Inventario: ¿Cuáles son las mejores técnicas para hacerlo?

Tener un inventario organizado, actualizado y acorde con la demanda del negocio no solo favorece las ventas, sino que también es un aspecto estratégico que promueve la buena relación con los clientes asegurando la compra del producto en tu comercio tan pronto como lo necesitan.

¡Descubre su importancia, sus diferentes tipos, cuando es el momento ideal para realizarlos y 6 técnicas comprobadas para hacer que sea efectivo!

Importancia de los inventarios

Más allá de ser un elemento esencial para llevar un control detallado y preciso del flujo de productos, se trata de un instrumento estratégico extremadamente valioso para orientar las acciones corporativas en materia de compras y ventas.

Al hacer un efectivo control de inventarios, es posible descubrir cuáles son los productos más vendidos y cuáles artículos están estancados. Por lo cual, permite a los gestores y dueños de Pymes identificar los artículos que efectivamente llaman la atención de los clientes y los elementos que pasan desapercibidos o no generan interés de compra en el público.

Esta información acerca del volumen de ventas de cada artículo aporta insights robustos para los gestores como la necesidad de buscar nuevos proveedores en virtud de una caída en la calidad de sus soluciones, la demanda por innovar la carta de productos, entre otros aspectos relevantes para la toma de decisiones.

Del mismo modo, es una herramienta perfecta para hallar irregularidades y fugas de stock o de dinero de manera rápida y definitiva, evitando así problemas en el funcionamiento y en la continuidad de la empresa.

Tipos de inventario

Existen diferentes tipos y estos se dividen en varias categorías en función de diferentes criterios. A saber:

Inventario Inicial y Final

En este caso, se lleva a cabo al comienzo de la producción o del año fiscal, y permite registrar todos los elementos de la empresa antes de adquirir recursos o vender existencias.

Por otro lado, el final se ejecuta al término del año fiscal y consiste en contar físicamente los productos para calcular su valor, brindando una visión del estado económico final de la empresa.

Inventario Intermitente y Perpetuo

Estos tipos se realizan con base en la periodicidad.

El intermitente es útil cuando se necesita verificar los recursos en momentos no predeterminados, y aunque no se refleja en la contabilidad permanente, proporciona información importante.

Por otro lado, el perpetuo permite un control continuo del stock en almacén, generando un registro detallado de cada importe y cantidad de productos.

Inventario Periódico

Este tipo se lleva a cabo en intervalos regulares cada mes, semestre y año. Ayuda a la empresa a conocer el stock exacto y el costo de ventas.

Inventario de Materias Primas

Relacionado con la fase de producción, este cuenta y registra los materiales necesarios para fabricar productos finales. Es crucial para mantener una logística empresarial controlada y se vincula con el plan de ventas.

Inventario de Productos en Fabricación

Esta clase controla la cantidad de productos en proceso de fabricación, ofreciendo visibilidad sobre la producción en curso.

Inventario de Productos Terminados

Una vez estén listos para la comercialización, los productos entran en este. Aquí comienza la fase de venta y distribución.

¿Existe el momento ideal para hacer un inventario?

Muchos organizaciones seleccionan el fin del año fiscal como el mejor momento para realizar un inventario general y detallado.

Su principal finalidad es verificar que los datos que presentan ante el Servicio de Impuestos Internos (SII) sean correctos y, por consiguiente, que no se cometa una falta o delito tributario.

Aun así, hay negocios que tienen un alto flujo de salida y entrada de mercadería tan particular que prefieren efectuar inventarios cíclicos.

De esta manera, cuando terminan el año fiscal, solamente necesitan verificar los últimos registros antes de hacer la declaración tributaria.

Por esa razón, el momento ideal para realizarlo dependerá del ritmo de venta de tus productos y del buen funcionamiento administrativo de tu operación en general.

6 técnicas para realizar un inventario efectivo

Afortunadamente, hay métodos que pueden hacer más fácil este conteo de mercancía. A continuación, te brindamos las medidas más efectivas para estructurarlo:

1. Clasificar por tipo de activo

Estructura listas que separen los activos fijos —bienes raíces, muebles, máquinas, muebles y todo lo que se haya adquirido con el RUT de la empresa— de los activos circulantes —mercancías, materiales de oficina, entre otros.

2. Determinar los lugares a ocupar y organizar el proceso de inventario

Esto consiste en denominar los lugares de almacenamiento y cuidar que estén bien señalizados.

Asimismo, la técnica implica analizar la posibilidad de suspender actividades laborales y garantizar que una buena parte de tu equipo participe en este proceso.

3. Crear un mapa de tu bodega

Es fundamental etiquetar los depósitos, así como las estanterías, los almacenes y otros sectores. Esto te ayudará a crear un mapa útil y proporcione la rápida ubicación de los artículos.

4. Hacer una revisión general rápida antes de comenzar

Antes de empezar, revisa si:

• Has definido, explicado y asignado los lineamientos;
• los trabajadores se encuentran preparados;
• se ha hecho un buen recuento inicial de los productos;
• las metodologías de conteo y medición seleccionadas son adecuadas;
• se han identificado y etiquetado los lugares de almacenamiento posibilitando así, encontrar la mercadería fácilmente.

Cada uno de estos puntos es crucial, así que asegúrate de tomarlos en cuenta.

5. Contar con un sistema informático o una aplicación de gestión de inventario

Emplear un software o una aplicación acorde con tu modelo y el tamaño de negocio es un factor que implica de forma directa en la aceleración de los procesos y en la calidad de los futuros inventarios.

Igualmente, el uso de uno de estos sistemas es clave para optimizar el control y la gestión de tu negocio en todos sus sectores.

6. Escoger la técnica ideal para tu negocio

Independientemente del sistema que quieras y decidas usar, existen varias técnicas que pueden ayudarte a mejorar la administración de inventarios contabilidad:

• Niveles de conjuntos par: sirve para las empresas que trabajan con cantidades limitadas de un producto. 
• Principio FIFO (First-In, First-Out): técnica especialmente útil para empresas que trabajan con productos perecederos. 
• Manejo de relaciones: la gestión implica una adaptación ágil. Si se requiere devolver productos de baja rotación para dar espacio a los más demandados, resolver errores de fabricación o expandir el almacenamiento temporal, la relación con los proveedores es esencial en este proceso. 
• Método EOQ: técnica cuyo propósito es determinar el monto de pedido óptimo para reducir las probabilidades de mayores costos de inventario. 
• Método LIFO (Last-In, First-Out): a diferencia del método FIFO, el LIFO propone administrar el inventario de una empresa en la que los productos que entran recientemente son los primeros en ser vendidos. 

Optimiza la gestión de inventarios de tu negocio

Queda claro que la correcta administración de inventarios y control de stock son fundamentales para asegurar una cadena de suministro eficiente y una toma de decisiones informada. 

Mediante el conteo adecuado y en tiempo y forma de los artículos presentes en el stock, es posible optimizar las acciones de compras, las estrategias de ventas y las campañas de marketing.

Mientras que las medidas de compras deben priorizar los productos que presentan una muy buena rotación, las acciones de ventas y de mercadeo deben impulsar la comercialización de los productos que presentan una menor rotación.

Selecciona el tipo que mejor se aplica en tu negocio y empieza una nueva era en tu empresa, más organizada y enfocada en datos.

Obtén más conocimientos acerca del proceso leyendo nuestro contenido "¿Qué es la reposición de inventario y cuándo hacerla? ¡Entérate aquí!".