Recomendaciones para marcaje de asistencia en empresa

En este artículo revisamos criterios para elegir un sistema de control de asistencia, tips para implementarlo bien, desafíos comunes y por qué soluciones como el Control de Asistencia Certificado de Nubox + GeoVictoria pueden marcar la diferencia.

Puntos clave

• El marcaje de asistencia es esencial para cumplir con el Código del Trabajo y garantizar la trazabilidad de las horas laborales.
• La Resolución Exenta N° 38 de la Dirección del Trabajo exige que los sistemas electrónicos de registro estén autorizados y certificados para ser válidos en una fiscalización.
• Los métodos manuales o no certificados pueden generar errores, pérdida de información y multas de hasta 60 UTM.
• Elegir un sistema moderno implica considerar legalidad, flexibilidad, integración con nómina, seguridad de datos y soporte técnico.
• El Control de Asistencia Certificado de Nubox + GeoVictoria permite registrar jornadas en tiempo real, con opciones como reconocimiento facial, app móvil y geolocalización, totalmente validadas por la DT.
• Digitalizar este proceso aumenta la eficiencia y el orden administrativo, evitando sanciones y mejorando la confianza interna del equipo.

¿Por qué importa hablar de “marcaje” hoy?

Al hablar de “marcaje de asistencia” podríamos evocar esos antiguos relojes de fichar mecánicos, planillas de Excel, o libros de asistencia manuales.

Pero la realidad es que el entorno laboral ha cambiado: híbrido, remoto, flexible. Y las regulaciones también.

En Chile, los empleadores tienen la obligación legal de llevar un registro de asistencia que identifique claramente las horas de ingreso, salida y pausas (Código del Trabajo, art. 33).

Hoy no basta con “anotar nombres”; es fundamental que esos registros sean confiables, trazables y estén disponibles en caso de fiscalización. Y ahí es donde muchas empresas aún enfrentan dolores de cabeza: imprecisiones, manipulación de datos, protestas de colaboradores, multas por parte de la Dirección del Trabajo.

Por eso, elegir un buen sistema de marcaje no es solo un gasto tecnológico: es una inversión en orden, credibilidad interna y seguridad jurídica.

Criterios que toda empresa debe considerar al elegir su sistema de marcaje

Aquí no existe una fórmula mágica que sirva para todos, pero sí una serie de factores que te pueden orientar:

1. Legalidad y trazabilidad

El sistema debe cumplir con los requisitos que la Dirección del Trabajo exige para que esos registros sean válidos en caso de fiscalización.

En Chile, uno de los marcos normativos más importantes es la Resolución Exenta N° 38, que establece las condiciones técnicas y el proceso de autorización que deben seguir los sistemas electrónicos de control de asistencia y cálculo de horas trabajadas.

Es importante subrayar que solo los sistemas validados y autorizados por la Dirección del Trabajo son reconocidos como válidos en caso de una inspección. Usar una herramienta que no cuente con esa certificación puede derivar en multas.

Además, las plataformas con biometría o autenticación digital ofrecen un nivel superior de trazabilidad: garantizan que quien realiza la marca sea efectivamente el trabajador correspondiente, evitando errores o manipulaciones externas.

2. Flexibilidad para el modelo de trabajo

Si tu empresa trabaja parcialmente en modalidad remota o híbrida, el sistema de marcaje tiene que adaptarse: permitir fichaje desde app móvil, geolocalización o controles virtuales cuando los trabajadores no están físicamente en la oficina.

3. Integración con nómina, RR. HH. y BI

Un sistema ideal no debe estar aislado: mejor si se integra con la nómina, gestión de turnos, control de horas extras o dashboard analíticos que permitan ver tendencias de asistencia, ausentismo o cumplimiento de turnos.

Los KPI del control de asistencia como la comparación entre las horas efectivamente trabajadas y las horas extra, o el número promedio de marcaciones por persona, ayudan a monitorear el desempeño del sistema. Puedes revisar el artículo sobre Administración de recursos humanos con información para lograr una gestión más eficiente.

4. Usabilidad y adopción

No sirve tener un sistema robusto si nadie sabe usarlo o los colaboradores se resisten. Que la app sea intuitiva, que el proceso de marcaje sea rápido (por biometría, QR, app móvil, etc.) y que el personal reciba capacitación serán claves de aceptación.

5. Seguridad de datos

Los registros de marcajes deben ser almacenados con altos estándares de protección (cifrado, backups, control de acceso). No es raro que una empresa pierda credibilidad interna si los trabajadores desconfían de que sus datos de marcaje (horas, ubicaciones) no están suficientemente protegidos o podrían manejarse de forma inadecuada.

6. Escalabilidad y soporte técnico

El sistema debe poder crecer con la empresa, funcionar bien al aumentar el número de usuarios o con más sucursales. Además, un soporte eficiente (respuestas rápidas ante fallas) es clave para no paralizar operaciones.

