Sistema de inventario: ¿Te conviene incluir tecnología en el proceso?

Andrés Czerny

Escrito por Andrés Czerny

Chief Customer Officer en Nubox; Ingeniería Civil Industrial de la Universidad Adolfo Ibáñez.

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Lleva en orden el inventario de tu negocio

Índice de contenidos

El inventario es uno de los elementos más importantes para una empresa, pues representa todos aquellos bienes muebles e inmuebles que forman parte de su patrimonio y permite llevar un control tanto de la mercadería disponible como de las ventas que se han realizado. Por ello hoy te hablaremos de la importancia de un sistema de inventario.

De esta manera, es posible tomar decisiones cruciales para el negocio. Si bien representa una tarea un poco tediosa, en la actualidad existen herramientas como el sistema de inventario para facilitar esta operación.

Llevar un control de inventario es esencial para conocer cuáles son las operaciones de compra y venta que se realizan en una empresa, determinar su real situación económica y, así, poder administrar mejor sus recursos.

Por supuesto, conocer los faltantes o excesos de productos ayuda a mantener los niveles de stock necesarios para producir o vender y evitar quedarse sin insumos. De lo contrario, esto puede transformarse en pérdidas de ventas o acumulación de grandes cantidades de mercadería; cualquiera sea el caso, ello significa un aumento de costos para un negocio.

Un sistema de inventario puede ser un gran aliado y, por esta razón, en esta oportunidad queremos mostrarte los beneficios de incluir esta tecnología en tu empresa.

¡Toma nota!

Control de las entradas y salidas de mercadería

Un sistema de inventario permite llevar un registro, orden y control de todas las operaciones que se producen con respecto a la entrada y salida de mercadería, lo cual estimula una adecuada gestión y una mejor toma de decisiones.

Además, mediante estos sistemas se puede conocer la información en tiempo real y desde cualquier lugar, aspecto que se traduce en una rápida respuesta frente a posibles eventualidades.

Tener todos los movimientos de inventario registrados facilita el conocimiento de datos para determinar cuál es la rotación real de productos, cuál se vende más o cuál menos, qué se debe comprar y cualquier otra información útil para mejorar estrategias ya existentes o crear nuevas que estimulen el crecimiento de la empresa.

Un sistema de inventario mejora el flujo de efectivo

Mantener un inventario organizado es muy importante para mejorar el flujo de caja o efectivo, ya que este permitirá conocer una estimación sobre lo que se ha comprado —y la inversión realizada— e igualmente la cantidad de efectivo de la cual dispone la empresa para hacer frente a sus obligaciones y, por supuesto, adquirir más mercadería dependiendo de las necesidades.

Por otro lado, determinar el inventario ayudará a comprar lo justo y necesario para operar, lo cual evita utilizar dinero adicional que puede ser usado para cumplir con otros pagos sin tener que recurrir a financiamiento externo.

Asimismo, al saber qué productos tienen menor rotación, se puede optar por implementar estrategias de ventas como descuentos, rebajas o liquidaciones para obtener liquidez. 

¿Quieres que tu negocio crezca? Te recomendamos leer nuestro artículo "¡Los problemas comunes de la cadena de suministro y cómo resolverlos!" para que puedas prevenir cualquier eventualidad. ¡No te lo pierdas!

Un sistema de inventario ayuda al aumento de ventas

Cuando existe un control exhaustivo sobre el inventario puedes evitar la pérdida de ventas por el simple hecho de no contar con el stock suficiente para cubrir la demanda y, también, saber en qué periodos del año debes contar con más productos de los que normalmente adquiere tu empresa mediante un análisis de rotación.

De esta manera, el negocio poco a poco puede conocer y adaptarse a la demanda del mercado, ya que el sistema de inventario proporcionará informes claros —ya sea mensuales, trimestrales o anuales— que te servirán para definir cuándo hacer la reposición de inventario.

