Cómo hacer un inventario: ¿Cuáles son las mejores técnicas?

Importancia de los inventarios

Más allá de ser un elemento esencial para llevar un control detallado y preciso del flujo de productos, se trata de un instrumento estratégico extremadamente valioso para orientar las acciones corporativas en materia de compras y ventas.

Al hacer un efectivo control de inventarios, es posible descubrir cuáles son los productos más vendidos y cuáles artículos están estancados. Por lo cual, permite a los gestores y dueños de Pymes identificar los artículos que efectivamente llaman la atención de los clientes y los elementos que pasan desapercibidos o no generan interés de compra en el público.

Esta información acerca del volumen de ventas de cada artículo aporta insights robustos para los gestores como la necesidad de buscar nuevos proveedores en virtud de una caída en la calidad de sus soluciones, la demanda por innovar la carta de productos, entre otros aspectos relevantes para la toma de decisiones.

Del mismo modo, es una herramienta perfecta para hallar irregularidades y fugas de stock o de dinero de manera rápida y definitiva, evitando así problemas en el funcionamiento y en la continuidad de la empresa.

Tipos de inventario

Existen diferentes tipos y estos se dividen en varias categorías en función de diferentes criterios. A saber:

Inventario Inicial y Final

En este caso, se lleva a cabo al comienzo de la producción o del año fiscal, y permite registrar todos los elementos de la empresa antes de adquirir recursos o vender existencias.

Por otro lado, el final se ejecuta al término del año fiscal y consiste en contar físicamente los productos para calcular su valor, brindando una visión del estado económico final de la empresa.

Inventario Intermitente y Perpetuo

Estos tipos se realizan con base en la periodicidad.

El intermitente es útil cuando se necesita verificar los recursos en momentos no predeterminados, y aunque no se refleja en la contabilidad permanente, proporciona información importante.

Por otro lado, el perpetuo permite un control continuo del stock en almacén, generando un registro detallado de cada importe y cantidad de productos.

Inventario Periódico

Este tipo se lleva a cabo en intervalos regulares cada mes, semestre y año. Ayuda a la empresa a conocer el stock exacto y el costo de ventas.

Inventario de Materias Primas

Relacionado con la fase de producción, este cuenta y registra los materiales necesarios para fabricar productos finales. Es crucial para mantener una logística empresarial controlada y se vincula con el plan de ventas.

Inventario de Productos en Fabricación

Esta clase controla la cantidad de productos en proceso de fabricación, ofreciendo visibilidad sobre la producción en curso.

Inventario de Productos Terminados

Una vez estén listos para la comercialización, los productos entran en este. Aquí comienza la fase de venta y distribución.

¿Existe el momento ideal para hacer un inventario?

Muchos organizaciones seleccionan el fin del año fiscal como el mejor momento para realizar un inventario general y detallado.

Su principal finalidad es verificar que los datos que presentan ante el Servicio de Impuestos Internos (SII) sean correctos y, por consiguiente, que no se cometa una falta o delito tributario.

Aun así, hay negocios que tienen un alto flujo de salida y entrada de mercadería tan particular que prefieren efectuar inventarios cíclicos.

De esta manera, cuando terminan el año fiscal, solamente necesitan verificar los últimos registros antes de hacer la declaración tributaria.

Por esa razón, el momento ideal para realizarlo dependerá del ritmo de venta de tus productos y del buen funcionamiento administrativo de tu operación en general.

6 técnicas para realizar un inventario efectivo

Afortunadamente, hay métodos que pueden hacer más fácil este conteo de mercancía. A continuación, te brindamos las medidas más efectivas para estructurarlo:

1. Clasificar por tipo de activo

Estructura listas que separen los activos fijos —bienes raíces, muebles, máquinas, muebles y todo lo que se haya adquirido con el RUT de la empresa— de los activos circulantes —mercancías, materiales de oficina, entre otros.

2. Determinar los lugares a ocupar y organizar el proceso de inventario

Esto consiste en denominar los lugares de almacenamiento y cuidar que estén bien señalizados.

Asimismo, la técnica implica analizar la posibilidad de suspender actividades laborales y garantizar que una buena parte de tu equipo participe en este proceso.

3. Crear un mapa de tu bodega

El almacén o la tienda se deben encontrar en condiciones óptimas para realizar el inventario. Es fundamental etiquetar los depósitos, así como las estanterías, los almacenes y otros sectores. Esto te ayudará a crear un mapa útil y proporcione la rápida ubicación de los artículos para realizar el inventario físico.

4. Hacer una revisión general rápida antes de comenzar

Antes de empezar, revisa si:

• Has definido, explicado y asignado los lineamientos;
• los trabajadores se encuentran preparados;
• se ha hecho un buen recuento inicial de los productos;
• las metodologías de conteo y medición seleccionadas son adecuadas;
• se han identificado y etiquetado los lugares de almacenamiento posibilitando así, encontrar la mercadería fácilmente.

