¿Qué es la reposición de inventario y cuándo hacerla? ¡Entérate aquí!

José Valderrama

Escrito por José Valderrama

Head of Sales en Nubox Chile I Especializado en la cartera de Empresas. Ayudo a las pymes a tener una mejor gestión de su negocio.

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Lleva en orden el inventario de tu negocio

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Es indiscutible la importancia que tiene llevar un buen control del inventario de tu negocio y ejecutar correctamente la planificación para el movimiento de dicha mercancía. ¡La salud de tu empresa depende de ello!

Dentro de esta preparación, no puede faltar el ítem de reposición de inventario. Esta última, generalmente es llevada a cabo por un encargado de compras y adquisiciones. Sin embargo, si tu empresa es una PyME, puede que no cuentes con esta persona y seas tú quien deba tomar la decisión de cómo reponer el stock para que tu negocio siga creciendo.

La reposición de inventario cuenta con múltiples métodos para realizarla según tu presupuesto, tamaño y necesidades particulares. Por este motivo, primero es necesario entender qué significa hacer una reposición de inventario y todo lo relacionado con este proceso. ¡Sigue leyendo y descubre más al respecto!

¿Qué es la reposición de inventario?

El diccionario Merriam-Webster señala que reponer es el acto de proporcionar, obtener o mantener una reserva o suministro de algo. Por otro lado, el inventario es un registro de todos los tipos de activos que pertenezcan a una empresa.

Reponer el inventario significa, entonces, administrar el stock en bodega y obtener nuevamente mercadería que se ha agotado o que es muy demandada por el cliente objetivo.

La planificación y el buen uso de la información sobre cómo funciona tu empresa son claves para realizar una reposición de mercadería eficiente y adecuada al momento que viva el negocio. Al llevar un detalle ordenado de tus activos, conocerás cómo es el flujo de productos, por lo que sabrás cuándo reponer ciertos artículos, las cantidades que necesitas comprar o producir para satisfacer la demanda y los precios para comprar y vender.

Es por esto los sistemas digitales de gestión de inventario a las diferentes empresas pueden resultar tan útiles: porque te ofrecen todo tipo de funcionalidades que te permitirán ejecutar cada una de esas tareas. Si lo que buscas es que tu negocio tenga un ritmo fluido de ventas y reposición de unidades disponibles, una herramienta de esta clase es una inversión obligada.

El tipo de industria en la que esté inserta tu empresa definirá cómo administrar y gestionar tus productos, su almacenamiento y el abastecimiento de artículos para tener un flujo de ventas dinámico.

¿Cómo se hace la reposición de inventario?

Imaginemos que la gestión de inventario —sobre todo a la hora de reponerlo— es una línea muy delgada que está entre la armonía y el balance de tener un inventario insuficiente versus cumplir con las expectativas del cliente.

Para generar esta deseada armonía, después de realizar el inventario puedes establecer cuáles artículos se contarán como activos y luego definir cuáles son las cantidades mínimas y máximas de cada uno de estos productos que están almacenados en tu bodega.

Aprovechando todos los datos que se han generado desde que hiciste el inventario inicial de tu negocio, planificar compras y adquisiciones no será un trabajo complejo. Si ya cuentas con un software de gestión de inventario, esta tarea puede ser aún más automatizada.

Muchos software de inventario, plataformas y aplicaciones dedicadas a esta parte de la actividad comercial pueden programarse para coordinar el reabastecimiento y ejecutar la compra de materiales o artículos al proveedor indicado, ya que registran toda la información en nuestro sistema y bases de datos.

Estas herramientas informáticas te permiten crear categorías que te ayudan a dividir los tipos de activos funcionales según:

  • Materias primas: Los materiales básicos que se deben adquirir para confeccionar productos.
  • Procesamiento: Cómo la materia prima se transforma en el producto final.
  • Productos terminados y mercancías: El resultado final del procesamiento que generará utilidades a la empresa.

Si tu negocio no utiliza materias primas, puedes cambiar este ítem por insumos básicos de oficina u operaciones, además de contabilizar los activos como inmuebles, oficinas y bodegas. No olvides que todo lo que sea propiedad de la empresa debe estar en el inventario de esta.