Por otro lado, esto también le permite a la empresa cumplir con los plazos de entrega y lograr que los clientes confíen en ella al momento de realizar sus pedidos.

Disminución de pérdidas

Un inventario que no se monitorea constantemente corre el riesgo de que en vez de generar ganancias la empresa tenga pérdidas, especialmente porque algunos de los productos tienen una fecha límite de vencimiento o de uso: de no venderse, pueden desgastarse y hasta vencerse, lo cual ocasiona que el dinero invertido en los mismos no pueda ser recuperado.

Por este motivo, un sistema de inventario facilitará la tarea de saber exactamente lo que debes comprar o, por lo menos, tener una estimación realista para evitar las pérdidas.

De igual forma, un buen control de inventario ayudará a identificar tanto las mermas como los faltantes o robos que se puedan producir dentro de la empresa al saber exactamente lo que hay en bodega, pues podrás verificar que el stock físico coincida con las entradas y salidas de mercadería. Al mismo tiempo, el personal será más cuidadoso al momento de manipular los productos.

Optimización del tiempo

El sistema de inventario se encarga de automatizar todas las operaciones, lo cual optimiza el tiempo y la eficacia de los empleados: al llevar un control sistematizado, disminuirán las horas de trabajo en esta área y, por consiguiente, tus trabajadores se podrán enfocar en otras operaciones que generen mayor productividad para la empresa.

También, el sistema reducirá los errores —tanto de cálculos como de captura de información— que en ocasiones representan una gran pérdida de tiempo o dinero para cualquier negocio, ya que la herramienta te permite importar los gastos o facturas de los proveedores de manera automática.

Identificación de la estacionalidad de los productos

Saber la cantidad exacta de artículos que se posee y que se comercializan durante un periodo de tiempo determinado, sobre todo aquel relacionado directamente con las estaciones o fechas del año, proporciona una perspectiva clara de la estacionalidad de los productos.

Gracias a un sistema de inventario automatizado cualquier gerente puede detectar patrones de venta de ciertos productos y planificar estrategias de comercialización que saquen el máximo provecho a los periodos del año.

Por ejemplo, un almacén que ofrezca abrigos al público podrá determinar rápidamente cuántos de ellos se venden durante el invierno y satisfacer la demanda antes de tenerla, sobre todo pensando en el abastecimiento de su stock y la experiencia del cliente.

Además, sabrás con certeza el momento ideal para elaborar ofertas o liquidaciones de los productos sobrantes por cierre de temporada, una estrategia bastante útil y conocida para limpiar los inventarios y darle cabida a mercancía nueva y de la estación que corresponde.

Identificación de productos de lenta rotación

En muchas oportunidades, los productos y servicios de tu compañía no tendrán la demanda específica que quisieras para ellos. Sin embargo, cuando no se posee un sistema de inventarios automatizado y optimizado es muy difícil reconocer aquellos con lenta rotación — en especial si cuentas con una gran diversidad, lo que complica aún más la identificación de bienes de poca salida.

En ese sentido, tener un software que haga esta labor por ti, te permitirá crear nuevas estrategias para agilizar su rotación y darle la oportunidad a tu organización de replantear su enfoque y encontrar productos y servicios que se acerquen mucho más a los intereses y expectativas de los clientes potenciales.

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Optimización del espacio en el almacén

Cuando una organización tiene un control de inventario análogo o manual, es muy recurrente que sus almacenes estén llenos de productos estancados, lo que perjudica sustancialmente la labor de los colaboradores que trabajan en los depósitos.

Si hay algo que daña la operatividad de una empresa es, precisamente, una logística obstaculizada por artículos antiguos que ocupan espacio importante en las bodegas.

Para ello, aplicar un sistema de control de inventario que permita rotar eficientemente la mercancía le dará a los operadores de bodega una herramienta de valor para mejorar su flujo de trabajo, además de permitirle a la organización obtener la rentabilidad máxima a cada centímetro de su almacén.

