¿Cómo hacer un inventario? ¡Descubre las mejores técnicas!

José Valderrama

Escrito por José Valderrama

Head of Sales en Nubox Chile I Especializado en la cartera de Empresas. Ayudo a las pymes a tener una mejor gestión de su negocio.

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Lleva en orden el inventario de tu negocio

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Al tener tu propio negocio hay un compromiso del que no podrás huir: hacer el inventario.

Realizar un conteo de tu mercadería puede parecer algo aburrido y complejo, pero es necesario para que conozcas el stock que tienes disponible para, por ejemplo, las funciones administrativas de tu empresa, como papel para imprimir y los artículos de oficina, entre otras cosas.

De este modo, sabrás cómo funciona tu emprendimiento desde dentro y podrás detectar con antelación alguna falla de gestión que provoque que no estés ganando el dinero que debieses. Además, te asegurarás de vigilar las existencias de tu propia mercadería y prever si necesitarás abastecerte prontamente. 

Dicho esto, para obtener estas ventajas necesitas conocer a fondo todo lo que involucra hacer un inventario, algo que en este artículo te explicaremos en detalle.

¡Lee hasta el final!

¿Qué significa hacer un inventario?

Un inventario es un registro preciso, ordenado y minuciosamente descrito de todo lo que sea patrimonio de la empresa. Para lograrlo, tendrás que hacer listas detalladas de cada tipo de producto, activo o propiedad que involucre a tu negocio.

En otras palabras, hacer un inventario es la acción de dar orden y estructura a los productos e insumos que utiliza una organización, lo cual es clave para la salud de cualquier empresa y un aspecto crucial dentro de las responsabilidades de un administrador.

Dentro de la contabilidad, el documento más básico y simple es el de inventario: su función es supremamente importante debido a su naturaleza de recuento de los elementos que componen el patrimonio de una organización en un momento determinado. Por otro lado, en la mayoría de los países constituye una obligación legal.

Hay que tener en cuenta que este documento y sus características varían de acuerdo a las particularidades especiales del negocio en sí. Asimismo, las necesidades de la empresa también tienen participación en el tipo y uso de los inventarios: de hecho, su importancia también varía de acuerdo a esto, tal como explicamos a continuación.

Importancia de los inventarios

Muchos gestores, sobre todo en las PyMEs o empresas emergentes, piensan que el inventario no es más que un documento en una hoja de papel o tabla de cálculo donde se anotan ciertos bienes. Pero no es tan así, pues existen cientos de usos de este tipo de documento: por ejemplo, el inventario sirve para llevar el control detallado y preciso del flujo de productos con el fin de determinar patrones de consumo y generar oportunidades de negocio.

Sin lugar a dudas, el control de inventarios es imprescindible porque te dice realmente cuáles son los productos más vendidos, los que están estancados y por cuánto tiempo y te da las señales indicadas para tomar decisiones eficientes.

Del mismo modo, es una herramienta perfecta para hallar irregularidades y fugas de stock o de dinero que ocurran en tu negocio para que puedas identificarlas rápidamente y encontrar la fuente.

Objetivos tras la realización de un inventario

Antes de iniciar el inventario, debes tener claro qué buscas cumplir con este conteo de patrimonio. Lógicamente, existen importantes objetivos tras este ejercicio y debes determinar la relevancia que cada factor juega para que tu empresa siga funcionando.

Los objetivos de un inventario son:

  • Detectar productos deteriorados o expirados que solo ocupan espacio y que han perdido valor comercial.
  • Verificar si existe hurto de mercancía, algo a lo que toda empresa se enfrenta en menor o mayor medida. A su vez, contar con esta información ayudará a la administración eficiente de tu emprendimiento.
  • Descubrir errores humanos o del sistema de inventario, ya que puede suceder que algunos productos estén fuera de lugar o que el encargado de realizarlo pudiera haber cometido algún error práctico. También, podrás identificar si el problema está en el sistema que usas.

Como ves, hacer un inventario de la manera correcta no solamente te ayudará a ser ordenado, sino además a identificar áreas de mejora claves en tu operación.

Ahora bien, los motivos más relevantes que determinan la importancia de levantar y mantener un inventario —junto a los antes mencionados— son los siguientes:

Predicción

Los inventarios ayudan sustancialmente a los gerentes y dueños de negocios a planificar un cronograma de producción en el caso de las empresas de manufactura, por ejemplo, para determinar la cantidad de materia prima y suministros que necesitan durante un periodo determinado y así mantener un balance entre lo que la organización requiere y lo que será generado.

