¿Qué es el libro de asistencia?

El libro de asistencia es un registro oficial que lleva un empleador para anotar el inicio y término de la jornada diaria de trabajo de sus colaboradores.

En Chile, mantener un control de asistencia adecuado es obligatorio para todas las empresas que tienen trabajadores dependientes, y su correcta administración es clave para cumplir con el Código del Trabajo y evitar multas.

¿Quién debe hacerse cargo del uso correcto del sistema de control de asistencia?

La normativa vigente en Chile establece que es el empleador quien tiene la responsabilidad de implementar y mantener un sistema adecuado de control de asistencia.

Esto no solo implica elegir una herramienta que cumpla con los requisitos legales, sino también asegurar que el personal sepa utilizarla correctamente.

En otras palabras, la empresa debe encargarse de capacitar a los trabajadores para que el registro de asistencia se realice de forma adecuada y sin errores.

¿Qué debe contener el libro de asistencia?

Para ser válido ante una inspección laboral, el libro de asistencia debe contener, como mínimo:

  • Nombre y RUT de la empresa
  • Nombre completo y RUT de cada trabajador.
  • Fecha de cada jornada de trabajo.
  • Hora exacta de ingreso.
  • Hora exacta de salida.
  • Firma del trabajador.
  • Observaciones sobre licencias médicas, permisos o inasistencias justificadas.

¿Cómo asegurar un buen registro en el libro de asistencia?

Para cumplir con la ley, el libro de asistencia debe ser claro, ordenado y reflejar con exactitud cada jornada laboral.

Esto incluye anotar las horas de entrada y salida, además de los tiempos de descanso. Llevar un registro detallado no solo facilita el cumplimiento normativo, sino que también protege a la empresa frente a posibles inspecciones.

¿Qué tipos de sistemas puede usar un empleador para el control de asistencia?

Hoy en Chile, los empleadores pueden elegir entre distintos métodos para llevar el control de asistencia de sus trabajadores, siempre que cumplan con los requisitos establecidos por la Dirección del Trabajo. 

Las principales alternativas reconocidas son:

  • Libro de asistencia manual: Es el formato tradicional, donde los trabajadores registran manualmente sus horarios de entrada y salida. Aunque sigue siendo válido, implica mayores riesgos de errores y requiere una administración muy ordenada.
  • Reloj control con tarjeta de registro: Este sistema permite que los trabajadores marquen su asistencia utilizando tarjetas magnéticas o similares. Cada marcaje queda registrado en una máquina, facilitando la recopilación de datos de manera más precisa que el método manual.
  • Sistema electrónico de registro: Actualmente, esta opción es una de las más utilizadas, sobre todo en empresas que han digitalizado sus procesos. Puede incluir dispositivos biométricos, aplicaciones móviles, plataformas en la nube o softwares integrados con firma electrónica. Para ser válido, debe cumplir con las condiciones técnicas que aseguren la autenticidad, integridad y trazabilidad de los datos, de acuerdo con la normativa vigente de la DT.

Cada empleador puede escoger el sistema que mejor se adapte a sus necesidades, considerando factores como el número de trabajadores, las modalidades de trabajo (presencial, remoto o híbrido) y el nivel de automatización que busca incorporar en su empresa.

¿Por qué es importante llevar un buen control de asistencia?

Registrar correctamente la asistencia laboral es fundamental porque:

  • Cumples con tus obligaciones legales y evitas multas.
  • Proteges a tu empresa ante eventuales reclamos laborales.
  • Facilitas procesos internos como el cálculo de horas extras, feriados y licencias.
  • Generas confianza y transparencia con tus colaboradores.

Además, una gestión ordenada de asistencia ayuda a detectar ausencias recurrentes o irregularidades que podrían afectar el rendimiento de tu equipo.

¿Qué riesgos enfrenta una empresa si no lleva el libro de asistencia correctamente?

Las consecuencias de no registrar correctamente la asistencia pueden ser importantes:

  • Multas de hasta 60 UTM (más de $4 millones) dependiendo del tamaño de la empresa y la gravedad de la infracción.
  • Presunción en favor del trabajador en juicios laborales, si no puedes acreditar la jornada de trabajo.
  • Obstáculos ante fiscalizaciones de la Inspección del Trabajo.

Pequeños errores como registros incompletos o libros mal resguardados pueden generar grandes complicaciones legales.

¿Cuánto tiempo debe conservarse el libro de asistencia?

La normativa chilena exige que los registros de asistencia sean conservados por al menos 5 años.

Este plazo permite acreditar información ante juicios laborales, inspecciones o eventuales auditorías internas. 

Ya sea físico o electrónico, el respaldo debe mantenerse disponible y protegido frente a pérdidas accidentales.

Principales riesgos de usar el libro de asistencia manual

  • Errores en cálculos de remuneraciones: La suma manual de horas puede retrasar los procesos de pago y generar tanto pagos incorrectos de horas extras como descuentos indebidos.
  • Supervisión diaria obligatoria: El empleador debe verificar a diario que todos los trabajadores firmen.
  • Pérdida de confiabilidad en los registros: Sin controles estrictos, se corre el riesgo de que los datos no reflejen la realidad.
  • Borrones o modificaciones en el libro, los cuales pueden ser sancionados por la Inspección del Trabajo.
  • Debilidad probatoria en despidos: Un registro mal llevado puede complicar la defensa del empleador ante conflictos laborales.

¿Cómo puede ayudarte la tecnología en el control de asistencia?

Hoy existen sistemas digitales que permiten:

  • Registrar la asistencia desde cualquier dispositivo.
  • Cumplir los requisitos de la Dirección del Trabajo.
  • Automatizar cálculos de horas extra y gestión de permisos.
  • Generar respaldos automáticos en la nube.

Plataformas como Nubox ofrecen soluciones que facilitan el cumplimiento de estas obligaciones, ayudándote a administrar la asistencia de tus trabajadores de forma ágil, segura y conforme a la normativa vigente.

Preguntas frecuentes sobre el libro de asistencia

¿Qué pasa si un trabajador olvida firmar su asistencia?

Se debe dejar constancia en el mismo registro o mediante un anexo. Es importante que el empleador fomente el cumplimiento diario del marcaje.

¿Se puede reemplazar el libro de asistencia físico por un sistema biométrico?

Los sistemas biométricos son válidos si cumplen los requisitos de la DT y están certificados.

Llevar el control de asistencia es ahora más fácil

Hoy más que nunca, mantener un control de asistencia actualizado y conforme a la ley está al alcance de todas las empresas, sin importar su tamaño.

Con soluciones como el Control de Asistencia certificado de Nubox y GeoVictoria, puedes llevar el registro de asistencia de tus trabajadores de forma fácil, segura y completamente alineada a las exigencias de la Dirección del Trabajo.

Esta herramienta, al integrarse con el Software de Remuneraciones de Nubox, no solo automatiza el proceso de cálculo de sueldos, horas extra y descuentos, sino que también minimiza los errores manuales que pueden generar multas o conflictos laborales.

Así, transformas la gestión de tu negocio: haces más eficiente el control de asistencia, aseguras el cumplimiento normativo y te enfocas en lo más importante: hacer crecer tu empresa con bases sólidas y pensando en el futuro que quieres construir.

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