¿Cómo hacer un inventario? ¡Descubre las mejores técnicas!

Publicado por Nubox | 6 de agosto del 2020
¿Cómo hacer un inventario? ¡Descubre las mejores técnicas!

Cuando comienzas tu propio negocio, hay un compromiso del que no podrás huir: hacer el inventario.

Realizar un conteo de tu mercadería puede parecer algo aburrido y complejo, pero es necesario para que conozcas el stock que tienes disponible para, por ejemplo, las funciones administrativas de tu negocio como papel para imprimir, artículos de oficina, entre otras cosas.

De este modo, sabrás cómo funciona tu emprendimiento desde dentro y podrás detectar con antelación alguna falla de gestión que provoque que no estés ganando el dinero que debieses. Además, te asegurarás de vigilar las existencias de tu propia mercadería y prever si necesitarás abastecerte prontamente. 

Dicho esto, para obtener estas ventajas necesitas conocer a fondo todo lo que involucra hacer un inventario. Por suerte, ¡este artículo es el lugar ideal para empezar!

 

Nueva llamada a la acción

 

¿Qué significa hacer un inventario?

Un inventario es un registro detallado, ordenado y minuciosamente descrito de todo lo que sea patrimonio de la empresa. Para lograrlo, tendrás que hacer listas detalladas de cada tipo de producto, activo o propiedad que involucre a tu negocio.

Es decir, hacer un inventario es la acción de dar orden y estructura a los productos e insumos que utiliza tu compañía. Es algo clave para la salud de una empresa, y un aspecto crucial dentro de las responsabilidades de un administrador.

 

De interés: Aprende todo sobre gestión empresarial

 

Objetivos tras la realización de un inventario

Antes de iniciar el inventario, debes tener claro qué buscas cumplir con este conteo de patrimonio. Existen importantes objetivos tras este ejercicio y debes determinar la relevancia que cada factor juega para que tu empresa siga funcionando.

Los objetivos de un inventario son:

 

  • detectar productos deteriorados o expirados que solo ocupan espacio y que han perdido valor comercial;
  • verificar si existe hurto de mercancía, algo a lo que toda empresa se enfrenta en menor o mayor medida —a su vez, contar con esta información ayudará a la administración eficiente de tu emprendimiento—;
  • descubrir errores humanos o del sistema de inventario, ya que puede suceder que algunos productos estén fuera de lugar o el encargado cometió algún error práctico —también podrás identificar si el problema está en el sistema que usas.
  •  

Como ves, hacer un inventario de la manera correcta no solamente te ayudará a ser ordenado, sino identificar áreas de mejora claves en tu operación.

 

¿Existe el momento ideal para hacer un inventario?

Muchos comercios, tiendas y empresas eligen el fin del año fiscal como momento para realizar un inventario general y detallado para verificar que la información que presentan ante el Servicios de Impuestos Internos es la correcta, corroborando que no se cometa una falta o delito tributario.

No obstante, hay negocios que tienen un alto flujo de salida y entrada de mercadería tan particular que prefieren realizar inventarios cíclicos. Así, cuando terminan el año fiscal, solo deben chequear sus últimos registros antes de estar listos para hacer su declaración tributaria.

El momento ideal para realizar el inventario dependerá del ritmo de venta de tus productos y del buen funcionamiento administrativo de tu operación en general.

 

¿Inventarios cíclicos o inventarios anuales?

Los inventarios cíclicos son catastros rotativos que se aplican en empresas cuyo flujo de ventas es rápido y exige llevar un método que haga fiable su control de mercancía.

Como hablamos de negocios que tienen rápido ritmo de ventas, lo mejor es desarrollar un mecanismo de control cíclico del stock de productos. De esta manera, al final del ejercicio fiscal tendremos nuestra información verificada y lista para ser declarada.

Por otra parte, los inventarios anuales son una opción real si tus productos son limitados en su cantidad. Si fueses un empresario de un negocio de rápido movimiento y quisieras realizar el inventario una vez al año, debes estar dispuesto a interrumpir las actividades de tu empresa por un periodo apropiado para realizar un inventario eficaz, además de tener que realizar tu declaración de patrimonio.

 

5 técnicas para realizar un inventario efectivo

Hay métodos que pueden hacer más fácil este conteo de mercancía. A continuación, te mostramos algunas prácticas útiles para que sepas cómo hacer un inventario efectivamente:

1. Clasificar por tipo de activo

Para empezar, debes crear una clasificación de mercancía, bienes y tipo de activos.

Una forma de partir esta división de patrimonio es crear listas de clasificación que separen los activos circulantes —mercancía en bodega, artículos de oficina, acciones, entre otros— de los activos denominados fijos que son todos los relacionados a bienes raíces, maquinaria, muebles y todo lo que se haya adquirido con el RUT de la empresa.

2. Determinar los lugares a ocupar y organizar el proceso de inventario

Esto consiste en crear denominaciones de lugares de almacenamiento y cuidar que estén bien señalizados.

Asimismo, debes confirmar si tendrás que suspender actividades laborales para inventariar tu empresa y poder ocupar a todos con el fin de llevar esta laboriosa tarea de manera menos pesada.

En este sentido, un consejo: piensa en las necesidades de todos los involucrados con anticipación; la capacitación es una necesidad básica si decides crear un equipo para hacer el inventario.

3. Crear un mapa de tu bodega

Al etiquetar estanterías, depósitos, almacenes y otros ítems, generarás información suficiente para crear un mapa de tu sistema de bodegaje.

Sin duda, dividir la realización del inventario por secciones facilitará enormemente el rastreo para este y futuros inventarios.

4. Hacer una revisión general rápida antes de comenzar

Antes de partir con el inventario, revisa si tienes:

 

  • Lineamientos del inventario definidos, asignados y explicados: Esto servirá para que cada persona asignada a una actividad determinada durante la realización del inventario esté donde le corresponde y tenga clara su función.
  • Trabajadores preparados: De no ser así, debes capacitarlos para esto y planificarlo con anterioridad.
  • Un buen recuento inicial de los productos: Aquí debes incluir el stock, ubicación, valor, y una descripción detallada del artículo para ayudar a identificarlos con rapidez.
  • Metodologías de conteo y medición que sean adecuadas: Es decir, formas eficientes acelerar el proceso minimizando los errores.
  • Lugares de almacenamiento identificados y etiquetados para ubicar y encontrar la mercadería fácilmente: Esto te ayudará a acelerar el proceso drásticamente.
  •  

Cada uno de estos puntos es crucial, así que asegúrate de tomar en cuenta cada uno.

5. Contar con un sistema informático o aplicación de gestión de inventario

Utilizar un software o aplicación adecuada para tu tipo de negocio y su tamaño puede ayudar a acelerar los procesos y hacer que inventarios futuros sean mucho más sencillos de llevar. Igualmente, el uso de uno de estos sistemas te asistirá en llevar un mejor control de la administración de tu empresa en todas sus facetas.

Ahora que ya conoces cómo hacer un inventario, te invitamos a suscribirte a nuestro blog para que sigas recibiendo información que te sea útil como emprendedor.