Los métodos de inventarios que todo emprendedor debe conocer

¿Qué es un inventario?

En términos generales, el inventario se asocia a ideas como lista, balance, registro y descripción, pero no se queda ahí.

Tal simpleza en su definición podría ser decisiva para hacer las cosas mal: no basta con saber qué tenemos y dónde, sino además aplicar procesos para mantener en el mejor estado posible los materiales, insumos y mercancías.

Si quieres profundizar en este tema, puedes consultar esta guía sobre cómo hacer un inventario.

Entre otras cosas, el inventario también abarca las estimaciones de reposición de artículos, es decir, cada cuánto tiempo debe hacerse, los niveles máximos y mínimos de existencias apropiados y la conciliación de los registros con la realidad.

Para concretar la definición del término, hablaremos de sistemas de inventarios para referirnos a los conjuntos de reglas, procedimientos y métodos normalizados que sirven para planificar y controlar los materiales y productos requeridos por una empresa.

Cuál es la importancia del control de inventarios

El control de inventarios no es un tema secundario de bodega: es una de las variables que más impacta directamente la salud financiera de una pyme.

Cuando no sabes con precisión qué tienes, cuánto vale y qué tan rápido rota, resulta mucho más difícil mantener un buen control de inventario, y terminas con capital inmovilizado en productos que no se venden, o peor, sin stock justo cuando hay demanda.

Ambos escenarios cuestan plata real: exceso de inventario significa dinero "congelado" que podría estar generando flujo de caja, mientras que la falta de stock significa ventas perdidas y clientes que se van a la competencia.

A esto se suma el riesgo tributario en Chile: cuando los registros de existencias no reflejan la realidad del stock, el SII puede cuestionar diferencias, especialmente en contribuyentes obligados a llevar Libro de Existencias o inventarios formales.

¿Quieres información sobre cuáles son los métodos de inventarios y sus principales características? ¡Sigue leyendo!

¿De qué dependen los métodos de inventarios?

Antes de avanzar en la especificidad de cada sistema, es útil recordar que el manejo de productos que hacen las empresas puede definirse por diversas variables, entre ellas:

Tipo de mercancía

Se refiere a materiales que hacen posible la producción, como el caso de las materias primas necesarias, los productos semielaborados o en proceso de producción y la mercancía propiamente dicha, es decir, productos terminados y listos para su venta.

No es lo mismo gestionar el inventario de una panadería, donde la materia prima se transforma a diario, que el de una ferretería, donde el mismo producto puede estar meses en bodega sin perder valor.

Logística

Sirve para discriminar qué tenemos en el almacén esperando ser procesado, qué tenemos en proceso y qué está en las redes de distribución.

Permite planificar y controlar los métodos de inventario, gestionar datos, pedidos, servicio al cliente, en otras palabras es la estrategia de trabajo dentro de la PyME .

Funcionalidad

Esta variable permite considerar temas como la disponibilidad regular de productos y el margen de seguridad para evitar interrumpir el flujo de producción y distribución.

Es decir, el stock de seguridad actúa como red ante la demanda inesperada y ayuda a cubrir el uso medio del producto, además de sortear algún problema en el suministro o máximos de demanda temporal.

Métodos de inventarios útiles para empresas en crecimiento

Como señalamos al comienzo, los inventarios son mucho más que listas detalladas.

A continuación, vamos a repasar los 5 métodos de inventarios más útiles para los negocios que están en crecimiento.

¡Toma nota!

1. FIFO

El método de inventario FIFO, first in - first out, también llamado PEPS por su traducción al español: primero en entrar - primero en salir, consiste en asegurarse de minimizar el riesgo de daño o vencimiento de mercancías y materiales y hacer que las existencias de la empresa sean lo más “frescas” posibles.

Para poner en práctica el análisis FIFO se necesitan estudiar dos aspectos fundamentales:

• Los niveles actuales de stock tomando en cuenta el número de unidades vendidas;
• El historial de las compras con sus respectivas fechas de entrega y precios por unidad.

Una vez que tengas estos datos puedes elaborar un inventario tomando en cuenta:

• Entradas de la mercancía: Es importante reflejar la cantidad adquirida con los precios de la compra. Así podrás saber cuál es el valor de la mercancía en el almacén.
• Salidas de la mercancía: Cada salida de productos debe ser la más antigua del almacén. Esto además permitirá conocer el valor de toda nuestra mercancía en tiempo real, solo hay que sumar la cantidad de partidas en existencia con el precio correspondiente y registrar cada movimiento.