Fluctuaciones

Por otra parte, una PyME no siempre conoce con exactitud la cantidad de productos que le serán solicitados por sus clientes durante un mes o un año, pero los gerentes saben que deben contar con inventario suficiente de reserva para suplir las fluctuaciones de demanda si se originan.

Por ello, este documento es clave para prever este tipo de variaciones y poder atender la demanda cuando se produzca.

Inestabilidad de suministro

La realización de los inventarios favorece a las empresas a la hora de experimentar una falla en el suministro de productos o materias primas, un aspecto que se puede evitar si se lleva un conteo que contemple esta posibilidad y planifique un abastecimiento temprano de productos que puedan experimentar escasez o falta de confiabilidad por parte de los proveedores.

Protección de los precios

Al momento de comprar una cantidad exacta de productos o suministros para cubrir la demanda que se genera en tu negocio, se elimina la necesidad de una recompra de materiales que pueda inflar los precios de tus productos para el cliente final.

Descuentos por cantidad

Si se planifica correctamente mediante la realización de inventarios, se puede realizar una sola compra grande que, dependiendo del tipo de proveedor, tal vez se traduzca en el acceso a descuentos mejores para tu empresa, en lugar de varias compras pequeñas debido a una falta de orden en el inventario, la cual puede provocar el pago del precio completo e, incluso, hacer que gastes más en envíos y empaques, entre otros.

Ahorro de costos

Complementando la última parte del punto anterior, llevar un inventario correctamente es la mejor forma de evitar los costos asociados a la compra de un suministro o producto, por ejemplo, en fletes, impuestos, traslados y movimiento dentro de almacén, entre muchos otros.

Nueva llamada a la acción

¿Existe el momento ideal para hacer un inventario?

Muchos comercios, tiendas y empresas eligen el fin del año fiscal como momento para realizar un inventario general y detallado con el objetivo de verificar que la información que presentan ante el Servicios de Impuestos Internos (SII) es la correcta y, por consiguiente, que no se cometa una falta o delito tributario.

Aún así, hay negocios que tienen un alto flujo de salida y entrada de mercadería tan particular que prefieren realizar inventarios cíclicos: de esta manera, cuando terminan el año fiscal, solo deben chequear sus últimos registros antes de estar listos para hacer su declaración tributaria.

En conclusión, el momento ideal para realizar el inventario dependerá del ritmo de venta de tus productos y del buen funcionamiento administrativo de tu operación en general.

¿Inventarios cíclicos o inventarios anuales?

A continuación, veremos en qué consisten estos dos inventarios junto a sus ventajas y desventajas.

Inventarios cíclicos

Los inventarios cíclicos son catastros rotativos que se aplican en empresas cuyo flujo de ventas es rápido y exige llevar un método que haga fiable su control de mercancía.

Como hablamos de negocios que tienen rápido ritmo de ventas, lo mejor es desarrollar un mecanismo de control cíclico del stock de productos, ya que así tendremos nuestra información verificada y lista para ser declarada al final del ejercicio fiscal.

Las ventajas evidentes de este inventario —frente a su contraparte que es el inventario anual— se traducen en una reducción del riesgo de fallas o faltas en el stock y la garantía del completo control diario de los productos almacenados, lo que favorece la identificación de errores y descuadres entre historiales en herramientas de gestión, entre otros.

Ahora bien, existen varios tipos de inventarios cíclicos que funcionan mejor de acuerdo al tipo de negocio y su naturaleza de rotación de inventario.

¡Conócelos de inmediato!

  • Inventario ABC: Esta es la técnica más popular en los almacenes pequeños y medianos, la cual se basa en el Principio de Pareto que indica que el 20% de las referencias supone el 80% de las ventas. Con esto en mente, quien administre el almacén o el negocio asignará una rotación según la frecuencia de venta, en la cual A es la categoría o producto de mayor salida y C es lo opuesto. Para los inventarios cíclicos, los productos o suministros tipo A serán los más contados.
  • Inventario de grupo: Normalmente, este es usado en las empresas que adoptan un inventario cíclico por primera vez, en el cual los responsables de la logística escogen una serie de SKU —número o código referencial asignado a un elemento para diferenciarlo en un inventario— que será registrada en el inventario varias veces. El fin de ello es localizar rápidamente las fallas en el conteo de stock y optimizar la agilidad del proceso de inventario.
  • Inventario cíclico aleatorio: En el caso de que las características del producto y su demanda sean similares, es decir, no se puedan separar porque su salida es igual y sus características físicas son casi idénticas, conviene usar el conteo cíclico aleatorio, en el cual se crean grupos al azar.