De este modo, puedes dividir toda la producción que está lista para la venta o la mercadería que has importado. Al generar esta división —y ya teniendo establecidas las cantidades mínimas y máximas por artículo— podrás calcular la velocidad de venta del producto, el tiempo promedio que demora el proveedor en despachar y cuánto tiempo le lleva a tu empresa tenerlo listo para que el cliente pueda comprarlo.

Desde este punto, debes decidir qué metodología de reabastecimiento es la más adecuada para el tamaño y características particulares de tu negocio.

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Métodos de reposición de inventarios

El método que utilices para reabastecer tu empresa depende completamente de su nicho y del tipo de productos que comercializas, así como también del software que hayas decidido usar.

A lo largo de los años, este proceso de negocios se ha convertido en toda una ciencia, por lo cual han surgido diferentes metodologías para gestionarlo.

A continuación, profundizaremos en los métodos de reposición más comunes y efectivos.

¡Toma nota!

Just In Time (JIT)

El Just in Time —o "justo a tiempo" en español— es sin duda uno de los modelos más utilizados, tanto por PYMES como por grandes empresas.

Este método implica realizar la compra de stock casi simultáneamente con la demanda del cliente para mantener en almacenes la cantidad justa de mercancías y, así, ahorrar costos y evitar desperdicios.

Su defecto: no pueden ocurrir imprevistos.

Todo debe funcionar afinado como un reloj suizo, pues de lo contrario perderás el nivel del equilibrio del inventario y, en consecuencia, el stock necesario para comercializar.

Niveles mínimos de mercancía

Al igual que el modelo anterior, busca reducir al máximo los costos de gestión de inventarios y almacenes.

Sin embargo, no busca esa sincronía con los pedidos de los clientes, sino que se asocia a una filosofía más básica: mantener siempre un nivel mínimo de stock que cubra la demanda diaria o de un periodo breve de días.

Esta característica exige que los encargados del inventario deban asumir una supervisión proactiva, ya que la frecuencia de reposición incrementa de manera considerable.

Para implementar modelos de este tipo, el equipo de gestión de inventario debe tener métricas e indicadores muy acertados que muestren promedios de compras diarias, costo de emitir órdenes y otras variables para así tomar las decisiones adecuadas y evitar el quiebre de stock.

Sistema ABC

Si tu empresa tiene un amplio catálogo de productos y necesitas categorizarlo para mejorar el control de inventarios y su reposición, este sistema puede ser el ideal para ti.

Este modelo consiste en clasificar a las mercancías y existencias en 3 grupos, identificados como A, B y C.

En el grupo A están las “joyas de la corona”, esos productos que solo abarcan el 20 % de las existencias, pero que corresponden al 80 % del valor total del inventario: lo ideal es ubicarlos dentro de zonas estratégicas de los almacenes y, en general, emplear medidas para optimizar la reposición de los mismos debido al peso financiero que conllevan.

En el segmento B encontramos mercancías de valor medio y en el C las más económicas, pero que a la vez abarcan más de la mitad de la existencia total.

FIFO

Además de ser una metodología para la reposición de inventarios, es una filosofía en general para la administración comercial del stock.

Básicamente, consiste en orientar los esfuerzos y la distribución logística del inventario para vender primero los productos que tienen una mayor antigüedad en los almacenes.

Esta práctica es, en especial, relevante para empresas que comercializan productos perecederos, ya que puede ayudar a evitar pérdidas y problemas financieros asociados a estas.

Además, en líneas generales, cuando los productos llevan largos periodos de tiempo en almacenes pueden descontinuarse, desgastarse o presentar deficiencias en sus empaques o etiquetas, por lo cual las empresas priorizan su venta antes de que se originen estos problemas. 

Bonus: consejos claves para la gestión de inventarios

No basta con tener un modelo específico para gestionar el inventario y su reposición. También, es necesario aplicar fundamentos y tips clave de éxito, asociados a una correcta, coherente y estratégica administración.

Entre estos consejos básicos que no podíamos dejar de compartir en este contenido, encontramos los siguientes:

Establece relaciones comerciales a largo plazo con proveedores

Un buen proveedor es un aliado estratégico y fundamental para las operaciones del negocio, especialmente para la reposición de inventarios.

