¿Por qué es tan importante optimizar la emisión de contratos laborales?

Emitir un contrato laboral no es solo una formalidad legal. Es, en la práctica, el primer paso de una relación laboral sólida y bien gestionada. 

Cuando este proceso es lento, confuso o está lleno de fricciones, las consecuencias pueden sentirse de inmediato: retrasos en la incorporación de colaboradores, errores en las condiciones pactadas, incumplimientos normativos y una mala experiencia tanto para el empleador como para el trabajador.

En el caso de las pymes, estos impactos pueden ser más sensibles. Con recursos limitados y equipos pequeños, cualquier error o ineficiencia consume tiempo valioso y puede derivar en multas o conflictos innecesarios. 

Además, en un contexto donde la fiscalización laboral en Chile se ha intensificado en los últimos años, cumplir con los requisitos legales desde el primer día es más que recomendable: es imprescindible.

Optimizar este proceso, entonces, no se trata solo de digitalizar un papel, sino de repensar la manera en que gestionas la contratación de personas. ¿El resultado? Menos trámites, más orden y mayor tranquilidad para tu empresa.

¿Qué debe incluir un contrato de trabajo en Chile?

Antes de hablar de herramientas digitales o automatización, es clave tener claro qué elementos no pueden faltar en un contrato de trabajo, según exige la legislación chilena. 

Aunque la tecnología puede facilitar mucho la redacción y el almacenamiento, el contenido sigue estando regulado por el Código del Trabajo y debe cumplir con ciertos mínimos.

Según lo establecido en el Artículo 10 del Código del Trabajo todo contrato laboral debe incorporar, como mínimo, una serie de elementos esenciales que definan claramente la relación entre empleador y trabajador:

  • Identificación de las partes: nombre completo, RUT y domicilio tanto del empleador como del trabajador.
  • Fecha de inicio de la relación laboral y, si corresponde, la de término (en caso de ser un contrato a plazo fijo o por obra).
  • Descripción de funciones: debe detallar de forma clara el cargo y las tareas que realizará la persona contratada.
  • Lugar de prestación de servicios, que puede ser presencial, remoto o híbrido, según acuerdo.
  • Jornada de trabajo, especificando los días y horas, incluyendo modalidades especiales si aplican (turnos, flexibilidad, etc.).
  • Remuneración: sueldo base, posibles asignaciones (colación, movilización, etc.), bonos u otras formas de pago.
  • Plazo para el pago de la remuneración: normalmente mensual, pero debe indicarse expresamente.
  • Duración del contrato, si corresponde.
  • Otros pactos y beneficios, como cláusulas de confidencialidad, uso de herramientas, beneficios adicionales, etc.

Estos elementos deben constar por escrito dentro de los 15 días siguientes al inicio de la relación laboral (o 5 días, si el contrato es de duración inferior a 30 días), conforme a lo estipulado en el Artículo 9 del Código del Trabajo.

No cumplir con este plazo puede generar multas por parte de la Dirección del Trabajo.

Además, desde hace algunos años, la firma electrónica está permitida por ley para formalizar contratos de trabajo, lo que ha abierto la puerta a una gestión mucho más ágil, segura y sin papeles. 

Cómo optimizar la emisión de contratos laborales en tu empresa

Optimizar no es simplemente digitalizar. Es repensar el proceso de principio a fin para que sea más rápido, claro, seguro y replicable. 

En el caso de los contratos laborales, eso significa reducir tareas repetitivas, minimizar errores humanos y garantizar el cumplimiento legal, sin frenar la operación diaria del negocio.

El problema en muchas pymes chilenas es que el proceso aún es fragmentado: el área contable, recursos humanos y los propios colaboradores dependen de correos, archivos sueltos o recordatorios para avanzar.

Aquí te mostramos las claves para lograr esta optimización:

Usa plantillas estandarizadas

Redactar cada contrato desde cero no solo es ineficiente, sino que aumenta el riesgo de inconsistencias. Usar plantillas revisadas legalmente y ajustadas al tipo de contrato y rol, permite emitir documentos de forma ágil y segura. 

