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4 estrategias para mejorar el control de inventarios

Publicado por Nubox | 29 de octubre del 2019
4 estrategias para mejorar el control de inventarios

Uno de los aspectos más relevantes para la gestión Pyme es el control de inventarios, entendido como el conjunto de procesos relacionados con el suministro, almacenamiento y accesibilidad a las mercaderías de un negocio, con el objetivo de asegurar su disponibilidad gastando la menor cantidad de dinero posible. 

Hablamos de un concepto que abarca diferentes aspectos, como el registro de cantidades, precio y ubicación de los productos, rotación de los mismos y gestión de la información derivada de ellos. De ahí la importancia del control de inventarios en una empresa y la necesidad de implementar mecanismos y estrategias para mejorarlo. 

 

Principales estrategias para mejorar el control de inventarios

1. Establece el nivel óptimo de inventario 

Esto es fundamental para implementar y optimizar todos los mecanismos de control de inventarios. El concepto hace referencia a ese punto en que la cantidad de stock no muestra excesos que incrementen los gastos de almacenamiento, pero tampoco presenta insuficiencias que impidan responder a la demanda de los clientes. Lo ideal es determinarlo en base a datos del histórico de ventas y la demanda de los clientes.

Al definir este indicador puedes establecer buenas estrategias para mejorar el control de inventarios, porque sabes a ciencia cierta cuáles son las cantidades ideales de cada producto en stock y puedes priorizar su gestión. 

Se estima que el 80% de la demanda es generada por el 20% de tus productos. Por eso hay que dedicar esfuerzos a identificar los productos de más alta rotación y aquellos que no suelen llamar la atención de tus clientes, pero que son necesarios para mantener la variedad.

 

2. Realiza un seguimiento de inventario con precisión

Una vez has determinado el nivel óptimo de stock, debes asegurarte de mantenerlo así en todo momento. Para ayudarte en esta compleja tarea, puedes implementar un software de gestión de inventarios, una herramienta en la que tienes toda la información de la mercadería que sale o entra al almacén, y se actualiza en tiempo real.

Y ¿cómo mejorar el control de inventarios con esa información? Identificando escasez de existencias y excesos de mercancía para solicitar a tiempo pedidos de compra, y diseñar estrategias de ventas para salir de los productos con baja rotación o próximos a su fecha de caducidad. 

 

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3. Haz un conteo físico del inventario periódicamente 

Es una de las mejores estrategias para mejorar el control de inventarios. Aunque en el sistema tienes la información de todas las existencias, se puede dar el caso de que salgan artículos sin ser contabilizados (venta no registrada, descuido del operario, hurto, etc.). 

Por eso es necesario realizar un conteo físico periódicamente, aunque sea aleatorio, para verificar que las existencias reales coincidan con las registradas.

 

80% de la demanda es generada por el 20% de tus productos.

4. Apóyate en un software de facturación electrónica 

El software de gestión es el mejor de todos los mecanismos de control de inventarios, pero si lo integras con un sistema de facturación electrónica puedes obtener mejores resultados. 

Cada vez que realices una venta y generes el respectivo DTE, el sistema de inventarios actualizará automáticamente los registros descontando del stock la mercancía vendida. 

Se trata de simplificar procesos. De hecho, el software de facturación es de gran ayuda para el control de stock aun cuando no esté alineado con el sistema de inventarios, o incluso si no tienes sistema de inventarios.

¿Por qué? Básicamente, porque el software de facturación genera un reporte de ventas y compras en el que puedes visualizar qué productos has vendido y cuáles has adquirido durante un tiempo determinado. Al compararlo con tu registro inicial de existencias deberías saber, en el papel, qué artículos tienes en almacén, cuáles no y cuáles tienen mayor rotación. 

 

¿Cuál es la importancia del control de inventarios en una empresa? 

La buena gestión del inventario es un pilar para las empresas que comercializan productos, pues representan activos que, de no ser bien administrados, pueden derivar en pérdidas por daño material, merma o hurto. Esto, por supuesto, afecta el patrimonio del negocio y sus posibilidades de crecimiento. 

El manejo del stock es quizás el eslabón más importante de la cadena logística y de suministro. No administrarlo de forma adecuada genera desabastecimientos o quiebres de stock que, en el caso del sector retail -por ejemplo-, producen la pérdida de hasta el 40% en la venta potencial para la tienda y del 35% para el fabricante. Y cuando se pierden ventas se pierden ingresos de dinero y, por lo tanto, disminuye el flujo de caja y la liquidez del negocio. 

Por otra parte, están los excesos de inventario que afectan las finanzas del negocio al generar gastos de almacenamiento innecesarios y representar dinero inmovilizado “en una bodega”. 

Ahora que sabes cómo mejorar el control de inventarios, cuéntanos: ¿cómo realizas la gestión de inventarios en tu empresa? ¿Cuáles han sido los mayores desafíos?