Ventajas del inventario cíclico

  • Facilitar a los gestores un inventario mucho más preciso.
  • Medir fácilmente gracias al indicador ERI: Exactitud de Registro de Inventario.
  • Controlar y organizar el conteo de los artículos y suministros.
  • Permitir la identificación y exclusión de productos defectuosos o dañados.
  • Estimular la productividad cuando se genere el conteo.
  • Tomar decisiones más precisas en la logística de la empresa.

Desventajas del inventario cíclico

  • Es necesario planificar adecuadamente y establecer una estrategia de conteo.
  • Requiere de observación periódica.
  • Imposible evitar el descontrol de referencias que tienen menos salida.

Por otra parte, los inventarios anuales son una opción real si tus productos son limitados en su cantidad. A continuación, te explicamos sus características y concepto.

Inventarios anuales

Si eres un empresario de un negocio de rápido movimiento y quieres realizar el inventario una vez al año, debes estar dispuesto a interrumpir las actividades de tu empresa por un periodo apropiado para realizar un inventario eficaz. Además de tener que realizar tu declaración de patrimonio, el inventario anual es la mejor opción evidentemente.

Este tipo de inventario no debe contemplarse como una obligación legal en las empresas, sino más bien como una oportunidad de controlar, medir y mejorar la gestión de los inventarios.

Los inventarios anuales conllevan una paralización de todas las actividades de la organización y producen costos más elevados. Asimismo, es un proceso mucho más incómodo y propenso a errores por lo que la planificación es elemental para minimizar ese riesgo.

Cómo realizar un inventario anual

  1. Crea una lista de inventario de tus productos y suministros actuales para luego imprimirla o repartirla electrónicamente.
  2. Haz equipos de contabilidad con tus empleados y evalúa su experiencia para determinar el grupo ideal que compare los artículos con las listas.
  3. Comprueba cada referencia de la lista de manera física.
  4. Verifica la información que identifica cada producto de tu inventario con el producto real.
  5. Confirma que cada producto se encuentre en tu almacén.
  6. Elabora una lista de los artículos dañados, perdidos o sustituidos.

Ventajas del inventario anual

  • Permite un flujo de trabajo mucho más llevadero al no interrumpir las operaciones.
  • Se puede prescindir de un encargado de inventarios en la organización.
  • Abarata costos en gestión de inventarios.

Desventajas del inventario anual

  • Mayor posibilidad de errores y descuadres a final de año.
  • Imposibilidad de prever la demanda de un mes a otro.
  • Incapacidad de visualizar los patrones de consumo.

Por estas razones y muchas más es clave para una empresa —sin importar su tamaño o su sector— llevar un control de inventarios y evitar caer en la desorganización, la falta de planificación y la improvisación.

Si precisamente es esto lo que deseas prevenir que pase en tu organización, hemos recopilado las mejores 6 técnicas para realizar un inventario efectivo.

Si quieres saber ¿Cómo llenar un libro de inventario y balance?  ¡Aprende aquí todo l que debes saber!

6 técnicas para realizar un inventario efectivo

Afortunadamente, hay métodos que pueden hacer más fácil este conteo de mercancía. A continuación, te mostramos algunas prácticas útiles para que sepas cómo hacer un inventario efectivamente:

1. Clasificar por tipo de activo

Para empezar, debes crear una clasificación de mercancía, bienes y tipo de activos.

Una forma de partir esta división de patrimonio es crear listas de clasificación que separen los activos circulantes —mercancía en bodega, artículos de oficina y acciones, entre otros— de los activos denominados fijos que son todos los relacionados a bienes raíces, maquinaria, muebles y todo lo que se haya adquirido con el RUT de la empresa.

2. Determinar los lugares a ocupar y organizar el proceso de inventario

Esto consiste en crear denominaciones de lugares de almacenamiento y cuidar que estén bien señalizados.

Asimismo, debes confirmar si tendrás que suspender actividades laborales para inventariar tu empresa y poder ocupar a todos con el fin de llevar esta laboriosa tarea de manera menos pesada.

En este sentido, un consejo: piensa en las necesidades de todos los involucrados con anticipación; la capacitación es una necesidad básica si decides crear un equipo para hacer el inventario.

3. Crear un mapa de tu bodega

Al etiquetar estanterías, depósitos, almacenes y otros ítems, generarás información suficiente para crear un mapa de tu sistema de bodegaje.

Sin duda, dividir la realización del inventario por secciones facilitará enormemente el rastreo para este y futuros inventarios.