Este método es muy efectivo para empresas que comercializan productos que caducan como alimentos y medicinas, y en el caso de productos perecederos resulta obligatorio. También es ideal para la industria de la moda porque pueden tener un control efectivo de las prendas por temporada.

2. LIFO

Es todo lo contrario del método anterior, su nombre proviene de las siglas en inglés de la frase Last in - First out, que en español se traduce como último en entrar primero en salir.

Por lo tanto, se le da prioridad de salida a la mercancía que más recientemente ha entrado al almacén.

Se aplica en las empresas cuyos productos no son perecederos, ni pierden valor con el pasar del tiempo.

Algunas de las compañías que de los métodos de inventarios aplican el LIFO son las dedicadas a la venta de materiales de construcción ya que en estas no es una prioridad la rotación del producto, lo mismo ocurre con la industria maderera y la minería.

Ventajas de aplicar el método LIFO

Si el producto de tu PyME tiene las características para que el inventario se haga a través del sistema LIFO, estas son las ventajas que obtendrás:

• Se harán recorridos más cortos en el almacén;
• Mayor probabilidad de reducir los riesgos de pérdidas económicas a consecuencia de la inflación;
• Es posible ajustar mejor los precios y mayor control en el pago de impuestos;
• Habrá menores amortizaciones de inventarios.

3. ABC

Este método es útil para empresas de comercialización de mercancías y clasifica los productos de la siguiente forma:

• Productos A: son los de menor venta y mayor precio. Aunque pueden ocupar el 20 % de nuestro inventario, su valor asciende al 80 % del mismo, por lo que su control requiere conteos frecuentes y estrictos.
• Productos B: son aquellos que están en el promedio de las ventas, su existencia suele abarcar el 40 % de los artículos y su valor es de aproximadamente el 15 % del inventario.
• Productos C: suelen ser los de mayor volumen de ventas y ocupar la mayor parte de las existencias, pero su valor es aproximadamente el 5 % del inventario.

Entre los distintos enfoques de control, este método se combina frecuentemente con el análisis ABC y otras técnicas para mayor eficacia.

Conocer estas diferencias permite enfocar la toma de decisiones hacia aquellas acciones que den mayores beneficios de gestión.

Ahora bien, enfocarse solo en los productos A, menos cantidad, pero mayor valor, y descuidar los productos C, mayor cantidad y menor valor, puede ser una estrategia equivocada si no se evalúan otros parámetros como frecuencia de ventas y rotación de inventario, entre otros.

Ventajas del análisis abc en el método ABC

Si esta metodología de inventarios se emplea de forma correcta por las PyMES, obtienen beneficios como:

• Mayor facilidad en la operatividad y gestión del almacén, porque los operarios saben cuáles son los productos en los que se debe poner el mayor esfuerzo y por lo tanto los tienen siempre de forma más accesible.
• Se reducen los costos, porque los esfuerzos de la compañía se centran en uno o un grupo de productos. Además al categorizar la mercancía se puede disminuir el stock de lo menos relevante.
• Ayuda a tener mejores plazos de entrega, reducir las incidencias y un control más eficiente de los pedidos.
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4. EOQ

Entre los métodos de control de inventario, el EOQ, economic order quantity o cantidad económica de pedido, destaca por su sencillez y eficacia: en efecto, este es el comodín de empresas que tienen certidumbre en su demanda y necesidades de producción, ya que se enfoca en la optimización del costo de los productos.

Como enfoque complementario, el método just in time funciona como un modelo orientado a adquirir inventario solo cuando es necesario, con apoyo en la predicción de la demanda y una reposición bien coordinada.

Toma en cuenta hechos como el costo de tener productos en inventario y el costo de quedarse sin reposición, además de seguir el principio de hallar el punto de equilibrio.

Este método de inventario puede aprovechar, por ejemplo, la disminución del precio por la realización de compras grandes y, también, puede estimar que un negocio tendrá faltantes durante un periodo determinado.

Si quieres aplicar la forma de inventario EOQ, esto es lo que necesitas tomar en cuenta:

• Cuál es la cantidad óptima de cada pedido y su costo;
• La demanda de productos o materia prima de todo un año;
• Cuánto cuesta almacenar cada unidad.

Estas variables serán las que determinen la cantidad óptima de cada pedido que haga la empresa y cuánto es el promedio que se debe solicitar anualmente.

Se trata de uno de los métodos de inventarios más usados por las PyMES porque ofrece beneficios como:

• Es muy sencillo de aplicar;
• Permite optimizar de forma simple los costos de almacenaje y compra;
• Ayuda a evitar el sobrestock;
• Considera los costos de almacenamiento, una variable que en muchos métodos no es tomada en cuenta.