Buenas prácticas para una implementación exitosa

Tener un sistema ideal no basta: su implementación definirá si realmente aporta valor. Aquí algunas recomendaciones:

• Comunica con claridad. Explica para qué sirve el marcaje, cómo funcionará, qué se espera de los trabajadores y cómo se usará la información. Si se percibe como instrumento de vigilancia opresiva, generará rechazo.
• Pilotos o fases probatorias. Inicia en un área o sucursal pequeña, recoge feedback, ajusta errores antes de extender al resto de la organización.
• Capacitación práctica y acompañamiento. No basta con enviar manuales. Realiza sesiones presenciales o virtuales donde los colaboradores hagan pruebas, resuelvan dudas y ganen confianza.
• Política clara sobre sanciones y errores. Establece cómo se manejarán marcajes olvidados, rectificaciones o tardanzas justificadas. Que el procedimiento sea explícito evita malentendidos.
• Auditorías internas periódicas. Compara reportes del sistema con observación real, revisa inconsistencias o patrones extraños (p. ej., un empleado que siempre marca a la misma hora exacta). Estos chequeos ayudan a detectar fallas o uso indebido del sistema.
• Monitorea los KPI del sistema. Por ejemplo, si ves que un 10 % de las marcaciones diarias requiere corrección posterior, eso indica que algo no está bien: falta de capacitación, problemas técnicos o uso forzado.

Desafíos comunes (y cómo superarlos)

El valor de los sistemas certificados

La Dirección del Trabajo es estricta respecto a los sistemas y registros permitidos. Usar un reloj control no certificado puede resultar en multas y problemas legales. Con Nubox + GeoVictoria, controla la asistencia de tu equipo de forma fácil, segura y 100 % autorizada por la DT

Estos sistemas permiten:

• Cumplir la ley de 40 horas y todas las obligaciones legales vigentes.​
• Registrar la asistencia de manera rápida y sencilla, tanto para empleados en oficina como en terreno.
• Documentar cada marcaje con fecha, hora y origen, asegurando trazabilidad y evitando disputas futuras.

¿Por qué considerar el Control de Asistencia Certificado de Nubox + GeoVictoria?

Este registro de asistencia es una alternativa que cumple estándares técnicos, permite marcaje confiable y cumple con todos los requisitos técnicos exigidos por la autoridad, ofreciendo a las empresas la tranquilidad de que sus registros son válidos y auditables.

El sistema permite diferentes formas de marcaje (reconocimiento facial, app móvil, portal web, geolocalización, reloj biométrico o incluso llamada telefónica), adaptándose a equipos híbridos, presenciales o en terreno. Así, cada colaborador puede marcar su jornada laboral de manera segura y desde el dispositivo más conveniente.

Además, al integrarse directamente con el software de remuneraciones de Nubox, toda la información fluye sin interrupciones: las horas trabajadas, extras y ausencias se sincronizan automáticamente con la planilla de sueldos. Esto evita errores de transcripción, reduce tareas manuales y mejora la precisión en el cálculo de pagos.

Otro punto fuerte es la visualización en tiempo real. Los responsables de RR. HH. pueden acceder a reportes, analizar patrones de asistencia y detectar incidencias al instante, lo que facilita una gestión más estratégica y menos reactiva.

Con el Control de Asistencia Certificado de Nubox+GeoVictoria pasas de tener un registro tradicional a una solución integral, conectada, segura y preparada para los nuevos estándares laborales en Chile.

Conclusión

El marcaje de asistencia puede parecer un tema administrativo menor, pero en el fondo es una columna vertebral para la gestión laboral: da orden, confianza, respaldo legal y datos útiles para tomar decisiones.

En el escenario actual de Chile, con la Ley de las 40 horas y exigencias técnicas crecientes, ya no basta con simples relojes mecánicos o planillas desordenadas.

Al elegir una solución de marcaje, considera legalidad, flexibilidad, integración, usabilidad, seguridad y escalabilidad. Implementa con cuidado y acompaña culturalmente a tu equipo.

Si buscas optimizar toda la administración de tu equipo, desde el registro hasta la gestión de nómina, te recomendamos leer también Administración de recursos humanos: Qué es y por qué es importante.

Preguntas frecuentes

¿Qué tipo de sanciones puede recibir una empresa si no cumple con llevar los registros de asistencia?

Las multas pueden llegar hasta las 60 UTM (unos $4 millones de pesos chilenos).

¿Cómo saber si mi sistema de control de asistencia está autorizado por la DT?

Puedes verificarlo revisando la lista oficial de sistemas autorizados publicada por la Dirección del Trabajo en su sitio web.

¿Qué beneficios genera para Recursos Humanos automatizar el control de asistencia?

Ahorra tiempo en tareas administrativas, reduce errores de digitación, entrega información en tiempo real y mejora la transparencia del proceso. En la práctica, el equipo de RR. HH. puede enfocarse más en la gestión del talento y menos en revisar planillas.