Inventario en contabilidad: ¿Qué debes saber?

La administración de una empresa es un proceso complejo con tantas aristas que cualquier gerente puede perder el enfoque del orden en la organización si no aprende a gestionar de forma óptima: en este sentido, el inventario en contabilidad es una tarea fundamental para garantizar la buena salud económica, operativa y tributaria del negocio.

El concepto del inventario —llevar a cabo un registro físico o digital de los productos, bienes y activos de la empresa— es uno más que rutinario en la vida empresarial, tanto así que no nos detendremos en este artículo para explicártelo.

Ahora bien, el inventario en contabilidad tiene otro nivel de complejidad y, por lo tanto, otras características que vale la pena mencionar y aclarar para que tú como encargado de una empresa puedas aplicarlo y hacer más eficientes las cuentas. 

¿Qué es un inventario contable o inventario en contabilidad?

Esta actividad relacionada con los procesos de recopilación, ordenamiento y documentación de todos los activos de una empresa —incluyendo, si aplica, la amortización— explica de manera concisa y precisa el momento de adquisición de dichos bienes y, por supuesto, el valor contable que tiene cada uno.

Los inventarios en contabilidad financiera pueden ser valorados de muchas formas diferentes, pues están influenciados principalmente por la forma de realizarlos y que tiene impactos distintos al pago de impuestos, la venta de los productos y servicios, la capacidad de endeudamiento de la organización y el flujo de efectivo.

Asimismo, el inventario en contabilidad también analiza los factores propios de su actividad, es decir, incluye los costos de hacer un inventario, el costo de subir pedidos frecuentemente y el costo de no tener un inventario lo suficientemente eficiente.

Aunque la esencia del inventario en contabilidad se utiliza para controlar los activos y pasivos de la empresa o, en otras palabras, gestionar el stock de las unidades de activo para manejar el capital óptimamente, existen dos formas de llevarlo a cabo:

Inventario periódico

Es un tipo de inventario que se realiza cada cierto tiempo para determinar el estado de abastecimiento de una empresa en cuanto a sus materiales, materias primas, activos, bienes y mercancías disponibles.

El fin que tiene se basa en la comprobación total del inventario en periodos que pueden ser mensuales, trimestrales, semestrales o una vez al año, factor que está vinculado a las necesidades y a la naturaleza de un negocio.

Inventario permanente

Si tu empresa manufactura, distribuye o vende mercancías en gran volumen, es decir, entra y sale mercancía todo el tiempo a todas horas, el inventario permanente se encarga de contabilizar las entradas y salidas de activos de manera continua y constante.

Su utilidad radica en la comprobación en tiempo real —o actualizada— del stock de activos y productos para brindar un reporte más detallado sobre el estado financiero de una organización.

Luego de revisar ambas formas, queda claro que el inventario es un método flexible que varía de acuerdo a los intereses de los dueños o gerentes de la empresa, un factor que facilita la tarea a contadores y administradores y que representa beneficios para el negocio. Eso sí, todavía tenemos que hablar sobre la importancia que tiene a nivel administrativo, financiero y tributario.

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Importancia del inventario contable

Sin lugar a dudas, el inventario contable es uno de los recursos más grandes para una organización. De hecho, el inventario como actividad administrativa aparece en el balance general y, también, en el estado de resultados al final de un año fiscal:

• En el balance general, el inventario contable es el activo más grande que se registra.
• En el estado de resultados, el inventario final se sustrae del costo de mercancías disponibles para la venta, lo que determina el costo de mercancías vendidas durante un periodo.

Este método es fundamental para el desarrollo de PyMEs y de grandes corporaciones, ya si no se lleva a cabo correctamente, se convertirá en un obstáculo para suplir la demanda, aumentará el costo de las operaciones y supondrá un hecho punible a nivel fiscal y tributario.

Ventajas del inventario en contabilidad

A continuación, veremos algunas de las ventajas del inventario en contabilidad:

Mejor toma de decisiones

Al contemplar la cantidad de mercancías, materias y activos que tiene la empresa en tiempo real o de manera actualizada, se pueden tomar decisiones administrativas y de gestión mucho más precisas en escenarios como abastecimiento interno, canales de distribución, costos de almacén y productos estancados, entre otros.

Fluctuaciones en el mercado

Tener control del inventario en contabilidad ayuda a prever la demanda de un periodo a otro, lo que genera la oportunidad de comercializar productos con mayor demanda según la estación o mes del año y ejecutar algunos protocolos alternativos para ganarle a la competencia.

Estabilidad de suministro

Gracias al inventario en contabilidad, un gerente puede saber en todo momento cuándo se necesitará adquirir nuevos productos o mercancías para su actividad comercial, un factor importante para evitar la pérdida de oportunidades de negocio.

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Cómo debe ejecutarse un inventario en contabilidad

Tu organización —de acuerdo al mercado y contexto en el que esté— podrá elegir diferentes técnicas y estrategias para elaborar un inventario en contabilidad.

De todas maneras, existen pasos fundamentales que debe seguir sí o sí:

Identificar existencias

En primer lugar, debe hallarse cada mercancía, producto, bien o activo que corresponda dentro del inventario.

Esto requiere de un conteo de existencias físicas, el cual puede hacerse de manera manual o mediante tecnologías con lectores portátiles.

Determinar lugares a inventariar

Definir los lugares en los que están los artículos para no olvidarlos: si se tiene más de un lugar, la anticipación para recorrerlos y ordenarlos es clave para el proceso.

Definir el equipo de trabajo

Lo siguiente es contar con un personal que tenga conocimiento del almacén para un reconocimiento integral del sitio.

Asimismo, contar con auditores externos también puede ser beneficioso para encontrar incongruencias en los registros.

Seleccionar herramientas de control

Seleccionar las herramientas, técnicas, dispositivos y programas para realizar el inventario en contabilidad es lo que sigue y lo que determinará en gran medida los resultados que se obtengan.

Escoger herramientas en línea o automatizadas es la tendencia por su confiabilidad, agilidad y facilidad de uso.

¡Ya lo tienes!

Con todo esto que te hemos enseñado, ya estás mucho más cerca de ejecutar tus propios inventarios en contabilidad.

Recuerda que esta tarea es crucial para mantener en orden y en salud las actividades de la empresa, además de resguardar el capital y asegurar el cumplimiento de la organización.

¿Ya realizas inventario en contabilidad dentro de tu negocio? ¡Anímate y déjanos un comentario con tu experiencia!