Además, este enfoque ayuda a minimizar el stock inmovilizado, liberar capital y mejorar el flujo de caja.

Aunque es uno de los cálculos de inventarios más simples y ofrece ventajas puntuales, también es cierto que no todas las empresas pueden aplicarlo.

La razón es que al tomar en cuenta una demanda constante, no es práctico para las compañías con despachos estacionales o irregulares.

Si no tienes inmediatez en la reposición de inventarios tampoco podrás tener números reales.

La recomendación es que evalúes cómo es el despacho y reposición de mercancía en tu emprendimiento, si cumple con una constante de abastecimiento, sin grandes fluctuaciones y conoces bien la demanda de la empresa, entonces es perfectamente aplicable.

5. Conteo cíclico

Atendiendo la necesidad de conciliar las existencias reales con los registros de la empresa, el método de conteo cíclico permite determinar diferencias entre esos datos y aplicar correcciones que permitan evitar retrasos o el malgasto de bienes y recursos.

Este sistema consiste en recontar partes del inventario con regularidad para que en determinado periodo se haya realizado un “inventario total”, permite auditorías periódicas sin interrumpir la operación y suele combinarse con otros métodos de inventario para complementarlo.

Se aplica principalmente en almacenes pequeños o medianos que no hacen un inventario anual, sino que llevan un recuento constante de sus productos, materia prima y un conjunto de existencias de seguridad.

Existen tres tipos de inventario de conteo cíclico:

• ABC: Está basado en los principios de Pareto en el que el 20% del inventario refiere el 80% de las ventas. En el almacén se establece una clasificación de productos agrupándolos en los más y menos vendidos.
• Conteo cíclico de grupo: Para ello se establece un código de Stock Keeping Unit que traducido al español significa Unidad de Mantenimiento de Stock para hacer varios inventarios durante un corto periodo de tiempo. Así se identifican los errores y se perfecciona la forma en que se elabora el inventario.
• Conteo cíclico aleatorio: Consiste en crear grupos de productos al azar para hacer el conteo. Este método funciona cuando la mercancía tiene características similares en cuanto a peso, volumen, valor, rotación y otros elementos.

Ventajas del conteo cíclico

Ya que se realizan varios inventarios al año su aplicación se traduce en beneficios como:

• Reducción del riesgo de roturas de stock;
• Mayor control y conocimiento del producto o materia prima almacenada;
• Ayuda a detectar mercancía defectuosa;
• Se minimizan los errores y cuando los hay se detectan más fácilmente;
• Contribuye a una mejor toma de decisiones logísticas;
• Se cuenta con un stock más preciso.

6. Conteo manual

El conteo manual es utilizado en empresas pequeñas en cuanto a personal y existencias: se basa en el conteo y la verificación manual de las existencias, fechas de caducidad y el estado de conservación de los productos.

Aunque actualmente puede simplificarse con el apoyo de tecnologías sencillas, como el registro en una hoja de cálculo de montos y el estado del arte de cada material, la observación directa sigue siendo fundamental para su eficacia.

Este método de inventario es utilizado en las pequeñas empresas. El riesgo es que, a medida que el negocio crece, se vuelve cada vez más lento y propenso a errores humanos, por lo que suele ser un método de transición mientras la empresa evalúa digitalizar su control de stock.

Se realiza en cuatro simples pasos:

1. Verificar la existencia física de los productos;
2. Establecer el costo de producción y de ventas;
3. Determinar el estado de los productos, si están en óptimas condiciones, dañados u obsoletos;
4. Llevar un registro de los resultados para un posterior análisis de datos.

Gestión de inventarios y tecnología

Si bien los métodos de control de inventarios no han cambiado en su esencia y objetivos, los recursos para afrontarlos sí.

Por ejemplo, los antiguos Kardex manuales o tarjetas de registro de entradas y salidas de materias primas y mercancías han sido integrados en sistemas digitales que facilitan la labor y minimizan los errores de registro y control.

La automatización, la telemática, el internet de las cosas, la creación de software y tantos otros productos han realzado los niveles de eficacia y eficiencia de los procesos de control de inventarios para apoyar la gestión empresarial.

Como ves, existe una amplia variedad de posibilidades para administrar el inventario y, además, diferentes recursos tecnológicos que optimizan ya agilizan el proceso.

Si además de cuáles son los métodos de inventarios quieres conocer más sobre administración de empresas y qué posibilidades de apoyar la gestión existen en el mercado, ¡suscríbete a nuestro newsletter!