¡Descubre por qué es importante llevar la contabilidad en una empresa!

Cuando los emprendedores inician sus caminos en el mundo de los negocios o desean consolidar un proyecto que ya pusieron en marcha, surge una duda común: ¿por qué es importante llevar la contabilidad en una empresa?

En virtud de ello, en este contenido encontrarás una lista de razones concretas que demuestran la relevancia de elegir un contador, registrar movimientos en libros y emprender muchas otras acciones asociadas a una buena gestión contable.

Igualmente, por medio de este artículo, te mostraremos en qué consiste el manejo de la contabilidad y cuáles son los principios claves para llevarla a cabo.

¡Lee con atención y quédate hasta el final!

¿A qué nos referimos cuando hablamos de llevar la contabilidad?

Llevar la contabilidad se trata de uno de los pilares de la administración de una empresa, el cual consiste en el registro y control de su capital y los movimientos económicos asociados al mismo.

Efectivamente, la gestión contable no deja que pase por debajo de la mesa ninguna operación financiera, sino que la registra, sigue e interpreta.

Entre sus movimientos y transacciones encontramos:

• Liquidación de sueldos y seguridad social.
• Compras y ventas.
• Ingresos y egresos.
• Venta y adquisición de activos.
• Inversiones.
• Liquidaciones de impuesto.
• Movimientos efectivos y bancarios en general.

Esto nos dice que la gestión contable abarca las siguientes responsabilidades:

Actualizar la información de interés contable

Llevar la contabilidad implica que la información de los movimientos financieros de la empresa siempre esté al día y actualizada.

Recuerda que cada movimiento y transacción realizada implican otra serie de registros que deben ser actualizados y gestionados. Por ejemplo, las ventas con pago al contado realizadas durante un día conllevan la actualización del dinero ingresado en cajas.

Por supuesto, en un escenario ideal esta serie de actualizaciones no deben realizarse de forma aislada y manual, sino con la ayuda de recursos técnicos y tecnológicos que sistematicen el flujo de registro.

Llevar registros de todas las operaciones

Ya conoces todas las operaciones que ameritan de un registro contable y estas son plasmadas en diferentes libros y sistemas de datos según las características de la empresa, el régimen tributario en el que opere y las preferencias y necesidades de sus administradores.

Gestionar los aspectos tributarios

Las declaraciones de impuesto, el cálculo o la liquidación de los pagos provisionales mensuales (PPM) y el aprovechamiento de beneficios tributarios impulsados por el Estado forman parte de la gestión tributaria de una empresa.

Al contratar un contador para tu negocio, este se encargará de garantizar el cumplimiento de todas sus responsabilidades tributarias y, a la vez, de aliviar la carga de los impuestos de forma transparente, registrando gastos deducibles y eligiendo regímenes de declaración flexibles, por ejemplo.

Facilitar la elaboración de estados financieros

Al registrar y ordenar toda la información, e incluso interpretar movimientos económicos, la gestión contable facilita la elaboración de estados y balances financieros que permiten conocer la rentabilidad de los negocios.

Asimismo, este proceso es clave para poder llevar actualizado el flujo de caja, el principal indicador de la liquidez y disponibilidad de capital de trabajo.

Realizar revisiones y auditorías

Existen diferencias entre un contador general y un auditor: el primero actualiza la información contable y registra los movimientos, mientras que el segundo ofrece una mirada retrospectiva de los registros y la forma en que se gestiona la información; se puede decir que el auditor se especializa en revisar, analizar y valorar el trabajo del contador general o principal de una empresa.

Ambos trabajos forman parte de la contabilidad y, de hecho, los dos profesionales son especialistas en esta área.

Por ese motivo, llevar la contabilidad también implica realizar revisiones y auditorías que contrastan la información, fomentan la transferencia y permiten corregir a tiempo determinados problemas.

Cabe destacar que hablamos de la auditoría interna, pues también existen aquellas asociadas a las fiscalizaciones, realizadas por funcionarios externos de entidades como el Servicio de Impuestos Internos (SII).

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¿Por qué es importante llevar la contabilidad de una empresa?

Llevar la contabilidad no es una decisión opcional: es un paso que necesitas emprender para que tu negocio realmente sea viable y opere libre de riesgos.

Incluso, se trata de un factor ético y profesional, pues omitir la contabilidad significa contribuir con malas prácticas empresariales y financieras, como la evasión fiscal, por ejemplo.