Centraliza el proceso en un sistema de gestión

Un buen sistema permite mantener todo ordenado. Así evitas depender de múltiples herramientas o perder tiempo buscando documentos.

La ventaja de contar con una plataforma como Nubox es que la gestión contractual no queda aislada: se conecta con todo el flujo administrativo y contable de tu empresa.

Automatiza tareas repetitivas

Con solo ingresar datos clave del trabajador (nombre, cargo, fecha de ingreso, sueldo), puedes generar automáticamente el contrato correspondiente. 

Implementa la firma electrónica

La firma electrónica tiene plena validez legal en Chile. Si ya cuentas con plantillas y automatización, sumar firma electrónica cierra el ciclo de manera eficiente.

Establece flujos de aprobación claros

Antes de enviar un contrato a firma, asegúrate de que pase por las revisiones necesarias: jefatura directa, área legal o RRHH. Un sistema digital permite configurar estos flujos de forma automática, con trazabilidad y notificaciones internas.

Capacita a tu equipo

La adopción de nuevas herramientas requiere acompañamiento. Asegúrate de que las personas encargadas de emitir los contratos conozcan bien el sistema, sus beneficios y buenas prácticas. 

Herramientas como el Software de Remuneraciones de Nubox permiten no solo generar contratos laborales de manera automatizada, sino también preparar liquidaciones, finiquitos, libro de remuneraciones y archivo Previred, manteniendo toda la documentación alineada con los requisitos legales.

Además, a través del Portal de Colaboradores, es posible firmar, consultar o aprobar documentos sin depender de correos o papeles físicos. 

¿El resultado? Un proceso fluido, sin fricciones ni demoras, y totalmente respaldado.

Beneficios de optimizar la emisión de contratos laborales

Cuando una empresa (grande o pequeña) decide optimizar la forma en que emite sus contratos laborales, los efectos se sienten rápidamente. 

Estos son algunos de los beneficios más relevantes:

Ahorro de tiempo y recursos

Redactar, revisar, imprimir, firmar, escanear, archivar... ¿cuántas horas pierde tu equipo en emitir un solo contrato laboral?

Automatizar la redacción, firma y archivo de contratos reduce drásticamente las horas que antes se destinaban a todas esas tareas repetitivas. 

Disminución de errores y omisiones

Al trabajar con plantillas predefinidas y flujos automatizados, se reducen los errores en fechas, cláusulas, remuneraciones u otros datos sensibles. Esto evita problemas legales o administrativos posteriores.

Mejora en el cumplimiento normativo

Contar con un sistema que respete los plazos legales y mantenga respaldo digital facilita el cumplimiento con la Dirección del Trabajo y otras autoridades. Esto es clave ante fiscalizaciones o auditorías.

Experiencia laboral más ágil y profesional

Para los nuevos colaboradores, recibir y firmar su contrato de manera digital transmite una imagen moderna, ordenada y confiable de la empresa. Es un buen punto de partida para cualquier relación laboral.

Información centralizada y accesible

En lugar de buscar documentos en carpetas físicas o correos perdidos, toda la documentación laboral queda organizada, disponible y segura en la nube.

¿Listo para dejar atrás los contratos en papel?

Optimizar la emisión de contratos laborales mejora tu cumplimiento legal, profesionaliza la gestión de personas y fortalece la experiencia de tus trabajadores desde el primer día.

Con herramientas como el Software de Remuneraciones de Nubox, puedes transformar la manera en que tu empresa realiza la gestión de contratos laborales. 

Desde la creación automatizada hasta la firma electrónica y el respaldo normativo, todo en un solo lugar, conectado con tus procesos contables y administrativos.

¿Quieres verlo en acción? Conoce cómo Nubox puede ayudarte a optimizar tu gestión laboral.

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