Es importante que determines condiciones y acuerdos que te permitan mantener relaciones comerciales a largo plazo y obtener beneficios agregados que fortalezcan tu logística y reduzcan los costos de reposición y adquisición.

Siempre ten un plan de contingencia

Si te falla tu mejor proveedor o incrementan los niveles de demanda de manera inesperada, entre otros eventos, debes tener un plan de contingencia que te permita hacer frente a las variaciones y evitar el quiebre de stock y otros problemas agudos.

Cuando se trata de inventarios, el famoso plan “B” tiene una relevancia especial, pues puede ser una garantía de continuidad operacional en medio de circunstancias excepcionales.

Siempre mide la demanda

Ten un sólido equipo comercial —con profesionales de marketing y áreas afines— que pueda medir e interpretar las ventas de tu negocio y, a la vez, que realice estudios de mercado que reflejen las variaciones de la demanda, pues esto es fundamental para la toma de decisiones sobre la reposición de inventarios.

También, puedes optar por delegar estas importantes funciones y trabajos a una agencia, empresa o equipo especializado en el área.

Determina métricas en general

Promedios de tiempos de reposición, demanda, errores mensuales, ventas y otros datos de interés te ayudarán a nutrir y mejorar constantemente la gestión de inventario, incluyendo la reposición de mercancías.

Es importante que analices cómo cambian estas métricas con el pasar del tiempo y enfocarte en identificar constantemente nuevas áreas de análisis.

En general, documenta todo lo referente a la reposición de inventarios —indicadores y estadísticas— para que mantengas una gestión basada en la certidumbre y ajustada a las necesidades reales del negocio.

Además de lo mencionado, recuerda que es fundamental contar con un software de inventario que puedas integrar a otras herramientas, como los sistemas de facturación electrónica y contabilidad.

De esa manera, tendrás rápido acceso a la información clave y podrás mantener el control en tiempo real.

¿Cuál es el mejor momento para realizar la reposición de inventario?

El momento ideal para realizar la reposición del inventario dependerá de cuál sea el flujo de tu negocio y de cuánto tiempo le tome a tu proveedor completar el pedido, aspectos que no se pueden dejar al azar en ningún modelo de gestión de inventario.

Por lo tanto, auditar lo más frecuentemente posible tu stock disponible para la venta, stock en bodega o stock en camino es esencial para estar al día con la mercancía que tienes en el sistema.

El inventario de tu empresa no tendrá números inexactos de unidades disponibles en total. Para lograr esto, se aconseja auditar tus bodegas una vez al mes. Al mismo tiempo, deberás mantener una comunicación fluida con tus proveedores y —una vez establecido tu ritmo de reabastecimiento— llegar a un acuerdo o contrato de abastecimiento continuo con ellos, lo cual cubrirá posibles contratiempos en la cadena de suministros.

Contando con este tipo de acuerdos, las funciones de automatizar las órdenes de reabastecimiento de mercancía que tienen las aplicaciones digitales y software de inventarios cobran todo su sentido al facilitar la adquisición de productos, lo que te ahorrará tiempo y dinero.

Unidades disponibles y viabilidad

Conocer tus niveles mínimos viables es muy importante para asegurar el stock permanente de los productos disponibles que ofertas. Para realizar el cálculo, debes revisar los números de demanda de determinado artículo y calcular una media considerando el tiempo de espera entre que se haga nuevamente el pedido al proveedor, este lo facture, despache y el producto llegue al almacén determinado.

Para resumir, no puedes dejar de actualizar y mantener el control de tu inventario. Si cuentas con alguna aplicación o software de inventario, utiliza al máximo sus herramientas, partiendo con la determinación de cantidades mínimas y máximas de unidades disponibles para la venta de cada artículo.

De esta forma, harás un seguimiento del producto que arrojará datos que —después de ser analizados— te ayudarán a generar una planificación eficiente del reabastecimiento en conjunto con tus proveedores, mediante acuerdos de abastecimiento continuo.

El secreto está en los datos. ¡El resto será un clic! Si te gustó el artículo, ¡te invitamos a que te suscribas a nuestro newsletter haciendo clic aquí!

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