Cada uno de estos puntos es crucial, así que asegúrate de tomarlos en cuenta.

5. Contar con un sistema informático o una aplicación de gestión de inventario

Emplear un software o una aplicación acorde con tu modelo y el tamaño de negocio es un factor que implica de forma directa en la aceleración de los procesos y en la calidad de los futuros inventarios.

Igualmente, el uso de uno de estos sistemas es clave para optimizar el control y la gestión de tu negocio en todos sus sectores.

6. Escoger la técnica ideal para tu negocio

Independientemente del sistema que quieras y decidas usar, existen varias técnicas que pueden ayudarte a mejorar la administración de inventarios contabilidad:

• Niveles de conjuntos par: sirve para las empresas que trabajan con cantidades limitadas de un producto. 
• Principio FIFO (First-In, First-Out): técnica especialmente útil para empresas que trabajan con productos perecederos. 
• Manejo de relaciones: la gestión implica una adaptación ágil. Si se requiere devolver productos de baja rotación para dar espacio a los más demandados, resolver errores de fabricación o expandir el almacenamiento temporal, la relación con los proveedores es esencial en este proceso. 
• Método EOQ: técnica cuyo propósito es determinar el monto de pedido óptimo para reducir las probabilidades de mayores costos de inventario. 
• Método LIFO (Last-In, First-Out): a diferencia del método FIFO, el LIFO propone administrar el inventario de una empresa en la que los productos que entran recientemente son los primeros en ser vendidos. 

Errores comunes al hacer un inventario y cómo evitarlos

No actualizar la información regularmente

El inventario no es algo que se hace una única vez. Si no realizas una actualización periódica, podrías perder control sobre las existencias.

Solución: Implementa un calendario de inventarios y haz revisiones constantes.

No utilizar herramientas adecuadas

Depender únicamente de un inventario a mano puede llevar a errores humanos y pérdida de datos.

Solución: Si manejas un volumen alto de mercancía, opta por un software de gestión que automatice el proceso.

No capacitar al personal adecuadamente

Si las personas encargadas del inventario no saben cómo hacer un inventario correctamente, los resultados pueden ser poco fiables.

Solución: Ofrece capacitaciones para que el equipo utilice las herramientas de manera eficiente.

Métodos y herramientas para hacer un inventario

En la actualidad, existen diversas opciones y sistemas para hacer un inventario. La elección del método dependerá del tamaño de tu negocio, del stock que manejes y de tus recursos. Te explico las principales alternativas:

Inventario a mano y en papel

Realizar un inventario a mano sigue siendo una opción viable para pequeñas empresas o para quienes prefieren un control directo del proceso.

En este método, tú mismo o alguien de tu equipo se encarga de anotar cada producto o materia prima en una lista impresa.

Aunque esta forma puede parecer simple, requiere de mucha atención para evitar errores y para asegurar que toda la información registrada sea precisa.

La utilización de hojas y papel puede ser útil cuando aún no cuentas con un software o una plantilla en Excel.

Inventario en Excel y uso de plantillas digitales

Hoy en día, el inventario en Excel es una de las herramientas más utilizadas debido a su accesibilidad y flexibilidad.

Con Excel, puedes crear listas personalizadas y aplicar fórmulas que te ayuden a calcular la cantidad de productos o materias primas en tiempo real.

La posibilidad de actualizar los datos de forma dinámica te permite tener un registro constante y preciso del stock.

Existen múltiples plantillas disponibles en línea que puedes adaptar a las necesidades de tu empresa. Este método te permite hacer un conteo detallado y contar con datos que se integren en otros sistemas de gestión.

Uso de software especializado

Para empresas de mayor envergadura, el uso de un software de gestión de inventarios es la solución ideal.

Estos programas, en muchas ocasiones, integran funcionalidades avanzadas como la lectura de códigos de barras, la conexión con dispositivos móviles y la automatización de la actualización de entradas y salidas.

Utilizar un software te permitirá reducir significativamente los errores humanos y mejorar la productividad.

Además, contarás con datos en tiempo real que te ayudarán a tomar decisiones estratégicas sobre el almacenamiento y la distribución de productos.

Optimiza la gestión de inventarios de tu negocio

Queda claro que la correcta administración de inventarios y control de stock son fundamentales para asegurar una cadena de suministro eficiente y una toma de decisiones informada. 

Mediante el conteo adecuado y en tiempo y forma de los artículos presentes en el stock, es posible optimizar las acciones de compras, las estrategias de ventas y las campañas de marketing.

Mientras que las medidas de compras deben priorizar los productos que presentan una muy buena rotación, las acciones de ventas y de mercadeo deben impulsar la comercialización de los productos que presentan una menor rotación.

Selecciona el tipo que mejor se aplica en tu negocio y empieza una nueva era en tu empresa, más organizada y enfocada en datos.

Obtén más conocimientos acerca del proceso leyendo nuestro contenido "¿Qué es la reposición de inventario y cuándo hacerla? ¡Entérate aquí!".