Para que comprendas con mayor profundidad la importancia de desarrollar esta área, a continuación te dejamos una larga lista de beneficios que obtendrás al tomar en cuenta este aspecto:

Conocerás el estado financiero de tu negocio

Cuando lleva la contabilidad, un negocio deja de operar "en las sombras" y empieza a construir un registro fiel y actualizado de todas sus transacciones, lo cual le permite a los propietarios y accionistas tener conocimiento real de su estado financiero para obtener un panorama de la rentabilidad, la liquidez y el retorno de inversión.

Como mencionamos líneas atrás, una de las funciones de la contabilidad es facilitar el desarrollo de balances y estados de resultados financieros que incluyen información cualitativa y detallada.

Evitarás riesgos fiscales

Omitir registros contables, no actualizar libros de acuerdo al régimen tributario en que se opere y, por supuesto, evadir impuestos son algunas de las malas prácticas que conllevan multas y sanciones por parte de las autoridades.

Todos estos problemas son el resultado de no llevar la contabilidad o de desarrollarla de manera deficiente sin ayuda profesional ni tecnologías de calidad, ajustadas a las necesidades de las empresas y los mercados de hoy.

Reforzarás el control interno

El conocimiento es poder y en el mundo empresarial esta máxima aplica a la perfección. Si sigues de cerca el desarrollo de las operaciones y tienes una noción clara de los resultados con ayuda de la contabilidad, disfrutarás de una mayor capacidad de control interno.

En otras palabras, evitarás robos u otras prácticas fraudulentas y prevendrás pérdidas asociadas a imprecisiones en los registros.

Optimizarás la toma de decisiones financieras

El conocimiento de la situación de tu negocio te brindará la posibilidad de detectar a tiempo patrones negativos, potenciales riesgos y acciones necesarias.

Proyectarás una mejor imagen ante el mercado

No verse involucrada en problemas fiscales y mostrar información fiel de tus finanzas —entre otras posibilidades que te brindará llevar la contabilidad— es clave para que tu empresa proyecte una buena imagen ante el mercado.

Además de ayudarte a conseguir socios e inversores, el orden contable le permitirá a tu negocio ser valorado positivamente por proveedores, colaboradores y muchos otros actores claves para sus operaciones y desarrollo.

Tu negocio podrá crecer de forma sustentable

Si te preguntas por qué es importante llevar la contabilidad de una empresa, necesitas pensar en los planes de crecimiento de tu negocio. Ahora que conoces en qué consiste la gestión contable, ¿crees que este objetivo sería posible si no la tomas en cuenta? Por supuesto, la respuesta es ¡no!

El orden interno y conocimiento fiel del estado financiero son los pilares de la expansión sustentable y controlada, independientemente del sector en el que opere el negocio.

De manera adicional, ten en cuenta que mientras más grande y productiva sea tu empresa, mayores serán sus responsabilidades fiscales y el nivel de fiscalización, las cuales podrás superar con una buena contabilidad.

Tendrás una menor carga de trabajo

Muchos emprendedores dejan a un lado la contabilidad por temor a asumir una carga de trabajo que no puedan soportar, pero esta es una percepción equivocada. En realidad, la gestión contable debe ser asumida por profesionales y terceros y no directamente por el emprendedor.

El contador y los recursos de contabilidad son una ayuda para la administración de la empresa que contribuyen con el orden interno y promueven el seguimiento, la evaluación y la toma de decisiones.

En conclusión, llevar la contabilidad flexibiliza y facilita la gestión del negocio, impactando de manera positiva en el quehacer del propietario o accionista.

Tendrás mayor acceso a crédito y financiamiento

Los bancos e instituciones financieras formales solo valorarán positivamente a tu negocio si lleva una contabilidad organizada y transparente.

De hecho, elaborar balances financieros, mostrar certificados de declaraciones y otros aspectos derivados de la contabilidad forman parte de los requisitos que tendrás que entregar a la hora de solicitar un crédito o financiamiento.

Generarás confianza ante potenciales socios e inversores

La contabilidad no solo está dirigida al Estado y el cumplimiento de las obligaciones fiscales. También se trata de un proceso informativo que da señales de la salud financiera del negocio tanto a sus fundadores como a potenciales nuevos socios, accionistas e inversores.

Al llevar la contabilidad tendrás datos concretos que mostrarle a estos posibles aliados, lo cual hace la propuesta mucho más transparente y concreta, dándole credibilidad a tu empresa y a invitaciones de inversión y compra de acciones.

