan.

Los softwares y plataformas dedicadas a mantener un registro de inventario son la materialización del concepto de inteligencia comercial. La definición de inteligencia comercial indica que esta proviene de la información obtenida de fuentes abiertas sobre el entorno empresarial, incluida la competencia.

Esta información —al ser reunida, analizada y procesada éticamente— ayuda a que puedas hacer proyecciones mucho más precisas y planificaciones que no se vean sobrepasadas por cambios en las circunstancias en las que se desenvuelve tu emprendimiento.

Beneficios que obtendrás con un software de control de inventarios

Al implementar un software de control de inventarios de calidad, te acercarás a un modelo de operación inteligente y optimizada.

En concreto, esta herramienta te brindará beneficios como:

Integración sencilla con otras plataformas que use la empresa

En la actualidad existe una enorme tendencia al uso de dispositivos inteligentes móviles de última generación, como los son: celulares y tabletas.

Adicionalmente existen muchas aplicaciones digitales, razón por la cual es necesario exista una interfaz o protocolo de comunicación entre estas tecnologías y los diferentes tipos de equipos en tiempo real, una posibilidad que brinda un buen sistema de inventarios.

Optimización del tiempo

El proceso de implementación debe ser ágil y altamente preciso, con la finalidad de que la integración no afecte la cadena de valor en el negocio o empresa.

Un buen software es intuitivo, tiene una rápida curva de aprendizaje y atiende demandas específicas de las empresas, por lo cual podrás sacarle el máximo provecho cuanto antes.

Además, una vez en marca, automatizará y sistematizará procesos, lo cual se traduce en optimización del tiempo y mayor productividad.

Soporte técnico

El servicio de atención a la plataforma debe ser eficiente y expedito durante y después de los horarios normales de trabajo, con especial énfasis en situaciones de interrupciones no programadas o casos emergencias.

Un buen soporte también incluye respuesta ante dudas frecuentes o eventuales, asociadas a la usabilidad o aprovechamiento. En definitiva, este valor agregado influye directamente en los resultados y el alcance de la herramienta.

Reportes de gestión

Tener la información en tiempo real y actualizada sobre el estado de los inventarios es primordial para la empresa y su productividad.

Disponer de indicadores de gestión se convierte en una herramienta muy valorada para la correcta toma de decisiones.

Los KPI más importantes a considerar para una sana gestión, que estimarás con facilidad gracias al software, son:

  • Proyección de la demanda y despacho de mercancías;
  • Disponibilidad de mercancías;
  • Valor contable de las mercancías en inventario;
  • Costos de reposición de inventario;
  • Estado de los pedidos de reposición;
  • Alertas de criticidad sobre inventario de mercancías.

5 ventajas de utilizar un software de inventario en tu negocio

Hemos dejado claro que, básicamente, los software de inventario y aplicaciones similares tienen como finalidad asistir en la administración del inventario para mantener las cadenas de suministro funcionando sin problemas ni interrupciones.

Si todavía estás inseguro de que tu negocio necesite un programa así, te contamos cinco ventajas de esta herramienta para la gestión y administración de tu empresa:

1. Estricto control en la adquisición de productos y materiales

El software de inventario ayuda a las empresas a mantener un control estricto en cuanto a materias primas, productos, insumos y otros elementos.

Al contar con esta información, las personas encargadas podrán tomar mejores decisiones de compra y traer el tipo exacto de producto que el cliente demanda y la cantidad suficiente para no quedarte sin artículos para ofertar.

2. Reducción de costos de almacenamiento

Al organizar tu inventario utilizando un software de gestión para este fin, podrás identificar todos los artículos innecesarios que puedas tener en tu bodega.

La gran mayoría de estos sistemas identifican las cantidades adecuadas de ciertos productos o cuales artículos simplemente no venden. Asimismo, se pueden programar automáticamente las adquisiciones a los distintos proveedores, haciendo no solo gestión del inventario, sino también del espacio.

3. Mejoramiento y facilidad para visualizar datos comerciales

Al utilizar los códigos de barras u otro tipo de codificación para identificar los artículos que comercializas, los datos se pueden transferir de manera mucho más simple, además de almacenarse y ayudarte a planificar el futuro de tu emprendimiento.

También, podrás identificar y segmentar a tus clientes, lo que servirá para crear un plan de marketing enfocado en la realidad de la empresa, mejorando la promoción y comercialización de tus productos.

¡Estarás al tanto de todo lo que ocurre dentro del negocio!

4. Exactitud y eficiencia del inventario

Las estadísticas muestran que para la mayoría del comercio minorista, el inventario solo es preciso en un 63% de las veces. El daño económico que puede ocasionar un pedido inexacto o innecesario —porque tenías más existencias de un producto guardadas en un lugar que no recordabas— es enorme.

A su vez, se eliminan los inventarios llevados a mano, mejorando la precisión de las diferentes operaciones comerciales.

5. Reducción de costos en todas las áreas de tu empresa

Al reducir los errores en adquisiciones, almacenamiento, mantenimiento en buen estado de productos y contar con un sistema que gestiona las entradas y salidas del negocio, también disminuirán los gastos, ya que no tendrás que gastar dinero en enmendar estas equivocaciones ni controlar sus posibles daños.

Igualmente, si integras la inteligencia artificial y la robótica, puede que reduzcas costos automatizando ciertos procesos como la preparación y empaquetado de productos para la venta.

¿Cómo sacar el máximo provecho de tu software de control de inventarios?

En general, debes tener una actitud proactiva y conocer a plenitud la herramienta para obtener los resultados esperados. Por eso, te recomendamos:

  • Explorar todas las funciones: para que así sepas en qué casos, procesos y áreas puede ayudarte el software y cómo emplearlo;
  • Autorizar el acceso a los funcionarios indicados: esto permitirá que realmente sea una herramienta funcional, utilizada en procesos simultáneos y en diferentes áreas que de una forma u otra convergen con el inventario;
  • Contratar un servicio de software ajustado a tus necesidades: para que así pagues por funciones que realmente utilizarán y aprovecharás;
  • Medir resultados: para que obtengas una fotografía comparativa del antes y después de la implementación del software, apreciando el ROI de este recurso. 

¡Bien! Ya conoces a fondo los alcances y características de un software de control de inventario.

Esperamos haberte mostrado lo conveniente que puede resultar esta solución, así como las mejores maneras de aprovecharla.

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