Reducción de costos

Una de las grandes ventajas que ofrece la optimización de los inventarios gracias a un software automatizado es, precisamente, reducir de forma inmediata algunos de los costos asociados a la logística de la empresa.

Por ejemplo, un mejor control de inventarios es capaz de proporcionar protocolos y procesos de traslados o fletes optimizados que dejan de lado la improvisación y los gastos no planificados o compras de emergencia cuando la empresa no puede hacerse cargo por sí misma de las entregas de sus productos.

Aumento de clientes recurrentes y fidelización

Tener un stock actualizado en tiempo real, permite que los gerentes o encargados de compras tengan en sus manos la información necesaria para suplir su demanda y tener en sus almacenes un suministro constante y equilibrado para satisfacer a sus clientes.

La consecuencia más evidente de esta buena práctica es la retención de usuarios y la fidelización de ellos gracias a un aumento en la confianza que tienen en la organización, lo que genera un ciclo de ventas recurrente.

Valoración precisa de activos

Cuando una organización cuenta con un registro optimizado de su inventario y el control absoluto de cada uno de sus elementos, se podrán optimizar los procesos de ventas — como ya se ha mencionado en este artículo— y, por consecuencia de ella, cada activo producirá la rentabilidad esperada para la compañía.

Esto quiere decir que los bienes dispuestos para la operatividad de la organización podrán cumplir su propósito y brindar exactamente el desempeño que la directiva espera cuando se deciden implementar.

Reduces el uso de papel

Otra de las grandes ventajas que es capaz de ofrecer un sistema de inventario automatizado es la disminución sustancial o eliminación total del uso del papel en las diferentes etapas de producción y logística.

Como sabemos, la sustentabilidad está en el foco de empresas, organizaciones y, por supuesto, de los clientes. De hecho, se ha demostrado que las empresas que apuestan a los procesos "verdes" o más ecológicos se convierten en marcas que atraen más usuarios a sus puertas, si tenemos en cuenta la importancia que tiene la conservación ambiental en nuestra sociedad.

Por ello, un software enfocado en la gestión del stock, las compras y los envíos de los productos de tu empresa que no dependa del uso del papel será una gran adición en cuanto se refiere al acercamiento o incorporación de medidas de cero papel.

Retos de escoger esta alternativa de gestión

En el apartado final de este contenido hemos decidido contextualizar a nuestros lectores sobre los retos o desafíos que deben estar dispuestos a enfrentar y superar si desean implementar eficientemente un sistema de inventario.

A continuación, nombraremos los más relevantes y recurrentes en las diferentes organizaciones que lo aplican:

Poca precisión de registros

La falta de precisión surge cuando los encargados de gestionar la cadena de suministro no comprenden en su totalidad las redes de distribución. Por lo que al usar un sistema de inventario, este conocimiento tiene que ser imprescindible para aprovechar el máximo potencial de administración del stock.

Diseño desfavorable del almacén

Por otra parte, la falta de supervisión y el diseño físico del almacén pueden ser grandes desafíos a la hora de implementar un sistema de inventario.

Esto se debe al aumento de los tiempos de traslado de los productos y los retrasos provocados por productos posicionados ineficientemente para su despacho.

Procesos redundantes

Procesos repetitivos suelen ser grandes enemigos de los sistemas automatizados, que están allí precisamente para simplificarlos.

Por ello, reconocer tareas redundantes y aplicarles las debidas medidas para trasladarlas a procesos digitales y automáticos es un elemento vital para una buena implementación de un sistema de inventarios.

¡Eso es todo! Como puedes ver, el software de inventario puede ser un gran aliado para tu empresa: no solo se encargará de controlar las existencias, sino también de generar informes y proyecciones, lo cual te ayudará a tomar las mejores decisiones para que logres el crecimiento que tanto deseas para tu negocio.

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