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¿Qué se necesita para llevar la contabilidad de una empresa?

El primer paso es tener muy claro qué se necesita para desarrollar esta área de forma moderna y eficiente, pues así podrás obtener todos los beneficios señalados líneas atrás.

Primordialmente, necesitas 3 elementos:

• Un programa o sistema contable.
• Un contador.
• Comprobantes de tus operaciones.

¡Veamos en qué consiste y qué funciones cumple cada uno de ellos!

Programa o sistema contable

Por medio de un programa informático o software podrás sistematizar y centralizar todas las labores asociadas a la contabilidad, como el registro de ingresos y egresos y la generación de reportes que deben ser enviados a las autoridades.

En la actualidad, llevar la contabilidad en papel es muy poco conveniente y representa una desventaja competitiva para todo negocio, incluso para PyMEs y microempresas.

La gestión contable digital —apoyada en softwares y programas— aporta las siguientes ventajas:

• Práctico acceso a la información desde cualquier lugar.

• Simplificación en el ingreso de documentos y comprobantes.

• Mayor eficiencia y productividad en los procesos contables en general.

• Acceso a datos financieros completos y detallados.

• Disminución sustancial de la probabilidad de errores y omisión de información.

Contador

De nada vale contar con las mejores tecnologías del mercado si no posees los conocimientos necesarios para llevar una buena gestión contable.

En este sentido, el rol de un contador es clave e indispensable en toda empresa, por lo cual la contratación de este profesional es un paso estratégico que no puedes seguir postergando.

Este especialista se encargará de sacar el máximo provecho del sistema contable, manteniendo la información actualizada y llevando el registro de movimientos de acuerdo a las estipulaciones legales existentes. Además, representará a tu empresa en los procesos tributarios y de declaración de impuestos, defendiendo sus intereses y asegurándose de que cumpla con sus obligaciones.

También, el contador puede aportar visiones, interpretaciones y opiniones valiosas para la toma de decisiones financieras y el análisis de la rentabilidad, la liquidez y otros indicadores claves.

Comprobantes de operaciones

Los comprobantes de operaciones son el pilar del registro contable, ya que son el respaldo de las transacciones que luego debes añadir a reportes, libros y otros archivos.

Recuerda que Chile migró a la facturación electrónica, razón por la cual los comprobantes se gestionan en el plano digital, tal como lo exigen las mejores prácticas contables en la actualidad.

En sintonía con ello, es recomendable que incorpores un software de facturación electrónica de mercado que pueda integrarse con tu sistema contable.

De esa manera, sistematizarás y automatizarás la gestión contable en general, desde la generación de una transacción hasta la inclusión de la misma en un reporte o registro.

Como detalle importante a destacar, algunos de los Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) vigentes son:

• Factura electrónica.

• Guía de despacho electrónica.

• Nota de crédito electrónica.

• Boleta de honorarios electrónica.

• Facturación de exportación electrónica.

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Pasos claves para empezar a llevar organizadamente la contabilidad

Si no has empezado a llevar la contabilidad de forma organizada o tu negocio apenas está en fase de formación, no solo necesitas conocer cuáles elementos se requieren para la gestión contable. Probablemente, también sea conveniente que sepas cómo empezar este proceso desde "cero".

En ese caso, en conjunto con un profesional de la contabilidad, sigue los pasos que detallamos a continuación:

1. Recopila la información contable

Recopila toda la información contable que ya hayas emitido y que no registraste de forma ideal, como facturas y boletas de ventas, liquidaciones de salarios y compras de activos, por ejemplo.

Como ya sabes, preferiblemente traslada toda esta información y documentación al plano digital para que luego empieces a llevar una contabilidad moderna y eficiente.

2. Haz conciliaciones

Simplemente, compara comprobantes y movimientos con información e historiales de tus cuentas bancarias para verificar que todos los datos sean correctos y, también, que no se hayan desviado flujos de dinero durante un determinado periodo.

3. Intégrate a un régimen tributario

Si aún no llevas la contabilidad según un determinado régimen tributario, que aplique a los negocios de tu segmento de acuerdo a su renta y tamaño, es hora de que te integres a uno con ayuda de tu contador de confianza.

Los regímenes establecen tanto las obligaciones contables como tributarias que tienen las empresas en Chile.

Ten presente que solo podrás acogerte a un régimen si ya realizaste el inicio de actividades ante el SII.