4. Hacer una revisión general rápida antes de comenzar

Antes de partir con el inventario, revisa si tienes:

  • Lineamientos del inventario definidos, asignados y explicados: Esto servirá para que cada persona asignada a una actividad determinada durante la realización del inventario esté donde le corresponde y tenga clara su función.
  • Trabajadores preparados: De no ser así, debes capacitarlos para esto y planificarlo con anterioridad.
  • Un buen recuento inicial de los productos: Aquí debes incluir el stock, ubicación, valor y la descripción detallada de cada artículo para ayudar a identificarlos con rapidez.
  • Metodologías de conteo y medición que sean adecuadas: Es decir, formas eficientes para acelerar el proceso y minimizar los errores.
  • Lugares de almacenamiento identificados y etiquetados para ubicar y encontrar la mercadería fácilmente: Esto te ayudará a agilizar el proceso drásticamente.

Cada uno de estos puntos es crucial, así que asegúrate de tomarlos en cuenta.

5. Contar con un sistema informático o aplicación de gestión de inventario

Utilizar un software o aplicación adecuada para tu tipo de negocio y su tamaño puede ayudar a acelerar los procesos y hacer que inventarios futuros sean mucho más sencillos de llevar.

Igualmente, el uso de uno de estos sistemas te asistirá en llevar un mejor control de la administración de tu empresa en todas sus facetas.

6. Escoger la técnica ideal para tu negocio

La buena gestión de inventario requiere un proceso de investigación para hallar la técnica indicada para el tipo de negocio.

Independientemente del sistema que quieras y decidas usar, existen varias técnicas diferentes que te ayudarán más que otras. De inmediato, te presentamos las más populares.

Niveles de conjuntos par

Comienza con la posibilidad de manejar fácilmente los niveles en conjunto con la mínima cantidad de productos a tener disponibles: si tu inventario baja ese nivel preestablecido, ya sabrás que es el momento de ordenar más.

Generalmente, sirve para las empresas que trabajan con cantidades limitadas y reducidas de un producto, ya que así tienen la oportunidad de medir aquellos con más salida, el tiempo en que se venden y el tiempo que toma reponerlos.

Principio FIFO: First-In, First-Out

Es sumamente importante para la gestión de inventarios, ya que es un principio que propone que los productos con mayor antigüedad serán los primeros en salir a la venta en lugar de los artículos más recientes.

El principio FIFO es una técnica especialmente útil para empresas que trabajan con productos perecederos que también se aplica para productos que no se venzan: por ejemplo, para evitar que artículos queden rezagados en los almacenes y para reducir la posibilidad de conservar aquellos con diseños pasados u obsoletos.

Manejo de relaciones

La gestión de inventario depende mucho de su éxito para adaptarse rápidamente, por lo que si se necesita regresar algún producto que se vende con lentitud con el fin de hacer espacio para aquellos con mayor movilidad, reponer aquellos con demanda, solucionar errores de fabricación o ampliar por un tiempo el lugar de almacenamiento, el manejo de relaciones, es decir, tu relación con proveedores es una técnica vital para ello.

Método EOQ

El método EOQ —Economic Order Quantity o, en español, cantidad económica de pedido— se refiere a la técnica que tiene el propósito de determinar el monto de pedido óptimo para reducir las probabilidades de mayores costos de inventario, el cual se basa en 3 principios fundamentales:

  1. Que la demanda sea constante.
  2. Que la frecuencia del uso del inventario esté predeterminada.
  3. Que los pedidos se reciban una vez que los inventarios se agoten.

En otras palabras, consiste en realizar el EOQ justo cuando se llega a un nivel de abastecimiento predeterminado.

Método LIFO: Last-In, First-Out

A diferencia del método FIFO, el LIFO propone administrar el inventario de una empresa en la que los productos que entran recientemente son los primeros en ser vendidos. De esta manera, se registra el valor de un inventario asumiendo que, en consecuencia, el costo del último bien vendido será igual que el precio de adquisición del último comprado.

Este método es muy usado en empresas que cuentan con grandes lotes del mismo tipo de producto: teniendo en cuenta la variación de los precios, los cuales regularmente aumentan a través del tiempo, lo que se hace es vender aquellos más costosos.

Otros rubros que también utilizan esta técnica son la joyería, el mercado de divisas, los artículos de colección y la venta de inmuebles porque así una empresa puede beneficiarse de la inflación y la revalorización de los bienes.

Como ves, cada negocio según su naturaleza, la actividad que desarrolla y el sector en que se encuentra debe escoger el tipo de inventario que se ajuste a sus necesidades.

En este sentido, es necesario realizar estudios precisos y profundos que permitan determinar el método óptimo para mejorar el flujo de productos y asegurar el abastecimiento y la reposición constante de mercancía.

Así, estos elementos ayudan a que una empresa pueda abaratar costos, reducir errores y generar oportunidades de negocios al tener el mayor capital disponible para trabajar, para suplir su demanda y para reabastecerse estratégicamente, lo cual la vuelve más competitiva en su nicho de mercado.

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