4. Actualiza libros contables

Con toda la información contable en tus manos y la garantía de que es precisa, trasládala a los libros contables que apliquen conforme a tu régimen tributario para que los actualices y evites futuras sanciones.

5. Delega el trabajo contable y establece criterios, políticas y un plan concreto

Una vez que te hayas puesto al día con el registro de la información y los trámites tributarios, es momento de que crees un plan contable integral que puedas delegar a un experto en el área.

En conjunto con el profesional, establece las políticas para el manejo de la información y la documentación, selecciona las mejores tecnologías a implementar e, incluso, fija plazos de revisiones y auditorías internas.

Principios claves de una buena gestión contable

Ahora, para que orientes tus esfuerzos y recursos de manera correcta, te presentamos algunos principios claves que distinguen una buena gestión contable:

Intervención profesional de calidad

Como ya sabes, contar con un contador es, lógicamente, uno de los pilares de esta área: no solo eso, sino que también debes enfocarte en que el profesional que contrates tenga una aptitud óptima y un perfil atractivo.

Un buen contador es altamente responsable, comprometido y está actualizado con las mejores prácticas y tecnologías de su área de desempeño.

Planificación

Una gestión contable sólida parte de una planificación rigurosa que establece las "coordenadas" a seguir y las políticas de calidad.

De esa manera, el desarrollo de los procesos de registro son coherentes y siguen una misma filosofía, fomentando la transparencia y el orden interno.

Revisión constante

Sí, una buena gestión contable se revisa a sí misma: por este motivo, es importante que cuentes con un cronograma de auditoría y revisiones que te permita fomentar la mejora continua y solucionar problemas a tiempos.

Asimismo, aplica indicadores de efectividad a la cantidad, como tasas de duplicidades y errores en determinados periodos de tiempo.

Enfoque digital y tecnológico

Sistemas de contabilidad, softwares de contabilidad y soluciones de remuneraciones, principalmente, son recursos que forman parte de una gestión contable con enfoque digital y tecnológico. ¡Tómalos en cuenta!

Para los nuevos emprendedores, estas inversiones son ideales, pues fomentan que los negocios funcionen de manera organizada desde sus primeras transacciones, lo cual aporta estabilidad y posibilita el crecimiento gradual y continuo.

En general, una gestión contable moderna, tecnológica y digital incrementa la productividad, optimiza la gestión del tiempo y reduce costos al igual que múltiples riesgos y problemas.

Actualización permanente

La gestión contable demanda una actitud proactiva, ya que los entornos tributarios suelen cambiar de manera constante o incluir novedades.

Por consiguiente, tu equipo de contabilidad debe estar al pendiente de nuevas estipulaciones, medidas e innovaciones para adaptarse a las mismas y mantener un óptimo desarrollo de los diferentes procesos.

Alineación a principios de calidad y transparencia

Marcos de reglamentos como las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) son una excelente referencia para la gestión contable.

Alinearte a este tipo de principios fomentará la calidad de tus procesos y te permitirá registrar tu información contable siguiendo las prácticas más sofisticadas y aceptadas a nivel mundial.

En el caso de las NIIF, te contamos que fueron aprobadas hace poco más de 10 años en Chile, por lo cual aplicarlas no te desviará de los lineamientos del Servicio de Impuestos Internos.

Las NIIF —conocidas como IFRS en mercados angloparlantes debido a la sigla para International Financial Reporting Standards— fueron creadas por la International Accounting Standards Board (IASB), una organización sin fines de lucro que gestiona estas regulaciones y que trabaja de la mano con Estados y organismos internacionales.

¡Eso es todo!

Llegamos al final de este extenso y rico material. Ahora, ya sabes por qué es importante llevar la contabilidad en una empresa y conoces todos los aspectos necesarios para desarrollar esta área con éxito.

Recuerda la importancia de la ayuda profesional y los recursos tecnológicos en el camino hacia la optimización de tus procesos contables: sin duda, estos son los grandes pilares de esta área.

Por tu parte, como emprendedor necesitas fomentar la transparencia en tu empresa, adecuarte al funcionamiento digital y seguir de manera permanente tus movimientos financieros, lo cual te proporcionará control operacional y contribuirá con la optimización de la toma de decisiones.

Finalmente, te invitamos a descargar el material "Factura, Boleta y Guía de Despacho: Aprende sobre los Documentos Tributarios Electrónicos que debes utilizar en tu negocio" para complementar este contenido. ¡No te lo pierdas!